Introducción a los datos externos

¿Por qué usar datos externos?

Al usar productos de SharePoint para optimizar sus actividades empresariales, puede que necesite incorporar datos externos, como bases de datos, aplicaciones de línea de negocio y servicios web. Pero estos datos externos a menudo se asemejan a una isla de difícil acceso de la que solo pueden disfrutar sus privilegiados habitantes, a la que en resumen es muy difícil acceder. ¿Hay alguna manera de incorporar estos datos externos de forma fluida a los productos de SharePoint y de Office, de tal modo que usted pueda usar una interfaz con la que está familiarizado y mejorar aún más su negocio?

Este es el contenido de los servicios de conectividad empresarial. Permite un acceso seguro, eficaz y de lectura y escritura a una amplia variedad de datos externos. Esto se hace a través de un marco general que proporciona interfaces de usuario y programación estándar. Además, puede crear una amplia variedad de soluciones empresariales, tanto sin código, como soluciones compuestas de SharePoint para actividades sencillas y intermedias y soluciones basadas en código para necesidades avanzadas. Por ejemplo, puede:

• Crear una lista externa de SharePoint de datos de empleados almacenados en una base de datos back-end para la que los usuarios tengan acceso de lectura/escritura, de un modo parecido a una lista de SharePoint nativa

• Conectar datos de clientes actualizados en el sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) de su organización como un conjunto de contactos de Outlook e incluso proporcionar acceso sin conexión

• Crear una solución de planeación de eventos que esté vinculada a una aplicación de línea de negocio controlada, pero que use un calendario de SharePoint que puedan ver todos

• Crear una aplicación de Microsoft Silverlight con una interfaz de usuario de apariencia atractiva que trabaje con datos externos de la Web

En resumen, los servicios de conectividad empresarial le permiten conectarse a datos externos, interaccionar con ellos y explotar todo su potencial.

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Tres escenarios esenciales

¿Desea más información? He aquí tres ejemplos de soluciones básicas basadas en los servicios de conectividad empresarial.

Servicio de asistencia    Una gran empresa tiene un servicio de asistencia, que proporciona soporte técnico interno. Las solicitudes de soporte y la base de conocimiento de soporte técnico están almacenadas en una base de datos externa, pero están totalmente integradas en un sitio de SharePoint usando listas externas y elementos web de datos empresariales. Los trabajadores de la información pueden también ver sus solicitudes actuales en Microsoft Outlook 2013 en línea. Los especialistas del soporte técnico pueden ver las solicitudes que se les han asignado en Outlook 2013, en línea y sin conexión. Los flujos de trabajo administran automáticamente los incidentes de soporte en cada una de las fases: Abierto, Asignado, Escalado, Transferido y Cerrado. Los responsables del equipo de soporte técnico pueden ver, si disponen de los permisos pertinentes, paneles que muestran informes de asistencia que a su vez indican el número de incidentes de soporte asignados a cada especialista, los incidentes más recientes o críticos y el número de incidentes de soporte gestionados por cada especialista durante un período determinado. Los responsables pueden también exportar los datos a Microsoft Excel 2013 para hacer análisis más detallados.

Rastreador de artistas    Una agencia de talentos integra su base de datos de artistas en su sitio de equipo interno de SharePoint, que incluye una completa lista de artistas, su información de contacto y programas de actuaciones. Se generan contratos de grabación en forma de plantillas de documentos de Word, que se rellenan automáticamente con la información actualizada del artista. Un flujo de trabajo guía a cada contrato por las diferentes fases. Los agentes pueden agregar nuevos artistas a una lista externa usando un formulario de InfoPath. Con esta solución, los agentes de talentos tienen a mano en todo momento la información que necesitan y pueden hacer numerosas tareas clave usando productos conocidos de Office.

Panel de ventas    Una aplicación de panel de ventas ayuda a los representantes de ventas a buscar rápidamente pedidos e información sobre el cliente, que se administran en un sistema de gestión de las relaciones con el cliente (CRM). En función de sus roles y permisos respectivos, los miembros del equipo pueden ver información analítica sobre ventas, datos de ventas de cada miembro del equipo, clientes potenciales, y la información de contacto y los pedidos de un cliente. Los profesionales de ventas pueden ver sus calendarios diarios y las tareas de que les han asignado los responsables, colaborar con miembros del equipo, y leer noticias del sector. Un diagrama de Visio de territorios de ventas traza un mapa de las ventas mensuales y contiene datos en directo de la base de datos back-end que se pueden actualizar fácilmente. Al usar un documento de Word, los responsables pueden crear rápidamente informes de estado mensuales que incluyan automáticamente datos de sistemas externos.

