Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

Al crear una biblioteca de documentos SharePoint, puede configurar un tipo de archivo predeterminado para que se abra al crear un archivo nuevo (por ejemplo, puede establecer un archivo de PowerPoint como tipo de archivo predeterminado para que se abra). También puede personalizar la plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Por ejemplo, puede crear una plantilla de Word con encabezados y pies de página personalizados, u otras características personalizadas, y convertirla en la plantilla predeterminada para esa biblioteca. Después, cuando usted o sus usuarios creen un archivo nuevo, se abrirá en el programa correspondiente con sus características personalizadas.

Nota: Para configurar una plantilla, debe disponer de permisos de control total para la biblioteca.

Configurar un tipo de archivo predeterminado al crear una biblioteca

Para establecer un tipo de archivo para abrir un archivo en blanco en el programa correspondiente, siga estos pasos.

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Seleccione configuración Botón configuración de forma de engranaje y, a continuación, seleccione Agregar una aplicación.

  3. Seleccione biblioteca de documentos.

  4. Seleccione Opciones avanzadas.

  5. Agregue un nombre, una descripción opcional, el control de versiones y, si procede, si desea que la biblioteca reciba el correo electrónico.

  6. Seleccione el formato de archivo de aplicación predeterminado y la versión de la lista desplegable plantilla de documento .

    Seleccionar una plantilla

  7. Haga clic en Crear.

Personalizar la plantilla predeterminada de una biblioteca de documentos

Para personalizar la plantilla predeterminada, siga estos pasos. Hay dos formas de cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint, puede editar la plantilla predeterminada.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, pero puede copiar un nuevo archivo de plantilla en la carpeta formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Vaya al sitio donde se encuentra la biblioteca.

  2. En SharePoint servidor, en la cinta, seleccione la pestaña biblioteca y, a continuación, seleccione configuración de biblioteca.

    Para SharePoint en Microsoft 365, seleccione configuración Botón configuración de forma de engranaje y, a continuación, seleccione configuración de biblioteca.

  3. En Configuración general, seleccione Configuración avanzada.

    Haga clic en configuración avanzada de la ventana Configuración
  4. En la sección plantilla de documento , en el campo dirección URL de la plantilla, seleccione Editar plantilla. Una de las siguientes situaciones:

    Si su sitio forma parte de un plan de Microsoft 365, en este momento, es posible que se le pida que introduzca su nombre de usuario y contraseña de Microsoft 365 suscripción.

    • Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint y que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Word se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    • Biblioteca de formularios    La plantilla se abre en un programa compatible con SharePoint, un programa de diseño de formularios basado en XML, como InfoPath, o un editor XML.

      Editar plantilla

    Nota: Si los usuarios de su sitio ya han rellenado formularios basados en la plantilla original, considere cómo los cambios en la plantilla pueden afectar a esos formularios. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar pueden mostrar errores en los formularios originales que se rellenaron antes de agregar el campo.

  5. Realice los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Para SharePoint en Microsoft 365, guarde la plantilla con un nombre de archivo nuevo. Cierre el programa si ya no lo necesita o cambie a su sitio.

    Nota: Para SharePoint en Microsoft 365, la plantilla personalizada debe tener un nombre de archivo distinto del predeterminado. Use la función Guardar como del cliente para guardar el archivo en la carpeta formularios con un nombre de archivo nuevo. Por ejemplo, en Word, no use el nombre de archivo predeterminado Template. dotx.

  6. Según el programa de diseño de formularios, es posible que tenga que volver a publicar la plantilla en la biblioteca de su sitio desde el programa.

  7. En el sitio, en la parte inferior de la página Configuración avanzada de la biblioteca de formularios o documentos , y seleccione Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint. Anote su ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint.

    Nota: Si la plantilla de documento predeterminada tiene un nombre distinto de Template. dotx, no aparecerán plantillas predeterminadas en la lista o biblioteca.

