Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Enviar correo electrónico en un flujo de trabajo

Enviar un correo electrónico cuando se agregó un elemento de lista en algunas versiones de SharePoint requiere muchos pasos, cuyos detalles siguen. Sin embargo, si usa la versión más reciente de SharePoint, puede agregar un flujo directamente desde la lista. Una plantilla de flujo para Enviar un correo electrónico cuando se agrega un elemento de lista incluye los pasos básicos necesarios para empezar a usarlo rápidamente.

Nota: Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se han retirado desde el 1 de agosto de 2020 para los nuevos inquilinos y se han eliminado de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020.  Si está usando flujos de trabajo de SharePoint 2010, le recomendamos migrar a automateo de energía u otras soluciones admitidas. Para obtener más información, consulte retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.

Enviar correo desde el flujo de trabajo

Enviar un mensaje de correo electrónico básico desde un flujo de trabajo

Elemento nuevo desencadenante de flujo de trabajo para enviar mensajes de correo electrónico

Mediante la acción Enviar un correo electrónico en el diseñador de flujo de trabajo, puede configurar el flujo de trabajo personalizado para enviarle mensajes de correo electrónico o a cualquier otro usuario o grupo específico. Los campos disponibles para un correo electrónico son to, CC, Subjecty Body. Estos campos pueden contener texto estático y texto generado dinámicamente desde búsquedas de flujo de trabajo.

Puede usar la acción Enviar un correo electrónico para generar muchos tipos de correos electrónicos, entre los que se incluyen notificaciones cuando el flujo de trabajo llega a fases especificadas o ejecuta acciones especificadas (incluido el inicio y la detención general del flujo de trabajo) y avisos sobre tareas que no están completas por su fecha de vencimiento.

Nota: La configuración del correo electrónico saliente se debe configurar en el servidor antes de que el flujo de trabajo pueda enviar correos electrónicos. Si no está seguro sobre la configuración de correo electrónico actual del servidor, consulte al administrador del servidor. Para obtener más información sobre la configuración del correo electrónico saliente, consulte la sección vea también .

En este ejemplo, configurará su flujo de trabajo para que le envíe una notificación por correo electrónico cada vez que empiece a ejecutarse en un nuevo elemento. Use la versión de SharePoint Designer que coincida con su versión de Servidor de SharePoint. Por ejemplo, para SharePoint Server 2010 use SharePoint Designer 2010. Para todas las versiones posteriores a SharePoint Server 2010, incluidas SharePoint Server 2016 y SharePoint en Microsoft 365, use SharePoint Designer 2013. Descargue SharePoint Designer 2013 desde el centro de descarga de Microsoft.Para obtener más información, vea vea también.

Abra SharePoint Designer 2013 y conéctese a un sitio de SharePoint

SharePoint Designer 2013 se instala como una aplicación de Office 2013. Para abrir SharePoint Designer 2013 y conectarse a un sitio de SharePoint, siga estos pasos:

  1. Para abrir SharePoint Designer 2013, selecciónelo en el menú Inicio . Seleccione el icono inicio>todos los programas>Microsoft Office 2013>SharePoint Designer 2013.

  2. En la página de inicio de SharePoint Designer 2013, seleccione abrir sitio.

  3. Escriba el sitio de SharePoint al que desea conectarse, por ejemplo, http://www.contoso.com/sites/a-sharepoint-site.

  4. Para abrir el sitio, seleccione abrir.

  5. Si se le solicita, escriba sus credenciales. (Si la seguridad no está integrada en el equipo en el que inició sesión, se le pedirá que introduzca sus credenciales). Asegúrese de usar credenciales con acceso al sitio de SharePoint.

