Introducción a los controles

En este artículo se describen los distintos tipos de controles disponibles en Access. Los controles son las partes de un formulario o informe que usa para escribir, editar o mostrar datos.

Tipos de control

Esta es la lista de tipos de control que puede usar en bases de datos de escritorio de Access.

Tipo de control

Notas

Cuadro de texto

Use controles de cuadro de texto para mostrar campos de texto, números, fechas, horas y memorandos. Puede enlazar un cuadro de texto a uno de los campos de una tabla o consulta subyacente. Si permite que se actualice un cuadro de texto enlazado a un campo, puede cambiar el valor del campo de la tabla o consulta subyacente especificando un nuevo valor en el cuadro de texto. También puede usar un cuadro de texto para mostrar valores calculados.

Etiqueta

Use controles de etiqueta que contengan texto fijo. De forma predeterminada, los controles que pueden mostrar datos tienen un control de etiquetas adjunto automáticamente. Puede usar este comando para crear etiquetas independientes para los títulos y para obtener instrucciones en el formulario.

Botón de comando

Use los controles del botón de comando para activar una macro o Visual Basic procedimiento. También puede especificar una dirección de hipervínculo que Access abra cuando un usuario haga clic en el botón.

Control de pestañas

Use controles de pestaña para crear una serie de páginas de pestañas en el formulario. Cada página puede contener otros controles para mostrar información. El control de pestaña funciona de forma muy parecido a muchos de los cuadros de diálogo de opciones o ventanas de hoja de propiedades en Access: cuando un usuario hace clic en una pestaña diferente, Access muestra los controles contenidos en esa pestaña.

Vínculo

Use la opción de control Vínculo o hipervínculo para agregar un hipervínculo en un control de etiqueta a la cuadrícula de diseño del formulario. Este hipervínculo puede contener un Localizador uniforme de recursos (URL) que apunta a una ubicación en Internet, en una intranet local o en una unidad local. También puede usar un nombre de archivo de convención de nomenclatura universal (UNC) para apuntar a un archivo en un servidor de la red de área local (LAN) o en las unidades de equipo locales. El vínculo puede apuntar a un archivo que es una página web o incluso a otro objeto de la base de datos actual. Al hacer clic en este botón en el grupo Controles de la cinta de opciones, se abrirá el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo.

Explorador web

Use un control de explorador web para mostrar el contenido de las páginas web directamente dentro de un formulario. Puede usar un control de explorador web para mostrar, por ejemplo, un mapa de una dirección almacenada en una tabla. Puede enlazar el control del explorador web a un campo del origen de registros del formulario mediante la propiedad Origen del control del control. Tenga en cuenta que no puede tener un control de explorador web enlazado en la sección Detalles de un formulario continuo.

Los controles del explorador web están disponibles en Access 2010 y versiones más recientes.

Navegación

Use un control de navegación para proporcionar una forma sencilla de navegar a diferentes formularios e informes de la base de datos. Un control de navegación proporciona una interfaz similar a la que se ve en los sitios web con botones y pestañas para navegar por un sitio web. Tenga en cuenta que no puede tener un control de navegación en la sección Detalles de un formulario continuo.

Los controles de navegación están disponibles en Access 2010 y versiones más recientes.

Grupo de opciones

Use controles de grupo de opciones para contener uno o varios botones de alternancia, botones de opción o casillas de verificación. (Vea las descripciones de estos controles más adelante en esta tabla). Puede asignar un valor numérico independiente a cada botón o casilla que incluya en el grupo. Cuando tiene más de un botón o casilla en un grupo, solo puede seleccionar un botón o casilla a la vez y el valor asignado a ese botón o casilla se convierte en el valor del grupo de opciones. Si ha asignado incorrectamente el mismo valor a más de un botón o casilla, todos los botones o casillas que tienen el mismo valor aparecen resaltados al hacer clic en cualquiera de ellos. Puede seleccionar uno de los botones o casillas del grupo como valor predeterminado para el grupo. Si enlaza el grupo de opciones a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede establecer un nuevo valor en el campo seleccionando un botón o una casilla en el grupo.

Salto de página

Use un salto de página para separar las páginas de un formulario de varias páginas.

Cuadro combinado

Use un control de cuadro combinado para contener una lista de valores potenciales para el control y un cuadro de texto editable. Para crear la lista, puede escribir valores para la propiedad Origen de fila del cuadro combinado. También puede especificar una tabla o una consulta como origen de los valores de la lista. Access muestra el valor seleccionado actualmente en el cuadro de texto. Al hacer clic en la flecha situada a la derecha del cuadro combinado, Access muestra los valores de la lista. Seleccione un nuevo valor en la lista para restablecer el valor en el control. Si enlaza el cuadro combinado a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede cambiar el valor del campo seleccionando un nuevo valor en la lista. Si enlaza el cuadro combinado a un campo de varios valores, Access muestra la lista con casillas para permitir al usuario seleccionar varios valores. Puede enlazar varias columnas a la lista y puede ocultar una o varias columnas de la lista estableciendo el ancho de una columna en 0. Puede enlazar el valor real del control a una columna oculta de este tipo. Cuando se cierra una lista de varias columnas, Access muestra el valor en la primera columna cuyo ancho es mayor que 0. Access muestra todas las columnas de ancho distinto de cero al abrir la lista.

