Crear un espacio de colaboración de proyecto en SharePoint

SharePoint permite a las organizaciones encontrar soluciones a problemas empresariales comunes mediante aplicaciones y elementos web listos. Los escenarios empresariales únicos determinarán el tipo de sitio y elementos web que se usarán.

Revise el artículo de ejemplo siguiente para obtener más información sobre el proceso de creación del sitio. Use los artículos para ver cómo los distintos tipos de roles y departamentos de cualquier organización pueden trabajar conjuntamente para satisfacer las necesidades de sus usuarios y objetivos empresariales. Comprenda las fases de creación del sitio (planear, crear y administrar) y los tipos de tareas de cada fase. A continuación, empezar a crear SharePoint sitio.

Considere la posibilidad de usar y personalizar la plantilla Project sitio de administración para empezar rápidamente.

Recursos más inspiradores:

Ver lo que es posible con el SharePoint de aspecto
Obtener instrucciones de creación de sitios paso a paso con tutoriales guiados
Leer más SharePoint de creación de sitios

Escenario: un equipo de producto necesita crear un espacio compartido y seguro para almacenar documentos, compartir actualizaciones de estado y comunicarse

Megan es un jefe de proyecto responsable de dirigir un equipo que está trabajando para publicar un nuevo producto en los próximos 6 meses. Sabe que necesita un lugar para almacenar documentos del equipo, colaborar en contenido, compartir actualizaciones en noticias del proyecto y comunicarse con el equipo. Actualmente, el equipo de Megan usa el correo electrónico como forma principal de comunicación y algunos documentos del proyecto se almacenan en un lugar compartido, pero no se puede acceder de forma segura fuera de la oficina o en un dispositivo móvil.

Nuevo sitio de grupo:

Imagen de un sitio de grupo con un temporizador de recuento hacia abajo, artículo de noticias y Planner

Objetivos de escenario:

Establecer un lugar unificado para las noticias del proyecto, la colaboración de equipo y la comunicación del proyecto
Habilitar formas más eficientes de comunicación mediante chat y videoconferencia en tiempo real
Unificar recursos de equipo como un calendario de grupo, una dirección de correo electrónico, OneNotey una herramienta de administración de tareas
Almacenar archivos y carpetas de forma segura en un lugar al que se pueda acceder de forma remota en cualquier dispositivo

Pasos para crear el sitio:

Planear el sitio: 1/2 día

Megan comienza con una lluvia de ideas con otro jefe de proyecto que ha creado un sitio similar en el pasado. Aprende que la mejor manera de iniciar su sitio de proyecto es pedir a su equipo comentarios sobre cómo prefieren comunicarse, colaborar y los tipos de características que serán más valiosas para el nuevo sitio de proyecto. Megan identifica las prioridades principales de sus equipos y empieza a recopilar documentos, imágenes y otro contenido.

Megan determina que un SharePoint de grupo se ajustará mejor a las necesidades de su equipo y proyecto. Sin embargo, SharePoint sitio de grupo no permite el chat en tiempo real a menos que integre Microsoft Teams. Megan trabaja junto con el SharePoint inquilino para asegurarse de que Microsoft Teams está disponible. Se entera de que su organización ya tiene permiso para usar Microsoft Teams y todo lo que necesita hacer es asegurarse de que su sitio de grupo está conectado a un grupo Office 365 grupo.

Ahora, Megan está listo para empezar a crear su Office 365 de proyecto conectado y el sitio de grupo.

Crear el sitio: 1/2 día

Megan crea un SharePoint de grupo, conecta el sitio a un grupo de Office 365 y crea un equipo de Microsoft conectado. Al conectarse al grupo, proporciona automáticamente a su equipo acceso a recursos compartidos como un calendario de grupo, OneNote,Planner y dirección de correo electrónico.

Con el elemento web Planner,el equipo puede realizar un seguimiento y compartir los detalles del progreso del proyecto
El elemento web Noticias ayuda a comunicar las actualizaciones e hitos del proyecto a la organización
El equipo tiene fácil acceso a la disponibilidad de los demás mediante el elemento web Calendario de grupo
Con el elemento web Vínculos rápidos,los vínculos internos usados con frecuencia se resaltan para facilitar el acceso
La integración de equipos de Microsoft permite nuevas formas de comunicarse y colaborar con chat en tiempo real,videoconferencias, opciones para grabar reuniones y almacenar recursos compartidos en el sitio de SharePoint grupo

Administrar el sitio: en curso

Semanalmente, Megan publica actualizaciones de estado del proyecto en forma de publicaciones de noticias que se pueden buscar, mostrar en el elemento web Noticias y publicarse automáticamente en el canal Teams web
Megan revisa el sitio de grupo semimesalmente para asegurarse de que las fechas límite del proyecto y las noticias están actualizadas
Cuando se inicie el proyecto, Megan planea revisar partes del contenido y elementos web del sitio para ajustarse al nuevo ritmo de negocio de soporte del producto
Mensualmente, Megan hospeda las sesiones de preguntas y respuestas en directo&A hospedadas por Microsoft Streamy se sincronizan automáticamente con la pestaña Transmisión en el Teams canal

Resultados:

Permite a los miembros del equipo mantenerse conectados en actualizaciones clave y extender conversaciones a través de chat persistente y videoconferencia
Aumento de la productividad del equipo al permitir que los miembros del equipo colaboren en el contenido Teams o SharePoint lugar donde puedan estar trabajando
Se ha reducido el volumen de reuniones y correo electrónico antes del inicio del sitio de grupo aumentando el conocimiento de la información
Habilitado a los miembros del equipo remoto para que trabajen de forma más eficaz