Iníciese en Microsoft Teams para su pequeña empresa

La manera en la que trabajamos y vivimos ha cambiado significativamente y muchas pequeñas empresas están adoptando trabajo remoto. En este contexto en el que su empresa debe equipar a los empleados para que trabajen de forma remota y la propia empresa debe conectar con sus clientes virtualmente, le presentamos una breve serie de directrices que le ayudarán a ponerse en marcha rápidamente con Microsoft Teams. 

Si su negocio está empezando la transición para trabajar de manera remota, ha llegado al lugar correcto. Con Microsoft 365, puede administrar una empresa de forma virtual y mantenerse en contacto con sus empleados, socios y clientes mediante reuniones en línea, chats, uso compartido de archivos y llamadas en Microsoft Teams. 

Foto del dispositivo Surface Book

Para obtener información sobre el trabajo a distancia, le recomendamos que empiece por estos tres pasos:

1. Preparación

La preparación es sencilla. Si ya tiene una suscripción a Microsoft 365, asegúrese de que todos los usuarios tengan una licencia que incluya Microsoft Teams. Si su empresa aún no tiene Microsoft Teams, puede encontrar el Microsoft Teams adecuado para su empresa y registrarse.

Prepare Microsoft Teams para sus clientes

El acceso de invitado permite a los equipos de su organización colaborar con personas que no pertenecen a la organización, al concederles acceso a equipos y canales existentes en Microsoft Teams. Cualquier persona con una cuenta de correo electrónico empresarial o de consumidor, como Outlook, Gmail o cualquier otro, puede participar como invitado en Microsoft Teams con acceso total a chats de equipo, reuniones y archivos. Como administrador de Microsoft Teams, usted decide qué características pueden o no usar los invitados en Microsoft Teams. Consulte Administrar el acceso de invitados.

2. Comenzar a usar Microsoft Teams

Es el momento de empezar a usar Microsoft Teams. Puede usarlo desde la web o instalarla aplicación en su equipo, portátil o dispositivo móvil.

Hablar desde cualquier lugar

Con Microsoft Teams, los usuarios pueden comunicarse por videoconferencia de forma segura en vídeo HD mientras ven y hablan con otros participantes en tiempo real. El lenguaje corporal y las expresiones faciales de estas conversaciones favorecen una mayor colaboración, facilitan la comprensión y aumentan el nivel de compromiso e interacción.

Foto del dispositivo Surface Book

Chatear desde cualquier lugar

Conecte en tiempo real en chats privados 1:1, chats grupales o conversaciones del canal visibles para todo el equipo. El historial del chat está disponible en cualquier momento para volver a leer las discusiones y decisiones pasadas. Esto es especialmente útil para poner al día a los nuevos miembros del equipo o para miembros actuales que quieran volver a ver el contexto de la conversación.

Foto del dispositivo Surface Book

Colaborar con los clientes y empleados

Microsoft Teams proporciona una excelente forma de mantenerse en contacto tanto con sus empleados como con sus clientes.

Ayude a todos los miembros de su organización a instalar Microsoft Teams en sus dispositivos. Para obtener más información, vea descargar Microsoft Teams.

Puede enviar mensajes instantáneos, compartir archivos y celebrar reuniones con Microsoft Teams. Puede invitar a cualquier persona a una reunión, incluso si no es usuario de Microsoft Teams. Puede invitar a personas ajenas a su empresa para que se unan a su equipo, para realizar colaboraciones en tiempo real a través del chat, llamadas e implementar el uso compartido de documentos.

Creación y organización de equipos

Los equipos de Microsoft Teams están diseñados para unir un grupo de personas que trabajan juntas para un fin común. Puede usar Teams de forma dinámica para un proyecto específico (como el lanzamiento de un producto), o de forma continua, en función de las necesidades de los departamentos de su empresa o las ubicaciones de sus oficinas. También puede configurar equipos de toda la organización para incluir a todos los usuarios.

Los canales son secciones específicas en un equipo que organizan las conversaciones por temas, proyectos o disciplinas. Las conversaciones, los archivos y las notas de cada canal solo están visibles para los miembros de ese grupo.

Foto del dispositivo Surface Book

Foto del dispositivo Surface Book

Almacenar y compartir archivos

A medida que su equipo trabaja de forma remota, tendrá archivos que desea compartir y con los que se necesita colaboración, tanto dentro como fuera de la compañía. Microsoft Teams facilita compartir archivos y trabajar en ellos de forma conjunta. Si sus documentos son archivos de Word, Excel o PowerPoint, sus compañeros y clientes pueden verlos, editarlos y colaborar en ellos, directamente desde Microsoft Teams.

Asegúrese de que los documentos clave de su empresa se guardan en la nube y están listos para ser compartidos de forma segura con clientes, asociados, proveedores y otras personas de su empresa. Guardar los archivos en la nube también le ofrece ventajas como tener copias de seguridad de los mismos y ser menos vulnerable a errores en el disco duro, ataques de ransomware y otros supuestos.

3. Preparar a todo el mundo

Para ayudar a los empleados a sacar el máximo partido de Microsoft Teams, puede compartir con ellos los siguientes vínculos a los recursos de aprendizaje de usuario final:

Pasos siguientes

Para profundizar más en la funcionalidad de Microsoft Teams...

Proteja su empresa mientras funciona de forma remota

Una característica de seguridad muy recomendable es la autenticación multifactor (MFA). Agregar MFA para los empleados remotos les exige que escriban un código de seguridad recibido por un texto, llamada de teléfono o una aplicación de autenticación cuando inicien sesión en Microsoft 365. Si un hacker consigue la contraseña de una persona a través de un ataque de phishing, no podrá usarlo para tener acceso a los datos y cuentas de la empresa. Puede agregar la protección MFA desde Centro de administración de Microsoft 365: Configurar el MFA para dispositivos móviles

Plantillas de Microsoft Teams

Para simplificar y agilizar la implementación en la organización, consulte las plantillas disponibles específicamente para pequeñas empresas. Las plantillas de Microsoft Teams le permiten crear equipos de forma rápida y sencilla proporcionando una plantilla predefinida de configuraciones, canales y aplicaciones preinstaladas, a la vez que orienta a los usuarios para que empiecen a usar Microsoft Teams de forma eficaz. Consulte Introducción a las plantillas de Teams para pymes.

Sistema telefónico de negocios

Convierta un equipo PC, Mac o dispositivo móvil en un teléfono empresarial de trabajo agregando Microsoft 365 Business Voice a la suscripción. Asigne a los empleados el número de teléfono del trabajo para realizar y recibir llamadas, configure un sistema de menú para llamadas que enrute las llamadas, agregue audioconferencias y configure números gratuitos y no gratuitos para su empresa. Realice todas estas tareas y reemplace los proveedores de telefonía tradicionales y los sistemas telefónicos internos que pueden resultar costosos y complicados de administrar.

Vea también

Dotar de su pequeña empresa al trabajo remoto

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×