Comunicarse con el equipo

Comunicar la información del proyecto suele ser difícil, ya sea para obtener información de estado de su equipo o para comunicar el estado del proyecto a los ejecutivos.

Obtenga información sobre cuándo y cómo comunicar e informar de la información del proyecto. De lo contrario, la colaboración eficaz se resfráte y el éxito del proyecto podría estar en riesgo.

Para ver más artículos de esta serie de guías informativas sobre la administración de proyectos, consulte Guía básica de administración de Project.

Project sugerencias de administración antes de empezar. . .

  • Enumerar las partes interesadas    Antes de que comience un proyecto, descubra quiénes son sus partes interesadas. Una forma segura de detener un proyecto es olvidar a una parte interesada crítica que tiene un impacto directo en el proyecto.

  • Obtener un plan de comunicación antes de tiempo    Diseñe estrategias y procesos de comunicación en el proyecto antes de que comience el proyecto. Aún mejor, que los procesos de comunicación aparezcan como una tarea en las primeras líneas del proyecto para que esta parte crítica de la colaboración se convierta en el compromiso de todos.

  • Comunicarse a menudo    Recopilar información sobre el estado de las tareas una vez a la semana es el derecho a solucionar los problemas antes de que se intensíen. Si se comunica más a menudo, es posible que los miembros del equipo dejen de enviar actualizaciones debido al tiempo adicional para prepararlas.

  • Buscar problemas    Si todo parece ir bien porque no ha oído nada negativo, es probable que se haya dirigido a problemas. Incluso los proyectos mejor ejecutados tienen problemas. Su trabajo es ir a buscarlos antes de que se vuelvan más grandes.

  • Usar la tecnología adecuada    Comprenda las necesidades de comunicación de los miembros del equipo y las partes interesadas. Por ejemplo, los miembros del equipo que informen sobre el estado de la tarea pueden querer usar el correo electrónico o Project Online, mientras que un ejecutivo puede preferir un gráfico bien presentado o una tabla dinámica. Esta es una lista de programas que puede usar para ayudar en la comunicación.

Aplicación

Ventajas

Inconvenientes

Project

  • Tenga herramientas de presentación integradas para todos los niveles de las partes interesadas.

  • Ha comprendido fácilmente las vistas de escala de tiempo y de planificador de equipo.

  • Exporta datos a Excel y Visio para la comunicación de datos complejos.

  • Es posible que su empresa no use Project.

  • Los proyectos en los que trabaja su empresa pueden ser demasiado pequeños para aprovechar el potente software de programación.

Project Online

  • Lo mejor para la comunicación avanzada y la información del proyecto de informes en una organización.

  • Puede comparar el estado de varios proyectos o de una cartera de proyectos.

  • Es posible que las empresas más pequeñas necesiten la ayuda de consultores para instalar y usar Project Online.

Excel

  • Project exportar datos a Excel para análisis avanzados, como ANOVA y análisis de valor ganado.

  • Ideal para la planificación anticipada de proyectos o para entregas de alto nivel que posteriormente se pueden agregar a Project.

  • Excel características de programación automatizadas para proyectos más complejos.

Word

  • Ideal durante la fase de inicio cuando necesita compartir documentos de planificación como presupuestos y entregas.

  • No es ideal para presentaciones visuales para las partes interesadas ejecutivas. Use Excel, Visio, PowerPoint o Project propia funcionalidad de informe de Project en su lugar.

SharePoint

  • Ofrece características de sincronización sin Project Server. Un cambio en una lista de tareas se reflejará en la otra.

PowerPoint

  • Ideal para presentaciones impactantes para las partes interesadas ejecutivas.

  • Es posible que los analistas e ingenieros quieran gráficos más detallados para un análisis presupuestado complejo.

Visio

  • Ideal durante las fases iniciales de un proyecto en el que necesita comunicar procesos empresariales y de fabricación con diagramas de flujo u otros diagramas.

  • Puede presentar demasiada información para un público ejecutivo. Use Project propias características de informes en su lugar.

Microsoft Teams

  • Ideal para equipos en diferentes ubicaciones. Puede compartir información del proyecto con mensajería instantánea, voz, vídeo o durante reuniones en línea.

  • Puede requerir que se implemente un departamento de TI.

Comunicar información del proyecto

Compruebe las actualizaciones de estado de Project Online

Si su equipo usa Project Online, descargue las actualizaciones de estado de las tareas desde el servidor antes de comunicarse con su equipo sobre el progreso del proyecto.

Realizar un seguimiento del progreso de su programación, desde lo sencillo hasta lo más especializado

Hay formas sencillas de realizar un seguimiento del progreso y hay formas más complejas. Busque la forma que mejor funciona para su proyecto y su equipo.

Comunicar información sobre el valor ganado

Capturar información de valor ganado es un paso más avanzado, pero muy eficaz, para descubrir lo bueno y lo malo del rendimiento del proyecto. Los datos de alto nivel que adquiere a partir de esto es lo que quieren ver sus partes interesadas.

Crear un informe de proyecto

Con Project, puede crear y personalizar informes gráficos llamativos de los datos del proyecto que desee, sin usar ningún otro software. A medida que trabaja en el proyecto, los informes cambian para reflejar la información más reciente, sin necesidad de actualizaciones manuales.

Sincronizar con una lista de tareas de SharePoint

Los miembros del equipo pueden ver la programación y actualizar su trabajo en SharePoint y verá los cambios en Project. Y viceversa.

Usar Microsoft 365

Comunique la información del proyecto Microsoft 365. Siempre que esté trabajando en un equipo con conexión a Internet podrá trabajar en sus documentos con versiones completas de Word, Excel, PowerPoint u OneNote, a demanda y en cualquier lugar.

Publicar cambios de tareas en el servidor

Cuando realice cambios en las tareas, publique esos cambios en Project Online para que todos los usuarios puedan tener la información adecuada para continuar con su trabajo.

Comunicarse con Microsoft Teams

Si los usuarios no pueden ir a una reunión, use Teams para compartir información del proyecto. Comparta PowerPoint diapositivas, Excel hojas o un bloc de notas OneNote para compartir planes de proyecto. Las personas pueden participar en reuniones en línea en su oficina, en casa o con su dispositivo móvil.

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