Crear relaciones entre listas mediante columnas únicas y de búsqueda

Crear relaciones entre listas mediante columnas únicas y de búsqueda

Puede crear relaciones entre las listas de Microsoft 365 con una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y aplicación de relaciones (cascadas y eliminación restringida), todas las cuales mejoran su capacidad para crear soluciones empresariales más sofisticadas y ayudar a preservar la integridad de los datos.

Puede crear listas en Microsoft SharePoint, la aplicación lists en Microsoft 365 o Teams. Aprenda a empezar a usar listas en Microsoft Teams.

Información general sobre relaciones entre listas

En las siguientes secciones se proporciona información general importante sobre la creación de relaciones entre las listas de origen y destino, la creación de columnas únicas y de búsqueda, y la aplicación del comportamiento de relación entre listas. Verá cómo agregar columnas de búsqueda primarias y secundarias, ver, editar y eliminar elementos dentro de las relaciones entre listas y administrar relaciones entre listas cuando las listas tienen muchos elementos.

Usar columnas únicas y de búsqueda para asignar libros a cursos

Lista de cources con globos

Lista de lectura con las llamadas para coincidir con la lista de cursos

  1. La lista de origen se denomina lista de lectura y la lista de objetivo se denomina cursos.

  2. Cada lista tiene columnas únicas para asegurarse de que se cumplan los datos correctos.

  3. La columna de búsqueda principal de la lista de origen (lista de lectura) "busca" la columna identificador de la lista de objetivo (cursos) en función de un valor coincidente.

  4. Una columna de búsqueda secundaria de la lista de origen inserta automáticamente la columna Nombre del curso de la lista de objetivo.

Al crear una columna, puede especificar que la columna debe contener valores únicos. Esto significa que la lista no puede tener valores duplicados en esa columna. No puede Agregar un elemento de lista que contiene un valor duplicado, modificar un elemento existente de la lista que daría como resultado la creación de un valor duplicado o restaurar un elemento de la papelera de reciclaje si daría un valor duplicado. Además, si crea una columna de búsqueda en una lista de origen y define que esa columna sea única, la columna de la lista de destino tampoco debe contener valores duplicados.

Nota: La unicidad no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por ejemplo, ORD-231 y Ord-231 se consideran valores duplicados.

Una columna única debe tener también un índice. Al crear una columna única, es posible que se le solicite crear el índice y se creará automáticamente al hacer clic en Aceptar. Una vez que una columna única tiene un índice, no se puede quitar el índice de esa columna, a menos que se revuelva a definir la columna en primer lugar para permitir valores duplicados.

En la tabla siguiente se resume qué tipos de columnas se pueden usar para crear columnas únicas y cuáles no.

Tipos de columna admitidos

Tipos de columna no admitidos

Una línea de texto

Varias líneas de texto

Opción (valor único)

Opción (multivalor)

Número

Campo calculado

Moneda

Hipervínculo o imagen

Fecha y hora

Columnas personalizadas

Búsqueda (valor único)

Búsqueda (multivalor)

Persona (valor único)

Persona (valor múltiple)

Sí/No

Para crear una relación entre dos listas, cree una columna de búsqueda en la lista de origen que recupere (o "busque") uno o más valores coincidentes de una lista de destino. Una vez que haya creado esta columna de búsqueda (la columna principal), podrá seguir agregando columnas adicionales (columnas secundarias) de la lista de destino a la lista de origen. Las columnas secundarias adicionales deben tener un tipo de datos compatible que se describe a continuación.

En la tabla siguiente se resumen los tipos de columna que se pueden usar para crear columnas de búsqueda y cuáles no.

Tipos de columna admitidos

Tipos de columna no admitidos

Una línea de texto

Varias líneas de texto

Número

Moneda

Fecha y hora

Persona o grupo

Calculada

Hipervínculo o imagen

Columnas personalizadas

Sí/No

Elección

Búsqueda

Hay dos tipos de columnas de búsqueda que puede crear, una columna de búsqueda con una relación obligatoria y una columna de búsqueda con una relación no exigida.

En una columna de búsqueda con una relación obligatoria (también denominada integridad referencial), puede buscar valores únicos y mantener la integridad de los datos en la lista de destino de una de estas dos maneras:

Eliminación en cascada    Cuando se elimina un elemento de la lista de objetivo, también se eliminan el elemento o los elementos relacionados en la lista de origen. En este caso, desea asegurarse de que todos los elementos relacionados se eliminan como parte de una transacción de base de datos. Por ejemplo, si elimina un pedido en una lista de objetivo, puede asegurarse de que los elementos de la orden correspondientes en la lista de origen también se eliminen. No desea tener pedidos de artículos sin el correspondiente pedido, porque eso crearía elementos de pedido "huérfanos" que podrían confundir más tarde.

