Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Use reglas para personalizar la combinación de correspondencia en función de la información del origen de datos. Por ejemplo, puede usar una regla para agregar Vencido cuando la fecha de vencimiento de un destinatario está en el pasado.

Configure reglas después de seleccionar los destinatarios para la combinación de correspondencia e insertar los campos de combinación en el documento.

Vaya a Reglas de correspondencia> y elija una regla basándose en las descripciones siguientes.

Preguntar

Use la regla Preguntar cuando desee escribir información una vez y mostrarla en varios lugares del documento combinado. Por ejemplo, si una fecha de reunión no está en el origen de datos, puede escribir la fecha una vez y mostrarla donde haya agregado el marcador correspondiente.

1. En el documento de combinación, presione Ctrl+F9 y, después, escriba un nombre para crear un marcador. Repita esto, usando el mismo nombre, en cada lugar del documento donde desee que aparezca la respuesta al campo Preguntar.
2. Coloque el cursor en algún lugar del documento, antes del primer marcador que acaba de crear.
3. Vaya a Preguntarreglas>de correo>.
4. Seleccione el marcador que acaba de crear (o escriba su nombre) y escriba un mensaje, como "¿Fecha del evento?" en el cuadro Mensaje .
5. Seleccione Aceptar y, a continuación, Aceptar de nuevo.
6. Al final del proceso, cuando seleccione Finalizar & Combinar, elija Editar documentos individuales. Se te pedirá una respuesta para cada destinatario. Esa respuesta se insertará en los marcadores especificados, en los documentos resultantes de la combinación.

Más información: Códigos de campo: Preguntar campo

Rellenar

Por ejemplo, envía la misma invitación para una reunión trimestral. El origen de datos no almacena las fechas de las reuniones y la fecha de la reunión solo aparece una vez en la invitación.

Al colocar un campo Relleno en el documento, puede ejecutar la misma combinación para cada reunión. Lo único que tendrá que escribir es la fecha de la reunión.

1. Coloque el cursor donde quiera insertar el texto de relleno.

2. En la pestaña Correspondencia, vaya aRellenarreglas>.

3. Escriba una indicación, como Fecha del evento, en el cuadro Indicaciones .

4. Seleccione Aceptar y, a continuación, Aceptar de nuevo.

5. Seleccione Finalizar & Combinar >Editar documentos individuales.

6. Cuando se le solicite, escriba una respuesta para cada destinatario. Esa respuesta se insertará en el campo Rellenar y aparecerá en los marcadores del documento combinado.

Si... Entonces... En caso contrario,

Use una palabra si... Entonces... Si no, reglará para mostrar texto diferente según la información del origen de datos. Por ejemplo, puede mostrar un mensaje de llegada cuando el campo País o región está en blanco y otro cuando no lo está.

1. Coloque el cursor donde quiera el texto condicional.

2. Vaya aReglas>de correspondencia>si... Entonces... De lo contrario.

3. Elija el nombre del campo y la comparación.

4. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea comparar. Omita este paso si ha seleccionado está en blanco o no está en blanco.

5. En Insertareste texto, escriba el texto para mostrar cuando se cumpla la condición.

6. En De lo contrario, inserte este texto, escriba el texto para mostrar cuando no se cumpla la condición.

7. Seleccione Aceptar.

Más información: Códigos de campo: campo IF

Combinar registro n.º

Use Merge Record # para mostrar a cada destinatario su posición en una lista de espera. Por ejemplo, puede ordenar la lista de destinatarios en orden cronológico de suscripciones y, a continuación, usar una regla Combinar registro # para mostrar la posición numerada del destinatario en la lista.

El número de registro refleja cualquier ordenación o filtrado que aplique antes de la combinación.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el número de registro.
2. Vaya a Registro de combinación dereglas> de > correspondencia#.

Más información: Códigos de campo: campo MergeRec

Combinar secuencia n.º

Use Secuencia de combinación # para mostrar el número de cada registro en el documento combinado. Por ejemplo, puede numerar cada destinatario en el orden en que se combinan.

1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el número de registro.
2. Vaya aSecuencia de combinación dereglas>de> correo #.

Más información: Códigos de campo: campo MergeSeq

Próximo registro

Use la regla Registro siguiente para indicar a Word que continúe con el registro siguiente sin empezar una página nueva. Por ejemplo, usa la combinación de correspondencia para imprimir la lista de contactos en una sola hoja de papel.

1. Coloque el cursor donde quiere que aparezcan los datos del registro siguiente.
2. Vaya alregistro siguientede reglas>de correo>.
3. Insertar un campo de combinación para los datos que desee a continuación
   Una lista de nombres de empresas puede tener el siguiente aspecto:
   «Company_Name»
   «Próximo registro»«Company_Name»
   «Próximo registro»«Company_Name»

Más información: Códigos de campo: Campo siguiente

Próximo registro si

Use Registro siguiente si para controlar cuándo Word pasa al registro siguiente en función de una condición. Por ejemplo, puede usar el campo País o región para separar los asistentes nacionales e internacionales.

1. Coloque el cursor donde quiere que aparezcan los datos del registro siguiente.
2. Vaya aReglas>de correspondencia>Siguiente registro si.
3. En la lista Nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como Ciudad.
4. En la lista de comparación , elija una forma de comparar el valor de los datos. Por ejemplo, para restringir la operación a los destinatarios de una ciudad específica, seleccione Igual a.
5. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para destacar destinatarios en Tokio, escriba Tokio (omita esta opción si eligió está en blanco o no está en blanco en la comparación).

Más información: Códigos de campo: campo NextIf

Asignar marcador

Use Establecer marcador para escribir información una vez y usarla en varios lugares del documento. Por ejemplo, puede escribir el nombre de un orador una vez y usarlo siempre que haya agregado un campo Ref correspondiente.

1. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento.
2. Vaya a Reglas de correo>>,Establecer marcador, escriba un nombre y seleccione Aceptar.
3. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el texto del marcador.
4. Vaya a Insertarel campo Elementos>>rápidosy elija Ref.
5. Elija el nombre del marcador que acaba de crear y seleccione Aceptar.
6. Inserte el campo Ref en todas las ubicaciones donde quiera que aparezca el texto del marcador.
7. Antes de ejecutar la combinación, haga clic con el botón derecho en el campo Establecer, seleccione Editar campo y escriba el texto que desee en el cuadro Texto .
8. Seleccione Aceptar.

Más información: Códigos de campo: Establecer campo 

Saltar registro si

Use Omitir registro IF para excluir a los destinatarios de la combinación de correspondencia en función de la información del origen de datos. Por ejemplo, puedes excluir a los clientes cuyo campo Tamaño coincida con un tamaño específico.

1. Vaya aReglas>de correspondencia>Omitir registro si.
2. En la lista Nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como Tamaño.
3. En la lista de comparación , elija una forma de comparar el valor de los datos. Por ejemplo, para destacar a los clientes que llevan una talla específica, elige Igual a.
4. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para destacar a los clientes que usan tallas extra pequeñas, elige XS (omite esta opción si eliges está en blanco o no está en blanco como la comparación).

Más información: Códigos de campo: campo SkipIf