Guía básica para la administración de proyectos

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La administración de proyectos rara vez es sencilla. Pero esta guía le ayuda a comprender la administración de proyectos mientras usa Project. Cada uno de los vínculos siguientes le llevará a la página donde se estudia ese aspecto concreto de la administración de proyectos, con artículos y tutoriales breves.

Guía básica de Project

Iniciar un plan de proyecto

Cuanto más complicado sea un proyecto, más necesitará planear antes de empezar a usar Project. Durante la fase de iniciación de un proyecto, usar aplicaciones como Word, Excel y SharePoint puede ayudarle con el planteamiento.

Objetivo del proyecto

DESCRIPCIÓN

Iniciar un plan de proyecto

Con frecuencia, los proyectos carecen de un planteamiento previo suficiente durante la fase inicial. En este punto, debe pensar en quiénes serán los participantes y los patrocinadores, además de elaborar los estatutos, las especificaciones previas y quizás un presupuesto.

En el caso de proyectos pequeños, buena parte de este trabajo se puede realizar en Microsoft Project. Por el contrario, para proyectos más grandes, necesitará usar Word, Excel, SharePoint o, incluso, su teléfono para anotar ideas.

Comunicar los planes a los participantes

Mantener canales de comunicación con los participantes no siempre es fácil. Pero es fundamental para el éxito de un proyecto.

Crear y compartir informes del proyecto

Para ayudar con la parte de la comunicación, que tanto tiempo exige, Project posee numerosos informes a solo un clic de distancia. Capture los planes iniciales, hitos importantes del proyecto, requisitos de presupuesto, necesidades del personal, etc.

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Crear la programación del proyecto

Crear la programación de un proyecto puede llevar tiempo. Le resultará más sencillo si clasifica los pasos necesarios en cuatro categorías:

  1. Agregar tareas

  2. Organizarlas

  3. Agregar personas

  4. Comunicarse con el equipo

Objetivo del proyecto

DESCRIPCIÓN

Crear la programación de un proyecto nuevo

Cuando haya concluido la fase inicial del planteamiento, será el momento de iniciar Project y crear una nueva programación. Puede comenzar con un proyecto en blanco o utilizar plantillas que han creado otros gestores de proyectos; algunas plantillas son de expertos en la administración de proyectos o en negocios similares al suyo.

Agregar tareas

Las tareas son las actividades que se realizan en un proyecto. Aprenda a agregar tareas, cambiarles las propiedades y calcular los plazos.

Organizarlas

Cuando se agregan las tareas, no siempre se hace en el orden adecuado para administrarlas. Aprenda a organizarlas utilizando tareas y subtareas de resumen y vinculándolas.

Agregar personas y asignarlas a tareas

Una vez agregadas las tareas al proyecto, piense en qué personas desea que trabajen en ellas. Recuerde que agregar personas y asignarlas a las tareas son actividades diferentes en Project.

Compartir recursos mediante un fondo de recursos y proyectos maestros

Para que le resulte más fácil administrar a las personas repartidas en diferentes proyectos, coloque a todas las personas de sus proyectos en un mismo archivo de proyecto. Este archivo servirá como un fondo de recursos. Desde el archivo de fondo de recursos, puede compartir recursos entre distintos proyectos (sin Project Server).

Establecer los costes para un proyecto

Manejar los costes de un proyecto puede resultar intimidante para cualquier jefe de proyectos. Con Project descubrirá que este trabajo no es tan difícil. Conozca consejos que le ayudarán a ajustarse al presupuesto.

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Administrar el proyecto

El trabajo no se detendrá después de crear una programación. La administración de su proyecto tarda más tiempo que la creación. Por ejemplo, las tareas cambian, las personas se agregan, la fecha de finalización necesita volver, y así sucesivamente. Project le proporciona todas las herramientas para supervisar el progreso y realizar cambios para garantizar un resultado satisfactorio.

OBJETIVO

DESCRIPCIÓN

Elegir la vista adecuada de la programación

Para reducir la complejidad de la programación, encuentre la vista adecuada. El diagrama de Gantt le proporciona una vista de hacia dónde va el proyecto. También puede utilizar una vista de calendario, un diagrama de red o una escala de tiempo para ver diferentes niveles de detalle.

Realizar un seguimiento del progreso de la programación

Una vez que haya creado su programación inicial, es el momento de comenzar a ver cómo van los elementos. Crear una línea base y usar las vistas adecuadas le ayudará a realizar un seguimiento del progreso del proyecto.

Seguimiento del porcentaje completado de las tareas

El seguimiento del progreso puede parecer complicado, pero aquí tiene una forma rápida de mostrar el porcentaje completado usando la barra de progreso en un diagrama de Gantt.

Resolver problemas de asignación de recursos

Para obtener el mejor rendimiento y los mejores resultados de Recursos, debe administrar las cargas de trabajo de recursos para evitar sobreasignaciones y infraasignaciones.

Acercar la fecha de finalización del proyecto

La peor pesadilla de un jefe de proyectos es el retraso en las fechas de finalización después de realizar cambios en la programación. Aprenda estrategias para tomar el control sobre la fecha de finalización de un proyecto.

Informar sobre el estado del proyecto

Con frecuencia, la comunicación es difícil, especialmente, cuando se tienen que comunicar malas noticias. Para ayudarle a comunicarse con los participantes y los directivos, Project tiene informes atractivos y profesionales que puede crear y enviar con solo unos cuantos pasos sencillos.

Administrar costos de proyecto

¿Se está saliendo del presupuesto? ¿Necesita ajustar costes? Descubra cómo resolver los problemas de los costes en su programación.

Visualizar informes de análisis de valor añadido

El valor acumulado es un método avanzado de seguimiento. Pero no es solo para expertos. Puede usarlo, también, como ayuda para supervisar el proyecto.

Administrar el riesgo

El proyecto está plagado de riesgos. Identifique las áreas problemáticas a tiempo y reaccione antes de que se conviertan en grandes problemas.

Trabajar con varios proyectos

Project proporciona herramientas para ayudarle a administrar las dependencias entre proyectos, incluso las tareas de un proyecto que dependen de la finalización de otro proyecto.

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