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Esto es solo el comienzo

Los servicios de conectividad empresarial son como un gran paraguaing que engloba muchas características de SharePoint y Office. Sin embargo, no funciona de forma preparada porque todos los orígenes de datos externos son únicos y cada organización tiene necesidades específicas. Una vez que haya creado el trabajo de fondo local o en la nube, puede exponer los datos externos en productos de SharePoint y productos de Office. Al trabajar con datos externos, normalmente pasa tres fases distintas:

Fase de tierra    Durante esta fase, debe planear, preparar y configurar cómo obtener acceso a los datos externos. Normalmente, esto significa trabajar estrechamente con un administrador y, a veces, un desarrollador para comprender lo que debe suceder. Los objetivos importantes son identificar los requisitos técnicos y de negocios, preparar el origen de datos externo, garantizar el acceso seguro a los datos mediante el servicio de almacenamiento seguro y el ámbito de la solución general. Un objetivo esencial es crear un tipo de contenido externo, que es un paquete detallado de conexiones, metadatos y otra información que se usa para recuperar los datos externos.

Fase de SharePoint    Una vez sentadas las bases, ya puede exponer los datos externos en productos de SharePoint de varias maneras, entre las que se incluyen listas externas, columnas de datos externos, elementos web de datos empresariales, flujos de trabajo, resultados de búsqueda, páginas de perfil, acciones, aplicaciones para SharePoint y Office, y componentes o soluciones de SharePoint basados en código.

Fase de Office    Una vez que haya creado el acceso a los datos externos en productos de SharePoint, ya puede exponer los datos en varios productos de Office (incluidos Excel, Word, Outlook, SharePoint Workspace, Visio, Access e InfoPath), aplicaciones para Office y componentes, complementos y soluciones de Office basados en código.

Encontrará más detalles sobre cada una de estas funciones más adelante en este mismo artículo.

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¿Qué sombrero lleva puesto?

Desarrollar una solución basada en datos externos suele ser un trabajo en equipo, y la forma en que usted trabaje dependerá de su rol. El siguiente diagrama muestra una vista de alto nivel de los roles y las soluciones que intervienen en un ciclo de vida global de desarrollo.

Usuarios    Los usuarios montan soluciones simples usando las funciones básicas de productos de SharePoint y de Office. Algunos ejemplos son:

• Crear una lista externa y diferentes vistas de la lista, y agregar varios filtros y ordenaciones

• Exportar la lista externa a Excel 2013 para analizar los datos con mayor profundidad.

• Conectar una lista externa a Outlook 2013 para trabajar con los datos externos en línea o sin conexión

Usuarios avanzados    Los usuarios avanzados crean soluciones empresariales simples e intermedias sin código y, con frecuencia, precisan aptitudes de analítica empresarial para entender los sistemas de bases de datos y los procesos empresariales globales de la organización. También comunican los requisitos a los administradores y a los desarrolladores, así como a los directores y, quizás, a los diseñadores de sitios. Algunos ejemplos son:

• Crear un tipo de contenido externo con Microsoft SharePoint Designer 2013.

• Crear columnas de datos externos en bibliotecas y vincular las columnas a controles de contenido en una plantilla de Word personalizada, como un contrato o una factura

• Personalizar formularios de InfoPath para sustituir los formularios de lista predeterminados de SharePoint

• Diseñar una página web que conecte elementos web de datos empresariales de forma útil para crear un espacio de trabajo de información

• Crear una solución basada en Outlook que proporcione formularios, vistas, comandos de cinta, acciones y paneles de acciones personalizados

• Crear un flujo de trabajo que use datos de listas externas

Administradores    Los administradores administran los permisos de usuario y la seguridad de diferentes componentes de SharePoint, incluidos el tipo de contenido externo y la base de datos externa. Una actividad crítica implica configurar aplicaciones de destino de los servicios de almacenamiento seguro, asignar credenciales y determinar los mejores métodos de autenticación. Otros ejemplos de operaciones son:

• Administrar y configurar el acceso a datos externos, permisos y consultas

• Importar y exportar tipos de contenido externo del almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales

• Configurar páginas de perfil, acciones y resultados de búsqueda personalizados

Desarrolladores    Los desarrolladores crean varias soluciones personalizadas que van desde componentes específicos reutilizables a soluciones avanzadas basadas en código. Algunos ejemplos son:

• Los tipos avanzados de contenidos externos desarrollados en Microsoft Visual Studio, como tipos de campo personalizados que usan datos jerárquicos complejos.

