Introducción a los metadatos administrados en SharePoint

Este artículo ofrece información general sobre algunos de los conceptos clave relacionados con el trabajo con las nuevas características de metadatos administrados en Servidor de SharePoint. Describe cómo las nuevas características de metadatos administrados proporcionan compatibilidad para la implementación de taxonomías formales a través de términos administrados. También se explica cómo funcionan las etiquetas temáticas y cómo se relacionan con las características de metadatos administrados, como términos administrados y palabras clave de empresa.

En este artículo

Características de metadatos administrados

Términos clave y conceptos

Taxonomía

Folksonomía

Conjunto de términos

Término

Términos administrados

Palabras clave de empresa

Agrupar

Herramienta de administración de almacén de términos

Columna Metadatos administrados

Columna Palabras clave de empresa

Etiquetas temáticas

Etiquetado

Escenarios de metadatos: de taxonomías a folksonomías

Ventajas de los metadatos administrados

Administrar metadatos

Planificación y configuración de metadatos administrados

Crear y administrar conjuntos de términos

Aplicar metadatos

Etiquetado de contenido con términos administrados

Etiquetado de contenido con palabras clave de empresa

Etiquetado de contenido con etiquetas temáticas

Características de metadatos administrados

Las nuevas características de metadatos administrados de Servidor de SharePoint se habilitan mediante una nueva aplicación de servicio de metadatos administrados que proporciona compatibilidad con dos cosas clave:

  • Publicación de tipo de contenido    El uso compartido de tipos de contenido en colecciones de sitios y aplicaciones Web. Para obtener más información sobre la publicación de tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y publicación de tipos de contenido.

  • Taxonomías    Creación y administración de colecciones jerárquicas de términos administrados de forma centralizada (denominados conjuntos de términos) que se pueden usar como atributos para los elementos de los sitios de SharePoint. Estos conjuntos de términos se pueden compartir entre colecciones de sitios y aplicaciones Web. Los conjuntos de términos se pueden crear y administrar mediante una característica denominada herramienta de administración de almacén de términos.

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Términos clave y conceptos

Existen varios términos y conceptos clave que resultan útiles para comprender al trabajar con las diferentes características de metadatos de Servidor de SharePoint. Comprender estos conceptos le ayudará a comprender la información conceptual que se explica más adelante en este artículo y otros artículos sobre las características de metadatos administrados.

Taxonomía

Una taxonomía es una clasificación jerárquica de palabras, etiquetas o términos que se organizan en grupos en función de similitudes. Una o más personas pueden definir y administrar centralmente una taxonomía. La clasificación internacional estándar de la industria (ISIC), desarrollada por las Naciones Unidas, es un famoso ejemplo de una taxonomía industrial que se usa para clasificar datos económicos. Las taxonomías son útiles porque proporcionan una estructura lógica y jerárquica de metadatos que se puede usar para clasificar la información de forma coherente.

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Folksonomía

Una folksonomy es la clasificación que se produce cuando los usuarios de un sitio web de forma colaborativa aplican palabras, etiquetas o términos al contenido de un sitio. Si alguna vez ha visto una nube de etiquetas en un sitio web, verá una visualización de folksonomy. La siguiente ilustración muestra un elemento Web de la nube de etiquetas en un sitio de SharePoint. Un enfoque basado en folksonomy de los metadatos puede ser útil porque hace que el conocimiento y la experiencia de los usuarios del sitio y los creadores de contenido lo permitan evolucionar con los cambios y las necesidades empresariales de los usuarios.

Nube de etiquetas

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Conjunto de términos

Un conjunto de términos es un grupo de términos relacionados.

Dependiendo de dónde se cree un conjunto de términos, su ámbito puede ser local o global:

  • Los conjuntos de términos locales se crean en el contexto de una colección de sitios y están disponibles para su uso (y solo se pueden ver) para los usuarios de esa colección de sitios. Por ejemplo, si agrega una columna de metadatos administrados a una lista o una biblioteca y crea un nuevo conjunto de términos para esta columna, el conjunto de términos es local para la colección de sitios que contiene esta lista o biblioteca.

