Al ordenar los datos en una tabla, consulta, formulario o informe de Access, puede guardar el criterio de ordenación con el objeto. Si ordena los datos en uno de estos objetos y, a continuación, guarda el objeto, el criterio de ordenación que está en vigor al guardar el objeto se guarda automáticamente con el objeto. Puede especificar si el criterio de ordenación guardado estará en vigor cuando se abra el objeto.

Para consultas e informes, también puede definir un criterio de ordenación predeterminado. El criterio de ordenación predeterminado se aplica a los datos de la consulta o informe cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.

¿Qué desea hacer?

Comprender los pedidos de ordenación guardados

Hay dos tipos de ordenación guardadas:

  • Última aplicación    Un criterio de ordenación aplicado por última vez es el criterio de ordenación que estaba en vigor cuando el objeto se guardó por última vez. Las tablas, consultas, formularios e informes pueden tener los últimos pedidos de ordenación aplicados.

  • Predeterminado    Un criterio de ordenación predeterminado está integrado en el diseño de una consulta o un informe. Se aplica un criterio de ordenación predeterminado cuando no se especifica ningún otro criterio de ordenación.

Criterio de ordenación aplicado por última vez

Al guardar una tabla, consulta, formulario o informe mientras se ordenan los datos, el criterio de ordenación se guarda automáticamente al guardar el objeto. Esto se denomina criterio de ordenación aplicado por última vez. Al crear un criterio de ordenación, en realidad está cambiando el diseño del objeto.

Si desea que el último criterio de ordenación aplicado se aplique automáticamente la próxima vez que abra el objeto, establezca la propiedad Orden por en carga del objeto en Sí. Para establecer esta propiedad, siga estos pasos mientras el objeto está abierto en la vista Diseño.

  1. Presione F4 para mostrar la hoja de propiedades.

    Este paso no es necesario si la hoja de propiedades ya se muestra.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Si el objeto es una tabla o una consulta, en la pestaña General de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Ordenar por al cargar en Sí.

    • Si el objeto es un formulario o un informe, en la pestaña Datos de la hoja de propiedades, establezca la propiedad Ordenar por al cargar en Sí.

Nota: Puede evitar que se aplique el último criterio de ordenación aplicado estableciendo la propiedad Orden por en carga en No.

Criterio de ordenación predeterminado

Como el criterio de ordenación aplicado por última vez puede cambiar siempre que alguien ordene un objeto y, después, lo guarde, es posible que desee definir un criterio de ordenación predeterminado. Un criterio de ordenación predeterminado forma parte del diseño del objeto y no cambia cuando se aplica un criterio de ordenación diferente.

Solo puede especificar un criterio de ordenación predeterminado para una consulta o informe. Aunque el criterio de ordenación predeterminado no se sobrescribe por el criterio de ordenación actual o el último aplicado, solo entra en vigor cuando se quita el criterio de ordenación actual o el último aplicado.

Definir el criterio de ordenación predeterminado para una consulta

  1. Abra la consulta en la Vista Diseño.

  2. Haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  3. En la cuadrícula de diseño, desactive el cuadro de la fila Mostrar del campo que agregó.

  4. En la fila Ordenar, especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (valores más pequeños en primer lugar; A-A-Z) o en orden descendente (valores mayores en primer lugar; Z a A).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo especificado, después por el siguiente campo que especificó y así sucesivamente. Por ejemplo, si ordena por apellido y, a continuación, por Fechade nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de Dow aparecen antes que los registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de FechaDe Nacimiento. Los registros de cada campo apellido se ordenan según el valor del campo Fechade nacimiento.

  6. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de una consulta, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño de la consulta.

Definir el criterio de ordenación predeterminado para un informe

  1. Abra el informe en vista Informe o Vista Presentación.

  2. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar & filtro, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro o ordenación avanzada en el menú contextual.

    Aparece una pestaña de documento nueva que contiene una cuadrícula de diseño y una ventana en la que puede seleccionar un campo en el que ordenar.

  3. En la ventana, haga doble clic en el campo que desea usar para ordenar.

    El campo aparece en la cuadrícula de diseño.

  4. En la cuadrícula de diseño, en la fila Ordenar, especifique si desea ordenar el campo en orden ascendente (valores más pequeños en primer lugar; A-A-Z) o en orden descendente (valores mayores en primer lugar; Z a A).

  5. Si desea ordenar por más de un campo, agregue campos de ordenación adicionales repitiendo los pasos 2 a 4.

    Nota: Al ordenar por más de un campo, los resultados se ordenan inicialmente por el primer campo especificado, después por el siguiente campo que especificó y así sucesivamente. Por ejemplo, si ordena por apellido y, a continuación, por Fechade nacimiento, todos los registros con un valor de apellido de Dow aparecen antes que los registros con un valor de apellido de Stevens, independientemente del valor de FechaDe Nacimiento. Los registros de cada campo apellido se ordenan según el valor del campo Fechade nacimiento.

  6. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar & filtro, haga clic en Alternar filtro.

Nota: Para quitar un criterio de ordenación predeterminado de un informe, quite los campos de ordenación de la cuadrícula de diseño.

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