Introducción a la importación y exportación de datos y plantillas de formulario

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En este artículo se describen las opciones disponibles para importar diseños de formularios y datos de formularios de otros programas a Microsoft Office InfoPath. También se describen las opciones para exportar plantillas de formulario y datos de formulario de InfoPath a otros formatos.

En este artículo

Opciones para importar diseños de formularios de otros programas

Opciones para importar datos de otros programas

Opciones para exportar plantillas de formulario a otros programas

Opciones para exportar datos a otros programas

Opciones para importar diseños de formularios de otros programas

InfoPath ofrece las siguientes opciones para importar diseños de formularios de otros programas en modo de diseño.

Importar documentos de Word y libros de Excel    Si usa un formulario existente, como un formulario que ha creado en Microsoft Office Word, puede usar el Asistente para importación de InfoPath para convertir ese formulario en una plantilla de formulario de InfoPath. InfoPath incluye dos importadores de plantillas de formularios, que le ayudan a convertir un libro de Microsoft Office Excel existente o un documento de Microsoft Office Word en una plantilla de formulario de InfoPath. En el siguiente ejemplo, el diseñador está personalizando las opciones de importación de un documento de Word.

Cuadro de diálogo Opciones de importación con el Asistente para importación abierto en el fondo

Desarrollar un importador de plantillas de formulario personalizado    Si es diseñador o programador de plantillas de formulario avanzadas, puede desarrollar su propia solución para importar plantillas de formulario desde otros tipos de documentos y formularios electrónicos. Este trabajo se produce fuera de InfoPath.

También puede desarrollar su propia solución para importar formularios y documentos en papel que se analizan electrónicamente con el software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR). De forma predeterminada, el Asistente para importación de InfoPath importa un formulario a la vez. Si su organización tiene una gran biblioteca de formularios existentes, puede automatizar el importador de la plantilla de formulario para que sea más fácil importar varios formularios a la vez. Por ejemplo, si trabaja para una organización grande que tiene cientos de formularios de Word existentes, es posible que decida que merece el tiempo y los recursos para automatizar el importador de InfoPath integrado para las formas de Word.

Para obtener más información sobre cómo desarrollar Importadores de plantillas de formularios personalizados, haga clic en el vínculo MSDN: novedades para desarrolladores de InfoPath de la sección vea también .

Usar un importador de plantillas de formulario de terceros    En el sitio web de Microsoft Office, es posible que encuentre Importadores de plantillas de formulario creados por proveedores de terceros. La funcionalidad de una plantilla de formulario resultante depende del importador en particular. En algunos casos, después de importar una plantilla de formulario, es posible que tenga que crear manualmente la origen de datos para la nueva plantilla de formulario y, a continuación, enlazar los controles de la plantilla de formulario a los campos o grupos del origen de datos.

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Opciones para importar datos de otros programas

Los importadores de datos de formularios permiten a los usuarios rellenar formularios de InfoPath con datos de archivos en otros formatos. InfoPath no incluye ningún importador de datos. Sin embargo, un proveedor de servicios de terceros o una persona de su propia organización puede crear Importadores de datos de formularios que los usuarios puedan instalar y usar. Después de instalar un importador de datos en los equipos de los usuarios, los usuarios pueden abrir un formulario y, a continuación, usar el comando importar datos de formulario (en el menú archivo ) para importar datos de otros orígenes en el formulario.

Puede usar las siguientes opciones para importar datos en formularios de InfoPath.

Desarrollar un importador de datos personalizado    En función de los requisitos empresariales de su organización, los diseñadores o programadores de plantillas de formulario avanzadas de su empresa pueden decidir escribir un importador personalizado para transferir datos existentes de otros programas a formularios de InfoPath. Este trabajo se produce fuera de InfoPath. Por ejemplo, supongamos que su organización planea importar datos existentes de formularios de reclamación de seguros de papel a formularios de reclamación de seguros de InfoPath. Para automatizar el proceso, los programadores del Departamento de tecnología de la información (IT) pueden diseñar un importador de datos que examine las formas de papel y use el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para traducir los formularios digitalizados en caracteres de texto reales. A continuación, puede instalar este importador de datos y usarlo para transferir datos de forma eficaz desde los formularios de papel existentes a los campos correspondientes de su formulario de InfoPath.

Para obtener más información sobre el desarrollo de importadores de datos personalizados, haga clic en el vínculo MSDN: novedades para desarrolladores de InfoPath de la sección vea también .

