Modificar la nueva base de datos creada a partir de una plantilla

Cada plantilla que se incluye con Access es una aplicación de seguimiento completa que contiene tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones predefinidas. Estas plantillas están diseñadas para ser inmediatamente útiles desde el primer momento, de modo que pueda crear una nueva base de datos basada en una plantilla y empezar a funcionar rápidamente. Sin embargo, puede haber ocasiones en las que quiera modificar la nueva base de datos, por ejemplo, para agregar o cambiar el nombre de un campo, o para cambiar un informe.

En este artículo se explica cómo realizar las modificaciones más comunes que puede que desee aplicar a una base de datos creada a partir de una plantilla. Vea los vínculos a artículos para obtener información más detallada sobre áreas específicas.

¿Qué desea hacer?

Obtenga información sobre los conceptos básicos de las tablas y los campos

Al crear una base de datos, almacena los datos en tablas: listas de filas y columnas basadas en asuntos. Almacena los elementos de información que desea realizar un seguimiento en campos (también denominados columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos, puede crear campos para Apellidos, Nombre, Número de teléfono y Dirección. Para una tabla Productos, puede crear campos para Nombre del producto, Id. de producto y Precio.

Es importante que elija los campos cuidadosamente. Por ejemplo, suele ser mala idea crear un campo para almacenar un valor calculado. En la mayoría de los casos, puede Access calcular el valor cuando sea necesario. Cuando elija campos, intente almacenar información en sus partes útiles más pequeñas. Por ejemplo, en lugar de un nombre completo en un solo campo, considere la posibilidad de almacenar los nombres y apellidos por separado. Por lo general, si necesita informar, ordenar, buscar o realizar un cálculo sobre un elemento de información, pónlo en un campo por sí mismo.

Para más información sobre los procedimientos para diseñar una base de datos y elegir los campos, vea el artículo sobre conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene ciertas características de definición. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que identifica exclusivamente el campo dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos que se elige para que coincida con la información que se va a almacenar. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar en esos valores, así como la cantidad de espacio de almacenamiento que se debe reservar para cada valor. Cada campo también tiene un grupo asociado de configuraciones denominadas propiedades que definen las características de apariencia o comportamiento del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el diseño para mostrar de un campo, es decir, cómo debería aparecer cuando se muestra.

Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Puede agregar fácilmente un campo a una tabla en la vista Hoja de datos. Sin embargo, también puede agregar un campo a una tabla en la vista Diseño. En la vista Hoja de datos, agregue el campo escribiendo algunos datos en la celda debajo del encabezado de columna Hacer clic para agregar. También puede agregar un campo a la tabla en la vista Diseño.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla en la vista Hoja de datos, vea el artículo Agregar o eliminar una columna en una hoja de datos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo a una tabla en la vista Diseño, vea el artículo Crear una tabla y agregar campos.

Nota: Al agregar un nuevo campo a una tabla, el campo no se agrega automáticamente a los formularios e informes existentes. Debe agregar manualmente el campo a esos formularios e informes para que aparezca en ellos.

Eliminar un campo de una tabla

Si es posible, debe evitar eliminar un campo de una base de datos que se generó a partir de una de las plantillas suministradas: es probable que el campo se emplee en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, al eliminar el campo se crearán consecuencias al intentar usar los demás objetos de base de datos que emplean el campo: los objetos de base de datos no funcionarán según lo esperado. Tendrá que quitar las referencias al campo de todos los objetos que lo emplean para que esos otros objetos funcionen correctamente.

Cuando decida que debe eliminar un campo de una base de datos que se generó a partir de una plantilla, puede hacerlo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Recuerde que si otros objetos de base de datos hacen referencia al campo eliminado, debe modificar esos otros objetos para quitar la referencia. Por ejemplo, si un informe incluye un control enlazado al campo eliminado y ejecuta el informe, aparece un mensaje de error, porque Access no puede encontrar los datos del campo.

Al eliminar un campo, elimina permanentemente toda la información almacenada en ese campo. Por ese motivo, debe tener cuidado al eliminar campos y debe crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar el campo.

Antes de poder eliminar un campo, debe asegurarse de que no participa en ninguna relación de tabla. Si intenta eliminar un campo para el que existen relaciones, Access le advertirá de que primero debe eliminar las relaciones.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar una relación de tabla, vea el artículo Crear, editar o eliminar una relación.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo eliminar campos de tablas, vea el artículo Eliminar un campo.

Cambiar el nombre de un campo o tabla

Si es posible, debe evitar cambiar el nombre de un campo o tabla en una base de datos que se generó a partir de una de las plantillas suministradas: es probable que el campo o tabla se emplee en otros objetos de base de datos, como formularios e informes. Por lo tanto, cambiar el nombre del campo o la tabla puede crear consecuencias al intentar usar los otros objetos de base de datos que emplean el campo o tabla. Es posible que los otros objetos no funcionen según lo esperado si siguen referenciando al nombre antiguo. Para que los demás objetos funcionen correctamente, el nombre antiguo debe cambiarse al nuevo nombre. Si la casilla Realizar autocorrección de nombres está activada en la categoría Base de datos actual del cuadro de diálogo Opciones de Access, gran parte de este trabajo se realizará automáticamente.

