Descripción general: usar un buzón de sitio para colaborar con un grupo

Importante: La característica de buzón de sitio en SharePoint se ha dejado de usar a partir de marzo de 2017. Esta característica se eliminará por completo en una versión futura. Las nuevas organizaciones de SharePoint ya no tienen acceso a la característica de buzón de sitio. Las organizaciones de SharePoint existentes ya no pueden crear nuevos buzones de sitio. Cualquier buzón de sitio que se haya configurado e implementado antes de marzo, 2017 seguirá funcionando.
Proporcionaremos un proceso para ayudar a la transición de sus sitios de buzón de sitio existentes a un grupo Microsoft 365 de septiembre de 2017. Si actualmente usa la característica de buzón de sitio en SharePoint, considere la posibilidad de cambiar a Grupos de Microsoft 365 en lugar de admitir los escenarios de colaboración de correo electrónico. Para obtener más información, vea usar los grupos de Office 365 en lugar de los buzones del sitio.

Nota: La característica de buzón de sitio seguirá siendo compatible con los productos SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint 2013 y SharePoint 2010. Se recomienda a los clientes explorar los buzones compartidos como alternativa a los buzones del sitio.

Un buzón de sitio es una cuenta centralizada de correo electrónico y uso compartido de documentos a la que se tiene acceso desde un sitio de SharePoint. El grupo puede optar por utilizar un buzón de sitio para recopilar las conversaciones por correo electrónico pertinentes para todo el equipo o para colaborar en la redacción de un mensaje de correo electrónico importante. También puede resultar útil para el grupo compartir documentos importantes de forma segura mediante un buzón de sitio.

Después de configurar un buzón de sitio para el sitio, se crea una nueva cuenta de correo electrónico que usa el nombre de su sitio. Por ejemplo, supongamos que tiene un sitio de grupo que usa la dirección URL http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite. La dirección de correo electrónico para ese buzón de sitio sería HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com . Para obtener más información, vea Agregar un buzón de sitio para mantener el correo electrónico en contexto.

Recopilar conversaciones de correo electrónico del nivel del grupo

Muchos equipos tienen conversaciones que usan mensajes de correo electrónico de forma regular. Algunas de esas conversaciones generan información que puede ser una referencia útil en el futuro. En lugar de perder esa información en su bandeja de entrada, puede reenviar el correo electrónico más útil en el hilo a su buzón de sitio. Todos los usuarios que tengan permisos de colaboración en su sitio pueden abrir el buzón del sitio y ver el mensaje. Esto proporciona un registro de correo electrónico en el buzón del sitio para que los miembros del equipo puedan encontrar la información que necesitan más adelante.

Otra ventaja de recopilar estas conversaciones de correo electrónico de nivel de equipo es simplemente CC la dirección de correo electrónico del buzón del sitio al enviar un mensaje de correo electrónico al equipo. Puede incluso incluir la dirección de correo electrónico del buzón del sitio en un grupo de contactos o lista de distribución, de modo que se agregue de forma automática cada vez que envíe correo electrónico al grupo.

Mensaje de correo electrónico con el buzón de sitio incluido en el campo CC.

¿Desea más información?    Eche un vistazo a Usar un buzón del sitio para coordinar el correo electrónico del equipo.

Compartir documentos con otros usuarios

Todo los grupos tienen documentos que se deben almacenar en algún lugar y, por lo general, se deben compartir con otros usuarios. Si almacena los documentos de su equipo en su sitio de SharePoint, puede usar la aplicación de buzón de sitio para compartir esos documentos con los usuarios que tienen acceso al sitio.

Importante:  Cuando los usuarios vean un buzón de sitio en Outlook, se mostrará una lista de todos los documentos de las bibliotecas de documentos de ese sitio. Los buzones del sitio presentan la misma lista de documentos a todos los usuarios, de modo que algunos usuarios podrían ver documentos que no pueden abrir.

¿Desea más información?    Eche un vistazo a Usar un buzón del sitio para colaborar en documentos.

Vea también

Usar un buzón de sitio para organizar el correo electrónico de un equipo o proyecto

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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