Para determinar cómo enrutar un documento, el Organizador de contenido usa reglas que usted crea. Las reglas se basan en una combinación de tipos de contenido y metadatos.
En este artículo se describe cómo crear reglas para organizar y enrutar documentos o registros. Cualquier sitio empresarial de SharePoint se puede habilitar para el enrutamiento de documentos.
Importante
En primer lugar, debe habilitar la característica Organizador de contenido y configurar el organizador para enrutar los registros. Para obtener más información sobre cómo configurar los Organizadores de contenido, consulta Configurar el Organizador de contenido para redirigir documentos.
En este artículo
- Antes de crear reglas: Primeros pasos
- Comprender cómo se enrutan los documentos
- Crear reglas para redirigir documentos
Antes de crear reglas: Primeros pasos
Antes de crear reglas para enrutar documentos, debe seguir varios pasos importantes.
- Active la característica Organizador de contenido.
- Cree bibliotecas y carpetas a las que quiera que se enruten los documentos. Es posible que desee crear carpetas para cada tipo de documento que esté enrutando. Por ejemplo, cree una biblioteca solo para registros de correo electrónico u hojas de cálculo de Excel. Para obtener información sobre cómo crear bibliotecas, vea Crear una biblioteca de documentos en SharePoint.
- Los tipos de contenido se deben asociar a los documentos que se van a enrutar. En ellas, el tipo de contenido puede formar parte de los criterios que determinan la ubicación final donde se almacena un documento.
Comprender cómo se enrutan los documentos
Puede enrutar documentos a una biblioteca o carpeta de un sitio del Centro de registros o de cualquier otro tipo de sitio de SharePoint. La biblioteca Drop Off, que se crea automáticamente al activar la característica Organizador de contenido, sirve como ubicación predeterminada. El proceso de enrutamiento de documentos se compone de varios elementos:
Bibliotecas y carpetas de destino Los administradores de contenido o administradores de registros crean manualmente bibliotecas y carpetas donde se deben enrutar los documentos y designan estas bibliotecas como bibliotecas de destino.
Tipos de contenido de sitios Cada documento debe tener un tipo de contenido y los usuarios pueden agregar manualmente los tipos de contenido de sitio adecuados para las bibliotecas de destino.
Drop Off biblioteca Los documentos que no coinciden con una regla o que faltan metadatos requeridos se envían a la biblioteca Drop Off para que los usuarios puedan introducir los metadatos necesarios. O bien, puede configurar el Organizador de contenido para que todos los documentos cargados se enruten temporalmente a la biblioteca de entrega.
Nota
La biblioteca Drop Off está pensada como un "cajón de sastre" para aquellos elementos que no coinciden con ninguna regla. Está diseñada como una ubicación temporal y no como un sitio de colaboración permanente.
Lista de reglas de documento Esta es una colección de todas las reglas de enrutamiento. Los administradores de contenido o administradores de registros visitan esta lista para crear, administrar y ver reglas de enrutamiento.
En el diagrama siguiente se muestra cómo se enrutan los documentos y los mensajes de correo electrónico en función de cumplir criterios específicos, y cómo los documentos a los que les falta información se devuelven a la biblioteca de entrega.
Crear reglas para redirigir documentos
Para cada tipo de registro que agregue a la lista Enrutamiento de registros, especifique un título y una descripción de registro. También especifica la ubicación en el sitio donde se almacena el registro. Para asegurarse de que todos los registros relevantes se enrutan a la ubicación adecuada, puede especificar nombres alternativos para el tipo de registro.
Nota
Debe tener al menos permisos de propietario del sitio para crear reglas para enrutar documentos.
Vaya al sitio para el que desea crear reglas del Organizador de contenido.
En el panel Inicio rápido, para ver las opciones de contenido del sitio , seleccione Más.
En la línea del menú Aplicaciones, selecciona Configuración.
En la página Configuración del sitio , en la sección Administración del sitio , seleccione Reglas del organizador de contenido.
En la página Reglas del organizador de contenido , en Haz clic para agregar un nuevo elemento, selecciona Agregar.
En la sección Nombre de regla, escriba un nombre que describa las condiciones y acciones de la regla.
En la sección Estado y prioridad de la regla, para aplicar la regla al contenido entrante, seleccione Activo. A continuación, seleccione una prioridad para determinar cómo se enruta el contenido en caso de que coincida con más de una regla del Organizador de contenido.
Si no desea que esta regla se aplique al contenido entrante, seleccione Inactivo.En la sección Tipo de contenido del envío , asocie la regla a un tipo de contenido. Al hacerlo, los envíos al Organizador de contenido se etiquetan con el tipo de contenido seleccionado y se identifican las propiedades usadas en las condiciones de la regla.
- Seleccione el grupo de contenido adecuado. El grupo que seleccione determina los tipos de contenido entre los que puede elegir en el siguiente paso.
- Seleccione el tipo de contenido adecuado.
- Si el tipo de contenido que ha seleccionado tiene un nombre diferente en otro sitio de SharePoint, en Nombres alternativos, active la casilla. Después, en el campo proporcionado, escriba el nombre que se usa en el otro sitio y seleccione Agregar. Los nombres de los tipos de contenido alternativos aparecen en la lista siguiente.
En la sección Condiciones , selecciona las condiciones que deben cumplir las propiedades de un envío para la regla. Por ejemplo, puede que quiera que la regla se aplique a todos los documentos que tengan la palabra "presupuesto" en el título. Para agregar más condiciones, seleccione el vínculo Agregar otra condición .
Nota
Las propiedades disponibles en la lista desplegable Propiedades difieren según el tipo de contenido que seleccionó en el paso 6.
En la sección Segmentar ubicación , escriba o vaya a una ubicación para colocar el contenido que coincida con la regla. Para agrupar documentos similares en carpetas, active la casilla Crear automáticamente una carpeta . Por ejemplo, si tiene una propiedad que enumera todos los documentos de los proyectos de su organización, puede obligar al organizador de contenido a crear una carpeta independiente para cada proyecto.
Nota
Las reglas del Organizador de contenido están diseñadas para enrutar documentos a diferentes ubicaciones. No se admite el uso de reglas para volver a publicar archivos en la misma ubicación durante la colaboración.