Filtrar datos de un informe

Filtrar datos de un informe

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Cuando ve un informe de Access en la pantalla, puede aplicar filtros a los datos que desea ver. Y, después, puede imprimir el informe con solo esos datos. Para obtener más información sobre la creación de informes, vea Introducción a los informes en Access.

Nota:  Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea).

Para filtrar los datos de un informe, ábralo en la vista informe (haga clic con el botón secundario en el panel de navegación y haga clic en vista Informe). A continuación, haga clic con el botón secundario en los datos que desea filtrar.

Por ejemplo, en un informe en el que se enumeran todos los empleados, es posible que desee limitar el informe a los empleados cuyos apellidos empiecen por "L":

  1. Haga clic con el botón secundario en cualquier Apellido y haga clic en filtros de texto _GT_ comienza por.

    Aplicar un filtro en un informe haciendo clic con el botón secundario en un valor de la vista Informe.

  2. Escriba "L" en el cuadro que aparece y haga clic en Aceptar.


    Cuadro de diálogo del Filtro personalizado con la letra "L" introducida. Access aplica el filtro y ahora puede imprimir el informe con solo esos datos.

    Un informe de empleados filtrado por los empleados cuyos apellidos comienzan por "L".

Activar o desactivar filtros

En la pestaña Inicio , haga clic en el botón alternar filtro para quitar y volver a aplicar el filtro según sea necesario.

Si cierra el informe sin borrar explícitamente los filtros, Access los recordará y podrá hacer clic en alternar filtro de nuevo para volver a aplicarlo la próxima vez que abra el informe. Esto funciona incluso si cierra y vuelve a abrir la base de datos. Sin embargo, si hace clic en Inicio > avanzadas _GT_ borrar todos los filtros, Access borra los filtros por completo y tendrá que empezar desde cero la próxima vez.

Guardar filtros como una consulta

Si tiene muchos filtros aplicados a un informe, es posible que desee guardar los filtros como una consulta. A continuación, puede usar la consulta como el origen de datos para el informe actual o un nuevo informe, o bien, solo tiene que ejecutar la consulta la próxima vez que desee ver los datos.

  1. Aplique los filtros y haga clic en Inicio > avanzado _GT_ Filtro u orden avanzado.

    Access crea una consulta que incluye todos los filtros aplicados. Si desea ver otras columnas además de las columnas filtradas en los resultados de la consulta, haga doble clic en ellas en las tablas para agregarlas a la cuadrícula de la consulta.

  2. Haga clic en Guardary escriba un nombre para la consulta.

Para obtener más información sobre los informes, vea Introducción a los informes en Accessy para obtener información más detallada sobre el filtrado, vea aplicar un filtro para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access. Si tiene curiosidad sobre otras cosas que puede hacer con las consultas, vea Introducción a las consultas.

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