  2. Vaya al sitio que contiene la biblioteca para la que desea especificar una plantilla personalizada.

    Opción 1: (de la versión moderna de la biblioteca)
    Nuevo > agregar plantilla

    Agregar plantilla

    opción 2:

  3. Para este paso, debe usar Internet Explorer. En SharePoint en Microsoft 365, en la parte superior derecha, seleccione todos los documentosy, a continuación, seleccione ver en el explorador de archivos.

    Para SharePoint Server, seleccione la pestaña biblioteca en la cinta y, en el grupo conectar & exportar , seleccione abrir con el explorador.

    Importante: Si el explorador de archivos no se abre o aparece un mensaje de error, es posible que tenga que agregar el sitio como un sitio de confianza en la configuración del explorador. Para obtener más información, vea abrir en el explorador o la vista con el explorador de archivos en SharePoint.

  4. En el explorador de archivos, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  5. Haga clic con el botón derecho en el archivo y, en el menú contextual, seleccione copiar.

  6. Seleccione el botón atrás hasta que vuelva a la biblioteca y, a continuación, seleccione la carpeta formularios para abrirla.

  7. Haga clic con el botón derecho en un área en blanco de la ventana de la carpeta y, en el menú contextual, seleccione pegar.

  8. Cierre el explorador de archivos y vuelva al sitio.

  9. A la izquierda, seleccione contenido del sitio.

  10. Busque la biblioteca de documentos en contenido, mantenga el mouse sobre el nombre, seleccione los puntos suspensivos (...) y, a continuación, seleccione configuración.

    Si no ve estos comandos, es posible que esté en el SharePoint clásico. En ese caso, vaya a la biblioteca de documentos y, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña biblioteca y, a continuación, seleccione configuración de biblioteca.

  11. En Configuración general, seleccione Configuración avanzada.

  12. En la sección plantilla de documento , realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el campo dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina marca de agua. dotx y la agrega a la carpeta formularios de la biblioteca de documentos documentos compartidos , tendría que escribir lo siguiente:

    Documentos/formularios/marca de agua. dotx compartidos

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el campo dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Orders. XML y la agrega a la carpeta formularios de la biblioteca de formularios de compras , tendría que escribir lo siguiente:

    Compras/formularios/pedidos. xsn

    Nota: Si la configuración del cuadro plantilla de documento no está disponible, es posible que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección tipos de contenido , justo encima de la sección plantillas de documento . Si es así, debe editar la plantilla para el tipo de contenido.

Más información sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

A continuación se muestran algunas sugerencias e instrucciones para crear y usar plantillas.

Los tipos de archivos que puede o no puede almacenar en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se produzca una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con SharePoint Technologies    Para que un usuario cree un archivo con el comando nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse a partir de un programa que sea compatible con SharePoint, como Microsoft Office Word. Al crear un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint, como Microsoft InfoPath.

Otros archivos de programa    Para la mayoría de los demás programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Pero, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y, a continuación, cargarlo en la biblioteca más adelante.

Archivos de programa bloqueados    Por razones de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como. exe, están bloqueados para que no se almacenen en una biblioteca. Para obtener más información, consulte Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas son bibliotecas de formularios y documentos.

Bibliotecas de documentos    Puede usar una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos suele ser la ubicación más común de un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartirlos con otros colegas de su empresa o empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como repositorio de archivos de uso general o puede usarla para un fin específico. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para planear materiales, versiones de noticias y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios es una forma sencilla de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como la plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien cree un informe de gastos, abrirá la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellene el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardarán como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportarlos para su procesamiento y análisis.

Dónde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el explorador de archivos para ver la carpeta formularios que contiene la plantilla de archivo de la biblioteca.

Carpeta de formularios para almacenar plantillas

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, denominada plantilla. dotx, pero puede cambiar este archivo si lo necesita. Para especificar una plantilla diferente, primero debe crearla en un programa compatible con SharePoint, como Word, y, a continuación, guardarla en la carpeta formularios de una biblioteca. A continuación, en la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

De forma predeterminada, una biblioteca de formularios incluye un archivo de marcador de posición, denominado Template. XML , que debe reemplazarse con una plantilla de formulario que cree.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint, como InfoPath. Puede haber ventajas adicionales para usar un programa de diseño de formularios. Por ejemplo, al usar InfoPath, puede hacer lo siguiente:

  • Crear la biblioteca de formularios y la plantilla directamente desde InfoPath.

