Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

Crear un esquema de filas

1. Asegúrese de que cada columna de los datos que desea resaltar tiene una etiqueta en la primera fila (por ejemplo, Región), contiene hechos similares en cada columna y que el rango que desea delinear no tiene filas en blanco ni columnas.

2. Si lo desea, las filas de detalles agrupadas pueden tener una fila de resumen correspondiente: un subtotal. Para crearlos, siga uno de estos procedimientos:

   • Insertar filas de resumen mediante el comando Subtotal 
     Use el comando Subtotal que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para más información sobre la función SUBTOTAL, vea Función SUBTOTAL.
   • Insertar sus propias filas de resumen 
     Inserte sus propias filas de resumen, con las fórmulas, inmediatamente encima o debajo de cada grupo de filas de detalle. Por ejemplo, debajo (o encima) de las filas de datos de ventas de marzo y abril, use SUMA (función SUMA) para obtener el subtotal de las ventas para esos meses. En la tabla que aparece más adelante en este tema se muestra un ejemplo.

3. De forma predeterminada, Excel busca filas de resumen debajo de los detalles que resumen, pero es posible crearlas encima de las filas de detalles. Si ha creado las filas de resumen debajo de los detalles, vaya al paso siguiente (paso 4). Si ha creado las filas de resumen encima de las filas de detalles, vaya a Esquema de datos> y, después, seleccione el iniciador de cuadros de diálogo.
   
   Se abre el cuadro de diálogo Configuración.
   
   En el cuadro de diálogo Configuración, desactive la casilla Resumen filas debajo del detalle y, a continuación, seleccione Aceptar.

4. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:
   Aplicar un esquema a los datos automáticamente

   1. Seleccione una celda en el rango de celdas que desea contornear.
   2. Vaya algrupode grupo>Esquema> de datos> y seleccione Esquema automático.
      

   Aplicar un esquema a los datos manualmente

   Importante

   Al agrupar los niveles de esquema manualmente, es mejor que se muestren todos los datos para evitar agrupar las filas incorrectamente.

   1. Para delinear el grupo externo (nivel 1), seleccione todas las filas que contiene el grupo externo (es decir, las filas de detalle y, si las agregó, sus filas de resumen).

      1. La primera fila contiene etiquetas y no está seleccionada. 2. Dado que este es el grupo externo, seleccione todas las filas con subtotales y detalles. 3. No seleccione el total general.

   2. Vaya algrupode grupo>Esquema de>datos>. En el cuadro de diálogo Grupo, seleccione Filasy luego Aceptar.

      Recomendación

      Si selecciona filas enteras en lugar de solo las celdas, Excel agrupa automáticamente por fila: el cuadro de diálogo Grupo ni siquiera se abre.

      
      Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

   3. Opcionalmente, aplique un esquema a un grupo interno anidado: las filas de detalle de una sección determinada de los datos.

      Nota

      Si no necesita crear ningún grupo interno, vaya al paso f más adelante.

      Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen.

      1. Puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están agrupadas en el nivel 2. 2. Esta sección está seleccionada y lista para agrupar. 3. No seleccione la fila de resumen de los datos que va a agrupar.

   4. Vaya algrupode grupo>Esquema de>datos>.
      
      En el cuadro de diálogo Grupo, seleccione Filasy luego Aceptar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

      Recomendación

      Si selecciona filas enteras en lugar de solo las celdas, Excel agrupa automáticamente por fila: el cuadro de diálogo Grupo ni siquiera se abre.

   5. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

   6. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y vaya aDesagrupar>esquema>de datos>Desagrupar.
      También puede desagrupar secciones del esquema sin quitar todo el nivel. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona el o el para el grupo y, después, vaya aEsquema> de datos>,Desagrupar>,Desagrupar.

      Importante

      Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas de detalle podrían permanecer ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. Después, vaya aFormato deceldas>de inicio>, seleccione Ocultar & Mostrar y seleccione Mostrar filas.

Crear un esquema de columnas

1. Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene una etiqueta en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.

2. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. La tabla mostrada en el paso 4 siguiente le muestra un ejemplo.

   Nota

   Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo.

3. Si la columna de resumen está a la izquierda de las columnas de detalles, vaya aEsquema de datos> y, después, seleccione el iniciador de cuadro de diálogo.
   
   Se abre el cuadro de diálogo Configuración.
   
   En el cuadro de diálogo Configuración, desactive la casilla Columnas de resumen a la derecha de los detalles y, a continuación, seleccione Aceptar.

4. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:
   Aplicar un esquema a los datos automáticamente

   1. Seleccione una celda del rango.
   2. Vaya algrupode grupo>Esquema> de datos> y seleccione Esquema automático.

   Aplicar un esquema a los datos manualmente

   Importante

   Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

   1. Para delinear el grupo externo (nivel 1), seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como los datos de detalles relacionados.

      1. La columna A contiene etiquetas. 2. Seleccione todas las columnas de detalles y subtotales. Tenga en cuenta que si no selecciona columnas enteras, al seleccionar Grupo (grupode esquema de>datos>), se abre el cuadro de diálogo Grupo y se le pide que elija filas o columnas. 3. No seleccione la columna de totales generales.

   2. Vaya algrupode grupo>Esquema de datos>>.
      
      El símbolo de esquema aparece encima del grupo.

   3. Para delinear un grupo interno y anidado de columnas de detalles (nivel 2 o superior), seleccione las columnas de detalles adyacentes a la columna que contiene la columna de resumen.

      1. Puede crear varios grupos en cada nivel interno. Aquí, dos secciones ya están agrupadas en el nivel 2. 2. Estas columnas están seleccionadas y listas para agruparse. Tenga en cuenta que si no selecciona columnas enteras, al seleccionar Grupo (grupode esquema de>datos>), se abre el cuadro de diálogo Grupo y se le pide que elija filas o columnas. 3. No seleccione la columna de resumen de los datos que va a agrupar.

   4. Vaya algrupoEsquema de>datos>.
      
      Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

5. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.

6. Si desea desagrupar las columnas, selecciónelas y, después, vaya aDesagruparesquema>de datos>.

También puede desagrupar secciones del esquema sin quitar todo el nivel. Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona el o el del grupo y, después, vaya aDesagruparesquema de>datos>.

Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle pueden permanecer ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. Vaya a Inicio>Formato deceldas>, seleccione Ocultar & Mostrar y seleccione Mostrar columnas.

Mostrar u ocultar datos de esquemas

1. Si no ve los símbolos de esquema uno, , y , vaya aOpciones de>archivo>avanzadas y, en la sección Opciones de presentación para esta hoja de cálculo, active la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema y, después, haga clic en Aceptar.

2. Siga uno o varios de estos procedimientos:

   • Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo 
     Para mostrar los datos detallados dentro de un grupo, seleccione el botón del grupo o presione ALT+MAYÚS+=.
   • Para ocultar los datos detallados de un grupo, seleccione el botón del grupo o presione ALT+MAYÚS+-.
   • Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado 
     En los símbolos de uno, , seleccione el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.
     Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto nivel mientras muestra el resto de los niveles seleccionando .
   • Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema 
     Para mostrar todos los datos detallados, seleccione el nivel más bajo de los símbolos . Por ejemplo, si hay tres niveles, seleccione .
   • Para ocultar todos los datos detallados, seleccione archivo

Personalizar un esquema con estilos

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Excel usa estilos como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.

Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:

Aplicar automáticamente un estilo a las nuevas filas o columnas de resumen 

1. Vaya a Esquema de datos> y, después, seleccione el iniciador de cuadro de diálogo.
   
   Se abre el cuadro de diálogo Configuración.
   
2. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente 

1. Seleccione las celdas a las que desea aplicar un estilo.
2. Vaya a Esquema de datos> y, después, seleccione el iniciador de cuadro de diálogo.
   
   Se abre el cuadro de diálogo Configuración.
   
