Crear una consulta de parámetros

Al consultar datos en Excel, es posible que desee usar un valor de entrada, un parámetro, para especificar algo sobre la consulta. Para ello, cree una consulta de parámetros. La forma de crear las consultas de parámetros y cómo se comportan depende de si usa Microsoft Query o Power Query.

Sugerencia: Los parámetros de Power Query son muy diferentes de los parámetros que se usan en consultas basadas en SQL. Además, puede usar una consulta en lugar de un parámetro real si todo lo que necesita es filtrar datos. Considere la posibilidad de leer las secciones de ejemplo de Power Query antes de crear parámetros en Power Query.

Microsoft Query

Power Query

Cómo afectan los parámetros a las consultas

Los parámetros se usan en la cláusula WHERE de la consulta: siempre funcionan como un filtro para los datos recuperados.

Los parámetros se pueden usar en cualquier paso de consulta. Además de funcionar como filtro de datos, los parámetros se pueden usar para especificar elementos como una ruta de acceso de archivo o un nombre de servidor.

Opciones de entrada de parámetros

Los parámetros pueden solicitar al usuario un valor de entrada al ejecutar la consulta o actualizarla, usar una constante como valor de entrada o usar el contenido de una celda especificada como valor de entrada.

Los parámetros no solicitan la entrada de datos. En su lugar, puede cambiar su valor mediante el editor de Power Query. O, en lugar de un parámetro confiable, puede usar una consulta que haga referencia a una ubicación externa con un valor que pueda editar fácilmente.

Ámbito de parámetro

Un parámetro forma parte de la consulta que modifica y no se puede volver a usar en otras consultas.

Los parámetros son independientes de las consultas: una vez creadas, puede Agregar un parámetro a las consultas según sea necesario.

  1. Haga clic en datos > obtener & transformar datos > obtener > de datos de otros orígenes > desde Microsoft Query.

  2. Siga los pasos del Asistente para consultas. En la pantalla Asistente para consultas-finalizar , seleccione ver datos o editar consulta en Microsoft Query y, a continuación, haga clic en Finalizar. La ventana de Microsoft Query se abrirá y mostrará la consulta.

  3. Haga clic en ver> SQL. En el cuadro de diálogo SQL que aparece, busque la cláusula WHERE, es decir, una línea que comienza con la palabra WHERE, normalmente al final del código SQL. Si no hay una cláusula WHERE, agregue una escribiendo una en una nueva línea al final de la consulta.

  4. Después de donde, escriba el nombre del campo, un operador de comparación (=, <, >, LIKE, etc.) y uno de los siguientes:

    • Para una solicitud de parámetro genérico, escriba un signo de interrogación (?). No se muestra ninguna frase útil en el mensaje que aparece cuando se ejecuta la consulta.

      Vista SQL de MS Query que enfatiza la cláusula WHERE

    • Para un mensaje de parámetro que ayude a las personas a proporcionar entradas válidas, escriba una frase entre corchetes. La frase se muestra en la solicitud de parámetro cuando se ejecuta la consulta.

      Vista SQL de MS Query que enfatiza la cláusula WHERE

  5. Cuando termine de agregar condiciones con parámetros para la cláusula WHERE, haga clic en Aceptar para ejecutar la consulta. Excel le pide que proporcione un valor para cada parámetro y, a continuación, Microsoft Query muestra los resultados.

  6. Cuando esté listo para cargar los datos, cierre la ventana de Microsoft Query para devolver los resultados a Excel. Se abrirá el cuadro de diálogo Importar datos.

    Cuadro de diálogo Importar datos en Excel

  7. Para revisar los parámetros, haga clic en propiedades. A continuación, en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, en la pestaña definición , haga clic en parámetros.

    Cuadro de diálogo Propiedades de conexión

  8. En el cuadro de diálogo parámetros se muestran los parámetros que se usan en la consulta. Seleccione un parámetro en nombre de parámetro para revisar o cambiar la forma en que se obtiene el valor del parámetro. Puede cambiar el indicador de parámetro, especificar un valor específico o especificar una referencia de celda.

    Cuadro de diálogo de parámetros de MS Query

  9. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y cerrar el cuadro de diálogo parámetros y, a continuación, en el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en Aceptar para mostrar los resultados de la consulta en Excel.

