Crear un espacio de colaboración de proyecto en SharePoint

SharePoint permite a las organizaciones buscar soluciones a problemas empresariales comunes con aplicaciones y elementos Web predefinidos. Sus escenarios de negocios únicos determinarán el tipo de sitio y los elementos Web que se usarán. Use el artículo siguiente para ver cómo diferentes tipos de roles y departamentos dentro de una organización pueden trabajar juntos para satisfacer las necesidades de los usuarios y los objetivos de su empresa. 

Consulte otros recursos de inspiración:

Escenario: un equipo de producto necesita crear un espacio seguro y compartido para almacenar documentos, compartir actualizaciones de estado y comunicarse 

Nuria es un jefe de proyecto responsable de liderar un equipo que está trabajando para lanzar un nuevo producto en los próximos 6 meses. Sabe que necesita un lugar para almacenar documentos de equipo, colaborar en el contenido, compartir actualizaciones de noticias de Project y comunicarse con el equipo. Por el momento, el equipo de Nuria está usando el correo electrónico como forma principal de comunicación y algunos documentos del proyecto se almacenan en un lugar compartido, pero no se puede tener acceso a ellos de manera segura fuera de la oficina o en un dispositivo móvil.

Objetivos del escenario:

  • Establecer un lugar unificado para las novedades de Project, la colaboración de equipo y la comunicación de proyectos

  • Permitir formas más eficientes de comunicarse mediante conversaciones en tiempo real y videoconferencias

  • Unificar recursos del equipo como un calendario de equipo, una dirección de correo electrónico, OneNotey la herramienta de administración de tareas

  • Almacenar de forma segura archivos y carpetas en un solo lugar al que se puede acceder de forma remota desde cualquier dispositivo

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio-1/2 día

Nuria comienza por compartir ideas con otro jefe de proyecto que ha creado un sitio similar en el pasado. Ella aprende la mejor manera de iniciar su sitio del proyecto es pedir a su equipo comentarios sobre cómo prefieren comunicarse, colaborar y los tipos de características más valiosos para el nuevo sitio del proyecto. En Nuria se identifican las prioridades principales de sus equipos y comienza a recopilar documentos, imágenes y otro contenido.

Nuria determina que un sitio de grupo de SharePoint se adapta mejor a las necesidades de su equipo y proyecto. Sin embargo, un sitio de grupo de SharePoint no permite una conversación en tiempo real, a menos que integre Microsoft Teams. Nuria trabaja junto al administrador de inquilinos de SharePoint para asegurarse de que Microsoft Teams esté disponible. Aprende que su organización ya tiene permiso para usar Microsoft Teams y que debe hacer es asegurarse de que su sitio de grupo esté conectado a un grupo de Office 365.  

Ahora, Nuria está listo para empezar a construir su Office 365 espacio de proyecto y un sitio de grupoconectados.

Crear el sitio-1/2 día

Nuria crea un sitio de grupo de SharePoint, conecta el sitio a un grupo de Office 365 y crea un equipo de Microsoft conectado. Al conectarse al grupo, da automáticamente acceso a su equipo a recursos compartidos, como un calendario de grupo, OneNote, Planner y una dirección de correo electrónico.

Administrar el sitio en curso

  • Semanal, Nuria publica las actualizaciones de estado del proyecto en forma de publicaciones de noticias que se pueden buscar, que se muestran en el elemento Web noticias y se publican automáticamente en el canal de Teams.

  • En Nuria se revisa el sitio de grupo de forma semimensual para garantizar que los plazos del proyecto y las noticias estén actualizadas.

  • Cuando se inicia el proyecto, Nuria planea revisar las partes del contenido y los elementos Web del sitio para ajustarse al nuevo ritmo de actividad de soporte del producto.

  • Mensualmente, Nuria hosts Live Q&una sesión hospedada por Microsoft Streamy se sincroniza automáticamente con la pestaña stream en el canal de Teams 

Obtenidos

  • Permite que los miembros del equipo permanezcan conectados con actualizaciones clave y que extiendan conversaciones a través de chats persistentes y videoconferencias

  • Aumento de la productividad del equipo al permitir que los miembros del equipo colaboren en el contenido de Teams o SharePoint cuando es posible que estén funcionando.

  • Ha disminuido el volumen de reuniones y mensajes de correo electrónico antes del lanzamiento del sitio de grupo al aumentar el conocimiento de la información

  • Permitió a los miembros del equipo remoto trabajar de manera más eficaz

Nuevo sitio de Grupo:

Imagen de un sitio de grupo con un temporizador de recuento desactivado, un artículo de noticias y Planner

Más inspiración en la creación de sitios:

libro de vista de SharePoint

Tutoriales guiados: crear sitios

Biblioteca de productividad de Microsoft 365

Aprendizaje para áreas de trabajo modernas 

Microsoft Tech Community: adopción de

Planear el sitio de SharePoint

Vídeo: Crear un sitio de grupo o de comunicaciones

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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