Introducción a las listas

Una lista es una colección de datos que puede compartir con los miembros del equipo y con las personas a las que ha proporcionado acceso. Encontrará una serie de plantillas de lista listas para usar para proporcionar un buen punto de partida para organizar elementos de lista. Más información en Plantillas de lista en Microsoft 365.

En este artículo se explican los conceptos detrás de la creación y el uso de listas. Puede crear listas en Microsoft SharePoint, la aplicación Listas en Microsoft 365 o Teams. Obtenga información sobre cómo empezar a usar Listas en Microsoft Teams.

Vea los siguientes artículos para obtener información sobre las listas:

Nota: Tenga en cuenta que la información aquí y los tipos de listas disponibles dependen de la versión deSharePoint está usando. Si no conoce la versión, póngase en contacto con el administrador, el servicio de soporte técnico o el administrador, o vea ¿Qué versión de SharePoint estoy usando?

Seleccione un título a continuación para abrirlo y ver la información detallada.

Las organizaciones suelen usar muchos tipos de listas, incluidos vínculos, anuncios, contactos, seguimiento de problemas y encuestas, por nombrar algunos.

Las listas también pueden incluir tareas que puede usar como coordinador para la colaboración de grupo o en una solución empresarial. En muchos casos, las listas pueden proporcionar soluciones rápidas y eficaces con pocas o ninguna modificación.

Por ejemplo, puede usar:

  • Tareas Incluya un seguimiento de la propiedad y el progreso, así como una escala de tiempo en la página para una presentación visual atractiva del contenido de la lista.

  • Seguimiento de problemas Incluye el control de versiones y el almacenamiento del historial de versiones, para un análisis más profundo de los proyectos de grupo de trabajo y las tareas de trabajo comunes.

Las listas son enriquecciones y flexibles y tienen muchas características integradas que proporcionan una forma sólida de almacenar, compartir y trabajar con datos.

Por ejemplo, puede:

  • Cree una lista con una variedad de columnas, como Texto, Número, Opción, Moneda, Fecha y hora, Búsqueda, Sí/No y Calculado. También puede adjuntar uno o varios archivos a un elemento de lista para proporcionar detalles adicionales, como una hoja de cálculo que contenga números de soporte o un documento que contenga información de fondo.

  • Crear vistas de lista para organizar, ordenar y filtrar datos de diferentes maneras y específicas; cambiar los metadatos, como agregar y eliminar columnas, y modificar reglas de validación; y use listas de forma coherente en todos los sitios con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Por ejemplo, puede ver solo los eventos actuales de un calendario en una página principal y crear una vista visual , similar a un calendario de pared, en otra página.

  • Cree relaciones entre listas mediante una combinación de columnas únicas, columnas de búsqueda y cumplimiento de relaciones (eliminación en cascada y restricción), todo lo cual mejora su capacidad para crear soluciones empresariales más sofisticadas y ayudar a preservar la integridad de los datos.

  • Cree listas personalizadas, muestre los datos en elementos web y páginas de elementos web, e importe, exporte y vincule a datos de otros programas, como Excel y Access.

  • Realice un seguimiento de las versiones y el historial detallado, requiera la aprobación para modificar los datos, usar la seguridad de carpetas y el nivel de elemento, la protección y la desprotectación, y mantenerse informado automáticamente sobre los cambios mediante alertas y fuentes RSS.

  • Organice el contenido de una sola lista en carpetas para mayor comodidad y mejor rendimiento, y mejore el rendimiento en general con listas grandes mediante la indexación.

A continuación se muestran algunas formas de trabajar con listas para ayudarle a administrar la información de su grupo.

Control de versiones e historial detallado    Realice un seguimiento de lasversiones de los elementos de lista para que pueda ver qué elementos han cambiado de versión a versión, así como quién cambió los elementos de la lista. Si se cometen errores en una versión más reciente, puede restaurar una versión anterior de un elemento. El seguimiento del historial de una lista es especialmente importante si su organización necesita supervisar una lista a medida que evoluciona.

Requerir aprobación    Especifique que la aprobación de un elemento de lista es necesaria antes de que todos puedan verlo. Los elementos permanecen en un estado pendiente hasta que son aprobados o rechazados por alguien que tiene permiso para aprobarlos. Puede controlar qué grupos de usuarios pueden ver un elemento de lista antes de que se apruebe.

