Formas de compartir una base de datos de escritorio de Access

Puede compartir una base de datos de Access de varias formas, según sus necesidades y los recursos disponibles. En este artículo se examinan las opciones disponibles, las ventajas de cada una de ellas y los lugares para obtener más información.

En este artículo

• Información general sobre las formas de compartir datos de Access
• Compartir una única base de datos
• Compartir una base de datos dividida
• Compartir datos en un sitio de SharePoint
• Compartir datos mediante un servidor de bases de datos

Información general sobre las formas de compartir datos de Access

Las aplicaciones de base de datos cambian y crecen con el tiempo. Muchos factores afectan a las necesidades y el rendimiento, incluido el número de usuarios simultáneos, el entorno de red, el rendimiento, la latencia, el tamaño de la base de datos, los tiempos de uso máximo y el crecimiento esperado. Si su solución de base de datos tiene éxito, probablemente tendrá que evolucionar. Afortunadamente, Access ofrece un camino evolutivo de simple a avanzado, por lo que puede escalar su solución con el tiempo. En la tabla siguiente se resumen los escenarios y las cargas de trabajo de Access para ayudarle a elegir la ruta de acceso.

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Compartir una única base de datos

Esta opción es la más sencilla y tiene el menor número de requisitos. También ofrece la menor funcionalidad. En este método, el archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y todos los usuarios comparten el archivo de base de datos al mismo tiempo. Algunas limitaciones incluyen confiabilidad y disponibilidad cuando varios usuarios cambian los datos al mismo tiempo porque se comparten todos los objetos de base de datos. Este método también puede reducir el rendimiento, porque todos los objetos de base de datos se envían a través de la red.

Esta opción podría funcionar si solo unas pocas personas usarán la base de datos al mismo tiempo y los usuarios no necesitan personalizar el diseño de la base de datos. Sin embargo, este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido, ya que cada usuario tiene una copia completa del archivo de base de datos. Esto aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos mediante una carpeta compartida:

1. En un entorno doméstico o de una pequeña empresa, comparta una carpeta con personas específicas. Para obtener más información, consulte Uso compartido de archivos a través de una red en Windows.

2. Asegúrese de que Access está establecido para abrirse en modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Esta es la configuración predeterminada, pero compruebe para asegurarse. Si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con la disponibilidad de los datos.

   1. Inicie Access y seleccioneOpcionesde archivo>.
   2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access , seleccione Configuración de cliente.
   3. En la sección Opciones avanzadas , en Modo abierto predeterminado, seleccione Compartido, Aceptar y, después, salga de Acceso.

3. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que sus atributos permiten el acceso de lectura y escritura al archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para usar la base de datos.

4. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos. Para obtener más información, vea Crear un acceso directo en el escritorio de un programa o archivo de Office.

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Compartir una base de datos dividida

Esta es una buena opción si no tiene un sitio de SharePoint o un servidor de bases de datos. Puede compartir una base de datos dividida a través de una red de área local (LAN). Al dividir una base de datos, se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end que contiene las tablas de datos y una base de datos front-end que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes. Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Entre las ventajas de dividir una base de datos se incluyen las siguientes:

• Rendimiento mejorado: Solo se comparten los datos en la red, no las tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos.
• Mayor disponibilidad: Las transacciones de base de datos, como las ediciones de registros, terminan más rápidamente.
• Seguridad mejorada: Los usuarios acceden a la base de datos back-end a través de tablas vinculadas. Es menos probable que los intrusos puedan obtener acceso no autorizado a los datos a través de la base de datos front-end.
• Confiabilidad mejorada: Si un usuario se encuentra con un problema y la base de datos se cierra inesperadamente, cualquier daño en el archivo de base de datos generalmente se limita a la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta.
• Entorno de desarrollo flexible: Cada usuario puede desarrollar de forma independiente consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos sin afectar a otros usuarios. También puede desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Para obtener más información, consulte Dividir una base de datos de Access.

