Insertar subtotales en una lista de datos en una hoja de cálculo

Puede calcular automáticamente subtotales y totales generales en una lista para una columna mediante el comando Subtotal .

Al insertar subtotales:

• Los subtotales se calculan con una función de resumen, como Suma o Promedio, mediante la función SUBTOTAL. Puede mostrar más de un tipo de función de resumen para cada columna.
• Los totales generales se derivan de los datos detallados, no de los valores de los subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen Promedio , la fila de totales generales muestra un promedio de todas las filas de detalles de la lista, no un promedio de los valores de las filas de subtotales.

Si el libro se establece para calcular fórmulas automáticamente, el comando Subtotal vuelve a calcular los valores de subtotal y total general automáticamente al editar los datos de detalle. El comando Subtotal también esboza la lista para que pueda mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

Insertar subtotales

1. Asegúrese de que cada columna de un rango de datos para el que desea calcular subtotales tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares en cada columna y que el rango no incluye filas o columnas en blanco.

2. Seleccione una celda del rango.

3. Siga uno de estos procedimientos:
   Insertar un nivel de subtotales
   Puede insertar un nivel de subtotales para un grupo de datos, como se muestra en el ejemplo siguiente.
   
   En cada cambio en la columna de Deportes...
   … subtotal de la columna Ventas.

   1. Para ordenar la columna que contiene los datos por los que desea agrupar, seleccione la columna y después, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.
   2. En la pestaña Datos , en el grupo Esquema , haga clic en Subtotal.
      
      Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotal .
   3. En el cuadro En cada cambio en , haga clic en la columna para subtotal. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte.
   4. En el cuadro Usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Suma.
   5. En el cuadro Agregar subtotal a , active la casilla de cada columna que contenga valores que desea agregar al subtotal. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.
   6. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla Salto de página entre grupos .
   7. Para especificar una fila de resumen sobre la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos . Por ejemplo, con el ejemplo anterior, debería desactivar la casilla.
   8. Opcionalmente, puede usar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos uno a siete para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar sobrescribir los subtotales existentes, desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales .

   Insertar niveles anidados de subtotales
   Puede insertar subtotales para grupos internos anidados dentro de sus correspondientes grupos externos, como se muestra en el ejemplo siguiente.
   
   En cada cambio en el exterior, columna Región...
   … subtotal de las ventas de esa región y en cada cambio de la columna interna Deporte.

   1. Para ordenar la columna que contiene los datos por los que desea agrupar, seleccione la columna y después, en la pestaña Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z u Ordenar de Z a A.

   2. Inserte los subtotales externos.
      Cómo insertar los subtotales externos

      1. En la pestaña Datos , en el grupo Esquema , haga clic en Subtotal.
         
         Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotal .
      2. En el cuadro En cada cambio en , haga clic en la columna de los subtotales externos. Por ejemplo, utilizando el ejemplo anterior, haría clic en Región.
      3. En el cuadro Usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Suma.
      4. En el cuadro Agregar subtotal a , active la casilla de cada columna que contenga valores que desea agregar al subtotal. En el ejemplo anterior, seleccionaría Ventas.
      5. Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla Salto de página entre grupos .
      6. Para especificar una fila de resumen sobre la fila de detalles, desactive la casilla Resumen debajo de los datos. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla Resumen debajo de los datos . Por ejemplo, con el ejemplo anterior, debería desactivar la casilla.
      7. Opcionalmente, puede usar de nuevo el comando Subtotales repitiendo los pasos uno a seis para sumar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar sobrescribir los subtotales existentes, desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales .

   3. Inserte los subtotales anidados.
      Cómo insertar los subtotales anidados

      1. En la pestaña Datos , en el grupo Esquema , haga clic en Subtotal.
         
         Se mostrará el cuadro de diálogo Subtotal .
      2. En el cuadro En cada cambio en , haga clic en la columna de subtotal anidada. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Deporte.
      3. En el cuadro Usar función , haga clic en la función de resumen que desee usar para calcular los subtotales. Por ejemplo, con el ejemplo anterior, seleccionaría Suma.
         Seleccione las opciones que quiera.
      4. Desactive la casilla Reemplazar subtotales actuales .

   4. Repita el paso anterior para más subtotales anidados, trabajando desde los subtotales más externos hacia adentro.

Quitar subtotales

1. Seleccione una celda del rango que contenga los subtotales.
2. En la pestaña Datos , en el grupo Esquema , haga clic en Subtotal.
   
3. En el cuadro de diálogo Subtotal , haga clic en Quitar todo.

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