  • Los conjuntos de términos globales están disponibles para su uso en todos los sitios que se suscriben a una aplicación de servicio de metadatos administrados específica.

Los conjuntos de términos se pueden configurar para que se cierren, lo que significa que los usuarios no pueden agregar nuevos términos cuando escriben un valor para una columna que está asignada al conjunto de términos. También se pueden configurar para que estén abiertos, lo que significa que los usuarios pueden agregar nuevos términos al conjunto de términos al actualizar el valor de una columna que está asignada al conjunto de términos.

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Término

Un término es un elemento individual dentro de un conjunto de términos y es una palabra o frase específica que se puede asociar a un elemento de un sitio Servidor de SharePoint. Un término tiene un identificador único y puede tener muchas etiquetas de texto diferentes (sinónimos). Si está trabajando en un sitio multilingüe, también puede tener etiquetas en diferentes idiomas.

Existen dos tipos de términos:

Términos administrados

Los términos administrados generalmente están predefinidos y organizados en un conjunto de términos jerárquicos por parte de un administrador de almacén de términos o de otra persona con permisos para trabajar con metadatos administrados.

Palabras clave de empresa

Una palabra clave de empresa es una palabra o frase que se agrega a los elementos de un sitio SharePoint. Las palabras clave de empresa se organizan en un único conjunto de términos no jerárquico dentro de la herramienta de administración de almacén de términos denominada palabras clave configuradas. Como los usuarios pueden, por lo general, agregar cualquier palabra o frase a un elemento como palabra clave, las palabras clave de empresa se pueden usar para el etiquetado de estilo folksonomy. Los administradores de almacén de términos, u otras personas con permisos para administrar metadatos, pueden optar por mover palabras clave del conjunto de términos de las palabras clave y a un conjunto de términos administrado específico, en cuyo momento las palabras clave estarán disponibles dentro del contexto de un conjunto de términos específico. Los administradores del almacén de términos también pueden optar por hacer que las palabras clave estén cerradas, de modo que los usuarios no puedan enviar nuevas palabras clave y se limiten al uso de palabras clave existentes.

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Agrupar

Los grupos definen los límites de seguridad. Un grupo es un conjunto de conjuntos de términos que comparten requisitos de seguridad comunes. Solo los usuarios designados como contribuidores a un grupo específico pueden administrar conjuntos de términos que pertenecen al grupo o crear nuevos conjuntos de términos dentro de él. Las organizaciones deberían crear grupos únicos para los conjuntos de términos que tendrán necesidades de acceso o de seguridad exclusivas.

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Herramienta de administración de almacén de términos

La herramienta de administración de almacén de términos es la herramienta que pueden usar taxonomías, administradores u otras personas que administren taxonomías para crear, importar y administrar conjuntos de términos y los términos que contengan. La Herramienta de administración de almacén de términos muestra todos los conjuntos de términos globales y los conjuntos de términos locales que están disponibles para la colección de sitios desde la que se obtiene acceso a la herramienta.

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Columna Metadatos administrados

La columna de metadatos administrados es un nuevo tipo de columna que se puede Agregar a listas o bibliotecas para que los usuarios de sitios o propietarios de contenido puedan seleccionar valores de un conjunto de términos administrado de términos específicos y aplicarlos al contenido. Una columna de metadatos administrados puede configurarse para asignarse a un conjunto de términos existente, o puede crear un nuevo conjunto de términos específicamente para la columna. Si crea un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna de metadatos administrados, ese conjunto de términos será un conjunto de términos local que solo estará disponible para su uso dentro de la colección de sitios donde se creó.

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Columna Palabras clave de empresa

La columna palabras clave de empresa es una columna que puede Agregar a tipos de contenido, listas o bibliotecas para permitir a los usuarios etiquetar elementos con palabras o frases que elijan. De forma predeterminada, es una columna de valores múltiples. Cuando los usuarios escriben una palabra o frase en la columna, se les presentarán sugerencias de escritura anticipada, que pueden incluir elementos tanto de conjuntos de términos administrados como del conjunto de términos de palabras clave. Los usuarios pueden seleccionar un valor existente o introducir algo nuevo (si el conjunto de términos de las palabras clave se ha configurado para que se abra para agregar usuarios).

