Es posible que se produzcan situaciones en las que no pueda editar datos en Vista de hoja de datos de consulta para cambiar los datos de la tabla subyacente. Este artículo le ayuda a comprender cuándo puede editar datos de consulta, cuándo no puede editar datos de consulta y cómo cambiar el diseño de una consulta para que pueda editar los datos subyacentes.
En este artículo
Introducción
Al abrir una consulta en la vista Hoja de datos, es posible que desee modificar los datos. Tal vez observe un error o tal vez vea información obsoleta. En función de cómo se haya creado la consulta, puede editar los datos directamente en la consulta hoja de datos.
Si intenta editar los datos en una hoja de datos de consulta, pero no ocurre nada, o Windows reproduce un sonido y no se produce la edición, no puede realizar la edición. Puede que la propia consulta no esté disponible para su edición, como una consulta de tabla de referencias cruzadas. También puede suceder que solo el campo que está intentando editar no esté disponible para su edición, por ejemplo, si el campo se basa en una función de agregado, como un promedio. En cualquier caso, es posible que pueda hacer algo para habilitar la edición.
Además de editar datos en la vista Hoja de datos de la consulta, también puede usar un consulta de actualización para actualizar datos en una tabla. En este artículo no se tratan las consultas de actualización.
Para obtener más información sobre las consultas de actualización, vea el artículo Crear y ejecutar una consulta de actualización.
Normalmente, cuando desea editar datos en la vista Hoja de datos de la consulta, desea que los cambios se guarden en las tablas en las que se basa la consulta. Si no desea cambiar los datos de esas tablas, pero le gustaría seguir editando los datos y mantenerlos cuando haya terminado, puede usar una consulta de creación de tabla para crear primero una nueva tabla cuyos datos puede editar. También puede usar una consulta de creación de tabla para guardar los resultados de una consulta que no permite la edición como una tabla nueva y, a continuación, editar los datos de esa tabla nueva. En este artículo no se explica cómo crear y ejecutar consultas de creación de tabla.
Para obtener más información sobre las consultas de creación de tabla, vea el artículo Crear una consulta de creación de tabla.
¿Cuándo puedo editar datos en una consulta?
Siempre puede editar los datos de una consulta cuando la consulta se basa en una sola tabla o en dos tablas que contienen una relación de uno a uno entre sí.
Nota: Incluso cuando puede editar datos en una consulta, es posible que algunos de sus campos no estén disponibles para su edición. Estos casos se enumeran en la sección siguiente.
¿Cuándo no puedo editar datos en una consulta?
Nunca puede editar los datos de una consulta cuando:
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La consulta es un consulta de tabla de referencias cruzadas.
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La consulta es un consulta específica de SQL.
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El campo que intenta editar es un campo calculado. En este caso, es posible que pueda editar los demás campos.
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La consulta se basa en tres o más tablas y existe una relación de varios a uno a varios.
Nota: Aunque en este caso no puede editar la hoja de datos de la consulta, puede editar los datos de un formulario cuando la propiedad RecordsetType del formulario se establece en Dynaset (Novedades incoherente).
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La consulta contiene una cláusula GROUP BY.
Cómo cambiar una consulta para que pueda editar sus datos?
En la tabla siguiente se enumeran casos en los que no se puede editar una consulta, emparejada con métodos para que la hoja de datos de la consulta esté disponible para su edición.