• Datos agregados de servicios múltiples presentados como un solo modelo de BDC.

• Componentes reutilizables, elementos web personalizados, actividades de flujo de trabajo personalizadas y formularios de InfoPath de código subyacente.

• Elementos de datos externos personalizados para soluciones de Outlook

• Aplicaciones de Microsoft Silverlight y complementos de Office

• Alertas personalizadas con el marco de trabajo de eventos

• Conexiones o soluciones personalizadas con código administrado.

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Conocer el entorno de SharePoint

Cuando usa o crea una solución de datos externos, hay diferencias en las características y funcionalidades que probablemente conoce por su entorno de SharePoint:

• Local    Si crea una solución en la que los usuarios y la solución son locales (detrás del cortafuegos), entonces serán compatibles con todas las características de los Servicios de conectividad empresarial.

• Nube    Si está usando SharePoint (plan 2, E3 y E4) en Microsoft 365, se encuentra disponible un subconjunto de características. Por ejemplo, las listas externas, los elementos web de datos empresariales y el marco de eventos son compatibles, pero las páginas de perfil, acciones y el marco del conector no lo son. A parte de esto, solo podrá conectarse a los siguientes orígenes de datos: Servicios web de WCF, OData y SQL Server Azure.

• Híbrido    Puede que su organización ya disponga de ciertas capacidades en orígenes de datos locales, como aplicaciones de línea de negocios y sistemas ERP. Pero su organización puede estar también en un entorno de SharePoint híbrido, en el que algunos empleados son locales y otros están en la nube. En un entorno híbrido, usted puede crear una solución de datos externos híbrida de modo que los usuarios en la nube puedan acceder a un origen de datos local. Por ejemplo, un usuario puede completar un informe de gastos durante un viaje de negocios con SharePoint y los cargos se pueden conciliar inmediatamente con un sistema SAP local. Puede conectarse a cualquier origen de datos local, pero debe usar los Servicios de Odata y puede ser necesarios desarrollos y configuración en profundidad.

Obtener el software adecuado

Las funciones de los servicios de conectividad empresarial (BCS) se distribuyen en diferentes ediciones de SharePoint. Use la siguiente tabla para tomar la decisión adecuada.

* Incluye controles de formulario para mostrar datos externos y diseños para mostrar datos en un panel de tareas y un área de formulario de Outlook. Disponible solo en Microsoft Office Professional Plus 2013.

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Configurar el software correctamente

Una vez que haya instalado el software adecuado, asegúrese de configurarlo correctamente. En particular:

Preparar el origen de datos externo    Es posible que un administrador tenga que crear una cuenta y proporcionar permisos al origen de datos para garantizar que solo las personas adecuadas disfruten de acceso a los mismos y evitar así que lleguen a las manos equivocadas. Es posible que en una base de datos externa el administrador también desee crear consultas, vistas, tablas, etc. específicas para limitar los resultados a los niveles necesarios y mejorar el rendimiento.

Configurar servicios de SharePoint    Un administrador tiene que activar servicios de conectividad a datos empresariales, almacén seguro y servicios de Visio.

Configurar el servicio de almacén seguro    Un administrador determina el mejor modo de acceso al origen de datos externo, crear una aplicación de destino y establecer las credenciales de la aplicación de destino.

Configurar los servicios de conectividad empresarial    Un administrador tiene que garantizar que el usuario que crea el tipo de contenido externo tiene permisos para el almacén de metadatos de datos de conectividad empresarial y que los usuarios que corresponda tienen acceso al tipo de contenido externo en el cual se basa la lista.

Asegurarse de que los productos de Office están listos para usarse    Para sincronizar datos externos con productos de Office, debe tener Windows 7 o posterior y los siguientes productos de software gratuitos, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 y WCF Data Services 5,0 para OData V3 en cada equipo cliente (si es necesario, se le solicita automáticamente que descargue el software). Además, asegúrese de que la opción de instalación de Office, servicios de conectividad empresarial está habilitada (este es el valor predeterminado). Esta opción instala el tiempo de ejecución del cliente de servicios de conectividad empresarial que hace lo siguiente: las memorias caché y sincroniza con datos externos, asigna datos profesionales a tipos de contenido externo, muestra el selector de elementos externos en productos de Office y ejecuta soluciones personalizadas dentro de los productos de Office.

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Elegir sabiamente sus datos externos

Puede trabajar con una amplia variedad de orígenes de datos externos, incluyendo bases de datos, sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP), OData y conectores avanzados.