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Etiquetas temáticas

Las etiquetas temáticas son palabras o frases que los usuarios del sitio pueden aplicar al contenido de un sitio de SharePoint para poder clasificar la información de forma que sean significativas para cada uno de ellos. Las etiquetas temáticas también se pueden aplicar a direcciones URL que se encuentren fuera de un sitio SharePoint. Las etiquetas temáticas son compatibles con el etiquetado basado en folksonomy. Una etiqueta temática está compuesta por punteros a tres tipos de información:

  • una identidad de usuario

  • una dirección URL de elemento

  • un término

Estos punteros se almacenan en el almacén de etiquetas temáticas que forma parte de la aplicación de servicio de perfiles de usuario. Técnicamente, las etiquetas temáticas no forman parte de las características de metadatos administrados de Servidor de SharePoint, pero sí se conectan a las características de metadatos administrados con un par de maneras importantes que ayudan al uso coherente de metadatos en una organización. La parte correspondiente a la condición de una etiqueta social apunta a un término en el conjunto de palabras clave del almacén de términos para una de las aplicaciones de servicio de metadatos administrados a las que está conectado un sitio.

Por ejemplo, al crear una etiqueta social nueva, tiene la opción de seleccionar entre términos existentes, que pueden incluir términos administrados, así como palabras clave de empresa. Si selecciona uno de estos términos existentes, su etiqueta temática contendrá un puntero a ese término. Si opta por no seleccionar un término existente y crea un término que nunca se ha usado anteriormente, se creará una nueva palabra clave para él en el conjunto de términos de palabras clave en el almacén de términos y su nueva etiqueta social apunta a este término.

De esta manera, las palabras clave que se usan en las etiquetas temáticas se agregan al conjunto de términos de palabras clave visible en la herramienta de administración de almacén de términos (si aún no existen) y se pueden administrar por parte de los administradores del almacén de términos. Además, cuando los usuarios aplican palabras clave de empresa o términos administrados al contenido actualizando una columna de palabras clave de empresa o de metadatos administrados, las etiquetas temáticas se pueden crear automáticamente para que estos términos sean visibles como etiquetas en suministros de noticias, nubes de etiqueta o perfiles de mi sitio. Los propietarios de listas o bibliotecas pueden habilitar o deshabilitar la edición de metadatos actualizando la Configuración de metadatos y palabras clave de empresa de una lista o biblioteca.

Cuando agrega una etiqueta social a un elemento, puede especificar si desea que su identidad y la dirección URL del elemento sean privadas, pero el término, que se almacena en el almacén de términos, siempre es público.

La etiqueta temática es útil porque permite a los usuarios del sitio mejorar la detectabilidad del contenido y de la información en un sitio.

Para obtener más información sobre las implicaciones de privacidad y seguridad de las etiquetas temáticas, vea implicaciones de privacidad y seguridad de etiquetas temáticas.

Etiquetado

En su sentido más genérico, el etiquetado puede hacer referencia simplemente a la acción de aplicar metadatos a un elemento, ya sea que sean metadatos administrados o una etiqueta social. En este artículo, se usa el verbo "etiqueta" en este sentido, y no se limita a las etiquetas temáticas.

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Escenarios de metadatos: de taxonomías a folksonomías

Las características de administración de metadatos de Servidor de SharePoint admiten una amplia variedad de métodos para la administración y el uso de metadatos. Imagínese que este rango es un tipo de continuum. En un extremo de esta continuum, hay taxonomías, que son grupos jerárquicos de términos formales administrados de forma centralizada. En el otro extremo de este intervalo, hay folksonomías, que son las clasificaciones de colaboración que resultan cuando las personas aplican etiquetas de forma gratuita al contenido.