Personalizar permisos    Especifique si los participantes de la lista pueden leer y editar solo los elementos que crearon o todos los elementos de la lista. Las personas que tienen permiso para administrar listas pueden leer y editar todos los elementos de lista. También puede aplicar niveles de permisos específicos a un único elemento de lista, por ejemplo, si el elemento contiene información confidencial.

Crear y administrar vistas    Cree vistas diferentesde la misma lista. El contenido de la lista real no cambia, pero los elementos están organizados o filtrados para que los usuarios puedan encontrar la información más importante o interesante, según sus necesidades.

Actualizar listas    Independientemente del tipo de lista que esté actualizando el proceso es similar para agregar, editar y eliminar elementos de lista.

Hay dos formas de agregar o editar elementos de lista:

  • Mediante un formulario, que es el método predeterminado.

  • En línea, lo que significa que agrega el elemento directamente en la página de lista.

Si la lista está configurada para realizar un seguimiento de las versiones, se crea una nueva versión del elemento de lista cada vez que edita un elemento de lista. Puede ver un historial de cómo ha cambiado el elemento de lista y restaurar una versión anterior si comete un error en una versión más reciente.

Usar fórmulas y valores calculados    Use fórmulas y valores calculados para generar de forma dinámica información en las columnas de una lista. Las operaciones pueden incluir información de otras columnas de una lista, así como funciones del sistema como [hoy] para indicar la fecha actual. Por ejemplo, puede especificar una fecha de vencimiento predeterminada que sea siete días a partir de la fecha actual.

Mantenerse informado sobre los cambios    Las listas y vistas pueden usar RSS para que los miembros de su grupo de trabajo puedan recibir actualizaciones automáticamente. RSS es una tecnología que permite a los usuarios recibir y ver actualizaciones o fuentes RSS de noticias e información en una ubicación consolidada. También puede crear alertas de correo electrónico para notificarle cuándo se cambian las listas o cuando se agregan nuevos elementos. Las alertas son una forma cómoda de realizar un seguimiento de los cambios que son importantes para usted.

Crear relaciones de lista    Crear una relación entre dos listas, en la lista de origen, se crea una columna de búsqueda que recupera (o "busca") uno o varios valores de una lista de destino si esos valores coinciden con el valor de la columna de búsqueda de la lista de origen. Si lo desea, puede seguir agregando columnas adicionales de la lista de destino a la lista de origen. Al crear una columna de búsqueda, también puede decidir exigir el comportamiento de las relaciones estableciendo una opción de eliminación o restricción en cascada que ayude a mantener los datos válidos y ayude a evitar incoherencias que puedan causar problemas en el camino.

Compartir información de lista con un programa de base de datos    Si tiene instalado un programa de base de datos, como Access, puede exportar e importar datos desde y hacia el sitio, así como vincular una tabla de la base de datos a una lista. Cuando trabaja con los datos de lista en una base de datos de Access, también puede crear consultas, formularios e informes. Vea Importar datos a una base de datos de Access.

Usar listas de forma coherente en todos los sitios    Si el grupo funciona con varios tipos de listas, puede agregar coherencia en varias listas con tipos de contenido, columnas de sitio y plantillas. Estas características le permiten volver a usar la configuración y la estructura de la lista de forma eficaz. Por ejemplo, puede crear un tipo de contenido para un problema de servicio al cliente que especifique determinadas columnas (como el contacto con el cliente) y procesos empresariales para el tipo de contenido. Otro ejemplo es crear una columna de sitio para nombres de departamento que tenga una lista desplegable de departamentos. Puede volver a usar la columna en varias listas para asegurarse de que los nombres siempre aparecen de la misma manera en cada lista.

Trabajar en elementos de lista desde un programa de correo electrónico    Use un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, puede llevar información de lista importante con usted. Por ejemplo, con Outlook, puede ver y actualizar tareas, contactos y paneles de discusión en su sitio desde Outlook. Vea Conectar una lista externa para Outlook.

Establecer la segmentación de contenido Habilite    la segmentación de audiencias para filtrar elementos por grupos.

El tipo de lista que use depende del tipo de información que está compartiendo.

Anuncios    Comparta noticias y estado y proporcione avisos. Los anuncios admiten formato mejorado con imágenes, hipervínculos y texto con formato.

