Este artículo se aplica a los administradores de primera línea.
Puede usar un libro de Excel para incorporar las programaciones en Turnos. Importar la programación de Excel a Turnos puede ayudarle a configurar su equipo más rápido, especialmente si administra un equipo grande.
En este artículo
Importar la programación a Turnos
Información general
Una importación de Excel puede realizar las siguientes acciones, que, de lo contrario, realizaría manualmente en Turnos:
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Asigne turnos y permisos a cada miembro del equipo.
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Agregue turnos abiertos.
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Organice turnos por grupo.
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Agregar miembros del equipo a grupos.
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Agregue notas para el día.
Si prefiere rellenar manualmente una programación, vea Rellenar una programación en Turnos.
Notas:
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Una importación de Excel le permite agregar información de programación, como turnos, permisos y turnos abiertos. No es posible editar o eliminar información de programación que ya existe en Turnos a través de una importación de Excel.
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Si deshabilitó los turnos abiertos en la configuración de Turnos, o si no tiene permisos para agregar grupos a turnos, no podrá agregar turnos abiertos ni organizar turnos por grupos a través de una importación de Excel.
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No puede importar una programación con más de dos años de antelación a la fecha actual.
En primer lugar, escriba la información de la programación en un libro de Excel y, a continuación, importe el libro a Turnos. Turnos incluye un libro de muestra de Excel que puede usar para especificar la información de la programación.
Puede crear un archivo basado en el libro de muestra o puede agregar la información de la programación directamente en él. Si usa el libro de muestra, asegúrese de eliminar los datos de ejemplo antes de cargar el archivo.
Importante: Asegúrese de que el idioma establecido en el dispositivo y el formato de número en Excel están establecidos en la misma región. Así se asegura de que los formatos de fecha en Teams coincidan con lo que especificó en Excel. Teams refleja el mismo formato de fecha y hora que la configuración de idioma, fecha y hora de su dispositivo.
Por ejemplo, si el dispositivo y Excel están establecidos en inglés (Estados Unidos),el formato de fecha de Excel 03/06/2024 representa con precisión el 3 de marzo de 2024 en Teams. Si el dispositivo está establecido en inglés (Reino Unido) y Excel se establece en inglés (Estados Unidos), el formato de fecha de Excel 03/06/2024 se interpreta como 6 de junio de 2024 en Teams.
Importar la programación a Turnos
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En Turnos web o de escritorio, vaya a Más opciones
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Seleccione Cargar archivo. Si es necesario, seleccione el vínculo Descargar ejemplo para obtener el libro de excel de muestra.
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Lea las instrucciones del libro de muestra o vea la sección del libro de muestra de Excel de este artículo para obtener más información sobre cómo agregar la información de la programación.
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Rellene la programación en Excel.
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Después de agregar la información de la programación, ya está listo para importarla a Turnos. Seleccione Cargar archivo, vaya a donde guardó el libro de Excel y, a continuación, seleccione Abrir.
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Después de cargar el archivo, puede comprobar el estado de carga y los detalles en la tabla Historial de importación . Verá uno de los siguientes estados en la columna Estado :
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Importado indica que la programación se importó correctamente y ahora se muestra en el calendario de Turnos.
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Error indica que la programación tiene errores y no se importó o se importó parcialmente. Verá un vínculo Descargar informe en la columna Estado si la programación se importó parcialmente.
Importante: La tabla muestra el estado de las últimas 10 cargas de su equipo en los últimos 30 días. Puede ver las cargas de usted y de otros jefes de línea de frente en su equipo. Si varios administradores de primera línea de su equipo están importando programaciones a Turnos, asegúrese de comprobar el estado de la carga antes de que se quite de la tabla.
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Notas:
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Un único archivo de Excel admite un máximo de 30 000 entidades de programación, 10 000 de cada entidad (turnos, turnos abiertos y permisos). Si necesita importar más elementos, cree otro archivo.
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Puedes programar un permiso de más de 24 horas. Sin embargo, no se admiten turnos ni turnos abiertos de más de 24 horas.