Servidor de SharePoint admite tantos extremos de esta continuum, como puntos en el camino. En un extremo de la continuum, puede implementar taxonomías formales a través de términos y conjuntos de términos administrados. En el otro extremo, hay soporte técnico para las palabras clave de empresa y etiquetado social, que permiten a los usuarios del sitio etiquetar contenido con palabras clave de su elección.

Entre estas características extremas, puede aplicar grados flexibles de estructura y control a los metadatos, y puede ajustar el ámbito en el que aplica este control seleccionando agregarlo a todo el sitio o a un sitio local. Por ejemplo, tiene la capacidad de configurar conjuntos de términos para que se cierren o se abran para contribuciones del usuario. Puede elegir usar palabras clave de empresa y etiquetado social en conjunción con términos administrados o no. Servidor de SharePoint permite a las organizaciones combinar las ventajas de las taxonomías formales y administradas con las ventajas dinámicas de las etiquetas temáticas de formas personalizadas.

En el siguiente diagrama se muestra cómo los diferentes tipos de soluciones basadas en SharePoint pueden requerir diferentes enfoques para los metadatos según las necesidades empresariales.

Configuraciones de metadatos administrados flexibles

Parte superior de la página

Ventajas de los metadatos administrados

La utilización de metadatos administrados en los sitios de una organización tiene varias ventajas:

Uso coherente de metadatos    Las características de metadatos administrados de Servidor de SharePoint permiten aplicar grados ajustables de control a los metadatos que se agregan al contenido. Con los conjuntos de términos y los términos administrados, puede establecer el control sobre los tipos de términos que están disponibles para agregarlos al contenido, y puede controlar quién tiene la capacidad de agregar nuevos términos. También puede limitar el uso de palabras clave de empresa a una lista específica de palabras clave configurando el conjunto de términos de palabras clave como cerrado.

Cuando se usan los mismos términos de forma coherente entre sitios, es más fácil crear procesos o soluciones robustos basados en metadatos. Además, la experiencia de usuario para trabajar con metadatos en sitios, en listas y bibliotecas, así como en los programas cliente de Office facilita la aplicación de metadatos coherentes a su contenido por parte de los usuarios del sitio.

Mayor detectabilidad de contenido    Cuando el contenido de los sitios de una organización tiene metadatos coherentes, es más fácil encontrar y obtener acceso a información empresarial y datos mediante la búsqueda. Las nuevas características de búsqueda, como el panel de refinamiento, que se muestra en el lado izquierdo de la página de resultados de búsqueda, permiten a los usuarios filtrar los resultados de la búsqueda en función de los metadatos.

El panel de refinamiento muestra los metadatos que se pueden usar para filtrar los resultados de una búsqueda.

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Además, puede configurar la navegación por metadatos para listas y bibliotecas con el fin de permitir a los usuarios crear vistas dinámicas de la información basándose en campos de metadatos específicos. Los usuarios pueden desplazarse por carpetas o por la tabla dinámica de metadatos y, después, pueden refinar los resultados mediante filtros de clave adicionales.

Control de navegación por metadatos

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Mayor flexibilidad    Las características de metadatos administrados facilitan a los administradores de almacén de términos (o a otras personas con permiso para actualizar metadatos administrados) el mantenimiento y la adaptación de sus metadatos a medida que evolucionen las necesidades empresariales. Puede actualizar fácilmente un conjunto de términos en la herramienta de administración de almacén de términos y los términos nuevos o actualizados estarán disponibles automáticamente en cualquier lugar donde haya disponible una columna de metadatos administrados asociada a ese conjunto de términos. Si combina varios términos en un término, el contenido etiquetado con estos términos se actualizará automáticamente para reflejar este cambio. Es posible especificar varios sinónimos (o etiquetas) para términos individuales. Si el sitio es multilingüe, también puede especificar etiquetas multilingües para términos individuales.