Bases de datos    Organizaciones y compañías de todos los tipos y tamaños dependen de bases de datos para sus operaciones diarias. Las bases de datos contienen una gran variedad de tipos de datos, como texto, números, imágenes y documentos, y tienen muchos fines, como los sitios web de la compañía de finanzas, fabricación, seguros y datos. Las bases de datos admitidas comúnmente son Microsoft SQL Server, Oracle, IBM DB2 y cualquier base de datos que cumpla los estándares de interfaz ODBC u OLE DB.

Sistemas ERP    Los sistemas ERP integran datos y procesos de línea de negocio en toda la organización y realizan numerosas actividades fundamentales para cualquier negocio, entre las que se incluyen:

Los sistemas ERP admitidos comúnmente incluyen SAP, Duet, Microsoft Dynamics, Siebel y JD Edwards.

OData    El protocolo Open Data (OData) proporciona un estándar basado en REST para crear (Post), leer (Get), actualizar (Put) y eliminar (Delete) operaciones que tienen acceso a servicios web. Piense en OData como el equivalente basado en web de ODBC y OLE DB. Los datos se devuelven en formato XML o notación de objetos JavaScript (JSON). Los orígenes de OData más comunes incluyen sitios web conocidos (como Amazon, E-bay, Azure Data Market y Netflix), bases de datos e incluso otros sitios de SharePoint.

Conectores avanzados    Para otros orígenes de datos, un desarrollador puede proporcionar acceso avanzado a datos externos con:

• ADO.NET, que posibilita el acceso a cualquier origen de datos con un proveedor ADO.NET

• Servicios WCF y web, que posibilita el acceso a servicios web y Windows Communication Foundation (WCF)

• Ensamblados de conectividad .NET, que posibilita el acceso a orígenes de datos cuando no está disponible un proveedor ADO.NET o un servicio web

• Convertir datos de propietario no compatibles con los tipos de datos .NET compatibles

• Crear soluciones personalizadas para orígenes de datos de mayor escala con estructuras de datos que cambian frecuentemente y que precisan opciones personalizadas de conexiones de datos, métodos de transferencia e instalación de conectores.

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Considerar el rendimiento

Cualquier solución empresarial debe tener en cuenta el rendimiento, y los datos externos no son la excepción. Afortunadamente, los servicios de conectividad empresarial están diseñados para aliviar numerosos embotellamientos y problemas de rendimiento. En general, la recuperación de datos, la paginación, el filtrado y la ordenación se descargan en el origen de datos externos para contribuir a reducir los recursos de memoria y procesamiento que necesitan los productos de SharePoint.

Los servicios de conectividad empresarial tienen también cachés integradas en PC clientes (la caché de tiempo de ejecución de los Servicios de conectividad empresarial) y servidor (la caché de los Servicios de conectividad empresarial), y pueden no mostrar inmediatamente los valores más recientes del sistema de datos externos. Pero puede ajustar los intervalos de actualización en función de las necesidades de sus usuarios y de las soluciones que cree. No todos los usuarios necesitan ver datos actualizados inmediatamente, pero si lo hacen, pueden, por ejemplo, actualizar la lista externa o la carpeta contactos de Outlook.

La capacidad para trabajar sin conexión en un equipo PC cliente también implica que los usuarios pueden trabajar durante un período prolongado sin conectarse a datos externos, pero sabiendo que, cuando vuelvan a conectarse, los datos se actualizan y se concilian correctamente.

En general, estas funciones relacionadas con el rendimiento contribuyen a agilizar la visualización, la actualización y las operaciones de datos externos en una página web de SharePoint y en un producto de Office.

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La seguridad, lo primero

Es de vital importancia que una solución de datos externos sea segura porque los datos son con frecuencia críticos para un negocio y no deben ser vistos o modificados por los usuarios incorrectos. Además, existen muchas maneras de proteger los datos, y usted desea que su solución sea sencilla y segura. Por fortuna, existen maneras de minimizar la complejidad, principalmente usando el servicio de almacenamiento seguro.

En resumen, para proteger sus datos externos, necesita responder a dos cuestiones básicas:

¿Quién es usted?    Este proceso se denomina también “autenticación” y se trata de verificar su identidad obteniendo sus credenciales (su nombre de usuario y contraseña).

¿Qué tiene permitido hacer?    Este proceso se denomina “autorización” y se trata de determinar qué tareas puede hacer en qué datos obteniendo la lista de permisos que se le han concedido.