Ver y corregir errores de importación
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Seleccione Descargar informe en la columna Estado para descargar el archivo de error de Excel. De forma predeterminada, el archivo se guarda en la carpeta Descargas del equipo con el siguiente nombre: ImportScheduleErrors_<id. de equipo>.xls.
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Abra el archivo y vaya a la hoja errores . Cada fila muestra la ubicación de un error y lo que debe corregirse.
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Vaya a la hoja de cálculo Turnos, Abrir turnos o Permiso y corrija los errores. Las ubicaciones de error se resaltan en rojo.
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Cuando haya terminado de corregir los errores, guarde el archivo y vuelva a importarlo a Turnos.
Libro de ejemplo de Excel
Puede usar nuestro libro de muestra para ayudarle a colocar la programación en Excel. Nuestro libro de ejemplo contiene las siguientes hojas de cálculo:
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Instrucciones: Instrucciones para especificar la información de la programación.
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Turnos, Permisos y Turnos abiertos: para agregar turnos, permisos y turnos abiertos.
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Notas del día: Para escribir notas que correspondan a un día concreto.
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Miembros: lista de solo lectura de las personas de su equipo a las que puede asignar turnos.
En caso contrario, cree su propio libro de Excel con la estructura descrita en las hojas de cálculo Turnos, Permisos, Abrir turnos y Notas del día .
Importante:
-
No puede quitar ni cambiar el orden de las columnas de las hojas de cálculo. En caso contrario, recibirá errores al importar el archivo.
-
Las columnas necesarias se marcan como negrita en cada hoja de cálculo y no pueden estar vacías.
Hoja de cálculo Turnos
En la hoja de cálculo Turnos , cada turno aparece como una fila con 12 columnas. A continuación se muestran detalles sobre las columnas y cómo usarlas.
|
Columna |
Propiedad |
Tipo |
Descripción |
Entrada |
Ejemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Miembro |
Opcional |
Nombre del miembro del equipo asignado al turno. |
Escriba el nombre del miembro del equipo. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email de trabajo |
Obligatorio |
Email dirección del miembro del equipo. |
Escriba la dirección de correo electrónico del miembro del equipo. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Grupo |
Obligatorio |
Grupo de programación al que pertenece el miembro del equipo. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. |
Marroquinería |
|
|
D |
Mayús Fecha de inicio |
Obligatorio |
Fecha en la que se inicia el turno. |
Formato: mm/dd/aaaa |
13/08/2024 |
|
|
E |
Mayús Hora de inicio |
Obligatorio |
Hora en la que comienza el turno. |
Formato: |
8:30 a.m. |
|
|
F |
Mayús Fecha de finalización |
Obligatorio |
Fecha en la que termina el turno. |
Formato: mm/dd/aaaa |
13/08/2024 |
|
|
S |
Mayús Hora de finalización |
Obligatorio |
Hora a la que termina el turno. |
Formato: |
3:45 p.m. |
|
|
H |
Color del tema |
Opcional |
Color para clasificar el turno. |
Escriba una de las siguientes opciones: |
2. Azul |
|
|
I |
Etiqueta personalizada |
Opcional |
Etiqueta para personalizar el turno. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 23 caracteres. |
Artículos de cuero pequeños |
|
|
J |
Interrupción sin pagar |
Opcional |
Duración del salto de turno en minutos. |
Escriba un número (en minutos) menor que la duración del turno. |
45 |
|
|
K |
Notas |
Opcional |
Notas para los miembros del equipo sobre este turno específico. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 500 caracteres. |
Usa nuestro nuevo sistema para solicitar que los artículos se entreguen en nuestra tienda. |
|
|
E |
Compartida |
Obligatorio |
Opción para compartir el turno con el equipo tan pronto como se importa la información. |
Seleccione Compartido o No compartido. |
No compartido |
Hoja de cálculo permiso
En la hoja de cálculo Permiso, cada elemento de permiso aparece como una fila con 11 columnas. A continuación se muestran detalles sobre las columnas y cómo usarlas.
