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Office se puede configurar para recomendar o aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad a un archivo o correo electrónico si incluye información personal o corporativa confidencial, como números de la seguridad social, números de tarjetas de crédito o números de cuenta bancaria. Esto le ayuda a mantener sus archivos y mensajes conforme a las directivas de protección de información de su organización, incluso si no ha aplicado manualmente una etiqueta de confidencialidad.

Nota: Si es un administrador de TI que busca información sobre cómo configurar esta característica, vea Aplicar una etiqueta de confidencialidad al contenido automáticamente.

Cómo Office aplica o recomienda automáticamente las etiquetas de confidencialidad

Importante: Su organización configura las etiquetas de confidencialidad automáticas; es posible que tenga la opción de cambiarlos de archivo en archivo, pero no podrá desactivarlos por completo.

Para obtener información sobre la disponibilidad de esta característica en diferentes Office aplicaciones y plataformas, vea Administrar etiquetas de confidencialidad en aplicaciones de Office.

Word, Excel yPowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó, así como un mensaje opcional del administrador. 

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta recomendada, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aplicar confidencialidad para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione X para cerrar la sugerencia de directiva sin aplicarla.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

Para quitar contenido confidencial en lugar de aplicar la etiqueta de confidencialidad

En Word, el contenido confidencial que activó la recomendación de etiqueta de confidencialidad está marcado con un subrayado rojo y un resaltado rosa. 

Captura de pantalla de contenido confidencial resaltado en Word

Si el botón Mostrar contenido confidencial aparece en la sugerencia de directiva , puede seleccionarlo para ver todo el contenido confidencial a la vez.

Nota: Esto no está disponible actualmente para los clientes del Canal Semi-Annual de Word para Microsoft 365.

Se abrirá el panel del Editor , que muestra información general sobre el contenido confidencial del documento, así como las recomendaciones habituales de corrección y refinamiento. Si selecciona una categoría de contenido confidencial, como "Número de tarjeta de crédito", puede revisar y quitar todas las instancias del contenido confidencial mediante el panel editor o el menú contextual.

Captura de pantalla de contenido confidencial en el panel del Editor

Outlook

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó, así como un mensaje opcional del administrador. 

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta recomendada, así como un mensaje opcional del administrador. Seleccione Aplicar confidencialidad para aplicar la etiqueta o seleccione X para cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Word, Excel y PowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó.

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directivacon el nombre de la etiqueta recomendada. Seleccione Cambiar ahora para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione Xpara cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Nota: El etiquetado automático y las recomendaciones en Excel para Mac solo funcionan si el libro está almacenado en OneDrive o SharePoint.

Outlook

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se aplicó.

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta recomendada. Selecciona Cambiar confidencialidad para aplicar la etiqueta recomendada o Selecciona Descartar para cerrar la punta sin aplicar la etiqueta.

Word, Excel y PowerPoint

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directiva con el nombre de la etiqueta que se aplicó. 

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia de directivacon el nombre de la etiqueta recomendada. Seleccione Cambiar ahora para aplicar la etiqueta recomendada o seleccione Xpara cerrar la sugerencia de directiva sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia de directiva para una etiqueta de confidencialidad recomendada

Outlook en la Web

Si se aplica automáticamente una etiqueta de confidencialidad, aparece una sugerencia con el nombre de la etiqueta que se aplicó.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad aplicada automáticamente

Si se recomienda una etiqueta de confidencialidad, aparecerá una sugerencia con el nombre de la etiqueta recomendada. Selecciona Cambiar confidencialidad para aplicar la etiqueta recomendada o Selecciona Descartar para cerrar la punta sin aplicar la etiqueta.

Captura de pantalla de una sugerencia sobre una etiqueta de confidencialidad recomendada

Seleccione un encabezado a continuación para obtener más información

Office no aplicará automáticamente una etiqueta de confidencialidad si:

  • Se ha aplicado manualmente una etiqueta de confidencialidad al archivo o correo electrónico.

  • El archivo o correo electrónico ya tiene una etiqueta que es de mayor confidencialidad que la etiqueta que se habría aplicado automáticamente.

Office no recomendará una etiqueta de confidencialidad si:

  • El archivo o correo electrónico ya tiene una etiqueta de confidencialidad igual o superior a la recomendada.

  • En Word, Excel y PowerPoint, la detección se inicia automáticamente al abrir un documento y continúa en segundo plano mientras edita.

  • En Outlook para Windows, la detección se inicia automáticamente al redactar un mensaje nuevo, o al responder o reenviar un mensaje existente.

  • En Outlook en la Web, la detección se produce cuando se guarda un borrador del mensaje.

Nota: Dado que esta característica analiza los datos con un servicio de Microsoft 365, es posible que le preocupe la seguridad de los datos. Puede leer Experiencias conectadas en Office para obtener más información.

Deben cumplirse las siguientes condiciones para queOffice aplique automáticamente o recomiende una etiqueta de confidencialidad:

  • Office no impide que los usuarios guarden o cierren archivos o envíen mensajes de correo electrónico antes de que se detecten términos confidenciales. Esto significa que es posible que el etiquetado de sensibilidad automática no siempre pueda completarse.

    Para una cobertura adicional, los administradores deben configurar el etiquetado de confidencialidad automático para el contenido en reposo con el escáner de Azure Information Protection y Microsoft Cloud Application Security.

  • En Excel, se muestra un subconjunto de contenido en las celdas del libro para su evaluación, y se puede perder información confidencial fuera de esa muestra. Por ejemplo, en Excel para la Web, el límite de muestra es de aproximadamente 2 MB y 2000 celdas. Estamos trabajando en ampliar este tamaño de muestra para cubrir más de un libro.

  • No se detectará la información confidencial contenida en determinados objetos. Algunos ejemplos son:

    • Entrada de lápiz.

    • Archivos incrustados

    • Objetos distintos de celdas, como tablas dinámicas o SmartArt (Excel )

    • Celdas con fórmula o resultado de cálculo (Excel )

    • Comentarios, encabezados, pies de página, notas al pie, notas al final y cuadros de texto (Word para la Web)

    • Comentarios, encabezados, pies de página, notas al pie, notas al final y cuadros de texto (Excel )

    • Formas y SmartArt (Word )

    • Notas (PowerPoint )

  • Al abrir o editar contenido confidencial, es posible que se produzca un retraso antes de que se aplique o recomiende una etiqueta automáticamente. La longitud del retraso variará en función de la cantidad de contenido que se evalúe y de la velocidad de la conexión a Internet, y puede durar de unos segundos a varios minutos. Estamos trabajando para reducir este retraso con el tiempo.

  • En la aplicación de escritorioWord, no se analizan los términos confidenciales de los comentarios no publicados (esto solo se aplica a la nueva experiencia de comentarios).

  • En la aplicación de escritorioWord, quitar contenido confidencial no quita el término de las marcas de revisión u otras versiones del documento. 

  • EnOutlook, solo se tiene en cuenta en el examen el mensaje que se redacta, no el historial de mensajes, y la línea de asunto no se incluye en el examen.

Vea también

Problemas conocidos con la aplicación automática o la recomendación de etiquetas de confidencialidad

Aplicar etiquetas de confidencialidad a los documentos y al correo electrónico en Office

Aplicar automáticamente una etiqueta de confidencialidad al contenido

Cómo funcionan las etiquetas de confidencialidad en las aplicaciones de Office

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