Cree un flujo de trabajo Lista basado en la plataforma de flujo de trabajo de SharePoint

  1. En el panel de navegación, seleccione nodo de flujos de trabajo.

  2. En la nueva sección de la pestaña flujos de trabajo , seleccione la lista desplegable de flujo de trabajo . texto alternativo

  3. Seleccione la lista que desea asociar con el nuevo flujo de trabajo.

  4. En el diálogo Crear flujo de trabajo de lista , escriba un nombre y una descripción para el flujo de trabajo y, a continuación, asegúrese de establecer el tipo de plataforma en el flujo de trabajo de SharePoint 2013. texto alternativo

  5. Para crear el flujo de trabajo, seleccione Aceptar.

Ahora que se ha creado el flujo de trabajo, puede agregar acciones, condiciones, fases, pasos y bucles para crear su flujo de trabajo. Estos componentes de flujo de trabajo están disponibles en la cinta de opciones de SharePoint Designer 2013.

texto alternativo

Nota: Si no ve el flujo de trabajo de sharepoint 2013 como un tipo de plataforma disponible, el administrador de flujos de trabajo no está configurado para funcionar con la granja de SharePoint. Para resolverlo, vea configurar el administrador de flujos de trabajo para que funcione con la granja de servidores de SharePoint Server 2013.

Para obtener más información sobre la lista disponible de acciones de flujo de trabajo, vea vea también.

Cree la acción para enviar el correo electrónico 

  1. Seleccione accionesy, después, haga clic en Enviar un correo electrónico.

  2. En la acción, seleccione estos usuarios. texto alternativo

  3. En el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , seleccione los usuarios de los usuarios y grupos existentes, o introduzca su propia dirección de correo electrónico en el campo para .

    Notas: 

    • Para enviar un correo electrónico a una dirección de correo electrónico externo. debe poder recuperar información del servidor de correo electrónico respectivo.

    • La dirección de para un correo electrónico puede ser una dirección estática específica (por ejemplo, NORTHWINDTRADERS\junmin o Junmin@northwindtraders.com) o una búsqueda de flujo de trabajo a información variable. Para obtener más información sobre cómo usar las búsquedas de flujo de trabajo para direccionar dinámicamente los correos electrónicos enviados desde el flujo de trabajo en lugar de usar direcciones estáticas, vea seleccionar dinámicamente los usuarios o grupos para recibir el mensaje.

    • La dirección del remitente del mensaje de correo electrónico representado siempre será la dirección de correo electrónico del administrador del servidor, a menos que el administrador del servidor cambie la dirección del remitente de la actual aplicación web o de todas las aplicaciones Web. Para obtener más información, lea Configurar el correo electrónico saliente para una aplicación web específica.

  4. En el campo asunto , escriba un asunto para el correo electrónico o, para definir una búsqueda de flujo de trabajo en el texto que quiera aquí, seleccione Mostrar enlace de datos Imagen del botón .

    Nota: Para que el flujo de trabajo se compile correctamente, debe escribir algo en el campo asunto .

  5. En el cuadro grande debajo del campo asunto , escriba o pegue el texto del cuerpo del mensaje de correo electrónico.

    texto alternativo

  6. Seleccione Aceptar.

  7. Seleccione acción>ir a un escenario.

  8. Seleccione fin de flujo de trabajo. texto alternativo

  9. Seleccione Publicar. texto alternativo

Para obtener más información sobre opciones avanzadas para modificar el contenido del correo electrónico, vea las secciones siguientes.

Parte superior de la página

Seleccionar dinámicamente los usuarios o grupos que recibirán el mensaje

Si proporciona direcciones estáticas en los campos para y CC de su correo electrónico, en cualquier momento que necesite cambiar los destinatarios, debe abrir el flujo de trabajo en el diseñador de flujo de trabajo y realizar los cambios de forma manual. Si las direcciones cambian con frecuencia, es preferible usar búsquedas de flujo de trabajo en los campos Para y Cc. Las búsquedas pueden hacer referencia a las direcciones procedentes de un campo en el elemento actual, de un campo en un elemento de otra lista o biblioteca, o de variables de flujos de trabajo.

Usar una lista personalizada para almacenar direcciones de destinatarios

Si los destinatarios cambian periódicamente, pero con suficiente frecuencia que deben especificarse en un formulario de inicio cada vez que se inicie el flujo de trabajo, puede crear una lista de destinatarios personalizada que contenga un elemento de lista para cada flujo de trabajo que hace referencia a él y, a continuación, puede almacenar las direcciones a las que se van a enviar los mensajes de correo electrónico de cada flujo Cuando cambian los destinatarios de los mensajes de cualquier flujo de trabajo, todo lo que debe hacer es cambiar las direcciones en el campo correspondiente en el elemento de lista de destinatarios para ese flujo de trabajo.

