Establecer las reglas para una combinación de correspondencia

Al enviar cartas a la lista de distribución de correo, el mensaje se puede personalizar, por ejemplo, incluir las palabras "pasado vence" para algunos destinatarios, en función de los valores de determinados campos del origen de datos. La personalización se basa en las reglas que se ejecutan al realizar la combinación.

El ejemplo "Past vencida" usaría una if... A continuación... Else, especificando si se incluye el texto "Vencidamente" para los destinatarios en los que el valor de un campo de fecha de vencimiento ha pasado.

La configuración de reglas viene después de seleccionar los destinatarios de la combinación de correspondencia y después de insertar campos de combinación en el documento.

Vaya a> reglade envíos de correo y elija una regla según las descripciones de abajo.

Supongamos que envía la misma invitación para una reunión trimestral. El origen de datos no almacena las fechas de la reunión y la fecha de la reunión aparece más de una vez en la invitación.

Al colocar los marcadores en el documento e incluir un campo ASK, puede ejecutar la misma combinación para cada reunión. Lo único que tendrá que escribir es la fecha de la reunión y la tendrá que escribir solo una vez.

  1. En el documento de combinación, presione Ctrl + F9 y, a continuación, escriba un nombre para crear un marcador. Repita este paso, con el mismo nombre, en todos los lugares donde quiera que aparezca la respuesta en el campo ASK en el documento.

  2. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento, antes del primer marcador que acaba de crear.

  3. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> preguntar.

  4. Seleccione el marcador que acaba de crear (o escriba su nombre) y escriba un símbolo del sistema, como "fecha del evento" en el cuadro de mensaje .

  5. Seleccione Aceptary, a continuación, Aceptar de nuevo.

  6. Al final del proceso, cuando llegue al final & combinar, seleccione editar documentos individuales. Se le pedirá una respuesta para cada destinatario. Esa respuesta se insertará en los marcadores especificados, en los documentos resultantes de la combinación.

Más información: códigos de campo: campo ASK

Supongamos que envía la misma invitación para una reunión trimestral. El origen de datos no almacena las fechas de la reunión y la fecha de la reunión solo aparece una vez en la invitación.

Si coloca un campo relleno en el documento, puede ejecutar la misma combinación para cada reunión. Lo único que tendrá que escribir es la fecha de la reunión.

  1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el texto de relleno.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> rellenar.

  3. Escriba un símbolo del sistema, como "fecha del evento" en el cuadro de mensaje .

  4. Seleccione Aceptary, a continuación, Aceptar de nuevo.

  5. Al final del proceso, cuando llegue al final & combinar, seleccione editar documentos individuales. Se le pedirá una respuesta para cada destinatario. La respuesta se insertará en el campo rellenar, en los documentos resultantes de la combinación.

Más información: códigos de campo: campo FILLIN

Supongamos que va a enviar la correspondencia a una lista de asistentes de la Conferencia que viajan tanto de forma interna como internacional. El campo país o región del origen de datos puede estar en blanco para los asistentes nacionales. Puede usar una... A continuación... Más... regla para personalizar el mensaje para todos los destinatarios. Por ejemplo, es posible que los destinatarios cuyo campo país o región esté en blanco aparezcan en la puerta a la llegada, "mientras que el resto de los destinatarios podría ver", le saludaremos en el escritorio próximo a la aduana ".

  1. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el texto condicional.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> si... A continuación... Más.

  3. En la lista nombre de campo , seleccione el campo del origen de datos que determinará el texto condicional.

  4. En la lista comparación , elija una forma de comparar el valor de los datos.

  5. En el cuadro Comparar con , escriba el valor de la comparación (Omita este valor si ha elegido está en blanco o no está en blanco como la comparación).

  6. En el cuadro Insertar este texto , escriba el texto que aparece en el documento cuando se cumplen los criterios de comparación.

  7. En el cuadro de lo contrario, insertar este texto , escriba el texto que va en el documento cuando no se cumplen los criterios de comparación.

  8. Seleccione Aceptar.

Más información: códigos de campo: campo IF

Supongamos que desea que la correspondencia muestre su posición en un waitlist. Puede ordenar la lista de destinatarios en orden cronológico de suscripciones y, a continuación, usar una regla de registro de combinación # para mostrar la posición numerada del destinatario en la lista.

El número de registro refleja cualquier ordenación o filtrado que haya aplicado al origen de datos antes de la combinación.

Sugerencia: Use una regla de mezcla de REC # situada junto a un campo fecha de impresión para crear números de factura únicos.