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Administrar metadatos

Planificación y configuración de metadatos administrados

Es posible que su organización desee dedicar cierto grado de planeación antes de empezar a usar las características de metadatos administrados. El grado de planificación necesario es más o menos proporcional al grado de formalidad y control que desea imponer sobre los metadatos.

Si quiere permitir que los usuarios puedan ayudar a desarrollar la taxonomía, simplemente puede hacer que los usuarios agreguen palabras clave a los elementos y, a continuación, organizarlos en conjuntos de términos según sea necesario.

Si su organización desea usar conjuntos de términos administrados para implementar taxonomías formales predefinidas, entonces las personas clave interesadas con un interés atribuido en la estructura de la taxonomía necesitan colaborar para planear y desarrollar las condiciones y los conjuntos de términos que se deben usar. Para obtener más información sobre este proceso de planeación, vea planear términos y conjuntosde términos. Para obtener más información sobre cómo configurar una aplicación de servicio de metadatos administrados, consulte Administración de metadatos administrados.

Una vez que las partes interesadas clave de la organización acuerden los conjuntos de términos obligatorios, puede usar la herramienta de administración de almacén de términos para importar o crear los conjuntos de términos y para administrar y mantener los conjuntos de términos a medida que los usuarios empiezan a trabajar con los metadatos. Si se ha configurado una aplicación de servicio de metadatos administrados para la aplicación web y usted es un administrador de la colección de sitios o un administrador de almacén de términos designado, puede ir a la herramienta de administración de almacén de términos haciendo clic en configuración del sitio en el menú acciones del sitio y, a continuación, haciendo clic en administración del almacén de términos en Administración de sitios.

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Crear y administrar conjuntos de términos

La herramienta de administración de almacén de términos proporciona un control de árbol que puede usar para realizar la mayoría de las tareas. Su rol de usuario para esta herramienta determina qué tareas puede realizar. Para trabajar en la herramienta de administración de almacén de términos, debe ser administrador de la granja de servidores, un administrador de almacén de términos o alguien que se haya designado como un administrador de grupo o colaborador para los conjuntos de términos. Para obtener información detallada sobre estos roles, vea roles de metadatos administrados.

Para realizar acciones en un elemento dentro de la jerarquía, seleccione el nombre de la aplicación de servicio de metadatos administrados, grupo, conjunto de términos o término que desea modificar, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, use el menú para seleccionar las acciones que desee.

Por ejemplo:

Si es un administrador de almacén de términos, puede crear o eliminar grupos dentro de una aplicación de servicio de metadatos administrados.

Puede usar el menú para crear nuevos grupos.

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Si es un administrador de almacén de términos o un administrador de grupo, puede crear, importar o eliminar conjuntos de términos dentro de un grupo. Los colaboradores de conjuntos de términos pueden crear conjuntos de términos.

Use el menú para crear un nuevo conjunto de términos.

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Si es un administrador de almacén de términos, un administrador de grupo o un conjunto de Contribute, puede crear o reutilizar términos dentro de un conjunto de términos, así como copiar, mover o eliminar un conjunto de términos seleccionado.

Menú que muestra acciones que se pueden realizar en un conjunto de términos

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Si es un administrador de almacén de términos, un administrador de grupo o un conjunto de Contribute, puede crear una copia, reutilizar, combinar, descartar, mover o eliminar términos individuales dentro de un conjunto de términos.

Use el menú para administrar los términos de un conjunto de términos.

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En cada nivel de la jerarquía, puede configurar propiedades específicas para un grupo, un conjunto de términos o un término mediante el panel propiedades que se muestra a la derecha del control de árbol almacén de términos.

Por ejemplo, si está configurando un conjunto de términos, puede usar el panel propiedades para especificar detalles como el nombre, la descripción, el propietario, el contacto y los participantes. Puede especificar si desea que un conjunto de términos se abra o se cierre en los nuevos enviados de los usuarios. También puede especificar si desea que el conjunto de términos esté disponible para etiquetado. Si decide que un conjunto de términos no esté disponible para etiquetado, no estará visible para la mayoría de los usuarios. Si un conjunto de términos aún está en desarrollo, por ejemplo, puede optar por no estar disponible para el etiquetado.

