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Su organización puede que deba conservar los documentos durante un período de tiempo a causa de cumplimiento, legal, u otros requisitos empresariales. Sin embargo, si su organización mantiene documentos más de necesarios, crear riesgos legales innecesarios. Con una directiva de eliminación del documento, proactiva puede reducir el riesgo al eliminar automáticamente los documentos de un sitio después de un período de tiempo específico, por ejemplo, puede eliminar documentos en OneDrive de los usuarios de cinco años después de que se crearon los documentos de sitios de la empresa.
Directivas de eliminación de documento son eficaces aún flexibles, por ejemplo, puede:
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Permitir que los propietarios de sitios elegir las directivas que crear y administrar de forma centralizada. También puede permitir a los propietarios de sitios cambiar de opinión por completo si decide que una directiva no se aplica a su contenido.
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Aplicar una directiva obligatorio único en todos los sitios de una colección de sitios, como OneDrive todos los sitios de empresa, o incluso aplicar una directiva en todas las colecciones de sitios creados a partir de una plantilla de colección de sitios específicos, como la plantilla de sitio de grupo.
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Proporcionar una directiva predeterminada con una regla predeterminada que se aplicará automáticamente sin ninguna acción necesario para que los propietarios de sitios.
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Crear una directiva que incluye varias reglas de eliminación que puede elegir un propietario del sitio.
Crear y administrar las directivas de eliminación de documento en el centro de cumplimiento de la directiva.
Cuándo usar directivas de eliminación del documento
Además de directivas de eliminación del documento, SharePoint Server 2016 proporciona estas directivas de retención para el contenido de sitio:
Cada tipo de directiva funciona mejor para un tipo específico de datos o sitio. Por ejemplo, su organización puede tener un sitio altamente estructurado que usa tipos de contenido, como un sitio de finanzas de contratos o artículos de knowledge base. En este caso, puede usar directivas de tipo de contenido. O su organización puede necesitar conservar los documentos legales, en cuyo caso puede usar tipos de contenido y un centro de registros para implementar un plan de archivos.
Directivas de eliminación de documento no reemplazan registros información o administración de directivas de administración, que funcionan mejor con datos estructurados y tipos de contenido. En su lugar, debe usar las directivas de eliminación del documento al que necesita para administrar ampliamente la eliminación automática de datos no estructurados, como OneDrive para los sitios de la empresa y sitios de grupo.
Si aplica una directiva de eliminación de documento a un sitio que ya usa las directivas de administración de información, estas directivas se pasan por alto mientras la directiva de eliminación del documento está habilitada. Esto significa que debe planear un sitio usar solo directivas pensadas estructurados o contenido, no en ambos. Para obtener más información sobre cómo directivas de eliminación de documento reemplazan otras directivas, vea Aplicar o quitar una directiva de eliminación del documento para un sitio.
A diferencia de otras directivas, directivas de eliminación de documento sólo funcionan en las bibliotecas de documentos, listas no.
Reglas y directivas de eliminación
Una directiva de eliminación de documento contiene una o más eliminar reglas que especifican:
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El período de tiempo hasta la eliminación.
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Si se va a calcular la fecha de eliminación de cuando se creó o se modificó por última vez el documento.
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Si desea eliminar el documento de forma permanente o a la Papelera de reciclaje.
Si una directiva contiene más de una regla, los propietarios de sitios pueden seleccionar la regla que mejor se aplica a su contenido.
Las directivas y las asignaciones
Después de crear una directiva de eliminación del documento, puede asignar a una plantilla de la colección de sitios, por ejemplo, puede asignar una directiva a la OneDrive para la plantilla de empresa para que incluya de OneDrive todos los usuarios para la empresa. Cuando se asigna una directiva a una plantilla de la colección de sitios, se aplica a todas las colecciones de sitios ya creadas a partir de esa plantilla, además de las colecciones de sitios creado a partir de esa plantilla en el futuro.
También puede asignar una directiva de colección de sitios específica: hacer así que reemplaza las directivas que se han asignado a esa plantilla de la colección de sitios. Por ejemplo, puede asignar directivas a la plantilla de sitio de grupo, pero luego reemplazarlas aplicando un conjunto diferente de directivas de colección de sitios específica creado a partir de esa plantilla.
Varias directivas para elegir o una directiva obligatorio
Cuando se asigna una directiva, puede elegir para que sea obligatorio, para que se puede asignar solo esta directiva y se aplicará a todos los sitios de la colección de sitios. Los propietarios del sitio no se pueden optar por una directiva obligatoria, lo que significa documentos en el sitio estará sujeto a la directiva de eliminar independientemente de cuál sea.
En lugar de crear una directiva obligatorio, también puede asignar varias directivas para una colección de sitios, que permite elegir qué directivas para aplicar a su sitio, o incluso a cambiar de opinión por completo cada propietario del sitio. Por ejemplo, puede crear una directiva para documentos empresariales general y otra directiva para documentos financieros que tiene una programación de retención diferente. Propietario de un sitio a menudo sabe mejor el contenido que contiene su sitio y, por lo tanto, la directiva de eliminación de documento a aplicar. Cada sitio puede tener solo una directiva aplicada.