Ahora el libro tiene una consulta de parámetros. Siempre que ejecute la consulta o actualice su conexión de datos, Excel comprobará el parámetro para completar la cláusula WHERE de la consulta. Si el parámetro solicita un valor, Excel muestra el cuadro de diálogo Introduzca el valor del parámetro para recopilar la entrada, puede escribir un valor o hacer clic en una celda que contenga el valor. También puede especificar que el valor o referencia que proporcione debe usarse siempre y que, si usa una referencia de celda, puede especificar que Excel debe actualizar automáticamente la conexión de datos (es decir, volver a ejecutar la consulta) siempre que cambie el valor de la celda especificada.

Nota: En este tema se supone que sabe cómo crear una conexión a una base de datos de Access mediante Power Query. Para obtener más información, vea conectarse a una base de datos de Access.

Puede usar parámetros en más escenarios de Power Query que solo filtrar datos: cualquier paso de una consulta de Power Query puede tener parámetros. Por ejemplo, puede usar un parámetro para especificar partes de la cadena de conexión en el paso de origen, como un nombre de archivo.

Los parámetros de Power Query tienen nombres. Para usar un parámetro, puede hacer referencia a él por su nombre en la fórmula de un paso. Por ejemplo, supongamos que desea revisar los datos de las páginas web que mantiene y desea filtrar los datos según la fecha de publicación. Aunque siempre puede usar los filtros integrados en la vista previa de la consulta, usar un parámetro para proporcionar una fecha para el filtrado le ahorrará tiempo y le dará más flexibilidad. Vamos a examinar este ejemplo.

En un libro vacío, creamos una conexión a la base de datos de Access que tiene los registros de tráfico web que queremos, incluidos los campos que indican cuándo se publicó por primera vez cada página. Cargado en Power Query, tiene el siguiente aspecto:

Editor de Power Query que muestra datos cargados

Como queremos filtrar por fecha, cambiamos el tipo de datos de la columna que estamos usando, FirstPublishDate. Se trata de datos de fecha y hora en el origen, pero no le interesa la hora de publicación del día y la necesidad de especificarla podría obtener tiresome, por lo que la cambiaremos al tipo de datos de fecha.

Mostrar resultados en el editor de Power Query

A continuación, creamos un parámetro para limitar los resultados por la fecha en que se publicó la página originalmente. Haga clic en inicio> parámetros > administrar parámetros para abrir el cuadro de diálogo parámetros.

Cuadro de diálogo parámetros de Power Query

Haga clic en nuevoy el formulario mostrará un nuevo parámetro denominado parámetro1 sin más información.

Cambiamos algunas propiedades de parámetro:

  • Cambiar el nombre a FirstPubD

  • Cambie la Descripción a la fecha en la que se publicó la página por primera vez.

  • Cambiar el tipo a fecha para que el parámetro solo acepte valores de fecha

  • Establecer el valor actual para que el parámetro no filtre todas las filas cuando no hemos proporcionado la entrada; usamos 1/1/2010.

Sugerencia: El nombre y la descripción deben proporcionar suficiente contexto para ayudar a los usuarios a comprender cómo y por qué usar el parámetro. Incluso si eres la única persona que usará el parámetro, es posible que necesites un recordatorio de vez en cuando.

Hacemos clic en Aceptar para crear el parámetro y verlo en el editor de Power Query.

Editor de Power Query que muestra un parámetro

Ahora nuestro parámetro aparece en el panel consultas, podemos seleccionarlo para mostrarlo en el panel principal o podemos hacer clic con el botón derecho en él para ver más opciones. Cuando se selecciona un parámetro, podemos editar el valor actual en el panel principal o hacer clic en administrar parámetro para cambiar su configuración.

Ahora podemos usar este parámetro en nuestra consulta original. Hacemos clic en la consulta original en el panel consultas para mostrarla. Queremos usar nuestro parámetro para filtrar los resultados en función de la fecha de la primera publicación, así que seleccionaremos la columna FirstPublishDate , haga clic en la flecha filtrar/ordenar situada en el borde derecho del encabezado de la columna, seleccione filtros de fechay, a continuación, haga clic en después de.. .

Editor de Power Query que muestra un menú de filtro de fecha

En el cuadro de diálogo filtrar filas, seleccionamos el parámetro de la lista de opciones del filtro.

Cuadro de diálogo filtrar filas

Escriba o seleccione un valor se reemplazará con una lista de parámetros disponibles. Solo hay una, la que acabamos de crear, FirstPubD.

