Normalizar los datos con el analizador de tablas

Normalizar los datos con el analizador de tablas

Al importar datos, a veces los datos de origen no se dividen correctamente en tablas relacionadas. Para obtener el máximo beneficio de Access, es necesario normalizar los datos, separados en tablas diferentes, cada una de ellas, que están relacionadas por partes clave de información. El Analizador de tablas puede ayudarle con esta tarea crítica: en la cinta de opciones, haga clic en Herramientas de base de datos y, a continuación, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla. Un asistente comienza y le guiará por el proceso.

Nota:  La información de este tema solo se aplica a una base de datos de escritorio de Microsoft Access (.mdb o .accdb).

Dos tablas creadas a partir de una tabla y la consulta que recupera su datos

1. Tabla original

2. Tablas creadas por el Analizador de tablas

3. Consulta creada por el Analizador de tablas

4. Lista de búsqueda

Si el Base de datos de Microsoft Access tiene una tabla que contiene información repetida en uno o varios campos, use el Analizador de tablas para dividir los datos en tablas relacionadas para que pueda almacenar datos de forma más segura y eficiente. Este proceso se denomina normalización.

El Analizador de tablas divide una tabla que contiene información repetida en tablas separadas en las que cada tipo de información se almacena solo una vez. Esto hace que la base de datos sea más eficiente y fácil de actualizar y reduce su tamaño. Después de que el asistente divida los datos, puede ver y trabajar con los datos en un solo lugar haciendo que el asistente cree una consulta.

Puede usar la consulta para actualizar los datos de más de una tabla al mismo tiempo. La consulta también ofrece otras características de ahorro de tiempo para aumentar la precisión de los datos.

  • Si cambia un campo que se repite en la consulta, todos los registros con ese valor se actualizan automáticamente porque realmente está actualizando solo un campo en la tabla subyacente de la consulta.

  • En las nuevas tablas, la consulta hereda campos de búsqueda, lo que le permite cambiar los valores de campo eligiendo valores de una lista en lugar de tener que escribir correctamente un valor. La lista Búsqueda busca valores de la tabla subyacente. Cuando el mismo valor se aplica a más de un registro, puede garantizar la precisión y la coherencia eligiendo ese valor de la lista cada vez.

  • Los formularios e informes que se basaban anteriormente en la tabla original se basarán automáticamente en la consulta ahora, ya que el asistente asigna el nombre de la tabla original a la consulta y cambia el nombre de la tabla.

  • Los formularios e informes existentes basados en la consulta heredarán actualizaciones automáticas de campos. Los nuevos formularios e informes también heredarán listas de búsqueda.

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