En Outlook, cuando desea invitar a personas a asistir a una reunión o evento, normalmente envía una convocatoria de reunión. A continuación, el destinatario puede aceptar la solicitud y el elemento se agrega a su calendario.
Hay un método alternativo que funciona más ampliamente con Outlook y otros programas de calendario. Se puede agregar un archivo adjunto de calendario de Internet (iCalendar) o un vínculo a un archivo iCalendar en el cuerpo del mensaje. Cuando el destinatario abre el archivo adjunto o hace clic en el vínculo, el evento se agrega a su programa de calendario.
Nota: A diferencia de las convocatorias de reunión de Outlook, al usar vínculos y datos adjuntos de iCalendar, no recibe confirmaciones cuando los usuarios aceptan o rechazan.
Paso 1: Crear una cita
Si ya ha creado la cita en el calendario, vaya a la siguiente sección, Paso 2: Enviar datos adjuntos de iCalendar.
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En Calendario, en la pestaña Inicio, en el grupo Nuevo, haga clic en Nueva cita.
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En los cuadros Asunto y Ubicación , escriba el asunto y la información de ubicación.
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Escriba la Hora de inicio y la Hora de finalización.
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En la pestaña Cita, en el grupo Acciones, haga clic en Guardar y cerrar.
Paso 2: Enviar datos adjuntos de iCalendar
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En el calendario, haga clic en la cita.
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En la pestaña Cita , en el grupo Acciones , haga clic en la flecha abajo del comando Reenviar .
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Haga clic en Reenviar como iCalendar.
Aparece una ventana de mensaje nuevo y se adjunta un iCalendar.
Paso 3: Agregar un vínculo al cuerpo del mensaje
El vínculo puede ser texto o cualquier imagen que elija.
Siga uno de estos procedimientos:
Agregar un vínculo de texto al cuerpo del mensaje
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En la ventana de cita abierta, haga clic con el botón secundario en iCalendar .ics datos adjuntos y, a continuación, haga clic en Guardar como.
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Seleccione una ubicación a la que puedan acceder todos los destinatarios.
Por ejemplo, dentro de una organización, puede seleccionar una ubicación de red compartida. El escenario más común es guardar el archivo de .ics de iCalendar en un sitio web. Recuerde que, al seleccionar un lugar para guardar el archivo, es importante que cualquier destinatario tenga acceso a esa ubicación.
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Haga clic en Guardar.
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Haga clic en el cuerpo del mensaje.
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En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.
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En el cuadro Texto para mostrar , escriba el texto que quiere que aparezca como vínculo.
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En el cuadro Dirección , escriba la ubicación donde guardó el archivo de .ics iCalendar. Si la guardó en un sitio web, escriba la dirección web o la dirección URL de esa ubicación.
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Haga clic en Aceptar.
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Continúe completando el mensaje como lo haría normalmente, incluidos los destinatarios agregados y, a continuación, haga clic en Enviar.
Agregar un vínculo de imagen al cuerpo del mensaje
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En la ventana de cita abierta, haga clic con el botón secundario en iCalendar .ics datos adjuntos y, a continuación, haga clic en Guardar como.
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Seleccione una ubicación a la que puedan acceder todos los destinatarios.
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Por ejemplo, dentro de una organización, puede seleccionar una ubicación de red compartida. El escenario más común es guardar el archivo de .ics de iCalendar en un sitio web. Recuerde que, al seleccionar un lugar para guardar el archivo, es importante que cualquier destinatario tenga acceso a esa ubicación.
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Haga clic en Guardar.
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Haga clic en el cuerpo del mensaje.
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En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haz clic en Imagen.
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Haga clic en la imagen que desea insertar y, a continuación, haga clic en Insertar.
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Haga clic en la imagen insertada.
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En la pestaña Insertar, en el grupo Vínculos, haga clic Hipervínculo.
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En el cuadro Dirección , escriba la ubicación donde guardó el archivo .ics. Si la guardó en un sitio web, escriba la dirección web o la dirección URL de esa ubicación.
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Haga clic en Aceptar.
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Continúe completando el mensaje como lo haría normalmente, incluidos los destinatarios agregados y, a continuación, haga clic en Enviar.