Cuadro de diálogo filtrar filas que muestra un parámetro seleccionado

Lo seleccionamos y hacemos clic en Aceptar. El editor de Power Query carga la consulta con el nuevo parámetro como filtro.

Editor de Power Query que muestra los resultados filtrados

Para probar el parámetro, cambiamos su valor a 1/1/2018.

Editor de Power Query que muestra un parámetro

Actualizamos la consulta, que ahora solo muestra filas con un FirstPublishDate después de 1/1/2018.

Editor de Power Query que muestra los resultados filtrados

Ahora tenemos una consulta que filtra por fecha con un parámetro. Para filtrar los resultados por FirstPublishDate, ya no tenemos que encontrar el campo, haga clic en la flecha filtrar/ordenar, elija el botón después... tipo de filtro y escriba un valor de fecha: podemos simplemente cambiar el valor de FirstPubD y actualizar la consulta. Además, podemos volver a usar el nuevo parámetro, por ejemplo, si decidimos extraer un conjunto diferente de campos del origen de datos original en una nueva hoja de cálculo pero aún desea incluir FirstPubDate y usarlo para filtrar los resultados.

Los parámetros son claramente muy útiles, pero todavía debemos usar el editor de Power Query para cambiar el valor del parámetro. Nos gustaría poder cambiar el valor de filtro sin abrir el editor de Power Query. Para ello, crearemos una tabla en la hoja de cálculo en la que se carga la consulta y una nueva conexión de Power Query a la tabla y, a continuación, usar la nueva consulta para filtrar la consulta principal.

En la hoja de cálculo en la que se carga la consulta, insertamos algunas filas encima de los datos importados. A continuación, creamos una tabla de Excel con una fila que contenga el valor del parámetro.

Libro de Excel que muestra una tabla de parámetros y datos cargados de Power Query

Para usar la nueva tabla con el fin de filtrar las consultas, debemos conectarse a ella en Power Query. Creamos una conexión a la tabla seleccionándolo y haciendo clic en a partir de tabla o rango en la pestaña datos . La nueva conexión se abrirá y mostrará la nueva tabla en el editor de Power Query.

Datos de tabla de Excel cargados en el editor de Power Query

Dado que los datos se cargan como el tipo de datos fecha y hora, tenemos que cambiarlos al tipo de datos fecha para que coincida con nuestro parámetro, así que hacemos clic en inicio > transformar > tipo de datos > fecha.

Pase el mouse por el comando tipo de datos en el grupo transformar de la pestaña Inicio de la cinta de opciones editor de Power Query.

También cambiamos el nombre de la consulta a algo más significativo que Tabla2. Para que resulte más claro para qué sirve, nos denominamos FirstPubDate.

Editor de Power Query con el cuadro de nombres resaltado

Como queremos pasar un valor, no la tabla en sí, debemos desglosar hasta el valor de fecha. Para ello, haga clic con el botón derecho en el valor de los datos de vista previa y, a continuación, haga clic en explorar en profundidad.

Menú contextual del editor de Power Query para un valor de campo

La vista previa muestra ahora el valor en lugar de la tabla.

Editor de Power Query que muestra un único valor de fecha

No necesitamos que los datos de la nueva consulta se carguen en cualquier lugar: los datos ya están en la hoja de cálculo donde lo deseamos. Solo necesitamos la conexión, de modo que Power Query pueda obtener el valor del parámetro. Por lo tanto, hacemos clic en archivo> cerrar & cargar en... para abrir el cuadro de diálogo Importar datos y, a continuación, seleccionamos solo crear conexión.

Cuadro de diálogo Importar datos con la opción crear solo una conexión seleccionada

Ahora tenemos una consulta denominada "FirstPubDate" que extrae un único valor de fecha de una tabla de la hoja de cálculo justo encima de donde se carga la consulta principal. Ahora solo tenemos que usar esta consulta como parámetro para filtrar nuestra consulta principal. Por lo tanto, abrimos la consulta principal y editamos el paso que filtra las filas usando la columna FirstPublishDate. Expandimos la barra de fórmulas y seleccionamos el parámetro que hemos creado previamente (FirstPubD). Después escribemos "a" después de FirstPubD , porque el nombre de la nueva consulta comienza con las mismas letras que el parámetro, Power Query la muestra como una opción para elegir.