Importante: Las columnas en las que se almacenan las direcciones de los correos electrónicos de flujo de trabajo pueden ser de una sola línea de texto, de varias líneas de texto o de columnas de tipo persona o grupo. Si usa una columna de persona o grupo, solo se puede realizar una entrada en cada campo al que hará referencia el flujo de trabajo para las direcciones de correo electrónico. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar No en Permitir selecciones múltiples. Si desea usar este tipo de columna para especificar varios destinatarios, puede crear un grupo de SharePoint que incluya a las personas a las que desea que el flujo de trabajo solucione el correo y, a continuación, especificar el grupo en el campo. Al crear la columna, asegúrese de seleccionar Personas y Grupos en Permitir la selección de. Para obtener más información sobre la creación de listas y la adición de columnas, vea vea también.

Nota: Al crear grupos de SharePoint, asegúrese de que cada grupo tiene al menos permisos de lectura para el sitio y que en el área configuración de grupo de la página nuevo grupo , en quién puede ver la pertenencia del grupo, seleccione todos.

Para usar una búsqueda de flujo de trabajo para una lista de destinatarios personalizada:

  1. En el explorador, cree una lista personalizada denominada a Destinatarios con las siguientes tres columnas:

    • Cambie el nombre predeterminado de la columna Título a Nombre del flujo de trabajo. Deje todas las demás opciones como está. Para obtener más información acerca del cambio de columna en una lista o biblioteca, vea Vea también.

    • Agregue una columna Persona o Grupo denominada Para. En esta columna, permita la selección de personas y grupos, pero no permita las selecciones múltiples. Deje todas las demás opciones como está. Para obtener más información sobre cómo crear una columna en una lista o biblioteca, vea Vea también.

    • Agregue una columna de línea única de texto denominada CC. Deje todas las demás opciones como está.

  2. En la lista de destinatarios, cree un nuevo elemento y, a continuación, haga lo siguiente:

    • En el campo nombre del flujo de trabajo , escriba revisión de documento , que es el nombre del flujo de trabajo de ejemplo usado aquí.

    • En el campo para , seleccione libreta de direcciones Imagen del botón y, a continuación, en el cuadro de diálogo seleccionar personas y grupos , seleccione una sola persona o un grupo al que dirigir la dirección de correo electrónico.

    • En el campo CC , escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios a los que desea dirigir copias, separando varias direcciones con punto y coma.

  3. Crear un nuevo flujo de trabajo.

  4. Seleccione accionesy, después, haga clic en Enviar un correo electrónico.

  5. En la acción, seleccione estos usuarios.

  6. En el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , al final del cuadro para , haga clic en Libreta de direcciones Imagen del botón .

  7. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios , en la lista o seleccione de usuarios y grupos existentes , seleccione búsqueda de flujo de trabajo para un usuarioy, a continuación, seleccione Agregar.

  8. En el cuadro de diálogo Buscar persona o grupo , seleccione las siguientes opciones:

    • Origen de datos: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo de origen: ao el campo que contiene la dirección que desea en la línea para.

    • Devolver campo como: nombre de inicio de sesión. Esto decide el formato de campo "para" en el correo electrónico.

    • Campo: Destinatarios: Nombre del flujo de trabajo

    • Valor: escriba la revisión del documentoo el nombre del flujo de trabajo actual.

      texto alternativo

      Este estado de búsqueda "de la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo para donde el nombre de flujo de trabajo es igual a revisión de documento".

      La mitad superior del cuadro de diálogo especifica la lista y la columna; en la parte inferior del cuadro de diálogo se especifica la fila.

  9. En el cuadro de diálogo Buscar persona o grupo , seleccione Aceptar.

  10. En el mensaje de correo electrónico sobre cómo asegurar búsquedas únicas, seleccione Aceptar.

  11. Para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios , vuelva a seleccionar Aceptar .

  12. En el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , al final del campo CC , seleccione Imagen del botón de Libreta de direcciones .