Contactos    Almacene información sobre personas o grupos con los que trabaja. Si usa un correo electrónico o un programa de administración de contactos compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar los contactos desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede actualizar una lista de todos los proveedores de su organización desde un programa de correo electrónico compatible con las tecnologías de Microsoft, como Outlook. Una lista de contactos no administra realmente los miembros del sitio, pero se puede usar para almacenar y compartir contactos para su organización, como una lista de proveedores externos.

Paneles de discusión    Proporcione un lugar central para grabar y almacenar discusiones de grupo que sea similar al formato de los grupos de noticias. Si el administrador ha habilitado listas en su sitio para recibir mensajes de correo electrónico, los paneles de discusión pueden almacenar discusiones de correo electrónico de la mayoría de los programas de correo electrónico comunes. Por ejemplo, puede crear un foro de discusión para la nueva versión del producto de su organización.

Vínculos    Proporcione una ubicación central para los vínculos a Internet, la intranet de su empresa y otros recursos. Por ejemplo, puede crear una lista de vínculos a los sitios web de sus clientes.

Vínculos promocionados    Mostrar un conjunto de acciones de vínculo en un diseño visual.

Calendario    Almacene los eventos de su equipo o para situaciones específicas, como los días festivos de la empresa. Un calendario proporciona vistas visuales, similares a un calendario de escritorio o pared, de los eventos de su equipo, incluidas reuniones, eventos sociales y eventos de todo el día. También puede realizar un seguimiento de los hitos del equipo, como las fechas límite o las fechas de lanzamiento del producto que no están relacionadas con un intervalo de tiempo específico. Vea Crear una vista de calendario a partir de una lista.

Tareas    Realice un seguimiento de la información sobre proyectos y otros eventos de trabajo de su grupo. Puede asignar tareas a personas, así como realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completados a medida que la tarea avanza hacia la finalización. Si usa un correo electrónico o un programa de administración de tareas compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas para el proceso presupuestado de su organización y, después, verla y actualizarla en Outlook junto con sus otras tareas. Vea Crear una lista.

Project tareas pendientes    Almacene información de tareas con una vista de Gantt y barras de progreso. Puede realizar un seguimiento del estado y el porcentaje completados a medida que la tarea se desplaza hacia la finalización. Si usa un correo electrónico o un programa de administración de tareas compatible con las tecnologías de Microsoft, puede ver y actualizar las tareas del proyecto desde su sitio en el otro programa. Por ejemplo, puede crear una lista de tareas de proyecto en el sitio para identificar y asignar el trabajo para crear un manual de aprendizaje y, a continuación, puede realizar un seguimiento del progreso de su organización desde Project. Vea Crear una lista.

Seguimiento de problemas    Almacene información sobre problemas específicos, como problemas de soporte técnico, y realice un seguimiento de su progreso. Puede asignar problemas, clasificarlos y relacionarlos entre sí. Por ejemplo, puede crear una lista de seguimiento de problemas para administrar problemas y soluciones de servicio al cliente. También puede comentar problemas cada vez que los edite, creando un historial de comentarios sin alterar la descripción original del problema. Por ejemplo, un representante de servicio al cliente puede registrar cada paso realizado para resolver un problema y los resultados. También puede usar una lista de seguimiento de problemas con un flujo de trabajo de tres estados para ayudar a su organización a administrar el seguimiento de problemas o proyectos. Vea Crear una lista.

Encuesta    Recopile y recopile comentarios, como una encuesta de satisfacción de empleados o un cuestionario. Puede diseñar sus preguntas y respuestas de varias maneras diferentes y ver una descripción general de sus comentarios. Si tiene instalada una hoja de cálculo o un programa de base de datos compatible con las tecnologías de Microsoft, puede exportar los resultados para analizarlos aún más. Vea Crear una encuesta.

Personalizado    Iniciar una lista desde cero. También puede crear una lista personalizada basada en una hoja de cálculo, si tiene un programa de hoja de cálculo compatible con las tecnologías de Microsoft. Por ejemplo, puede importar una lista de Excel que creó para almacenar y administrar contratos con proveedores. Vea Crear una lista basada en una hoja de cálculo.

Listas externas    Trabaje con datos que se almacenan fuera de una lista, pero que puede leer y escribir en Microsoft 365. El origen de datos de una lista externa se denomina tipo de contenido externo. A diferencia de una lista Microsoft 365 nativa, una lista externa usa Servicios de conectividad empresarial para obtener acceso a los datos directamente desde un sistema externo (como SAP, Siebel y Microsoft SQL Server), independientemente de si ese sistema es una base de datos, un servicio web o un sistema de línea de negocio.