3. Active la casilla Estilos automáticos y luego seleccione Aplicar estilos.
   

Asimismo, puede usar los formatos automáticos para dar formato a los datos esquematizados.

Copiar datos esquematizados

1. Si no ve los símbolos de esquema uno, , y , vaya aOpciones de>archivo>avanzadas y, en la sección Opciones de visualización de esta hoja de cálculo, active la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
2. Use los símbolos de contorno , y para ocultar los datos detallados que no quiere copiar.
   Para más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
3. Seleccione el rango de filas de resumen.
4. Ir a>Inicio Edición>Busque & seleccione Seleccionar y, a continuación, seleccione Ir a Especial.
   
5. Seleccione Solo celdas visibles.
6. Seleccione Aceptar y, a continuación, copie los datos.

Ocultar o quitar un esquema

Ocultar un esquema

• Vaya a Opciones avanzadas >de archivo> y, en la sección Opciones de visualización de esta hoja de cálculo, desactive la casilla Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Quitar un esquema

1. Haga clic en la hoja de cálculo.

2. Vaya aDesagruparesquema>de datos> y seleccione Borrar esquema.
   

   Importante

   Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas o columnas de detalle pueden permanecer ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. Vaya a Inicio>Formato deceldas>, seleccione Ocultar & Mostrar y seleccione Mostrar filas o Mostrar columnas.

Crear un informe de resumen con un gráfico

Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente:

1. Crear un informe de resumen

   1. Aplicar un esquema a los datos.
      Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas.
   2. Para ocultar el detalle, seleccione los símbolos de contorno , y para mostrar solo los totales, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:
      
   3. Para más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

2. Gráfico del informe de resumen

   1. Seleccione los datos de resumen que desea representar.
      Por ejemplo, para representar solo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C19, como se muestra en el ejemplo anterior.
   2. Seleccione Insertar>gráficos recomendados> y, a continuación, seleccione la pestaña Todos los gráficos y elija el tipo de gráfico.
      
      Por ejemplo, si elige la opción Columna agrupada, el gráfico tendrá el siguiente aspecto:
      
      Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

Puede agrupar (o esquematizar) filas y columnas en Excel para la Web.

Crear un esquema de filas o columnas

Esquema de filas en Excel Online La primera columna contiene etiquetas. Las filas de detalles y las filas de resumen se agrupan en el esquema. El total general no se agrupa en el esquema.	Esquema de columnas en Excel Online La primera fila contiene etiquetas. Las columnas de detalle y las columnas de resumen se agrupan en el esquema. El total general no se agrupa en el esquema.

1. Asegúrese de que cada columna (o fila) de los datos que desea resaltar tenga una etiqueta en la primera fila (o columna), contenga hechos similares en cada columna (o fila) y que el rango no tenga filas o columnas en blanco.
2. Seleccione los datos (incluidas las filas o columnas de resumen).
3. Vaya algrupode grupo>Esquema> de datos> y, después, seleccione Filas o columnas.
4. Si desea delinear un grupo interno anidado, seleccione las filas o columnas dentro del rango de datos descrito y, a continuación, repita el paso 3.
5. Continúe seleccionando y agrupando filas o columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desea en el esquema.

Desagrupar filas o columnas

• Para desagrupar, seleccione las filas o columnas, vaya aDesagrupar> esquema de datos> y seleccioneFilas> o columnas.

Mostrar u ocultar datos de esquemas

Siga uno o varios de estos procedimientos:

Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo 

• Para mostrar los datos de detalle dentro de un grupo, seleccione el para el grupo o presione ALT+MAYÚS+=.
• Para ocultar los datos de detalle de un grupo, seleccione el del grupo o presione ALT+MAYÚS+-.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado 

• En los símbolos de uno, , seleccione el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.
• Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto nivel mientras muestra el resto de los niveles seleccionando .

Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema 

• Para mostrar todos los datos detallados, seleccione el nivel más bajo de los símbolos . Por ejemplo, si hay tres niveles, seleccione .
• Para ocultar todos los datos detallados, seleccione archivo