  13. En el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios , en la lista o seleccione de usuarios y grupos existentes , seleccione búsqueda de flujo de trabajo para un usuarioy, a continuación, seleccione Agregar.

  14. En el cuadro de diálogo definir búsqueda de flujo de trabajo , seleccione las siguientes opciones:

    • Origen de datos: destinatarios o el nombre de su lista personalizada.

    • Campo de origen: CCo el campo que contiene la dirección que desea en la línea CC.

    • Devolver campo como: nombre de inicio de sesión. Esto decide el formato de campo "para" en el correo electrónico.

    • Campo: Destinatarios: Nombre del flujo de trabajo

    • Valor: escriba la revisión del documentoo el nombre del flujo de trabajo actual.

      texto alternativo

      Este estado de búsqueda "de la lista de destinatarios, seleccione el valor del campo CC donde el nombre de flujo de trabajo es igual a revisión de documento".

  15. Seleccione Aceptary, en el mensaje de advertencia, seleccione Aceptar de nuevo.

  16. Para cerrar el cuadro de diálogo Seleccionar usuarios , seleccione Aceptar.

Ahora, cuando el flujo de trabajo envíe este mensaje de correo electrónico, lo enviará a las direcciones que aparecen en los campos para y CC del elemento revisión de documentos de la lista de destinatarios personalizados. Para cambiar los destinatarios, simplemente haga los cambios que desee en el elemento de la lista.

Un único flujo de trabajo puede enviar varios correos electrónicos y es posible que los mensajes de correo electrónico no se envíen a los mismos destinatarios. Para almacenar otras direcciones de mensajes de correo electrónico adicionales enviados por este flujo de trabajo, puede Agregar columnas a la lista para almacenar las demás direcciones. En este caso, puede nombrar las columnas como «Primer mensaje para», «Segundo mensaje para», etcétera.

También puede diseñar la lista para crear un elemento para cada uno de los mensajes de correo electrónico que envía el flujo de trabajo, en lugar de un elemento para cada flujo de trabajo. En este caso, asegúrese de que el nombre usado para identificar cada mensaje de correo electrónico es único, de modo que las búsquedas que recuperan las direcciones devuelvan el valor único que desee.

Usar el formulario de inicio del flujo de trabajo para especificar destinatarios

Si desea especificar manualmente los destinatarios cada vez que se inicie un flujo de trabajo, puede personalizar el formulario de inicio del flujo de trabajo para recopilar las direcciones de la persona que inicia el flujo de trabajo. El flujo de trabajo puede simplemente usar las direcciones escritas directamente o copiarlas a campos del elemento actual, donde seguirán estando disponibles como referencia una vez completada la instancia actual del flujo de trabajo. Si el flujo de trabajo está configurada para que también inicie automáticamente, puede especificar las direcciones de forma predeterminada en el formulario de inicio para cuando se produce un inicio automático.

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Incluir información sobre el elemento actual

Hasta el momento, el cuerpo del mensaje de correo electrónico del ejemplo es estático: cada vez que el flujo de trabajo crea una instancia del correo electrónico, el texto será exactamente el mismo.

Sin embargo, puede ser útil incluir texto que cambia en relación con el elemento que se está ejecutando actualmente en el flujo de trabajo. Por ejemplo, podría ser útil incluir el título del documento que necesita revisarse en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Para incluir este tipo de información dinámica, use una búsqueda de flujo de trabajo. Las búsquedas recuperan datos de diferentes orígenes de datos, como listas, bibliotecas y datos de flujo de trabajo.

Para agregar el título del documento al texto de correo electrónico:

  1. Escriba o pegue el texto estático dentro del cual desea que aparezca la información de búsqueda.

    texto alternativo

  2. Coloque el punto de inserción donde desee que se sitúe la búsqueda.

    Sugerencia: Después de insertar una búsqueda, no puede arrastrarla a una nueva ubicación. (Sin embargo, es posible «reubicar» una búsqueda arrastrando el texto que la rodea). De forma similar, no es posible cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que incluya una búsqueda.