Es posible que desee cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna en la vista Hoja de datos. Puede hacerlo sin tener que cambiar el nombre del campo. Si desea cambiar solo el texto del encabezado de columna y no desea cambiar el nombre del campo, vea la sección Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna.

Cuando sea necesario, puede cambiar el nombre de una tabla en el panel de navegación o cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. Antes de hacerlo, considere la posibilidad de activar la opción Autocorrección de nombre, si aún no está activada.

Activar la opción Autocorrección de nombre

Al cambiar el nombre de un objeto de base de datos, como un campo, una tabla, un formulario o un informe, normalmente quiere que el cambio de nombre se propague por toda la base de datos. En caso contrario, los objetos que hacen referencia al nombre antiguo no funcionarán según lo esperado. Access proporciona la característica Autocorrección de nombres, que ayuda a propagar los cambios de nombre. De forma predeterminada, Autocorrección de nombres está activada para todas las bases de datos nuevas Access. Sin embargo, si está desactivado, puede hacer lo siguiente para activarlo.

Activar la opción Autocorrección de nombre

  1. Haga clic en Archivo > Opciones

  2. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, en el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.

  3. En Opciones de autocorrecciónde nombre, active la casilla Detección de autocorrección de nombre y, después, active la casilla Realizar autocorrección de nombre.

  4. Si desea conservar una tabla que registre cada cambio que realice Autocorrección de nombres, active la casilla Detección automática de cambios de nombre de registro.

  5. Haga clic en Aceptar.

  6. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Nota: La característica Autocorrección de nombres no es la misma que la característica Autocorrección. La característica Autocorrección de nombre corrige las referencias entre objetos. La característica Autocorrección corrige palabras o frases mal escritas con frecuencia.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic con el botón derecho en el encabezado de columna del campo al que desea cambiar el nombre y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre de campo en el menú contextual.

  3. Escriba el nuevo nombre para el campo y, después, presione ENTRAR.

Cambiar el nombre de un campo en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla en la que desea cambiar el nombre del campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda de la columna Nombre de campo del campo al que desea cambiar el nombre.

    Sugerencia: Para seleccionar el nombre de campo completo, seleccione solo a la izquierda del primer carácter del nombre hasta que el puntero cambie a una flecha y, después, haga clic.

  3. Edite el texto para cambiar el nombre del campo.

  4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiar el nombre de una tabla

Puede cambiar el nombre de una tabla y la mayoría de los objetos de base de datos directamente desde el panel de navegación.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla a la que desea cambiar el nombre y, a continuación, haga clic en Cambiar nombre en el menú contextual.

    Nota: Debe cerrar todos los objetos abiertos que hacen referencia a la tabla para poder cambiarle el nombre.

  2. Escriba el nuevo nombre y presione ENTRAR.

  3. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Cambiar el texto que aparece en un encabezado de columna

Un título es un título o título que puede asignar a un campo estableciendo la propiedad Caption del campo. El título es independiente del nombre del campo: cada campo tiene un nombre de campo y también puede tener un título. Por ejemplo, es posible que desee que el nombre del campo sea una sola palabra sin espacios incrustados. A continuación, puede usar la propiedad Caption para crear un nombre más descriptivo que incluya espacios. Access muestra el título en lugar del nombre del campo en la vista Hoja de datos y en etiquetas y títulos en consultas, formularios e informes.

Si no proporciona texto para la propiedad Título, el nombre del campo se usa de forma predeterminada.

Si desea cambiar el nombre que aparece en el encabezado de una columna en la vista Hoja de datos, puede hacerlo sin cambiar el nombre del campo estableciendo la propiedad Caption del campo. Para cambiar la propiedad Caption de un campo, haga lo siguiente:

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla en la que desea cambiar el título y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  2. Haga clic en la celda de la columna Nombre de campo del campo cuya propiedad Caption desea establecer.

  3. En la sección inferior, en Propiedades del campo, en la pestaña General, haga clic en Título.

  4. Escriba un título nuevo para el campo.

  5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

La próxima vez que abra la tabla en la vista Hoja de datos, el título en lugar del nombre del campo aparecerá en el encabezado de columna.

Volver al principio

Agregar un campo a un formulario o informe

Al crear una base de datos basada en una plantilla, la base de datos contendrá una serie de formularios e informes predefinidos y predefinidos con los que puede trabajar inmediatamente. Sin embargo, es posible que desee agregar un campo adicional a un formulario o informe. Al agregar un campo a un formulario o informe, se crea lo que se denomina un control.

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y le permiten ver y trabajar con información que mejora la interfaz de usuario, como etiquetas e imágenes. Los controles se pueden enlazar, deshacer y calcular.

Para obtener una lista completa de los tipos de controles que puede usar en formularios e informes, vea el artículo Introducción a los controles.