Línea

Use un control de línea para agregar líneas a un formulario o informe para mejorar su apariencia.

Botón De alternancia

Use controles de botón de alternancia para mantener un valor encendido/desactivado, un valor verdadero/falso o un valor sí/no. Al hacer clic en un botón de alternancia, su valor se convierte en -1 (para representar en, verdadero o sí) y el botón aparece presionado. Vuelva a hacer clic en el botón y su valor se convierte en 0 (para representar desactivado, falso o no) y el botón vuelve a la normalidad. Puede incluir un botón de alternancia en un grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios controles, al seleccionar un nuevo botón de alternancia se desactiva cualquier botón de alternancia, botón de opción o casilla seleccionado previamente en ese grupo (a menos que otros botones o casillas del grupo también tengan el mismo valor). Si enlaza el botón de alternancia a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de alternancia.

Cuadro de lista

Use un control de cuadro de lista para que contenga una lista de valores potenciales para el control. Para crear la lista, puede escribir los valores en la propiedad Origen de fila del cuadro de lista. También puede especificar una tabla o una consulta como origen de los valores de la lista. Los cuadros de lista siempre están abiertos y Access resalta el valor seleccionado actualmente en el cuadro de lista. Seleccione un nuevo valor en la lista para restablecer el valor del control. Si enlaza el cuadro de lista a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede cambiar el valor del campo seleccionando un nuevo valor en la lista. Si enlaza el cuadro de lista a un campo de varios valores, Access muestra la lista con casillas para permitir al usuario seleccionar varios valores. Puede enlazar varias columnas a la lista y puede ocultar una o varias columnas de la lista estableciendo el ancho de una columna en 0. Puede enlazar el valor real del control a una columna oculta de este tipo. Access muestra todas las columnas de ancho distinto de cero que caben dentro del ancho definido del control. Si el control de cuadro de lista no está independiente, puede permitir que el usuario seleccione varios valores en la lista (también denominado cuadro de lista de selección múltiple).

Rectángulo

Use un control de rectángulo para agregar rectángulos rellenos o vacíos a un formulario para mejorar su apariencia. Puede usar este control, por ejemplo, para agrupar visualmente diferentes controles.

Casilla

Use un control de casilla para mantener un valor de encendido/apagado, un valor verdadero/falso o un valor sí/no. Al seleccionar una casilla, su valor se convierte en -1 (para representar en, verdadero o sí) y aparece una marca de verificación en la casilla. Vuelva a activar la casilla y su valor se convierte en 0 (para representar desactivado, falso o no) y la marca de verificación desaparece de la casilla. Puede incluir una casilla en un grupo de opciones y asignar a la casilla un valor numérico único. Si crea un grupo con varios controles, al seleccionar una nueva casilla se desactiva cualquier botón de alternancia, botón de opción o casilla seleccionado previamente en ese grupo (a menos que otros botones o casillas del grupo también tengan el mismo valor). Si enlaza la casilla a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en la casilla.

Marco de objeto independiente

Use un marco de objeto independiente para agregar un objeto de otra aplicación que admita la vinculación e incrustación de objetos (OLE). El objeto pasa a formar parte del formulario, no a formar parte de los datos de la tabla o consulta subyacente. Puede agregar imágenes, sonidos, gráficos o diapositivas para mejorar el formulario. Cuando el objeto es un gráfico, puede especificar una consulta como origen de datos para el gráfico y puede vincular la presentación del gráfico al registro actual del formulario mediante uno o varios valores de campo.

Datos adjuntos

Use un control de datos adjuntos para enlazarlo a un campo de datos adjuntos en los datos subyacentes. Puede usar este control, por ejemplo, para mostrar una imagen o adjuntar otros archivos. En la vista Formulario, este control presenta el cuadro de diálogo Administrar datos adjuntos, donde puede adjuntar, eliminar y ver varios archivos adjuntos almacenados en el campo subyacente.

Botón Opción

Use un control de botón de opción (a veces denominado control de botón de radio) para mantener un valor encendido/desactivado, un valor verdadero/falso o un valor sí/no. Al seleccionar un botón de opción, su valor se convierte en -1 (para representar en, verdadero o sí) y aparece un círculo relleno en el centro del botón. Vuelva a seleccionar el botón y su valor se convierte en 0 (para representar desactivado, falso o no), y el círculo relleno desaparece. Puede incluir un botón de opción en un grupo de opciones y asignar al botón un valor numérico único. Si crea un grupo con varios controles, al seleccionar un botón de opción nuevo se desactiva cualquier botón de alternancia, botón de opción o casilla seleccionado previamente en ese grupo (a menos que otros botones o casillas del grupo también tengan el mismo valor). Si enlaza el botón de opción a un campo de la tabla o consulta subyacente, puede alternar el valor del campo haciendo clic en el botón de opción.