  3. Seleccione Agregar o cambiar búsqueda.

  4. En el cuadro de diálogo Buscarcadena , en el campo origen de datos , seleccione elemento actualy, en el campo origen del campo, seleccione nombre.

    texto alternativo

  5. Seleccione Aceptar.

  6. La búsqueda insertada aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. texto alternativo

  7. Para publicar el flujo de trabajo, seleccione publicar.

Cuando se ejecuta el flujo de trabajo y se genera el correo electrónico, la búsqueda se sustituye por el título del documento.

Insertar título 5

Incluir el título del documento es útil, pero puede resultar todavía más útil incluir un hipervínculo que lleve directamente al propio documento. Para ello, incluya una búsqueda en el hipervínculo.

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Incluir un hipervínculo estático

Para incluir un hipervínculo estático: uno que siempre se vincule a la misma dirección o ubicación, en el cuerpo del correo electrónico del flujo de trabajo, en la esquina superior derecha del panel de la herramienta formato en definir mensaje de correo electrónico, haga clic en el botón Editar hipervínculo .

  1. Escriba o pegue el texto estático dentro del cual desea que aparezca el vínculo.

  2. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo.

    texto alternativo
  3. En el cuadro de diálogo modificar hipervínculo , escriba la dirección del sitio Web. texto alternativo

  4. Seleccione Aceptar.

    El hipervínculo insertado aparece en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. texto alternativo

Nota: Los programas de correo electrónico basados en texto no procesan el hipervínculo.

Para obtener información sobre cómo usar una búsqueda de flujo de trabajo para crear un hipervínculo dinámico que apunta a distintas direcciones según el elemento en el que se está ejecutando el flujo de trabajo, vea incluir un hipervínculo al elemento actual.

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Incluir un hipervínculo en el elemento actual

En la sección anterior, incluir un hipervínculo estático, la dirección del hipervínculo de ejemplo no incluye información de variable: cada vez que el flujo de trabajo envía el correo electrónico, el hipervínculo apunta a la misma página.

Sin embargo, mediante una búsqueda de flujo de trabajo, puede crear un vínculo dinámico que utilice la información sobre el elemento actual para decidir a qué dirección URL debe apuntar.

Si el elemento actual es un documento en una biblioteca de documentos

En el ejemplo de notificación de inicio de flujo de trabajo, es recomendable que proporcione un vínculo al propio documento nuevo:

  1. Escriba o pegue el texto estático dentro del cual desea que aparezca el vínculo.

  2. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo.

  3. En el cuadro de diálogo modificar hipervínculo , seleccione función (FX).

    Sugerencia: Después de insertar una búsqueda, no puede arrastrarla a una nueva ubicación. (Sin embargo, es posible «reubicar» una búsqueda arrastrando el texto que la rodea). De forma similar, no es posible cortar, copiar o pegar una búsqueda o cualquier texto que incluya una búsqueda.

  4. En el cuadro de diálogo Buscar cadena , en el campoorigen de datos, seleccione elemento actual.

  5. En el campo de origen , seleccione dirección URL absoluta codificaday, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Insertar hipervínculo para elemento actual 1 Insertar hipervínculo para elemento actual 2 Insertar hipervínculo para elemento actual 3

Cuando el destinatario del mensaje de correo electrónico selecciona el vínculo, el documento se abre para verlo o editarlo.

Si el elemento actual es un elemento de lista

Al crear un vínculo a un elemento de lista (por ejemplo, un anuncio o un evento de calendario) puede elegir que el vínculo Abra el formulario de visualización (DispForm. aspx) o el formulario de edición (EditForm. aspx) del elemento de lista.

Para crear un vínculo que abre el elemento de lista:

  1. En el explorador, vaya a la lista en la que desea crear este flujo de trabajo.

  2. Abra el elemento de lista de cualquier documento existente en la biblioteca, con la opción Ver elemento si desea que el vínculo Abra el formulario de visualización o Editar elemento si quiere que el vínculo Abra el formulario de edición.

  3. Copie la dirección de la barra de direcciones desde el principio http: o https: por el primer signo igual (=).

    Insertar hipervínculo para elemento de lista 1

  4. El texto ?ID= es un parámetro de la cadena de consulta que indica a la página que muestre el formulario para el elemento en la lista actual que contenga el ID de la lista que sigue al signo igual (=), que en este ejemplo será el ID de la lista del elemento actual, según es identificado por la búsqueda del flujo de trabajo.