Agregar un campo a un formulario o informe en la vista Diseño

Después de crear un formulario o informe, puede ajustar fácilmente su diseño trabajando en la vista Diseño. Si usa los datos reales como guía, puede ajustar los anchos de campo y reorganizar los campos. Puede colocar nuevos campos en el formulario o informe y establecer las propiedades del formulario o informe y sus controles.

Para cambiar a la vista Diseño, en el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el formulario o informe y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual. Como alternativa, puede hacer clic en el botón Vista Presentación de la barra de estado de Access, o bien puede hacer clic con el botón derecho en la pestaña del documento para el formulario o informe y, a continuación, hacer clic en Vista Presentación en el menú contextual.

Abrir la hoja de propiedades

  • En el grupo Herramientas de la pestaña Diseño, haga clic en Hoja de propiedades.

    Método abreviado de teclado Presione F4.

Puede usar el panel Lista de campos para agregar campos de la tabla o consulta subyacente al diseño. Para mostrar el panel Lista de campos, en la pestaña Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes. A continuación, puede arrastrar campos directamente desde el panel Lista de campos al diseño.

Mostrar el panel Lista de campos

  • En la pestaña Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Agregar campos existentes.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

  • Para agregar un solo campo, arrastre el campo desde el panel Lista de campos hasta la sección donde desee que se muestre en el formulario o informe.

  • Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos que desea. Arrastre los campos seleccionados al formulario o informe.

Al colocar los campos en una sección, Access crea un control de cuadro de texto enlazado para cada campo y coloca automáticamente un control de etiqueta junto a cada campo.

Para obtener más información sobre formularios e informes, vea los artículos Agregar un campo aun formulario o informe, Crear un formulario en Accessy Crear un informe simple.

Agregar un campo que almacena documentos, archivos o imágenes

Puede usar Access para agregar un campo con el tipo de datos Datos adjuntos para almacenar uno o varios documentos, archivos o imágenes. Puede usar un campo de datos adjuntos para almacenar varios archivos en un solo campo. Incluso puede almacenar más de un tipo de archivo en ese campo. Por ejemplo, en una base de datos de candidatos a un puesto de trabajo, puede adjuntar uno o varios currículos, además de una foto, al registro de cada contacto.

Agregar un campo de datos adjuntos a una tabla

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla en la que desea agregar el campo y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  2. En la columna Nombre de campo, haga clic en la primera fila en blanco y escriba un nombre para el nuevo campo.

  3. Haga clic en la celda adyacente de la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Datos adjuntos en la lista.

  4. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

    Access puede mostrar un mensaje que indica que no puede deshacer los cambios después de guardar la tabla. Esto significa que no puede convertir el campo a otro tipo de datos, pero puede eliminar el campo si cree que ha cometido un error.

  5. Haga clic en Sí para confirmar el cambio.

Después de agregar el campo Datos adjuntos a la tabla, puede usar el cuadro de diálogo Datos adjuntos para agregar documentos, archivos o imágenes a un registro.

Agregar datos adjuntos a un campo

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla a la que desea agregar los datos adjuntos.

    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  2. En la tabla, haga doble clic en el campo de datos adjuntos.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Datos adjuntos.

  3. Haga clic en Agregar.

    Aparecerá el cuadro de diálogo Elegir archivo.

  4. Use la lista Buscar en para buscar el archivo o los archivos que desea adjuntar al registro, seleccione el archivo o los archivos y, a continuación, haga clic en Abrir.

    Tenga en cuenta que puede seleccionar varios archivos de cualquier tipo de datos admitido.

  5. En el cuadro de diálogo Datos adjuntos, haga clic en Aceptar para agregar los archivos a la tabla.

    Access agrega los archivos al campo e incrementa el número que indica los datos adjuntos en consecuencia.

  6. Repita estos pasos según proceda para agregar archivos al campo activo o a otros campos de la tabla.

Para obtener más información sobre los campos de datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos y gráficos a los registros de la base de datos.

Volver al principio

Cambiar la forma en que aparece un campo

Puede personalizar cómo aparece un campo cuando se muestra. Por ejemplo, puede establecer formatos de presentación para que se usen en toda la base de datos, como en formularios e informes, o cuando se abre una tabla en la vista Hoja de datos. Para establecer un formato de presentación, establezca la propiedad Formato de un campo. A continuación, los nuevos formularios e informes que cree heredan automáticamente la propiedad Format del campo.

Establecer el formato de presentación en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en la tabla que contiene el campo cuyo formato desea establecer.
    La tabla se abre en la vista Hoja de datos.

  2. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desea establecer.

  3. En la pestaña Campos, en el grupo Formato, haga clic en la flecha de la lista desplegable junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

    El campo se muestra con el nuevo formato de presentación.

Establecer el formato de presentación en la vista Diseño

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en la tabla que contiene el campo cuyo formato de presentación desea cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

    La tabla se abre en la vista Diseño.

  2. Haga clic en el campo cuyo formato de presentación desea establecer.

  3. En Propiedades del campo, en la pestaña General, haga clic en el cuadro Formato.

  4. Haga clic en la lista desplegable y seleccione un formato de presentación.

  5. Para guardar los cambios, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Volver al principio

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×