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Compartir datos en un sitio de SharePoint

Hay varias maneras de compartir datos de Access en un sitio de SharePoint:

• Vinculación: El proceso de vinculación se conecta a los datos de otro programa, por lo que puede ver y editar los datos más recientes tanto en SharePoint como en Access sin crear ni mantener una copia de los datos en Access. Si no desea copiar una lista de SharePoint en la base de datos de Access, pero en su lugar desea ejecutar consultas y crear informes basados en esa lista, puede vincular a los datos.
• Mudanza: Al mover datos de Access a un sitio de SharePoint, se crean listas en el sitio de SharePoint que permanecen vinculadas a las tablas de la base de datos. El Asistente para exportar tablas a SharePoint le ayuda a mover los datos de todas las tablas al mismo tiempo y a mantener las relaciones.

Para obtener más información, vea Importar, vincular o mover datos a SharePoint.

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Compartir datos mediante un servidor de bases de datos

Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método ofrece muchas ventajas, pero requiere software adicional: un producto de servidor de bases de datos.

Este método es similar a dividir una base de datos, dado que las tablas se almacenan en la red y cada usuario tiene una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Las ventajas de este método de uso compartido dependen del software de servidor de bases de datos que utilice, pero generalmente incluyen cuentas de usuario y acceso selectivo a los datos, una fuerte disponibilidad de datos y herramientas de administración de datos integradas. Además, la mayoría del software de servidor de bases de datos funciona bien con versiones anteriores de Access, por lo que no todos los usuarios deben usar la misma versión. Solo se comparten las tablas. Para obtener más información, consulte Migrar una base de datos de Access a SQL Server, Importar o vincular a datos en una base de datos de SQL Server y Vincular a datos o importar datos desde una base de datos de Azure SQL Server.

Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos

• Alto rendimiento y escalabilidad: En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece un mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access por sí solo. Además, muchos productos de servidor de bases de datos admiten bases de datos muy grandes, de tamaño de terabytes, que son aproximadamente 500 veces el límite actual para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Los productos de servidor de bases de datos suelen funcionar eficazmente procesando consultas en paralelo y minimizando los requisitos de memoria adicional cuando se agregan más usuarios.
• Mayor disponibilidad: La mayoría de los productos de servidor de bases de datos le permiten realizar copias de seguridad de su base de datos mientras está en uso. Como resultado, no tiene que obligar a los usuarios a salir de la base de datos para realizar copias de seguridad de los datos. Los productos de servidor de bases de datos también suelen manejar la edición simultánea y el bloqueo de registros de manera eficiente.
• Seguridad mejorada: Ninguna base de datos puede ser completamente segura. Sin embargo, los productos de servidor de bases de datos ofrecen una seguridad sólida que puede ayudar a proteger sus datos contra el uso no autorizado. La mayoría de los productos de servidor de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que le permite especificar quién puede ver qué tablas. Incluso si alguien obtiene incorrectamente el front-end de Access, la seguridad basada en cuentas ayuda a evitar el uso no autorizado de los datos.
• Recuperabilidad automática: En caso de error del sistema, como una caída del sistema operativo o un corte de energía, algunos productos de servidor de bases de datos tienen mecanismos de recuperación automática que restauran una base de datos al último estado coherente en minutos, sin la intervención del administrador de la base de datos.
• Procesamiento basado en servidor: El uso de Access en una configuración de cliente/servidor ayuda a reducir el tráfico de red al procesar las consultas de base de datos en el servidor antes de enviar los resultados al cliente. Hacer que el servidor realice el procesamiento suele ser más eficiente, especialmente cuando se trabaja con grandes conjuntos de datos.
• Azure SQL Server: Además de las ventajas de SQL Server, ofrece escalabilidad dinámica sin tiempo de inactividad, optimización inteligente, escalabilidad y disponibilidad global, sin costos de hardware y menos administración.

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