    Nota: Si el elemento actual es una tarea creada por una de las tres acciones de tareas de flujo de trabajo y desea que el vínculo Abra el formulario de tareas personalizado (y no el formulario predeterminado de presentación o edición de la lista de tareas), vea si el elemento actual es un formulario de tareas personalizado. Para tareas no creadas por una acción de tarea del flujo de trabajo y para mostrar los formularios de visualización incluso de tareas creadas por una de las acciones de tarea de flujo de trabajo, únicamente necesita el procedimiento actual.

  5. En el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , escriba o pegue el texto estático dentro del cual desea que aparezca el vínculo, por ejemplo, para ver el elemento de la lista, haga clic aquí.

  6. Seleccione el texto y haga clic en Editar hipervínculo.

  7. En el cuadro modificar hipervínculo , en el campo Dirección , seleccione generador de cadenas.

  8. En el cuadro de diálogo generador de cadenas , pegue la dirección.

  9. Coloque el punto de inserción directamente después del signo igual (=) y, a continuación, seleccione Agregar o cambiar búsqueda.

  10. En el cuadro de diálogo Buscar cadena , en el campo origen , seleccione elemento actual y, en el campoorigen del campo, seleccione ID.

    Insertar hipervínculo para elemento de lista 3

  11. Seleccione Aceptar.

    La cadena final del generador de cadenas debe empezar con http:// o https:// y finalizar con [%Current Item:ID%]. Insertar hipervínculo para elemento de lista 4

    Importante: Aunque la búsqueda del identificador de elemento actual es útil para crear vínculos al elemento de lista actual, las siguientes búsquedas pueden presentar errores en la ruta de acceso representada y no se recomiendan para su inclusión en vínculos de correo electrónico: ruta de acceso, dirección URL relativa al servidor, dirección URL de origen y ruta de acceso URL.

  12. Seleccione Aceptar dos veces.

Los vínculos aparecerán en texto azul con un subrayado en el mensaje de correo electrónico.

Insertar hipervínculo para elemento de lista 5

Si tiene previsto usar el vínculo más de una vez, pase a la sección siguiente.

Guardar la dirección de un elemento de lista como variable de flujo de trabajo

Puede almacenar la dirección URL del formulario de visualización o del formulario de edición de un elemento de lista en una variable de flujo de trabajo para poder usarla en múltiples ubicaciones del mismo flujo de trabajo.

  1. En la ventana diseñador de flujo de trabajo, seleccione accionesy, a continuación, seleccione extraer subcadena del índice de cadena.

    Variable 1

  2. En el escenario, seleccione cadena y seleccione el botón de puntos suspensivos [...].

  3. En el cuadro de diálogo generador de cadenas , pegue la parte de texto estático de la dirección URL (pero no la búsqueda del identificador de elemento actual).

    Variable 2

  4. Coloque el punto de inserción después del signo igual (=) y, a continuación, seleccione Agregar o cambiar búsqueda.

  5. En el cuadro de diálogo Buscar cadena , en el campoorigen de datos, seleccione elemento actual y, en el campo origen del campo, seleccione ID.

    Variable 3

  6. Seleccione Aceptar.

    La búsqueda se agrega al texto en el cuadro de diálogo.

    Variable 4

  7. Para cerrar el cuadro de diálogo generador de cadenas , seleccione Aceptar.

  8. Seleccione 0 para empezar por 0 y reemplazarlo por 1.

    Nota: Al comenzar en tiene un valor mayor que 1, la cadena final tiene caracteres eliminados.

  9. Seleccione variable: Substring o variable: Substring1 en la salida a la variable: Substring.

  10. En la lista, seleccione crear una nueva variable y, a continuación, en el cuadro de diálogo Editar variable , escriba un nombre para la nueva variable.