En primer lugar, un administrador ayuda a determinar el mejor modo de acceso al origen de datos externos. Tenga en cuenta que es muy frecuente que las soluciones empresariales autentiquen el acceso a datos externos para los que el usuario actual tiene una cuenta diferente. Pero iniciar sesión con credenciales diferentes puede ser complicado. El servicio de almacenamiento seguro acude al rescate proporcionando almacenamiento y asignación de credenciales. De este modo, resulta más fácil usar un origen de datos externos iniciando sesión una sola vez.

Por ejemplo, si ha iniciado sesión en su sitio de SharePoint con un conjunto de credenciales pero desea acceder a una lista externa basada en una aplicación de Siebel que usa otro conjunto de credenciales, un administrador puede configurar el servicio de almacenamiento seguro para que asigne los dos conjuntos de credenciales de tal modo que usted no tenga que iniciar sesión de nuevo.

El servicio de almacenamiento seguro también ayuda a abordar el conocido problema del “doble salto”, según el cual cada autenticación necesita un "salto" entre dos PC que puede suponer un riesgo a menos que se tomen medidas para evitarlo.

Después, un administrador crea varias capas de seguridad basadas en permisos, de forma muy parecida a las diversas líneas defensivas en torno a un fuerte, con el fin de garantizar una correcta autorización para acceder a lo siguiente:

• Los datos de la base de datos o el sistema externos

• El tipo de contenido externo del almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales

• La lista externa o la columna de datos externos

Por último, el administrador puede introducir una capa adicional de protección con el cifrado. Si su solución de datos externos también usa aplicaciones de Office, un administrador puede proteger la caché de tiempo de ejecución de cliente de los servicios de conectividad empresarial usando el sistema de cifrado de archivos de Windows. Algunos orígenes de datos externos también proporcionan formas de cifrado de datos.

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Colocar la primera piedra: tipos de contenido externo

Los tipos de contenido externo son el núcleo de cualquier solución de datos externos. Son como un “broker” que intermedia entre usted y el origen de datos externos. Un tipo de contenido externo típico es un paquete organizado de información que contiene lo siguiente:

• Información de conexión con el origen de datos, como la ubicación, el nombre y los modos de autenticación

• Definición de la tabla, los campos, las claves principales y externas, las validaciones y los tipos de datos (también llamados “metadatos”)

• Las operaciones de datos que puede hacer, como Crear, Leer, Actualizar, Eliminar y Consultar (también llamadas “CRUDQ”)

• Otra información y otros comportamientos, como tipos de datos de Office asignados o la habilitación de la sincronización sin conexión

• Varios filtros, que solicitan los datos y ayudan a aislar los resultados, y límites para mejorar el rendimiento

• Campo de identidad y columnas de visualización para un selector de contenido externo usado para recuperar datos externos a través de la interfaz de usuario

• Una asociación basada en claves principales y externas entre dos tablas relacionadas, como “Pedidos” y “Clientes”.

Un usuario avanzado define el tipo de contenido externo y ahorra al resto de los usuarios la complejidad inherente al trabajo con datos externos. Además, toda esta información se guarda en un archivo BDCM (.bdcm) especial, en formato XML, y se almacena en el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales. Este enfoque hace más fácil mantener, actualizar, proteger y reutilizar tipos de contenido externo en diferentes sitios. Por ejemplo, usted puede exportar e importar fácilmente el archivo para implementarlo desde un entorno de desarrollo en un entorno de producción, o compartirlo con otras colecciones de sitios.

Por cierto, su usuario avanzado no tiene por qué ser un experto en XML. Para crear un tipo de contenido externo, puede elegir entre dos herramientas a modo de ayuda:

• Microsoft SharePoint Designer 2013    Usted puede definir y actualizar el tipo de contenido externo de forma descriptiva y, después, publicarlo en el almacén de metadatos de conectividad a datos empresariales.

• Microsoft Visual Studio 2012    Si sus datos externos son complejos o no son compatibles con SharePoint Designer 2013, puede usar el editor XML de Visual Studio (que proporciona Intellisense) para crear su modelo XML, o usar el diseñador de tipos de contenido externo de Visual Studio para crear un ensamblado de conectividad .NET que proporcione lógica de integración back-end personalizada a través de .NET Framework.

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Leer y escribir datos en listas externas

Una lista externa es un componente clave de las soluciones de SharePoint basadas en datos externos. Usted puede leer y escribir datos externos del mismo modo que usa una lista de SharePoint. Una lista externa se asemeja mucho en apariencia y comportamiento a una lista nativa, pero hay algunas diferencias de comportamiento. Por ejemplo, puede crear vistas y usar valores calculados con fórmulas, pero no adjuntar archivos o seguir versiones.