  • Edite y vuelva a publicar la plantilla de formulario convenientemente en la biblioteca de formularios.

  • Combine los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para su posterior procesamiento.

  • Promocione los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de forma predeterminada en el programa de edición de formularios que es compatible con SharePoint en el equipo cliente del usuario. Si no hay instalado ningún programa compatible, el formulario, si está diseñado para abrirse en el explorador, puede abrirse en el explorador. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abra en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la configuración de abrir documentos en el explorador , en la configuración avanzada de la biblioteca.

Vaya a Configuración, Configuración de biblioteca

En SharePoint Online, seleccione configuración y, a continuación, seleccione configuración de biblioteca.

Configuración de la lista en la cinta

En SharePoint Server, haga clic en configuración de biblioteca en la pestaña biblioteca en la cinta

Haga clic en configuración avanzada de la ventana Configuración

Configuración de una biblioteca de documentos.

Captura de pantalla de la página de configuración avanzada en una biblioteca de documentos de SharePoint

Abrir documentos en la configuración del explorador.

Usar tipos de contenido para configurar plantillas de biblioteca de formularios o documentos

Si se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usa las plantillas especificadas por los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si desea personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido. Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y publicación de tipos de contenido.

Configurar una plantilla de archivo predeterminada al crear una biblioteca de formularios o documentos

  1. Vaya al sitio donde desea crear la biblioteca.

  2. Seleccione acciones del sitio, seleccione ver todo el contenido del sitioy, después, haga clic en crear.

    Nota: Un sitio puede modificarse significativamente en apariencia y navegación. Si no encuentra una opción (por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo), póngase en contacto con el administrador.

  3. En bibliotecas, seleccione biblioteca de documentos o biblioteca de formularios.

  4. En el campo nombre , escriba un nombre para la biblioteca. El nombre de la biblioteca es obligatorio.

    El nombre, que se muestra en la parte superior de la página de la biblioteca, pasa a formar parte de la dirección de la página de biblioteca y está presente en los elementos de navegación que ayudan a los usuarios a encontrar y abrir la biblioteca.

  5. En el campo Descripción , escriba una descripción del propósito de la biblioteca. La descripción es opcional.

    La descripción aparece en la parte superior de la página de la biblioteca, debajo del nombre de la biblioteca. Si tiene previsto habilitar la biblioteca para recibir contenido por correo electrónico, puede Agregar la dirección de correo electrónico de la biblioteca a su descripción para que los usuarios puedan encontrarla fácilmente.

  6. Para agregar un vínculo a esta biblioteca en Inicio rápido, compruebe que esté seleccionada la casilla en la sección navegación.

  7. En la sección historial de versiones del documento , seleccione si desea que se cree una versión o una copia de seguridad de un archivo cada vez que se proteja un archivo en la biblioteca.

  8. En la sección plantilla de documento , realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Especifique el tipo de archivo que se va a usar como plantilla para los nuevos archivos de la biblioteca de documentos. Los siguientes tipos de archivo están disponibles de forma predeterminada:

    • Ninguno

    • Documento de Microsoft Word 97-2003

    • Hoja de cálculo de 97-2003 de Microsoft Excel

    • Presentación de Microsoft PowerPoint 97-2003

    • Documento de Microsoft Word

    • Hoja de cálculo de Microsoft Excel

    • Presentación de Microsoft PowerPoint

    • Bloc de notas 2010 de Microsoft OneNote

    • Página Web de Microsoft SharePoint Designer

    • Página básica

    • Página de elementos Web

      Biblioteca de formularios    Seleccione la plantilla de formulario que desea especificar como tipo de formulario para todos los formularios de la biblioteca.