Lista personalizada en la vista Hoja    de datos Cree una lista en blanco similar a una lista personalizada, pero para mostrar la lista de forma predeterminada en la vista hoja de datos. La vista Hoja de datos proporciona una cuadrícula de datos para ver y editar datos como filas y columnas. Puede agregar y editar filas y columnas, aplicar filtros y ordenar los pedidos, mostrar valores calculados y totales, y editar datos cómodamente en las celdas de cuadrícula. La vista Hoja de datos Office en un equipo cliente de 32 bits y en un explorador compatible con ActiveX datos.

Lista de estado    Mostrar y realizar un seguimiento de los objetivos del proyecto. La lista incluye un conjunto de iconos de color para comunicar el grado en que se cumplen los objetivos.

Circulaciones    Envíe información, incluidas las marcas de confirmación, a los miembros del equipo.

Lista diccionario de Microsoft IME    Use los datos de la lista como diccionario de Microsoft IME. Puede convertir los elementos de la columna Lectura en Mostrar con Microsoft IME y ver el contenido en Comentario en la ventana Comentario de IME. Los datos se pueden vincular a una dirección URL específica.

Lista de contenido de PerformancePoint    Almacene elementos de panel, como cuadros de mandos, informes, filtros, páginas de panel y otros elementos de panel que cree con el Diseñador de paneles de PerformancePoint.

Idiomas y traductores    Úsese con un flujo de trabajo de administración de traducciones en una biblioteca de administración de traducciones. El flujo de trabajo usa la lista para asignar tareas de traducción al traductor especificado en la lista para cada idioma. Puede crear esta lista manualmente o puede elegir que esta lista se cree automáticamente al agregar un flujo de trabajo de administración de traducciones a una biblioteca de administración de traducciones.

Lista de KPI    Realice un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento que le permiten evaluar rápidamente el progreso realizado en función de los objetivos mensurables. Puede configurar listas de KPI para realizar un seguimiento del rendimiento mediante uno de los cuatro orígenes de datos: datos introducidos manualmente, datos en una lista de Microsoft 365, datos en libros de Excel o datos de Analysis Services , un componente de Microsoft SQL Server. Después de crear la lista de KPI, puede usarla para mostrar el estado del indicador en una página del panel.

Importar hoja de cálculo     Use columnas y datos de una hoja de cálculo existente. Importar una hoja de cálculo requiere Microsoft Excel otro programa compatible.

Para agregar una lista a una SharePoint página moderna:

  1. Si la página aún no está en modo de edición, haga clic en Editar en la parte superior derecha de la página. 

  2. Pase el mouse por encima o por debajo de cualquier elemento web para ver una línea con un + en un círculo, como este:

    Signo más para agregar elementos web a una página

  3. Haga clic en + y verá una lista de elementos web entre los que elegir. Desplácese hacia abajo hasta la sección Documentos, Bibliotecas y Listas.

  4. Seleccione Lista.

    Se muestran los nombres de todas las listas disponibles.

  5. Seleccione la lista que desea insertar en la página. 

  6. Si está satisfecho, seleccione Guardar como borrador cerca de la parte superior izquierda. A continuación, para que la página actualizada esté disponible para otros usuarios, seleccione Publicar cerca de la parte superior derecha. 

Para agregar una lista a una SharePoint página clásica:

  1. En Sitios, haga clic Configuración Configuración: actualizar el perfil, instalar software y conectarse a la nube y, a continuación, haga clic en Contenido del sitio.

  2. Haga clic en el icono Agregar una aplicación.

    Icono Agregar una aplicación en el cuadro de diálogo Contenido del sitio.
  3. Desplácese y haga clic en la aplicación que desea usar. Puede haber más de una página.

  4. Asigne un nombre único a la aplicación para que pueda recuperarla más adelante para una página y haga clic en Crear.

  5. Cuando vuelva a la pantalla Contenido del sitio, puede hacer tres cosas:

    • Cierre la ventana y vuelva a la página. Agregue la nueva aplicación a la página con Insertar elementos web.

    • Haga clic en la aplicación y empiece a escribir datos.