Barra de fórmulas del editor de Power Query expandida

La hemos seleccionado y, a continuación, hacemos clic fuera de la barra de fórmulas para aplicar el paso.

Editor de Power Query con datos cargados

Todo parece correcto, así que cerramos el editor de Power Query y guardamos nuestros cambios. Para probar el parámetro, en la hoja de cálculo de informe cambiamos el valor de la celda de la tabla de la parte superior a 5/4/2019y, a continuación, actualizamos la conexión para ver los datos filtrados.

Datos filtrados en Excel

Nuestro nuevo filtro funciona. Por lo tanto, guardamos y cerramos el libro. Ahora, cualquier persona que use el libro puede especificar la fecha de la primera publicación para usarla como filtro de consulta, directamente en la misma hoja de cálculo donde se carga la consulta.

  1. Haga clic en datos > obtener & transformar datos > obtener datos > iniciar el editor de Power Query.

  2. En el editor de Power Query, haga clic en inicio > parámetros > administrar parámetros.

  3. En el cuadro de diálogo parámetros, haga clic en nuevo.

  4. Defina lo siguiente según sea necesario:

    • Nombre : debería reflejar la función del parámetro, pero mantenerla lo más corta posible.

    • Descripción : puede contener cualquier detalle que ayude a las personas a usar correctamente el parámetro.

    • Requerido : Seleccione esta parámetro para que este parámetro requiera un valor.

    • Type : especifica el tipo de datos que necesita el parámetro.

    • Valores sugeridos : si lo desea, agregue una lista de valores o especifique una consulta para proporcionar sugerencias de entrada.

    • Valor predeterminado : solo aparece si se han establecido valores sugeridos en lista de valores y especifica qué elemento de lista es el predeterminado.

    • Valor actual : según dónde use el parámetro, si está en blanco, es posible que la consulta no devuelva ningún resultado. Si se selecciona necesario , el valor actual no puede estar vacío.

  5. Haga clic en Aceptar para crear el parámetro.

  1. Abra una consulta en el editor de Power Query.

  2. Haga clic en la flecha situada en el borde derecho del encabezado de una columna que desee usar para filtrar los datos y, a continuación, elija un filtro en el menú que aparece.

  3. En el cuadro de diálogo filtrar filas, haga clic en el botón a la derecha de la condición de filtro y, a continuación, siga uno de estos procedimientos:

    • Para usar un parámetro existente, haga clic en parámetroy, a continuación, seleccione el parámetro que desee en la lista que aparece a la derecha.

    • Para usar un nuevo parámetro, haga clic en nuevo parámetro...y, a continuación, cree un parámetro.

  1. En la hoja de cálculo en la que se ha cargado la consulta que desea filtrar, cree una tabla con dos celdas: un encabezado y un valor.

  2. Haga clic en el valor y, a continuación, haga clic en datos > obtener & transformar datos > de tabla o rango.

  3. En el editor de Power Query, realice los ajustes necesarios en la conexión de tabla (por ejemplo, cambie el tipo de datos o el nombre), haga clic en inicio > cerrar > cerrar & cargar > cerrar & carga....

  4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga clic en solo crear conexión, opcionalmente, seleccione Agregar a modelo de datosy, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Abra la consulta que desee filtrar en el editor de Power Query.

  6. Haga clic en la flecha situada en el borde derecho del encabezado de la columna que desea usar para filtrar los datos y, a continuación, elija un filtro en el menú que aparece.

  7. Siga uno de estos procedimientos:

    • Seleccione un valor de la lista desplegable de valores (procedente de los datos consultados).

    • Seleccione un valor usando el botón en el borde derecho de la condición de filtro.

  8. Haga clic en la flecha situada en el borde derecho de la barra de fórmulas para mostrar toda la consulta.

  9. La condición de filtro sigue a la palabra each:

    • El nombre de la columna que se está filtrando aparece entre corchetes.

    • El operador de comparación sigue inmediatamente al nombre de la columna.

    • El valor de filtro sigue inmediatamente al operador de comparación y termina en el paréntesis de cierre. Seleccione todo el valor.

  10. Comience a escribir el nombre de la conexión de tabla que acaba de crear y, después, selecciónela de la lista que aparece.

  11. Haga clic en inicio > cerrar > & carga.

    La consulta ahora usa el valor de la tabla que creó para filtrar los resultados de la consulta. Para usar un nuevo valor, edite el contenido de la celda y, a continuación, actualice la consulta.

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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