  1. Coloque el cursor en el punto donde quiere que aparezca el número de registro.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> el registro de combinación n.º.

Más información: códigos de campo: campo MergeRec

Suponga que desea que la correspondencia muestre a cada destinatario el número total de usuarios que se suscribieron a un evento. La regla de secuencia de combinación # le da un recuento de los registros del documento combinado.

  1. Coloque el cursor en el punto donde quiere que aparezca el número de registro.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> secuencia de combinación.

Más información: códigos de campo: campo MergeSeq

Suponga que está usando la combinación de correspondencia para imprimir la lista de contactos en una sola hoja de papel. Use la regla Registro siguiente para indicar a Word que pase al siguiente registro sin iniciar una nueva página.

Nota: Una hoja de etiquetas postales se dispone de una tabla en Word. Para colocar la siguiente dirección en la etiqueta, Word usa la siguiente regla de registro de cada celda de la tabla.

  1. Coloque el cursor en el punto donde quiere que aparezcan los datos del siguiente registro.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> Registro siguiente.

  3. Insertar un campo de combinación para los datos que desea
    a continuación Por ejemplo, una lista de nombres de compañías podría tener el siguiente aspecto:

    «Company_Name»
    «Registro siguiente» «Company_Name»
    «Registro siguiente» «Company_Name»

Más información: códigos de campo: campo Next

Supongamos que desea una lista de asistentes nacionales a Conferencia de viaje en una hoja de papel e internacional, asistentes de viaje que se encuentran en otra hoja de papel. El campo país o región del origen de datos puede estar en blanco para los viajeros nacionales. Puede usar un registro siguiente si no desea que Word inicie una nueva página hasta que llegue a destinatarios cuyo campo país o región no esté en blanco. Para ello, primero debe ordenar el origen de datos por país o región.

  1. Coloque el cursor en el punto donde quiere que aparezcan los datos del siguiente registro.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> siguiente registro si.

  3. En la lista nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como ciudad.

  4. En la lista comparación , elija una forma de comparar el valor de los datos. Por ejemplo, para restringir la operación a los destinatarios de una ciudad específica, seleccione Igual a.

  5. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para desproteger los destinatarios de Tokio, escriba Tokyo (Omita este paso si ha elegido está en blanco o no está en blanco como la comparación).

Más información: códigos de campo: campo NextIf

Supongamos que está preparando invitaciones a una conferencia en la que el discurso de la discursos no ha finalizado aún. Puede dejar marcadores de posición para el nombre del orador en todo el documento e incluir una regla de marcador Set, donde puede introducir el nombre del orador una vez y que aparece en todos los marcadores de posición.

Los marcadores de posición son campos Ref; la regla establecer marcador inserta un campo que no se muestra en el documento (a menos que se presione Alt + F9 para mostrar los códigos de campo).

  1. Coloque el cursor en cualquier lugar del documento.

  2. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> Definir marcadory escriba un nombre y, después, seleccione Aceptar.

  3. Coloque el cursor donde quiera que aparezca el texto del marcador.

  4. En la pestaña Insertar , vaya a elementos rápidos > campoy elija referencia.

  5. Elija el nombre del marcador que acaba de crear y haga clic en Aceptar.

  6. Inserte el campo REF en todos los lugares donde desee que aparezca el texto del marcador.

  7. Antes de ejecutar la combinación, haga clic con el botón secundario en el campo Set, seleccione Editar campoy escriba el texto que quiera en el cuadro de texto .

  8. Seleccione Aceptar.

Más información: códigos de campo: campo Set 

Supongamos que es propietario de una tienda de ropa y que tiene un recargo general de una camiseta en particular, pero no en el tamaño más popular. Cuando esté listo para enviar un folleto de ventas, se excluirán los clientes que tengan un determinado tamaño. Use la regla saltar registro si para comparar el contenido de los datos de tamaño de los clientes con el tamaño que desea excluir.

  1. En la pestaña correspondencia , vaya a reglas> omitir registro si.

  2. En la lista nombre de campo , elija el nombre del campo de combinación, como tamaño.

  3. En la lista comparación , elija una forma de comparar el valor de los datos. Por ejemplo, para desproteger a los clientes que tienen un tamaño específico, elija igual a.

  4. En el cuadro Comparar con , escriba el valor que desea usar. Por ejemplo, para desproteger a los clientes que tienen el tamaño extra-Sall, elija XS (Omita este paso si ha elegido está en blanco o no está en blanco como la comparación).

Más información: códigos de campo: campo SKIPIF

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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