Restringir eliminación    Cuando intenta eliminar un elemento de la lista de objetivo y tiene uno o varios elementos relacionados en la lista de origen, no puede eliminar el elemento de la lista de objetivo. En este caso, desea asegurarse de que el elemento relacionado en la lista de objetivo se conserve. Por ejemplo, si alguien intenta eliminar un elemento de pedido de una lista de destino, es posible que un cliente aún tenga pendiente el pedido y que desee evitar que se produzca la operación de eliminación hasta que se procese el pedido. No desea que el pedido del cliente se elimine por accidente porque afectaría a su capacidad para completar el pedido.

Lista de cursos intentando eliminar dos elementos.

Lista de lectura con los elementos eliminados

  • Una operación de eliminación en cascada garantiza que todos los elementos relacionados se eliminan en una transacción de base de datos. Por ejemplo, si elimina el elemento de la lista cursos con un identificador de lista de 1, también se eliminarán los elementos de la lista de lectura que hacían referencia al elemento eliminado.

  • Una operación de eliminación restringida evita que se eliminen elementos de la lista de objetivo si existen elementos relacionados en la lista de origen. Por lo tanto, si intentabas eliminar el elemento de la lista de cursos con un identificador de lista de 3, se le impedirá que lo haga, ya que al menos un elemento de la lista de lectura aún hace referencia a él.

Exigir un comportamiento de relación de lista ayuda a mantener los datos válidos y evitar incoherencias que pueden causar problemas en el camino.

Nota: Debe tener el permiso administrar listas en una lista para crear o modificar una relación obligatoria.

Una columna de búsqueda que exige una relación también debe tener un índice. Al crear una columna de búsqueda que exige una relación, es posible que se le solicite crear el índice. Al seleccionar Aceptar, el índice se crea automáticamente. Después de que una columna de búsqueda que exige una relación tenga un índice, no se puede quitar el índice de esa columna, a menos que se quite primero la relación obligatoria.

Columna de búsqueda con una relación no exigida

En una columna de búsqueda con una relación no exigida, puede buscar valores únicos o múltiples de la lista de origen en la lista de objetivo. Cuando tiene permisos para eliminar un elemento de la lista de origen, no hay restricciones de eliminación adicionales ni operaciones de eliminación que se produzcan en la lista de destino.

Una de las ventajas de crear relaciones entre listas es que puede mostrar y editar columnas de dos o más listas en una página. Al crear una columna de búsqueda en una lista de origen, la columna principal muestra los valores de la columna de la lista de destino, pero también puede especificar que también se muestren las columnas secundarias adicionales de la lista de objetivo junto a la columna principal y las demás columnas de la lista de origen.

Nota: Debe especificar la aceptación de varios valores y otras columnas relacionadas con la columna principal cuando cree la columna principal. Aunque puede cambiar el nombre de la columna de la lista, no puede agregar estas otras características. Para cambiar a varios valores, Agregar columnas u otras opciones después de crear una lista, vaya a configuración>configuraciónde la lista.

Agregar varios valores y columnas adicionales a la columna de búsqueda

El valor de la columna principal es un vínculo que puede seleccionar para mostrar todos los valores de columna de ese elemento en la lista de objetivo. Cada valor de columna secundaria de la lista de objetivo se muestra como texto en la columna de la lista de origen. Si crea una columna de búsqueda con varios valores, cada columna de la lista de destino, ya sea principal o secundaria, muestra sus varios valores correspondientes delimitados por punto y coma. Puede manipular estas columnas principal y secundaria en la vista de lista de forma muy similar a las columnas de la lista de origen, por ejemplo, agregando, quitando, filtrando y ordenando.

El nombre de la columna principal es un nombre que se proporciona al crear la columna de búsqueda. De forma predeterminada, cada nombre de columna secundaria sigue una Convención de nomenclatura estándar de <nombre de columna principal de la lista de origen>: <nombre de columna de> de la lista de objetivos. Por lo tanto, si cambia el nombre de la columna principal, cambiará los nombres de todas las columnas secundarias. Sin embargo, puede modificar las descripciones y los nombres de columna secundarios predeterminados para que los nombres sean más descriptivos para usted.

Lista de instrumentos con identificación de instrumento y instrumento resaltado

lista de músicos con identificador y título resaltado

  1. 1. una columna de búsqueda principal con varios valores.

  2. 2. una columna de búsqueda secundaria con varios valores.

  3. 3. el nombre de la columna ha sido modificado por el nombre predeterminado de Instruments: título a instrumentos.

Nota: La identificación de nombre de columna está disponible de forma predeterminada pero está oculta. Para usarlo, seleccione Opciones de vistay, después, haga clic en editar la vista actual. Desplácese y active la casilla Mostrar .