    • Haga clic en los puntos suspensivos ... y, a continuación, haga clic en Configuración. Puede agregar columnas, cambiar nombres y realizar otras tareas aquí.

Aunque puede usar las características de las listas de varias maneras, su uso depende del tamaño y el número de listas que tenga y de las necesidades de su organización.

Almacenar muchos elementos en una lista

Es posible que desee una lista grande para satisfacer diversas necesidades. Por ejemplo, es posible que tenga un gran número de problemas técnicos para realizar un seguimiento en toda la organización, y los problemas pueden aplicarse a varios proyectos y grupos.

Use una sola lista cuando:

  • El grupo debe ver información de resumen sobre los elementos de lista o las distintas vistas del mismo conjunto de elementos. Por ejemplo, es posible que un administrador desee ver el progreso de todos los problemas técnicos de una organización o ver todos los problemas que se han presentado en el mismo período de tiempo.

  • Los usuarios quieren examinar o buscar los problemas en la misma ubicación de un sitio.

  • Desea aplicar la misma configuración a los elementos de la lista, como realizar un seguimiento de versiones o requerir aprobación.

  • Los grupos que trabajan en la lista comparten características similares, como los mismos niveles de permisos. Se pueden aplicar permisos únicos a elementos de lista específicos, pero si los niveles de permisos varían mucho, considere varias listas.

  • Desea analizar información sobre la lista o recibir actualizaciones consolidadas para la lista. Puede recibir alertas cuando se cambien los elementos de la lista o ver los cambios en una lista mediante tecnología RSS. Las fuentes RSS permiten a los miembros del grupo de trabajo ver una lista consolidada de información que ha cambiado.

Es posible que desee varias listas cuando hay diferencias distintas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos.

Use varias listas cuando:

  • No espera que los usuarios necesiten resúmenes de los elementos juntos.

  • Los grupos de personas que trabajan con la información son distintos y tienen diferentes niveles de permisos.

  • Debe aplicar diferentes opciones de configuración, como el control de versiones o la aprobación, a varios conjuntos de elementos.

  • No es necesario analizar los elementos juntos ni recibir actualizaciones consolidadas sobre la lista.

A continuación se muestran algunas de las formas en que puede organizar listas y elementos de lista:

Agregar columnas    Ayude a su grupo a identificar los elementos más importantes, puede agregar columnas a la lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Project a una lista para ayudar a las personas que trabajan en proyectos específicos a ver y trabajar con sus elementos más fácilmente. Es posible que también desee agregar más columnas si desea recopilar información adicional para cada elemento de lista, como el nombre del departamento o el nombre de un empleado.

Si tiene varios elementos en una lista, puede considerar la posibilidad de indexar determinadas columnas para mejorar el rendimiento al ver varios elementos o cambiar de vista. Esta característica no cambia la forma en que se organizan los elementos, pero puede permitir que las organizaciones almacenen más fácilmente un gran número de elementos en una lista. Sin embargo, la indexación puede tener más espacio en la base de datos. Vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear vistas    Úse si los usuarios de su grupo necesitan ver los datos de una manera determinada. Las vistas usan columnas para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. También puede seleccionar cuántos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, los usuarios pueden examinar una lista en conjuntos de 25 o 100 elementos de lista por página, según sus preferencias y la velocidad de su conexión.

Las vistas le ofrecen la flexibilidad de almacenar un gran número de elementos en una lista, pero para ver solo los subconjuntos que desee en un momento determinado, como solo los problemas que se publicaron este año o solo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que solo estén disponibles para usted y, si tiene permiso para modificar una lista, puede crear vistas públicas que estén disponibles para todos los usuarios. Vea Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Crear carpetas    Agregue carpetas a la mayoría de los tipos de listas, si el propietario de la lista ha permitido crear carpetas. Esto resulta especialmente útil si los elementos de la lista se pueden dividir de una manera determinada, como por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a los usuarios a examinar y administrar más fácilmente los elementos de la lista. Las tecnologías de Microsoft proporcionan una vista de árbol que permite a los usuarios navegar por sus sitios y carpetas de forma similar a la forma en que trabajan con las carpetas en su disco duro. Por ejemplo, cada departamento puede tener su propia carpeta. Vea Crear una carpeta en una lista.

Vea también

Agregar, editar o eliminar elementos de lista

Habilitar y configurar las versiones para una lista o biblioteca

Crear una carpeta en una lista

Eliminar una carpeta de una lista

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