Panel de propiedades de la Herramienta de administración de almacén de términos

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Aplicar metadatos

Etiquetado de contenido con términos administrados

Si se ha agregado una columna de metadatos administrados a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido pueden etiquetar su contenido con términos administrados de un conjunto de términos específico modificando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y actualizando los campos correspondientes en el formulario Editar propiedades del elemento o documento. Las columnas de metadatos administrados son fáciles de identificar porque muestran un icono de etiquetas que se puede usar para iniciar el cuadro de diálogo Selector de términos.

Iconos de etiquetas en el cuadro de diálogo Editar propiedades

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Puede usar el selector de términos para seleccionar un término dentro de la jerarquía de un conjunto de términos. Esto es útil si no estás familiarizado con las condiciones que pueden estar disponibles. Si se ha configurado un conjunto de términos para que esté abierto y la columna de metadatos administrados de él permite valores de relleno, es posible que tenga la opción de agregar un nuevo término a un conjunto de términos. O puede que simplemente tenga la opción de enviar comentarios al contacto designado para el conjunto de términos.

Puede seleccionar términos administrados desde un selector de control de árbol.

Cuando pueda empezar a escribir el término que desea, se le sugerirán términos disponibles de forma automática basándose en lo que comienza a escribir y puede seleccionar el que desee. Puede ver la información entre corchetes después del término que indica el nombre y la jerarquía del conjunto de términos para el término. Esto puede ayudarte a elegir entre términos similares.

Cuando comienza a escribir, se le sugieren términos.

Si se sugieren términos duplicados o similares, también puede ver el texto descriptivo que el administrador del almacén de términos ha configurado para ayudar a los usuarios a realizar las selecciones adecuadas.

El texto explicativo ayuda a los usuarios a seleccionar el término correcto.

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Etiquetado de contenido con palabras clave de empresa

Si se ha agregado una columna de palabras clave de empresa a un tipo de contenido, lista o biblioteca, los propietarios de contenido (o cualquier persona con permisos de colaboración para la lista o biblioteca) pueden etiquetar el contenido con los términos o palabras clave administrados disponibles modificando las propiedades de un elemento de lista o biblioteca y escribiendo las palabras clave que deseen en el campo palabras clave de empresa Si existe una condición coincidente o similar, se le sugerirá y podrá seleccionarla. También puede Agregar una palabra clave nueva si el conjunto de términos de palabras clave ha configurado para abrirse en nuevos términos. El campo palabras clave de empresa tiene un valor múltiple, por lo que puede agregar varias palabras clave a un elemento.

Cuando comienza a escribir una palabra clave, podrá ver sugerencias con los términos disponibles y las palabras clave existentes.

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Etiquetado de contenido con etiquetas temáticas

Si la característica de etiquetado social se ha habilitado, puede etiquetar contenido en un sitio de SharePoint que le resulte significativo o interesante. Para etiquetar una página, puede usar el icono de etiqueta que se muestra en la parte superior de la página.

Botón de etiqueta temática para una página

Para etiquetar documentos o elementos de lista, puede usar el comando etiqueta que se muestra en la pestaña biblioteca o lista de la cinta de opciones.

Comando de etiqueta temática en la ficha Lista o Biblioteca de la cinta de opciones

Cuando empiece a escribir la etiqueta o etiquetas que desea aplicar, puede seleccionar entre palabras clave existentes o términos administrados, o puede agregar nuevas palabras clave si el conjunto de términos de palabras clave está abierto.

Sugerencias de escritura anticipada en el cuadro de diálogo Etiqueta temática

También tiene la opción de etiquetar contenido en sitios externos, como otros sitios de la intranet o de Internet, agregando la herramienta etiquetas y notas de SharePoint al explorador. Para obtener más información sobre cómo etiquetar sitios externos, consulte Introducción a mi sitio.

Para obtener más información sobre las características de etiquetas temáticas, consulte los temas usar etiquetas y notas para compartir información con compañeros .

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Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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