Al crear relaciones de lista mediante columnas de búsqueda, columnas únicas y listas con relaciones impuestas, puede alcanzar un umbral de recursos o un límite y puede estar bloqueado en las circunstancias siguientes:

  • Si hace que una columna sea única en una lista existente que tiene más elementos que el umbral de vista de lista (pero tenga en cuenta que agregar un elemento a una lista que hace que la lista sea mayor que el umbral de la vista lista es una operación que normalmente no está bloqueada).

  • Si activa la eliminación en cascada o la eliminación restringida para un campo de búsqueda en una lista que tiene más elementos que el umbral de vista de lista.

  • Ha superado el umbral de búsqueda de la vista de lista, que de forma predeterminada es de doce columnas de búsqueda.

  • El número de elementos de una operación de eliminación supera 1.000.

Para obtener más información sobre la administración de listas con muchos elementos, consulta administrar listas y bibliotecas con muchos elementos.

Advertencia: No puede realizar las siguientes acciones:

  • Crear una columna única en una lista con permisos de nivel de elemento definidos.

  • Romper la herencia de los permisos de una lista en un elemento de lista si la lista contiene una columna única.

  • Crear una columna única o modificar una columna para que sea única en una lista que contiene elementos con permisos únicos o que tiene habilitada la aprobación de contenido.

Para agregar una nueva columna, siga estos pasos:

  1. Vaya al sitio que contiene la lista.

  2. Seleccione el nombre de la lista en el sitio o configuración Botón configuración de SharePoint Online , seleccione contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la lista.

  3. Busque los encabezados de columna en la parte superior de la lista. Seleccione + Agregar columna a la derecha de los encabezados de columna.

    Agregar una columna en SharePoint Online.

  4. Aparece una lista desplegable con varios tipos de columnas que puede crear. Elija uno de los siguientes tipos de columna:

    • Una línea de texto

    • Varias líneas de texto

    • Ubicación

    • Número

    • Sí/No

    • Contacto

    • Fecha

    • Elección

    • Hipervínculo

    • Imagen

    • Moneda

    Nota: Si desea crear una columna de búsqueda, seleccione más de la lista desplegable. Asigne un nombre a la columna y seleccione el tipo de búsqueda en la pantalla Opciones de columna. Después de esto, puede omitir los pasos 5 y 6.

  5. Agregue el nombre de la columna y la información en el panel que aparece en el lado derecho de la página.

  6. Activar o desactivar la opción aplicar valores únicos a .

    Selección de exigir valores únicos

    Si selecciona un tipo de datos no admitidos para una columna, no aparecerá aplicar valores únicos .

  • No se puede quitar el índice de una columna única. Para quitar el índice, debe cambiar la columna de una columna única por otra que permita valores duplicados en primer lugar y, a continuación, quitar el índice.

  • Si intenta cambiar una columna existente de valores duplicados a valores únicos, es posible que no pueda realizar esta operación si la columna existente contiene valores duplicados. Debe quitar primero todos los valores duplicados y, a continuación, cambiar la columna de permitir valores duplicados a una columna única.

  • Si desea cambiar el tipo de datos de la columna única, haga lo siguiente:

    • Cambiar la columna para permitir valores duplicados

    • Quitar el índice

    • Cambiar la columna al tipo de datos admitidos

    • A continuación, convierte la columna en única.

Estos pasos le guiarán por el proceso de configuración de una columna de búsqueda que muestra la columna principal y, opcionalmente, una columna secundaria en una lista. La columna principal se puede indexar, pero como la columna secundaria (o campo) está controlada por el principal, no puede ser única ni indizada.

  1. Vaya al sitio que contiene la lista.

  2. Seleccione el nombre de la lista en la navegación del sitio o seleccione configuración Botón configuración de SharePoint Online , seleccione contenido del sitioy, a continuación, seleccione el nombre de la lista.

  3. Busque los encabezados de columna en la parte superior de la lista. Seleccione + Agregar columna a la derecha de los encabezados de columna.

    Agregar una columna en SharePoint Online.

  4. En la lista desplegable, seleccione más.

    El botón más opciones seleccionado

  5. En el tipo de información de esta columna es, seleccione Buscar (información que ya está en este sitio).

  6. En el campo obtener información de , seleccione una lista de objetivos.

  7. En el campo en esta columna , seleccione una columna principal.

  8. En Agregar una columna para mostrar cada uno de estos campos adicionales, para cada columna secundaria que desee agregar, active la casilla situada junto al nombre de la columna. Solo se muestran las columnas con tipos de datos compatibles.

  9. Más adelante, si desea agregar o quitar columnas secundarias, modifique la columna de búsqueda y realice las selecciones que desee.

    Nota: No puede indizar una columna secundaria ni hacer que una columna secundaria sea única.

  10. Si desea que las columnas de búsqueda se muestren en la vista predeterminada, seleccione Agregar a la vista predeterminada.

  11. Para crear una relación obligatoria, seleccione exigir comportamiento de relación y, a continuación, seleccione restringir eliminación o eliminación en cascada.

  12. Seleccione Aceptar.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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