  9. Seleccione Crear.

Cambiar la plantilla de archivo predeterminada para una biblioteca de formularios o documentos

Hay dos formas de cambiar la plantilla predeterminada:

  • Si la biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada para un programa compatible con SharePoint 2010, puede editar la plantilla predeterminada.

  • Para otros programas, no puede editar directamente la plantilla predeterminada, pero puede copiar un nuevo archivo de plantilla en la carpeta formularios de la biblioteca para especificar una plantilla personalizada.

Editar la plantilla de archivo predeterminada

  1. Vaya al sitio que contiene la biblioteca para la que desea editar la plantilla predeterminada.

  2. Seleccione el nombre de la biblioteca en Inicio rápido o seleccione acciones del sitio, seleccione ver todo el contenido del sitioy luego, en la sección biblioteca correspondiente, seleccione el nombre de la biblioteca.

    Nota: Un sitio puede modificarse significativamente en apariencia y navegación. Si no encuentra una opción (por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo), póngase en contacto con el administrador.

  3. En la cinta, en la sección herramientas de biblioteca , seleccione la pestaña biblioteca y, a continuación, en el grupo configuración , seleccione configuración de biblioteca.

  4. En Configuración general, seleccione Configuración avanzada.

  5. En la sección plantilla de documento , en el cuadro dirección URL de la plantilla, seleccione Editar plantilla. Una de las siguientes situaciones:

    Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint 2010 y que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Word 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel 2010 se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

    Biblioteca de formularios    La plantilla se abre en un programa compatible con SharePoint 2010, un programa de diseño de formularios basado en XML, como InfoPath 2010, o un editor XML.

    Nota: Si los usuarios de su sitio ya han rellenado formularios basados en la plantilla original, considere cómo los cambios en la plantilla pueden afectar a esos formularios. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar pueden mostrar errores en los formularios originales que se rellenaron antes de agregar el campo.

  6. Realice los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Cierre el programa si ya no lo necesita o cambie a su sitio.

  7. Según el programa de diseño de formularios, es posible que tenga que volver a publicar la plantilla en la biblioteca de su sitio desde el programa.

  8. En el sitio, en la parte inferior de la página Configuración avanzada de la biblioteca de formularios o documentos , seleccione Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

  1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint 2010. Anote su ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint 2010.

  2. Vaya al sitio que contiene la biblioteca para la que desea especificar una plantilla personalizada.

  3. Seleccione el nombre de la biblioteca en Inicio rápido o seleccione acciones del sitio, seleccione ver todo el contenido del sitioy luego, en la sección biblioteca correspondiente, seleccione el nombre de la biblioteca.

    Nota: Un sitio puede modificarse significativamente en apariencia y navegación. Si no encuentra una opción (por ejemplo, un comando, un botón o un vínculo), póngase en contacto con el administrador.

  4. En la cinta de opciones, seleccione la pestaña biblioteca y, a continuación, en el grupo conectar & exportación , seleccione abrir con el explorador.

  5. En el explorador de Windows, busque la plantilla personalizada que ha creado.

  6. Haga clic con el botón derecho en el archivo y, en el menú contextual, seleccione copiar.

  7. Seleccione el botón atrás hasta que vuelva a la biblioteca y, a continuación, seleccione la carpeta formularios para abrirla.

  8. Haga clic con el botón derecho en un área en blanco de la ventana de la carpeta y, en el menú contextual, seleccione pegar.

  9. Cierre el explorador de Windows y vuelva a la biblioteca en el sitio.

  10. En el menú configuración , seleccione configuración de biblioteca.

  11. En Configuración general, seleccione Configuración avanzada.

  12. En la sección plantilla de documento , realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el campo dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina marca de agua. dotx y la agrega a la carpeta formularios de los documentos compartidos, la biblioteca de documentos, escribiría lo siguiente:

    Documentos/formularios/marca de agua. dotx compartidos

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el campo dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección Web de la plantilla en el sitio, relativa al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Orders. XML y la agrega a la carpeta formularios de la biblioteca de formularios de compras , escribiría lo siguiente:

    Compras/formularios/pedidos. xsn

    Nota: Si la configuración del cuadro plantilla de documento no está disponible, es posible que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que está seleccionado en ¿desea permitir la administración de tipos de contenido? en la sección tipos de contenido , justo encima de la sección plantillas de documento . Si es así, debe editar la plantilla para el tipo de contenido.

