¿Hay un piloto a bordo?
"Si hay un piloto a bordo, ¿tocaría el botón de llamada?" es algo que ningún pasajero quiere oír. He vuelto a leer una noticia notable de un verdadero incidente como este que ocurrió en diciembre de 2013. Después de que el piloto de un vuelo fuera de Des Moines, Iowa sufriera una emergencia médica, el copiloto hizo una solicitud para los pilotos a bordo. El capitán Mark Gongol, un piloto de bombas B1 de la Fuerza Aérea de ee. UU., entró en la brecha. El avión, los pasajeros y la tripulación aterrizaron a salvo.
Es una gran historia, pero mi regreso a volver a leerla recientemente se desencadenó por algo muy diferente. Un posible cliente nuestro llamó recientemente y le preguntó si podía "pilotar" nuestro software de parte de horas del proyecto empresarial. Este tipo de llamadas siempre me hacen pausar. Cuando alguien en un avión dice "piloto", todos tenemos muy claro lo que se quiere decir, pero cuando alguien que está evaluando opciones de software dice "piloto", no estoy tan seguro.
El término "piloto", en el mundo del software, a menudo se combina con otros métodos de evaluación desafiantes, como "prueba de concepto". Echemos un vistazo a lo que significan estos términos y cómo puede usarlos mejor en su propio proceso de evaluación empresarial.
Prueba de concepto
Este es un término que data de muchos años y es popular en la ingeniería eléctrica. "Pan de embarque" se hizo un circuito para ver si el circuito era posible, no para empezar a crearlo para producción. En prueba de concepto, es posible que pase más tiempo en un banco de laboratorio que en la creación del circuito de producción, pero el único daño que podría hacer fue a la placa de circuitos en la que estaba trabajando delante de usted. Era un método económico y de bajo riesgo que demostraba que un circuito eléctrico podía ofrecer un resultado deseado.
En términos de software, se debe diseñar una prueba de concepto para demostrar algo. Cuando los clientes potenciales llaman para preguntar si puedo ayudarles a entregar una prueba de concepto para la administración de proyectos empresariales o el software de parte de horas de empresa, siempre tengo la misma respuesta: "¿Qué conceptos quieres probar?"
Esto suele encontrarse con silencio y una expresión confusa.
Si vas a llevar a cabo una prueba de concepto y no tienes idea de lo que intentas probar, ¿cómo sabrás si es un éxito o un fracaso? Por supuesto que no hay manera.
¿Por qué, pregunta, alguien querría hacer una prueba de concepto entonces? La respuesta más común es que el solicitante probablemente no tenga la entrada necesaria de la administración para implementar el software que está investigando, y espera que si se estuviera ejecutando delante de ellos se enamoraría de la idea y aceptaría que se implementara. En este caso, la "prueba" es la administración y el "concepto" es toda la idea del software empresarial.
Si fuera tan fácil convencer a la administración de que el proyecto empresarial y el software de parte de horas es una excelente opción para ellos, implementaríamos mucho más.
El problema con este método es que es muy poco probable que el trabajo que va a poder realizar para implementar esta instancia de prueba de concepto tenga la misma compatibilidad que obtendría para la implementación de producción de un sistema empresarial. Cuando una organización implementa un sistema empresarial, como un parte de horas o un sistema de administración de proyectos, hay muchas cosas que se requieren para que sea un éxito. En primer lugar, deberá haber entradas de la administración y del personal de línea para cualquier aspecto de la organización que esté implicado en la implementación. A continuación, tendrá que haber tiempo para la configuración, la asistencia de los servicios técnicos para vincular a otros sistemas empresariales, el patrocinio de la administración, el tiempo para la formación y, sí, el dinero.
Si no tiene ninguna de estas cosas, ¿cuál será el sistema que puede completar en su prueba de concepto? Será una sombra de lo que desea en el mejor de los momentos. En la era actual en la nube, es probable que pueda obtener acceso a un sistema totalmente hospedado para que, al menos, no se preocupe por comprar servidores y software, pero tener instalado un sistema es una fracción del trabajo necesario para realizar incluso una implementación básica de su sistema de prueba de concepto.
Es fácil comprender por qué una organización va a dudar en dedicar mucho dinero y recursos para la implementación de algo que tiene el potencial de afectar a toda la organización. Es un ejercicio de alto riesgo. Tiendemos a hablar solo de las ventajas del software de administración de proyectos empresariales, pero es fácil imaginar que el mismo proyecto que se ha ido mal puede tener un impacto igualmente negativo. Por lo tanto, mitigar el riesgo es una preocupación obvia. Pero si el verdadero desafío es convencer a la administración de los beneficios del sistema, entonces seguramente hay mejores maneras de hacerlo. En HMS Software, nos hemos centrado en algunas de las siguientes técnicas:
Hable con un cliente real ya existente.
Estamos bendecidos aquí para tener algunos excelentes clientes que están por y grande bastante satisfechos. Cuando un nuevo cliente potencial tiene preocupaciones sobre lo que se está introducendo, obtenemos esa organización junto con un cliente existente. En muchos casos, el cliente existente ha sido lo suficientemente generoso como para ofrecer una reunión en persona. En otros casos, hacen llamadas entre sí de las que deliberadamente no formamos parte. Animamos al cliente existente a compartir buenas noticias y desafíos.
Vamos a probarlo.