Usar un importador de datos de terceros    En el sitio web de Office, es posible que encuentre Importadores de datos de formulario creados por proveedores de terceros. La funcionalidad del formulario resultante depende del importador en particular.

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Opciones para exportar plantillas de formulario a otros programas

Puede usar un exportador de la plantilla de formulario para exportar el diseño de una plantilla de formulario de InfoPath a otro formato. Si hay instalado un exportador de plantilla de formulario personalizado, puede abrir una plantilla de formulario en modo de diseño y, a continuación, hacer clic en el comando exportar plantilla de formulario en el menú archivo . Esto exporta el diseño de la plantilla de formulario a otro tipo de formulario electrónico. InfoPath no incluye ningún exportador de plantillas de formulario integrado. Si desea exportar el diseño de una plantilla de formulario, debe realizar una de las siguientes acciones:

Desarrollar un exportador de plantilla de formulario personalizado    En función de los requisitos empresariales particulares de su organización, los diseñadores o programadores de plantillas de formulario avanzadas de su empresa pueden decidir desarrollar una solución personalizada para exportar los diseños de la plantilla de formulario de InfoPath a otros programas. Este trabajo se produce fuera de InfoPath.

Para obtener más información sobre el desarrollo de exportadores de plantillas de formulario personalizadas, haga clic en el vínculo MSDN: novedades para desarrolladores de InfoPath de la sección vea también .

Usar un exportador de plantilla de formulario de terceros    En el sitio web de Office, es posible que encuentre exportadores de plantillas de formulario creados por proveedores de terceros.

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Opciones para exportar datos a otros programas

Si desea exportar datos de un formulario de InfoPath a otro formato, puede realizar una de las siguientes acciones:

Exportar datos de formulario a Excel    Puede exportar los datos de un formulario de InfoPath a un libro nuevo en Microsoft Office Excel 2007. Esto le permite filtrar, ordenar, analizar o crear gráficos rápidamente a partir de los datos del formulario. Puede exportar datos de un formulario a la vez o de varios formularios a la vez. Puede exportar todos los datos de uno o varios formularios o seleccionar los datos exactos que desea exportar. También es posible exportar datos de formularios de correo electrónico de InfoPath almacenados en un carpeta de InfoPath Forms de Microsoft Office Outlook 2007 o almacenados en una biblioteca de documentos de un sitio que ejecuta Microsoft Windows SharePoint Services.

Exportar formularios de correo electrónico de InfoPath como archivos XML    Además de exportar los datos de formulario de uno o más formularios de correo electrónico de InfoPath a un libro de Microsoft Office Excel 2007, puede exportar formularios de correo electrónico de InfoPath como archivos XML individuales que se pueden guardar y abrir más adelante mediante InfoPath o una herramienta de análisis de datos o de almacenamiento de datos compatible con XML, como Microsoft Office Access o Excel.

Exportar datos a un formato de diseño fijo    Para guardar una instantánea de un formulario completado en un formato de diseño fijo, puede exportar un formulario en los siguientes formatos.

  • Formato de documento portátil (PDF)    PDF es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato PDF ayuda a garantizar que cuando el archivo se visualiza en línea o se imprime, conserva exactamente el formato que pretendía y que los datos del archivo no se pueden modificar fácilmente. El formato PDF también es de utilidad para los documentos que se reproducirán mediante métodos de impresión comercial.

  • Especificación de papel XML (XPS)    XPS es un formato de archivo electrónico de diseño fijo que conserva el formato del documento y permite el uso compartido de archivos. El formato XPS ayuda a garantizar que cuando el archivo se visualiza en línea o se imprime, conserva exactamente el formato que pretendía y que los datos del archivo no se pueden modificar fácilmente.

    Nota: Puede guardar como un archivo PDF o XPS desde un programa de 2007 Microsoft Office system solo después de instalar un complemento. Para obtener más información, consulte Habilitar la compatibilidad con otros formatos de archivo, como PDF y XPS.

Exportar datos como página web de solo lectura    Cuando los usuarios rellenan un formulario de InfoPath, pueden usar la característica exportar a web para guardar el formulario como página web de un solo archivo (MHTML). Este formato permite a los usuarios que no tienen InfoPath instalado en sus equipos ver el formulario completado en un explorador Web, pero no le permiten rellenar ni modificar el formulario.

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