También puede crear una lista externa usando SharePoint Designer 2013.

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Agregar columnas de datos externos a listas y bibliotecas

Puede combinar columnas de datos externos con otras columnas de una lista nativa o biblioteca. Debido a que se agrega una columna de datos externos a una lista nativa o biblioteca, todas las características relacionadas de la lista o biblioteca funcionan, incluyendo versiones, aprobaciones, protección y desprotección, y archivos adjuntos.

Digamos que ha creado una biblioteca de imágenes que contiene fotos de los productos que vende su organización. Puede agregar una columna de datos externos a la biblioteca que tenga acceso al nombre de producto, código de producto y precio actual desde una base de datos externa. Debido a que las normas y los procesos de su compañía precisan que todo cambio en la información del producto se haga únicamente a través del sistema de base de datos, necesitará especificar que los datos externos son de solo lectura cuando cree el tipo de contenido externo. Pero ahora, más personas de su organización pueden ver fácilmente toda la información habitual del producto junta en una sola vista de biblioteca.

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Crear soluciones con elementos web de datos empresariales

Los elementos web de datos empresariales han sido diseñados para trabajar con datos de una lista externa y combinarlos de forma útil para crear un espacio de trabajo o panel de un sitio. Por ejemplo, puede establecer una conexión entre la lista y los elementos web de tal modo que, cuando seleccione un concepto del informe de gastos en los elementos web de la lista como, por ejemplo, los gastos del jueves, visualice los detalles de dicho concepto en los elementos web (por ejemplo, los gastos de alojamiento, viaje y comida).

En la tabla siguiente se resume cada elemento web de datos empresariales.

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Usar datos externos en una página de perfil, acción o búsqueda

Las páginas de perfil, acciones y búsquedas son funciones estrechamente relacionadas.

Páginas de perfil

De manera predeterminada, los servicios de conectividad empresarial crean una página de perfil basada en el tipo de contenido externo. Una página de perfil es una página web que muestra información de una única fila de datos externos, a partir de un campo de Id., como, por ejemplo, todos los campos sobre un cliente específico.

El perfil de página predeterminado es una página web que contiene el generador de elementos de datos empresariales y un elemento web de datos empresariales conectados entre sí. El elemento web del generador analiza el parámetro de cadena de consulta de dirección URL de la página de perfil, por ejemplo, http://contoso/Customer.aspx?CustID=345, y transfiere el valor CustID al elemento web de datos, que muestra después todos los campos correspondientes del cliente.

Puede crear su propia página de perfil para mostrar información personalizada, o puede hacer que un administrador la personalice por usted.

Acciones

Puede incluso realizar una acción basada en la página de perfil para hacer algo útil. Por ejemplo, también puede crear una acción que combine información sobre la dirección del cliente con mapas de Bing para ver la ubicación del cliente u obtener indicaciones. O bien puede crear una acción basada en el parámetro de cadena de consulta de dirección URL de la página de perfil o a través de código personalizado. Otra opción es que un desarrollador escriba código personalizado que le permita actualizar información sobre empleados en una base de datos back-end.

De manera predeterminada, usted usa una acción cuando hace clic en el comando de acción Ver perfil en un elemento web Acciones de datos empresariales o Lista de datos empresariales. Al usar una columna de datos externos, puede también ejecutar la acción desde un comando de menú.

Búsqueda

Por último, si lo desea, un administrador puede habilitar la búsqueda de datos externos. Los datos externos pueden rastrearse e indizarse de la misma forma que los datos internos de SharePoint, pero con recorte de la seguridad para garantizar que solo los usuarios pertinentes pueden hacer clic en los resultados de búsqueda y ver dichos resultados, que aparecen usando una página de perfil.

Integrando la búsqueda de SharePoint en sistemas de datos externos, los usuarios pueden buscar datos que, de lo contrario, no podrían localizar. Por ejemplo, si conoce la compañía para la que trabaja un cliente pero ha olvidado el nombre de este, puede buscar por el nombre de la compañía para encontrar la página de perfil del cliente.

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Usar datos externos en flujos de trabajo

Los flujos de trabajo proporcionan una potente herramienta para modelar y automatizar procesos de negocio basados en una lista, una biblioteca o un sitio de SharePoint. Estos procesos de negocio pueden ser tan sencillos como un proceso de aprobación de documentos con un único aprobado, o tan complejo como cualquier proceso de negocio estructurado. Aunque usted no puede asociar directamente un flujo de trabajo a una lista externa, sí puede crear lo siguiente:

Flujos de trabajo de lista nativa    Flujo de trabajo asociado a una lista nativa que lee o actualiza datos de una lista externa usando las acciones Crear elemento de lista, Actualizar elemento de lista y Eliminar elemento de lista. Por ejemplo, puede actualizar un elemento de una lista externa siempre que se cambie un elemento de una lista nativa o biblioteca. Puede usar otras acciones con listas externas, como Establecer variable de flujo de trabajo para modificar un campo de una lista externa. También puede usar un elemento de una lista externa como destino de un proceso de tareas, pero el vínculo con la tarea no muestra ningún título del elemento de lista externa.