Subformulario/subinforme

Use el control de subformulario o subinforme para insertar otro formulario o informe en el formulario actual. Puede usar el subformulario o subinforme para mostrar datos de una tabla o una consulta relacionada con los datos en el formulario principal. Access mantiene el vínculo entre el formulario principal y el subformulario o subinforme.

Marco de objeto enlazado

Use un marco de objeto enlazado para mostrar y editar un campo de objeto OLE a partir de los datos subyacentes. Access puede mostrar la mayoría de las imágenes y gráficos directamente en un formulario. Para otros objetos, Access muestra el icono de la aplicación en la que se creó el objeto. Por ejemplo, si el objeto es un objeto de sonido creado en la Grabadora de sonido de Windows, verá un icono de altavoz en el formulario.

Imagen

Use el control de imagen para colocar una imagen estática en el formulario. No puede editar la imagen en el formulario, pero Access la almacena en un formato muy eficaz para la velocidad y el tamaño de la aplicación. Si desea usar una imagen como todo el fondo del formulario, puede establecer la propiedad Imagen del formulario.

Gráfico

Use el control de gráfico para agregar un gráfico a la cuadrícula del formulario. Al hacer clic en este botón y, a continuación, colocar el control en el formulario, se inicia el Asistente para gráficos, que le guiará por los pasos necesarios para crear un nuevo gráfico.

ActiveX

Use el botón ActiveX control para abrir un cuadro de diálogo que muestra todos los ActiveX que tiene instalados en el sistema. Puede seleccionar uno de los controles y, a continuación, hacer clic en Aceptar para agregar el control a la cuadrícula de diseño del formulario. No todos los ActiveX funcionan con Access.

Comprender el enlace con controles

Los controles se pueden enlazar, deshacer o calcular:

  • Control enlazado    Un control cuyo origen de datos es un campo de una tabla o consulta se denomina control enlazado. Use controles enlazados para mostrar valores procedentes de campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra el apellido de un empleado puede obtener esta información del campo Apellidos de la tabla Empleados.

  • Control independiente    Un control que no tiene un origen de datos (como un campo o una expresión) se denomina control independiente. Use controles sin enlazar para mostrar información, imágenes, líneas o rectángulos. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.

  • Control calculado    Un control cuyo origen de datos es una expresión, en lugar de un campo, se denomina control calculado. Especifique el valor que desea usar como origen de datos en el control definiendo una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (como = y + ), nombres de control, nombres de campo, funciones que devuelven un solo valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un elemento con un descuento del 25 % multiplicando el valor del campo Precio por un valor constante (0,75).

=[Precio unitario] * 0,75

Una expresión puede usar datos de un campo en la tabla o consulta subyacente del formulario o informe, o datos de otro control del formulario o informe.

Nota: Los cálculos también se pueden realizar en tablas agregando un campo Calculado o en consultas especificando una expresión en la fila Campo de la cuadrícula de consulta. A continuación, puede enlazar formularios e informes a esas tablas o consultas, y los cálculos aparecen en los formularios o informes sin necesidad de crear un control calculado.

Al crear un formulario o informe, probablemente sea más eficaz agregar y organizar primero todos los controles enlazados, especialmente si conforman la mayoría de los controles del objeto. A continuación, puede agregar los controles calculados y sin enlazar que completan el diseño con las herramientas del grupo Controles de la pestaña Diseño en la vista Diseño o en la vista Diseño.

Puede enlazar un control a un campo identificando el campo desde el que el control toma sus datos. Puede crear un control enlazado al campo seleccionado arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta el formulario o informe. El panel Lista de campos muestra los campos de la tabla o consulta subyacentes del formulario. Para mostrar el panel Lista de campos, abra el objeto en la vista Diseño o en la vista Diseño y, a continuación, en la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes. Al hacer doble clic en un campo en el panel Lista de campos, Access agrega el tipo de control adecuado para ese campo al objeto.

Como alternativa, puede enlazar un campo a un control escribiendo el nombre del campo en el propio control (si el objeto está abierto en la vista Diseño) o en el cuadro de propiedades Origen del control en la hoja de propiedades del control. La hoja de propiedades define las características del control, como su nombre, el origen de sus datos y su formato. Para mostrar u ocultar la hoja de propiedades, presione F4.

Usar el panel Lista de campos es la mejor manera de crear un control enlazado por dos motivos:

  • Access rellena automáticamente la etiqueta adjunta del control con el nombre del campo (o el título definido para ese campo en la tabla o consulta subyacente), por lo que no tiene que escribir la etiqueta del control usted mismo.

  • Access establece automáticamente muchas de las propiedades del control en los valores adecuados según las propiedades del campo de la tabla o consulta subyacente (como las propiedades Formato,Posiciones decimalesy Máscara de entrada).

Si ya ha creado un control independiente y desea enlazarlo a un campo, establezca el valor del cuadro de propiedad Origen del control en el nombre del campo. Para obtener más información sobre la propiedad Origen del control, presione F1 mientras el cursor se encuentra en la lista desplegable de la propiedad.

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Alinear automáticamente controles en un formulario Crear

Establecer

de

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