Obtener información sobre las plantillas de archivo en una biblioteca de formularios o documentos

Al crear una biblioteca de formularios o documentos, puede establecer una plantilla de archivo predeterminada para esa biblioteca. Cuando un usuario crea un archivo nuevo en la biblioteca, la plantilla predeterminada se abre en el programa correspondiente. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos, puede establecer una plantilla de Word 2010. Cuando un usuario crea un nuevo archivo en esa biblioteca de documentos, la plantilla se abre en Word.

Si desea especificar parámetros adicionales o proporcionar contenido predeterminado que aparezca en todos los archivos nuevos, como un contorno preferido para una propuesta de campaña de marketing o un aviso de declinación de responsabilidades oficial en un pie de página, también puede Agregar esta información a la plantilla.

Los tipos de archivos que puede o no puede almacenar en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se produzca una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con las tecnologías de SharePoint    Para que un usuario cree un archivo con el comando nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse a partir de un programa que sea compatible con SharePoint 2010, como Word 2010. Al crear un nuevo archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como Microsoft InfoPath 2010.

Otros archivos de programa    Para la mayoría de los demás programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Pero, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y, a continuación, agregarlo a la biblioteca más adelante.

Archivos de programa bloqueados    Por razones de seguridad, algunos tipos de archivos de programa, como. exe, están bloqueados para que no se almacenen en una biblioteca.

Para obtener más información sobre los tipos de archivos bloqueados, vea vea también.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas son bibliotecas de formularios y documentos.

Bibliotecas de documentos    Puede usar una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, como documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos suele ser la ubicación más común de un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartirlos con otros colegas de la empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como repositorio de archivos de uso general. O bien, puede usar una biblioteca de documentos para un propósito específico, por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para planear materiales, versiones de noticias y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios es una forma sencilla de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como la plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien cree un informe de gastos, abrirá la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellene el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardarán como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportarlos para su procesamiento y análisis.

Dónde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el explorador de Windows para ver la carpeta formularios , que contiene la plantilla de archivo de la biblioteca.

Contenido de la carpeta Formularios en una biblioteca de documentos

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, denominada plantilla. dotx, pero puede cambiar este archivo si lo necesita. Para especificar una plantilla diferente, primero debe crearla en un programa compatible con SharePoint 2010, como Word 2010, y, a continuación, guardarlo en la carpeta formularios de una biblioteca. A continuación, en la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

De forma predeterminada, una biblioteca de formularios incluye un archivo de marcador de posición, denominado template. XML, que debe reemplazarse con una plantilla de formulario que cree.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formularios basado en XML que sea compatible con SharePoint 2010, como InfoPath 2010. Puede haber ventajas adicionales para usar un programa de diseño de formularios. Por ejemplo, al usar InfoPath 2010, puede hacer lo siguiente:

  • Crear la biblioteca de formularios y la plantilla directamente desde InfoPath.

  • Edite y vuelva a publicar la plantilla de formulario convenientemente en la biblioteca de formularios.

  • Combine los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para su posterior procesamiento.

  • Promocione los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de forma predeterminada en el programa de edición de formularios que es compatible con SharePoint 2010 en el equipo cliente del usuario. Si no hay instalado ningún programa compatible, el formulario, si está diseñado para abrirse en el explorador, puede abrirse en el explorador. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abra en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la configuración de abrir documentos en el explorador , en la configuración avanzada de la biblioteca.

Usar tipos de contenido para configurar plantillas de biblioteca de formularios o documentos

Si se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usa las plantillas especificadas por los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si desea personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido.

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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