Flujos de trabajo de sitio    Los flujos de trabajo de sitio no necesitan un desencadenador de eventos para iniciarse, ya que pueden empezarse manualmente. Para evitar un acceso no autorizado, los flujos de trabajo que tienen acceso a listas externas siempre se ejecutan en la cuenta de un servicio, incluso con un modo de autenticación que use suplantación.

Eventos    Un desarrollador puede crear eventos que se desencadenen en el origen de datos externos y los usuarios pueden crear alertas que respondan a dichos eventos. Por ejemplo, puede usar un flujo de trabajo de SharePoint para enviar un mensaje de correo a un empleado cuando se le asigne a dicho empleado una cuenta de cliente en el origen de datos externos.

Por cuestiones de mantenimiento, se recomienda leer solo un número reducido de columnas en la lista externa, o crear, actualizar o eliminar un número reducido de elementos en la lista externa.

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Analizar datos externos en Excel

Puede exportar datos de una lista externa a Excel 2013 y mantenerlos sincronizados. Por ejemplo, quizá desee mantener un inventario de producto en una lista, de tal manera que resulte fácil de compartir y actualizar, pero que también simplifique el análisis periódico del inventario en Excel 2013. Los datos externos que se exportan a Excel 2013 vienen determinados por la vista actual de lista externa, los filtros definidos en el tipo de contenido externo y en la lista externa, y la configuración de idioma del sitio de SharePoint.

Cuando usted exporta una lista externa, Excel crea una tabla con una conexión de datos a la lista externa a partir de un archivo de consulta web. Para ver en Excel más cambios realizados en la tabla de Excel, puede actualizar los datos. Recuerde que no puede hacer cambios en el origen de los datos externos y que una operación de actualización de Excel sobrescribiría cualquier modificación hecha en la tabla de Excel.

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Agregar datos externos a documentos de Word

Agregando columnas de datos externos y una plantilla de Word con controles de contenido a una biblioteca de documentos, usted también puede hacer que resulte fácil y eficiente introducir datos actualizados y precisos en un documento estructurado de Microsoft Word 2013.

Supongamos que tiene una biblioteca de documentos que contiene contratos de clientes. Sin embargo, toda la información de los clientes se mantiene en una aplicación de línea de negocio, como SAP. Puede realizar un seguimiento de los contratos del cliente en la biblioteca de documentos, pero asegúrese de que la información de los clientes relacionada esté actualizada y no esté duplicada innecesariamente. Para ello, siga estos pasos:

• En primer lugar, agregue columnas de datos externos a la biblioteca para asociar el nombre de cliente, nombre de compañía y número de teléfono pertinente a cada contrato almacenado en la biblioteca de contratos.

• Después, cree una plantilla de Word que contenga el texto reutilizable del contrato del cliente y controles de contenido para introducir el nombre del cliente, el nombre de la compañía y el número de teléfono. Word 2013 usará el selector de elementos externos para que le resulte más fácil especificar o actualizar la información correcta al mostrar y recuperar automáticamente la información correcta de los clientes.

• Por último, cada vez que cree un contrato, introduzca datos del cliente y guarde de nuevo el contrato en la biblioteca, los valores de datos del cliente se transfieren a las columnas de datos externos correspondientes.

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Sincronizar datos externos en Outlook

Si una lista externa contiene clientes, tareas, citas o mensajes, usted puede conectar la lista a Outlook 2013. Una vez conectada, puede ver, modificar e imprimir los datos usando la ya conocida interfaz de usuario de Outlook. Si los datos son información de contacto, como, por ejemplo, clientes, puede incluso llamarles, enviarles mensajes de correo o hacer peticiones de reuniones.

La sincronización de los datos es bidireccional o bidireccional. Los cambios realizados en Outlook 2013 se sincronizan automáticamente con el origen de datos externo. Los cambios realizados en el origen de datos externo se sincronizan con los elementos de Outlook 2013, aunque es posible que se necesite una operación de actualización.