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No puede editar los valores de una hoja de datos de consulta cuando: |
Para que la hoja de datos de la consulta esté disponible para su edición: |
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La propiedad Valores únicos de la consulta se establece en Sí. |
Establezca la propiedad Valores únicos de la consulta en No. Vea la sección siguiente, Establecer la propiedad Valores únicos en No, para obtener información sobre cómo establecer esta propiedad. |
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La consulta incluye una tabla de base de datos ODBC vinculada sin índice único o una tabla Paradox sin una clave principal. |
Agregue una clave principal o un índice único a la tabla vinculada mediante los métodos proporcionados por el proveedor de la base de datos vinculada. |
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No tiene permisos de Actualizar datos para la tabla subyacente. |
Asignar permisos de actualización de datos. |
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La consulta incluye más de una tabla o una consulta, y las tablas o consultas no se combinan mediante una línea de combinación en la vista Diseño. |
Cree las combinaciones adecuadas. Vea la sección Crear combinaciones para obtener información sobre cómo crear las combinaciones. |
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La base de datos está abierta como de solo lectura o se encuentra en una unidad de solo lectura. |
Cierre la base de datos y vuelva a abrirla sin seleccionar Abrir en modo de solo lectura; o bien, si la base de datos se encuentra en una unidad de solo lectura, quite el atributo de solo lectura de la unidad o mueva la base de datos a una unidad que no sea de solo lectura. |
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El campo del registro que intenta actualizar se elimina o otro usuario lo bloquea. |
Espere a que se desbloquee el registro. Un registro bloqueado se puede actualizar tan pronto como se desbloquea el registro. Espere a que el otro usuario finalice la operación que ha bloqueado el registro. |
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La consulta se basa en tablas con un relación de uno a varios y el campo de combinación del lado "varios" no es un campo de salida. En este caso, no se pueden modificar los datos del campo de combinación del lado "uno". |
Agregue el campo de combinación del lado "varios" de la relación a los campos de salida de la consulta. Vea la sección Agregar el campo de combinación del lado "varios" a los campos de salida de la consulta para obtener información sobre cómo agregar el campo de combinación. |
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El campo de combinación del lado "varios" (después de editar los datos) se encuentra en el lado "uno". |
Presione MAYÚS+F9 para confirmar los cambios y actualizar la consulta. |
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Hay un campo en blanco de la tabla en el lado "uno" de una relación uno a varios y la combinación es una combinación externa derecha. |
Asegúrese de que hay un valor en ese campo en el lado "uno". Puede editar el campo de combinación en el lado "varios" solo si hay un valor en ese campo en el lado "uno". |
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Está usando una tabla de base de datos ODBC vinculada y no todos los campos del índice único de la tabla vinculada están en el resultado de la consulta. |
Agregue todos los campos del índice único de la tabla ODBC a los campos de salida de la consulta. Vea la sección Agregar campos de índice únicos de una tabla ODBC vinculada para obtener información sobre cómo agregar los campos. |
Establecer la propiedad Valores únicos en No
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Abra la consulta en la Vista Diseño.
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Si la hoja de propiedades no está abierta, presione F4 para abrirla. Haga clic una vez en la cuadrícula de diseño de la consulta para asegurarse de que la hoja de propiedades muestra las propiedades de la consulta en lugar de las propiedades de campo.
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En la hoja de propiedades, busque el cuadro de propiedades Valores únicos . Haga clic en el cuadro junto a él, haga clic en la flecha de ese cuadro y, a continuación, haga clic en No.
Crear combinaciones
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Abra la consulta en la Vista Diseño.
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Para cada tabla o consulta que desee combinar con otra, arrastre el campo de combinación de esa tabla o consulta al campo correspondiente de la tabla o consulta en la que desea crear la combinación.
Para obtener más información sobre cómo crear combinaciones, vea el artículo Combinar tablas y consultas.
Agregar el campo de combinación del lado "varios" a los campos de salida de la consulta
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Abra la consulta en la Vista Diseño.
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En el diseñador de consultas, busque la combinación que corresponde a la relación uno a varios relevante.
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Haga doble clic en el campo de combinación del lado "varios" de la relación uno a varios. El campo de combinación aparece en la cuadrícula de campos, lo que indica que ahora es un campo de salida.
Agregar campos de índice únicos de una tabla ODBC vinculada
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Abra la consulta en la Vista Diseño.
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En el diseñador de consultas, busque la tabla ODBC vinculada.
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Los campos de índice únicos tendrán un símbolo de clave junto al nombre del campo. Haga doble clic en cada campo que aún no esté en la cuadrícula de campos. Cada campo aparece en la cuadrícula de campos, lo que indica que ahora es un campo de salida.