|
Columna |
Propiedad |
Tipo |
Descripción |
Entrada |
Ejemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Miembro |
Opcional |
Nombre del miembro del equipo que tiene permiso. |
Escriba el nombre del miembro del equipo. |
Martin Fitzgerald |
|
|
B |
Email de trabajo |
Obligatorio |
Email dirección del miembro del equipo. |
Escriba la dirección de correo electrónico del miembro del equipo. |
mfitzgerald@contoso.com |
|
|
C |
Fecha de inicio |
Obligatorio |
Fecha en la que comienza el permiso. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
D |
Hora de inicio |
Obligatorio |
Hora en la que comienza el permiso. |
Formato: |
12:00 a.m. |
|
|
E |
Fecha de finalización |
Obligatorio |
Fecha en la que finaliza el permiso. |
Formato: |
20/08/2024 |
|
|
F |
Hora de finalización |
Obligatorio |
Hora en la que termina el permiso. |
Formato: |
12:00 a.m. |
|
|
S |
Motivo del permiso |
Obligatorio |
Razón que justifica el permiso. |
Escriba un motivo para las solicitudes de permisos de la lista de motivos de los permisos que están disponibles en la configuración de turnos del equipo. |
Vacaciones |
|
|
H |
Notas |
Opcional |
Notas para el miembro del equipo sobre su permiso. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 500 caracteres. |
Disfrute de sus vacaciones. |
|
|
I |
Color del tema |
Opcional |
Color para clasificar el permiso. |
Escriba una de las siguientes opciones: |
7. Gris |
|
|
J |
Compartida |
Obligatorio |
Opción para compartir el permiso con el miembro del equipo tan pronto como se importa la información. |
Seleccione Compartido o No compartido. |
Compartida |
Abrir la hoja de cálculo Turnos
En la hoja de cálculo Abrir turnos , cada turno abierto aparece como una fila con 11 columnas. A continuación se muestran detalles sobre las columnas y cómo usarlas.
|
Columna |
Propiedad |
Tipo |
Descripción |
Entrada |
Ejemplo |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Grupo |
Obligatorio |
Grupo programación desde el que se puede solicitar el turno abierto. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. |
Marroquinería |
|
|
B |
Fecha de inicio |
Obligatorio |
Fecha en la que se inicia el turno abierto. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
C |
Hora de inicio |
Obligatorio |
Hora en la que se inicia el turno abierto. |
Formato: |
8:30 a.m. |
|
|
D |
Fecha de finalización |
Obligatorio |
Fecha en la que termina el turno abierto. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
|
E |
Hora de finalización |
Obligatorio |
Hora en la que termina el turno abierto. |
Formato: |
3:45 p.m. |
|
|
S |
Ranuras abiertas |
Obligatorio |
Número de turnos abiertos disponibles para que lo soliciten los miembros del grupo. |
Escriba un número entre 1 y 255. |
2 |
|
|
H |
Color del tema |
Opcional |
Color para clasificar el turno abierto. |
Escriba una de las siguientes opciones: |
6. Amarillo |
|
|
I |
Etiqueta personalizada |
Opcional |
Etiqueta para personalizar el turno abierto. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 23 caracteres. |
Artículos de cuero pequeños |
|
|
J |
Interrupción sin pagar |
Opcional |
Duración del salto de turno en minutos. |
Escriba un número (en minutos) menor que la duración del turno. |
45 |
|
|
K |
Notas |
Opcional |
Notas para los miembros del equipo sobre este turno abierto específico. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 500 caracteres. |
Usa nuestro nuevo sistema para solicitar que los artículos se entreguen en nuestra tienda. |
|
|
E |
Compartida |
Obligatorio |
Opción para compartir el turno con el miembro del equipo tan pronto como se importa la información. |
Seleccione Compartido o No compartido. |
No compartido |
Hoja de cálculo Notas del día
Para cada día, puede agregar una nota.
|
Columna |
Propiedad |
Tipo |
Descripción |
Entrada |
Ejemplo |
|---|---|---|---|---|---|
|
A |
Fecha |
Obligatorio |
Fecha en la que desea que la nota aparezca en la programación. |
Formato: |
13/08/2024 |
|
B |
Nota |
Obligatorio |
Enviar un mensaje a su equipo. |
Escriba texto, números o caracteres especiales. Máximo de 500 caracteres. |
Aprendizaje en el sitio |
En Turnos, las notas aparecerán cerca de la parte superior de la programación, debajo de la fecha.
