Información de administrador

Introducción

De forma predeterminada, Forms está activado para todos los usuarios de una organización. Microsoft 365 Los administradores de TI pueden desactivar Microsoft Forms en el Centro Microsoft 365 administración, en la pestaña Administración de usuarios. Vea Configurar Microsoft Forms y Desactivar o activar Microsoft Forms para obtener más información.

Los administradores pueden cambiar los permisos de acceso para personas específicas de la organización. Vea Configuración de administrador en Microsoft Forms.

Almacenamiento de datos

Microsoft Forms datos se almacenan en servidores de Estados Unidos, con la excepción de los datos para inquilinos basados en Europa. Los datos de los inquilinos basados en Europa se almacenan en servidores de Europa.

Información de la cuenta de usuario

  1. Los administradores pueden iniciar sesión en Microsoft Graph.

  2. En el cuadro de búsqueda superior, pegue la siguiente dirección URL:

    https://graph.microsoft.com/v1.0/directory/deletedItems/microsoft.graph.user?$filter=mail eq 'user email'

    Nota: correo electrónico del usuario = Dirección de correo electrónico del propietario del formulario que ha abandonado su organización o cuya cuenta se ha deshabilitado.

  3. Haga clic en Ejecutar consulta.

Si la información de la cuenta que busca se devuelve en la consulta, significa que la cuenta se ha eliminado temporalmente y está dentro del límite de 30 días. Un administrador global puede transferir los formularios propiedad de la cuenta eliminada temporalmente con el método de transferencia como se describe anteriormente.

Si la información de la cuenta que busca no se devuelve en la consulta, esto significa que la cuenta sigue existiendo en el inquilino de Office 365 o se eliminó hace más de 30 días. Si la cuenta existe o está en un estado deshabilitado en el espacio empresarial de Office 365, un administrador global puede transferir los formularios propiedad de la cuenta. Si la cuenta se "eliminó de forma permanente" del inquilino de Office 365, un administrador global no podrá transferir los formularios que eran propiedad de esa cuenta. Estos formularios tampoco se pueden recuperar. 

Obtenga más información sobre cuentas eliminadas y datos asociados.

Actualmente, no hay ningún límite para el número de usuarios para los que se conservan los datos, siempre y cuando el aprovisionamiento de sus cuentas esté dentro del contrato de servicio en línea de su organización. Tampoco hay ningún límite para la cantidad de datos almacenados para cuentas de usuario.

Si se ha quitado la licencia de propietario o la cuenta del propietario está deshabilitada, no hay ningún cambio en la cantidad de datos almacenados para la cuenta de usuario.

Si se ha eliminado una cuenta de usuario de su inquilino (Azure AD), todos los datos relacionados con la cuenta se eliminarán 30 días después de que se haya eliminado el usuario.

Transferencia de propiedad del formulario

Para transferir el formulario de alguien que ha abandonado su organización, deben cumplirse los siguientes requisitos:

  • Es el administrador global de la organización y tiene una licencia de Formularios válida.

  • El empleado cuyo formulario desea transferir tiene una cuenta que se ha eliminado o deshabilitado.

  • El formulario se transfiere dentro de los 30 días posteriores a la eliminación de una cuenta.

    Nota: No hay ninguna restricción de tiempo para transferir la propiedad de un formulario de una cuenta que se ha deshabilitado (y no eliminado).

Si se cumplen todos los requisitos, puede transferir la propiedad del formulario. En la barra de direcciones del explorador, reemplace la dirección URL existente por la siguiente:

  1. https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=[dirección de correoelectrónico ]

    Nota: dirección de correo electrónico = Dirección de correo electrónico del propietario del formulario que ha abandonado su organización o cuya cuenta se ha deshabilitado.

    Por ejemplo, si el propietario del formulario ("Jason Fabián") dejó su organización ("Contoso"), la dirección URL de la solución alternativa tendría este aspecto:

    https://forms.office.com/Pages/delegatepage.aspx?originalowner=JasonFabian@contoso.com

  2. Ahora tiene acceso a los formularios del antiguo empleado. En el formulario que desea transferir, haga clic en Más acciones de formulario Botón Más opciones y, a continuación, seleccione Mover.

Nota: Si intenta transferir la propiedad del formulario a un empleado activo de su organización, puede moverlo a un grupo al que pertenezcan. Si aún no es miembro de ese grupo, debe unirse a él para realizar la transferencia. Una vez completada la transferencia de propiedad del formulario, puede elegir abandonar el grupo.

Si recibe un mensaje de error, cualquiera de los siguientes puede impedir que transfiera la propiedad:

Mensaje de error

Explicación

No podemos acceder a esta página

El propietario de los formularios sigue teniendo una cuenta activa.

El propietario del formulario sigue teniendo una cuenta y una licencia de Formularios activas.

No podemos acceder a esta página

Asegúrese de que ha introducido la dirección de correo electrónico correctamente y de que la cuenta del propietario de los formularios no se eliminó hace más de 30 días.

La dirección de correo electrónico se escribe incorrectamente o la cuenta del propietario de los formularios se eliminó hace más de 30 días.

No podemos acceder a esta página

Asegúrese de que ha escrito la dirección de correo electrónico correctamente y, a continuación, vuelva a intentarlo.

La dirección de correo electrónico falta o está mal escrita.

Uso de formularios en Outlook o PowerPoint

Es necesario habilitar la configuración de autenticación moderna para Outlook para garantizar que los usuarios de su organización puedan crear un sondeo en Outlook.

  1. Inicie sesión en https://admin.microsoft.com con su cuenta de trabajo o escuela.

  2. Seleccione Configuración > configuración de la organización.

    Nota: Si no ve la opción Configuración, seleccione Botón Más opciones Mostrar todo en el panel izquierdo.

  3. Seleccione Autenticación moderna.

  4. Active la opción Activar autenticación moderna para Outlook 2013 para Windows y versiones posteriores (recomendado).

Obtenga más información sobre la autenticación moderna y multifactor y cómo configurarla e implementación en su organización.

Sí, puede usar la implementación centralizada para implementar solo el complemento Formularios para PowerPoint. 

  1. Inicie sesión en https://admin.microsoft.com con su cuenta de trabajo o escuela.

  2. Seleccione Configuración > complementos.

    Nota: Si no ve la opción Configuración, seleccione Botón Más opciones Mostrar todo en el panel izquierdo.

  3. En la lista Complementos, seleccione Formularios.

  4. En Asignar usuarios en el panel Editar formularios, seleccione Todos.

  5. Seleccione Guardar.

Formularios y anti phishing

En Microsoft Forms, habilitamos las revisiones automáticas de máquinas para detectar proactivamente la colección malintencionada de datos confidenciales en formularios y bloquear temporalmente esos formularios para que no recopile respuestas.

Obtenga más información sobre Microsoft Forms y la prevención proactiva de suplantación de identidad (phishing).

Si es un administrador global y/o de seguridad, puede iniciar sesión en el centro de administración de Microsoft 365 en admin.microsoft.com y ir al Centro de mensajes. Aquí, verá un resumen diario de todos los formularios bloqueados. Para cada formulario que se muestra, puede elegir si quiere desbloquearlo o confirmar su intento de suplantación de identidad (phishing). Obtenga más información sobre cómo revisar y desbloquear formularios o usuarios detectados y bloqueados por posible suplantación de identidad (phishing).

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