  11. Asegúrese de que tipo es cadenay, a continuación, seleccione Aceptar. Variable 5

  12. Seleccione debajo de la acción que acaba de crear y agregue la acción Enviar un correo electrónico a las acciones y, a continuación, seleccione estos usuarios en la acción. Variable 6

  13. Para usar la nueva variable en el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , escriba o pegue el texto en el que desea que aparezca el vínculo en el cuerpo del correo electrónico. Seleccione el texto y, en el menú formato, seleccione Editar hipervínculo. Seleccione el botón [FX] o seleccione el botón de puntos suspensivos [...] y, a continuación, seleccione Agregar o cambiar búsqueda.

  14. En el cuadro de diálogo Buscar cadena , en la lista cuadro origen de datos , seleccione variables y parámetros de flujo de trabajo.

  15. En la lista campode origen , seleccione variable: nombre de variabley, a continuación, seleccione Aceptar y seleccione Aceptarel cuadro siguiente.

    Variable 7 Definir pantalla de mensaje de correo electrónico después de insertar variable

Ahora puede insertar esta variable en cualquier lugar que desee del flujo de trabajo actual.

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Incluir una imagen

Puede incluir un gráfico en el correo electrónico creando una variable y usando la etiqueta de imagen HTML <img/> para vincular a una imagen que se almacena como un archivo JPEG (. jpg) y cargar en una biblioteca de imágenes de su sitio.

  1. En la ventana diseñador de flujo de trabajo, seleccione accionesy, después, establecer variable de flujo de trabajo.

  2. Seleccione variable de flujo de trabajo y, a continuación, seleccione crear una nueva variable.

  3. En el cuadro de diálogo Editar variable , escriba un nombre para la nueva variable y asegúrese de que tipo es una cadenay, a continuación, seleccione Aceptar.

  4. Seleccione valor y, a continuación, seleccione el botón de puntos suspensivos [...]. En la ventana generador de cadenas , escriba o pegue la dirección URL del archivo de imagen JPEG en formato de etiqueta HTML, <img src ="URL"/> Generador de cadenas para imagen

  5. Seleccione Aceptar.

  6. La acción insertada aparecerá así. Variable de configuración para insertar una imagen

  7. Seleccione debajo de la acción que acaba de crear y agregue la acción Enviar un correo electrónico a la acción y, a continuación, seleccionehese los usuarios de la acción. Insertar acción Enviar un correo electrónico

  8. En el cuadro de diálogo definir mensaje de correo electrónico , seleccione Agregar o cambiar búsqueda.

  9. En el cuadro de diálogo Buscar cadena , en la lista origen de datos , seleccione variables y parámetros de flujo de trabajo.

  10. En la lista campo de origen , seleccione variable: nombre de variable y, a continuación, seleccione Aceptar. Cadena de correo electrónico en flujo de trabajo de imagen Cuerpo del mensaje de correo electrónico de flujo de trabajo con imagen

  11. Para cerrar la ventana definir mensaje de correo electrónico y publicar el flujo de trabajo, seleccione Aceptar de nuevo.

 Cuando se envía el mensaje de correo electrónico, aparece la imagen del archivo JPEG en lugar de la etiqueta del vínculo.

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Identificar opciones que no se admiten

No se admiten las siguientes opciones en la versión actual de la acción Enviar un mensaje de correo electrónico :

  • Especificar una dirección en la línea De. (Los correos electrónicos enviados por el flujo de trabajo siempre muestran la dirección de correo electrónico especificada por el administrador del servidor en la línea de . Solo el administrador del servidor puede cambiar esta función y solo se puede cambiar para todas las notificaciones de la aplicación Web actual, no por flujo de trabajo.)

  • Use una hoja de estilos en cascada (CSS) incrustada para dar formato al contenido del mensaje. El texto se puede formatear con el atributo de estilo , pero no se admiten las clases <style> Tag y CSS.

  • Con una búsqueda de flujo de trabajo en los cuadros Para o CC que haga referencia a una columna de tipo Persona o Grupo que contenga múltiples valores.

  • Especificar un destinatario CCO para un correo electrónico.

  • Incluir otro archivo con un mensaje como adjunto.

  • Incrustar archivos de imagen o de gráfico en un mensaje. En su lugar, Incluir una imagen.