Si realmente tiene un concepto que necesita probar, entonces vamos a ayudarle a demostrarlo a usted. Hay razones legítimas por las que algunos aspectos de algunas implementaciones deben probarse primero. Tal vez la implementación tenga volúmenes muy grandes de cierto tipo de datos. Se nos pidió una vez, por ejemplo, que mostrara nuestra solución funcionando con una carga de proyecto particularmente grande. Se nos ha pedido que mostremos el software que funciona con determinados exploradores o con determinadas bases de datos, o que vinculemos a versiones concretas de determinados sistemas externos. Si ese es el tipo de concepto que bloquea la evaluación, las mejores personas que pueden superar ese desafío son los expertos en la materia.
Puedes entrenar con eso.
En el caso de que el cliente potencial deba mostrar absolutamente el sistema que trabaja con sus datos utilizados por su personal, ayudamos a cargar los datos en un sistema hospedado, a continuación, hacer un mínimo para configurar el sistema según lo deseado por el cliente y para entrenar a las personas que participarán. Preferimos mucho que nos incorporen a la empresa para ayudar con la demostración en sí, pero si no es posible, pedimos revisar el script o demostración que usarán las personas implicadas, y pedir ayuda para ajustarla o entrenar a las personas para que la entreguen.
¿Dónde está un piloto cuando necesitas uno?
¿Y qué hay del proyecto piloto? Mejor, ¿verdad? Podría ser. Si se le ha pedido que establezca una implementación piloto de un parte de horas empresarial o un sistema de administración de proyectos empresariales, debe empezar por determinar los objetivos. Si los objetivos son una prueba de concepto, no está en ningún programa piloto.
Un proyecto piloto es una implementación real, en producción y en directo. Normalmente implica un subconjunto de la base de usuarios total que se está teniendo en cuenta para el sistema que se está evaluando y, por lo tanto, es probable que un programa piloto tome algún tiempo. Aunque las necesidades de la base de usuarios de destino completa se consideran desde el principio, el programa piloto se centra en realizar una implementación real para los usuarios piloto. En realidad, administrarán sus proyectos o rellenarán realmente sus partes de horas con el nuevo sistema.
Los mismos desafíos a los que se enfrentará una implementación de producción completa también se enfrentan a la implementación piloto, con la excepción del volumen o la complejidad de los datos. Los desafíos más comunes de los proyectos piloto que he visto incluyen una falta de patrocinio, presupuesto insuficiente, tiempo y recursos y, probablemente lo peor de todo, una falta de objetivos articulados para saber cómo determinar si el proyecto piloto tuvo éxito o no.
Esto no quiere decir que un proyecto piloto sea malo. Hacer un piloto podría ser muy sensato y puede servir para mitigar el riesgo de afectar a toda la organización con una implementación incompleta o mal configurada. Pero hacer que un proyecto piloto sea exitoso toma algunas ideas.
Recientemente, comenzamos a trabajar en una implementación de tamaño significativo para una organización del sector público. Lo que es grato del ejercicio es que la organización ya ha pasado todo el tiempo que debería haber completado su evaluación. Han elegido el sistema empresarial. Felizmente, es nuestro. Hemos trabajado con su equipo de evaluación durante el último año para asegurarnos de que se respondieron a sus preguntas técnicas, pero ahora el enfoque se centra en el impacto en el proceso diario de las personas de esta organización.
Propusieron que trabajemos durante un período de 6 meses con un grupo que, aunque es considerable, sigue siendo sólo alrededor del 10 por ciento de todo el grupo. Hay un presupuesto adecuado, el piloto tiene el apoyo de la administración en el nivel más alto y tenemos suficiente tiempo para asegurarnos de que podemos ayudar con todo lo que haríamos normalmente en una implementación como esta. El grupo que se colocará en este entorno de seguimiento de proyectos y parte de horas trabajará con él, en producción, en un futuro próximo, por lo que no es solo una prueba. Esto es más parecido a la primera fase de la implementación, no a un ejercicio de "pruébelo y veremos cómo va". Con todos estos factores en vigor, tenemos todas las expectativas de un resultado exitoso a finales de este año.
Envolver
Los proyectos piloto y de prueba de concepto son un hecho de la vida en el software empresarial, pero si tiene uno en su futuro, puede ayudar a que sea un éxito señalar algunos factores de éxito clave para todos los involucrados:
En primer lugar, asegúrese de que tiene sus objetivos claramente articulados.
A continuación, asegúrese de que la administración comprenda lo que necesita y le apoyará en términos de dinero, recursos y tiempo para lograr esos objetivos.
Por último, asegúrese de realizar un plan de proyecto y administrarlo como cualquier otro proyecto de su cartera.
Acerca del autor
Chris Vandersluis es el presidente y fundador de Montreal, HMS Software, un asociado certificado de Microsoft con sede en Canadá. Tiene una licenciatura en economía de la Universidad McGill y más de 30 años de experiencia en la automatización de sistemas de control de proyectos. Es un miembro de larga data del Project Management Institute (PMI) y ayudó a encontrar los capítulos de Montreal, Toronto y Quebec del Grupo de Usuarios de Microsoft Project (MPUG). Entre las publicaciones para las que Chris ha escrito se incluyen Fortune, Heavy Construction News, la revista Computing Canada, PMNetwork de PMI y Project Times. Enseña administración avanzada de proyectos en la Universidad McGill y a menudo habla en las funciones de asociación de administración de proyectos en Norteamérica y en todo el mundo. HMS Software es el editor del sistema de mantenimiento de tiempo orientado al proyecto TimeControl y ha sido asociado de soluciones de Microsoft Project desde 1995.
Chris Vandersluis puede ser contactado por correo electrónico en: chris.vandersluis@hms.ca
Si desea leer más artículos relacionados con EPM de Chris Vandersluis, consulte su blog de EPM Guidance (https://www.epmguidance.com/?page_id=39).