Los datos se actualizan de manera predeterminada cada seis horas, pero este valor puede cambiarse. Para asegurarse de que está viendo datos actualizados del origen de datos externos, haga clic con el botón secundario en la carpeta y, después, haga clic en Sincronizar los cambios de la base de datos.

Cuando cree el tipo de contenido externo, haga lo siguiente:

• Si desea acceder sin conexión, habilite la opción de compatibilidad Sincronización sin conexión.

• Configure el campo Tipo de elemento de Office en una de las siguientes opciones: Contacto, Cita, Tarea o Mensaje.

• Asigne cada campo del tipo de contenido externo, como Nombre del cliente, Apellidos del cliente, Dirección del cliente y Teléfono del cliente, a los campos respectivos del tipo de elemento de Outlook, como el nombre, los apellidos, la dirección de empresa y el teléfono de empresa de un cliente.

Además, con código escrito por un desarrollador, puede crear una solución de Outlook que haga lo siguiente:

• Mostrar elementos de datos nativos o personalizados en paneles de tareas personalizados para presentar los datos externos a usuarios

• Incluir comandos de cinta personalizados para acciones personalizadas

• Crear una definición de vista personalizada para mostrar columnas específicas de datos externos

• Diseñar áreas de formulario personalizadas para presentar datos externos

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Mejorar el acceso a datos externos con formularios de InfoPath

Microsoft InfoPath 2013 resulta útil a la hora de usar datos externos por varios motivos:

Trabajar con tipos de datos complejos    Si un campo de datos externos es jerárquico, como un campo de dirección que contiene la calle, la ciudad y el código postal como un subcampo, no se puede trabajar con este campo en el formulario de SharePoint para una lista externa y, de hecho, ni siquiera se crea. Sin embargo, puede convertir el formulario de SharePoint en un formulario de InfoPath para crear y actualizar los campos con InfoPath 2013.

Incrustar un control de selector de elementos externos    Puede arrastrar y soltar el control de selector del elementos externos a un formulario de InfoPath, vincularlo a la lista externa como origen de datos secundario y facilitarle al usuario la selección de un elementos basado en un campo único, como, por ejemplo, Nombre de cliente o Id. de producto.

Además, si usted configura una asociación para tipos de contenido externo, como clientes y pedidos, y el formulario de InfoPath para la lista externa contiene una clave externa, por ejemplo, Id. de cliente, el control del selector de elementos externos se agrega incluso automáticamente al formulario. De este modo, los usuarios pueden buscar fácilmente al cliente que deseen al trabajar con pedidos.

Crear varias vistas de un formulario    Puede que en alguna ocasión desee que los formularios tengan varias vistas de sus datos externos, especialmente si hay muchos campos y una lista externa o un formulario de SharePoint no resultan efectivos. Las vistas múltiples pueden también resultar de utilidad en escenarios de una sola escritura en los que el sistema externo no permite actualizar un campo una vez creado. En tales casos, puede crear dos vistas, una para la operación de creación y otra, para la operación de actualización.

Agregar reglas o código subyacente a formularios    Puede agregar reglas declarativas o formularios de código subyacente para lógica empresarial adicional, como validación y cálculos. Por ejemplo, puede asegurarse de que un código de país/región es válido usando un servicio web.

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Agregar datos externos a diagramas de Visio publicados

Con Microsoft Visio 2013, puede vincular datos de una lista externa a un diagrama y sus formas. Después, puede publicar el diagrama en una biblioteca de documentos de SharePoint como dibujo web interactivo para que los usuarios puedan mostrar el diagrama y ver los datos externos asociados. Hay tres maneras de vincular filas de datos a las formas del dibujo. Puede vincular las filas a formas existentes de una en una, vincular las filas a las formas automáticamente o crear formas a partir de los datos.

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Importar y actualizar datos externos en Access

Microsoft Access 2013 es una plataforma de aterrizaje para todo tipo de datos y los datos externos no son ninguna excepción. Usted puede importar una lista externa a una base de datos de Access de su PC cliente y actualizar periódicamente los datos. Los datos son de solo lectura.

Siga estos pasos básicos:

1. Exporte el tipo de contenido externo desde SharePoint Designer 2013 o directamente desde el almacén de metadatos de conectividad de datos empresariales como archivo BDCM.

2. En Access 2013, cree una conexión de datos de servicio web usando el archivo BDCM.

3. En Access 2013, cree una tabla vinculada basada en la conexión de datos de servicio web.

Tenga en cuenta que, en este caso, la caché de tiempo de ejecución de cliente de los servicios de conectividad empresarial no se usa en la sincronización con la lista externa al actualizar los datos.

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