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Vea también

SharePoint 2013 paso a paso: Configuración de correo electrónico saliente

Introducción a SharePoint Designer

Configurar el correo electrónico saliente para una aplicación web específica

Configurar el Administrador de flujos de trabajo para trabajar con el entorno de SharePoint Server 2013

Referencia rápida de acciones de flujo de trabajo

Crear una lista en SharePoint

Crear una columna en una lista o una biblioteca de SharePoint

Modificar una columna en una lista o una biblioteca

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS en SharePoint Online, SharePoint 2016 y SharePoint 2013

Crear una alerta o suscribirse a una fuente RSS en SharePoint 2010

Sugerencias para la solución de problemas 

La siguiente lista de preguntas puede ayudar a determinar la causa de problemas en la creación de un flujo de trabajo:

  1. ¿Puede crear otro tipo de flujo de trabajo en la misma lista? Por ejemplo, intente crear un flujo de trabajo de aprobación.

  2. ¿Puede crear el mismo flujo de trabajo:

    • ...en una lista diferente en el mismo sitio?

    • ...en un sitio diferente en la misma colección de sitios?

    • ...en un sitio diferente en la misma aplicación Web?

    • ...en una aplicación Web diferente?

    • ...iniciando sesión con una cuenta diferente?

    • ...desde un equipo diferente?

 Sugerencias avanzadas para la solución de problemas

Si ninguna de las sugerencias de solución de problemas básicas le ayudan a determinar la causa de un problema de flujo de trabajo, siga estos pasos:

  1. Asegúrese de que tiene los permisos requeridos a nivel de sitio y de flujo de trabajo. Vaya a configuración del sitio>permisos del sitio>comprobar permisos/configuración de la lista>permisos para esta lista y comprobar que los resultados de comprobar permisos coincidan con los siguientes:

    1. Permisos mínimos para diseñar un flujo de trabajo (guardar y publicar):

      1. en el sitio SharePoint: Diseño

      2. en la SharePoint lista: Editar

    2. Permisos mínimos para iniciar un flujo de trabajo:

      1. en el sitio SharePoint: Vista de solo lectura

      2. en la SharePoint lista: Colaborar

  2. Compruebe que la configuración de correo electrónico saliente incluye el Exchange servidor correcto.

    1. Abra una ventana de símbolo de sistema como administrador.

    2. Ejecute nslookup <Exchange dirección del servidor>. Por ejemplo: nslooup exch.contoso.com

    3. Debería ver la dirección IP resuelta del Exchange servidor en el resultado. Si no es así, póngase en contacto con su Exchange administrador y solicite Exchange el nombre de dominio completo correcto (FDQN).

  3. Envíe un correo electrónico a la misma persona con la función sendEmail de la clase SPUtility con el Shell de administración de SharePoint mediante los pasos siguientes.

    1. Abra SharePoint Management Shell como administrador. (Haga clic con el botón derecho en SharePoint Management Shell>Ejecutar como administrador)

    2. Use el script siguiente: Si el script responde con truey el usuario recibe un correo electrónico de SharePoint, SMTP está configurado correctamente en SharePoint.

    $Site = "Your Site Name"
    $Email = "User to whom you are sending an email through the workflow"
    $Subject = "Subject Line with the email"
    $Body = "Test Email Body"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
    
    # Below is the same script with sample data              
    $Site = "http://sp/"
    $Email = "User1@contoso.com"
    $Subject = "Test Email from SharePoint"
    $Body = "This is a Test Email"
    $web = Get-SPWeb $Site
    [Microsoft.SharePoint.Utilities.SPUtility]::SendEmail($Web ,0,0,$Email,$Subject,$Body)
  4. Con la funcionalidad de SMTP, envíe un correo electrónico al mismo usuario desde el servidor de SharePoint. Siga los pasos de Use Telnet para probar la comunicación SMTP.

Nota: De forma predeterminada, SharePoint no crea entradas del registro para los correos electrónicos salientes. SharePoint nunca envía correo electrónico directamente. Los mensajes de correo electrónico se retransmiten a través del servidor SMTP (Exchange ) configurado en Administración central. Para solucionar problemas de este tipo de flujo de trabajo, siga los pasos anteriores.

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