Regla de una o varias reglas para elegir
A su vez, cada directiva puede contener varias reglas, por ejemplo, una directiva de eliminación de documentos de negocio puede tener dos reglas:
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Documentos que no es necesario retención basan en obligaciones legales o necesidad empresarial en curso no debe conservarse durante más de un año de creación.
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Documentos necesarios para el uso de la empresa en curso, active que son necesarios para más de un año, no deben conservarse durante más de tres años de creación.
Propietario del sitio puede determinar que su sitio contiene negocio documentos, seleccione esta directiva de eliminación y, a continuación, seleccione la regla adecuada de la directiva. Solo puede seleccionar una regla de la directiva que actualmente se aplica al sitio (no de cualquier directiva) y la regla se aplica a todas las bibliotecas de documentos del sitio.
La relación de colecciones de sitios, directivas y reglas
La relación básica es la siguiente:
Una colección de sitios o una plantilla de la colección de sitios puede tener una más directivas asignadas, y cada una de estas directivas puede tener una o más reglas. Sin embargo, puede haber solo una directiva que está activa por sitio y puede haber solo una regla de eliminación está activa en cualquier momento para las bibliotecas del sitio.
Heredan las directivas de eliminación del documento
Como los permisos, navegación y muchas otras características del sitio, se heredan las políticas de eliminación de documentos. Propietario del sitio puede seleccionar una directiva de eliminación de documento para su sitio y todos los subsitios heredan la directiva del elemento primario. Un propietario de un subsitio puede interrumpir la herencia seleccionando una directiva diferente y la combinación de regla y esa directiva se aplica a todos los subsitios hasta que se interrumpe la herencia nuevamente.
Asignar directivas de eliminación de documento por primera vez
Es importante comprender que el período de tiempo especificado para un documento de directiva de eliminación significa el tiempo porque el documento se ha creado o modificado, no el tiempo desde que se ha asignado la directiva. Por ejemplo, puede crear una directiva de eliminación de documento que se elimina permanentemente documentos dos años después de que se crearon y, a continuación, asignarla a una plantilla de la colección de sitios desde el que varias colecciones de sitios se crearon cuatro o cinco años. En este caso, es probable que las colecciones de sitios existente contienen muchos documentos que ya están anteriores a los dos años especificados por la directiva de eliminación, esto significa que una gran cantidad de contenido se eliminarán justo después de asignar la directiva de eliminación de documento de la primera hora.
Cuando se asigna la directiva por primera vez, se evalúan todos los documentos en el sitio y, si se cumplen los criterios, se eliminarán. Esto se aplica a todos los documentos existentes, no solo nuevos documentos creados desde que se ha asignado la directiva. Y recuerde que es el período de tiempo para la antigüedad de cada documento, no a la hora de cuando primero se ha asignado la directiva.
Por lo tanto, antes de asignar una directiva a un sitio por primera vez, primero debe considerar la edad de contenido existente y cómo puede afectar a la directiva de ese contenido existente. También puede comunicar la nueva directiva a los propietarios de sitios antes de asignar, para dar a su tiempo para evaluar el impacto posible.
Tiempo de posposición para difundir directivas
Después de asignar las directivas de colección de sitios, los propietarios del sitio use el vínculo de Directivas de eliminación de documento en la página Configuración del sitio para ver y aplicar directivas disponibles para el sitio.
El vínculo de Directivas de eliminación de documento no aparecerá a menos que se han asignado las directivas para la colección de sitios. Además, no aparece el vínculo inmediatamente después de que se han asignado las directivas para el sitio, puede haber hasta un retraso de 24 horas desde cuando se han asignado a las directivas cuando aparezca el vínculo de Directivas de eliminación del documento
Cómo funcionan las directivas de eliminación de documento con las directivas de forma local
Una suspensión en contexto garantiza que todo el contenido se mantiene durante un período específico de tiempo, mientras que una directiva de eliminación de documento asegura que todo el contenido se elimina después de un período de tiempo específico.
Si necesita conservar los documentos durante un período de tiempo determinado, puede utilizar una directiva de suspensión en contexto junto con una directiva de eliminación. Por ejemplo, podría contener documentos durante tres años después de que se modifican y luego configurar una directiva de eliminación para eliminar dichos documentos en tres años después de que se modificaron por última vez.
Tenga en cuenta que una directiva de eliminación no puede reemplazar una suspensión en contexto. Si un sitio está en espera y una directiva de eliminación de documento elimina un documento, a continuación, el documento se conservarán en la biblioteca mantenga la conservación de la misma forma como si el documento se eliminó manualmente. Para obtener más información, vea información general sobre in situ mantenga en SharePoint Server 2016.
Permisos
Miembros de su equipo de cumplimiento que usarán el centro de cumplimiento de la directiva de permisos necesitan para ambas la directiva centro y sitio colecciones a la que se aplicará directivas. Se recomienda:
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Crear un grupo de seguridad que contiene todos los usuarios del centro de cumplimiento de la directiva, más probable es que el equipo de cumplimiento.
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En el centro de cumplimiento de la directiva, agregue el grupo de seguridad al grupo de propietarios de la colección de sitios.
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En cada colección de sitios a los que es necesario asignar directivas de eliminación del documento, agregue el grupo de seguridad al grupo de propietarios de la colección de sitios.
