Opciones y tipos de columnas de listas y bibliotecas

Opciones y tipos de columnas de listas y bibliotecas

El tipo de columna determina cómo se almacenan los datos y cómo se muestran en una lista o biblioteca. Al crear una columna para una lista o biblioteca, se elige un tipo de columna que indica el tipo de datos que desea almacenar en la columna, como solo números, texto con formato o un número que se calcula automáticamente.

Puede crear listas en Microsoft SharePoint, la aplicación lists en Microsoft 365 o Teams. Aprenda a empezar a usar listas en Microsoft Teams.

En este artículo se describen los tipos predeterminados de columnas que puede crear y Cuándo usar cada tipo de columna. Las columnas se agregan a una o más vistas de la lista o biblioteca para ayudarle a mostrar los datos de forma significativa. En función de su organización, pueden estar disponibles otros tipos de columna adicionales. 

Nota: Puede Agregar, cambiar, Mostrar u ocultarcolumnas en una lista o biblioteca, así como crear o eliminar una lista de una página o sitio en SharePoint. Para obtener más información sobre la administración de listas o bibliotecas con muchos elementos, vea administrar listas y bibliotecas grandes en SharePoint.

Seleccione la vista de SharePoint en una de las siguientes pestañas:

Las columnas le ayudan a crear vistas significativas de los elementos de una lista o biblioteca. Al usar columnas, puede ordenar, agrupar y filtrar elementos, y también puede calcular automáticamente datos sobre los elementos y mostrar los resultados de esos cálculos. Las columnas también permiten especificar qué información se debe introducir sobre un elemento cuando alguien agrega un elemento a una lista o biblioteca. Cuando se agrega un elemento, aparece un formulario que proporciona campos y opciones para escribir información. Al crear una lista o biblioteca, se crean automáticamente determinadas columnas, como título o modificadas por,. Puede crear columnas adicionales que se adapten a sus necesidades. Las columnas que cree determinarán los campos y las opciones que aparecen en ese formulario, así como las columnas que se pueden agregar a las vistas de la lista o biblioteca.

Especifique el tipo de columna que desea cuando cree una columna. En algunos casos, también puede elegir un tipo de columna diferente para una columna existente, pero esto depende de qué tipo y cuántos datos hay almacenados actualmente en la columna. Cambiar el tipo de columna de una columna existente puede dañar los datos que ya están almacenados en la columna. Por estas razones, es importante decidir qué tipo de datos desea almacenar antes de crear una columna. Cuando decida qué tipo de columna desea, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Qué tipo de datos desea almacenar? ¿Solo cartas? ¿Solo números? ¿Texto con formato? Por ejemplo, no puede almacenar letras en una columna de número . Saber qué tipo de datos desea almacenar es el primer paso para elegir el tipo de columna más adecuado.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos financieros? Si es así, el tipo de columna moneda es la mejor opción.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos matemáticos? ¿Qué grado de precisión deben tener estos cálculos? Puede calcular datos en columnas de número o moneda , pero no en columnas de texto . Además, los cálculos en una columna moneda son más precisos.

  • ¿Cómo desea ordenar los datos de la columna? En una columna de texto , los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), no como valores numéricos. Para ordenar los números como valores numéricos, use una columna número o moneda . Además, muchos formatos de fecha no se ordenan correctamente si se almacenan en una columna de texto . Para garantizar una ordenación correcta de las fechas, use una columna de fecha y hora .

  • ¿Desea asegurarse de que las personas escriben información en la columna? Si es así, puede especificar que la columna es obligatoria y que los usuarios no pueden agregar un elemento sin escribir la información.

Se usa para recopilar y mostrar pequeñas cantidades de texto sin formato en una sola línea, entre las que se incluyen:

  • Solo texto, como nombres, apellidos o nombres de departamentos

  • Combinaciones de texto y números, como direcciones postales o números de cuenta

  • Números que no se usan en cálculos, como números de identificación de empleados, números de teléfono, códigos postales o números de pieza

Una columna de una línea de texto puede mostrar hasta 255 caracteres en una sola línea. Si va a crear una columna para una lista o biblioteca y desea mostrar texto con formato o más de una línea de texto a la vez, cree una columna de varias líneas de texto . Puede cambiar una columna de una línea de texto existente a una columna de varias líneas de texto sin perder los datos almacenados en la columna.

Puede personalizar una columna de una línea de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de caracteres    Para limitar el número de caracteres, establezca el número máximo de caracteres que desee. Por ejemplo, si la columna guarda números de identificación de empleado de cinco dígitos, puede usar esta característica para asegurarse de que los usuarios introducen solo cinco caracteres.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente texto específico cuando alguien agregue un elemento nuevo, a la vez que permite que los usuarios escriban texto diferente si lo necesitan. Al establecer el valor predeterminado, las personas pueden introducir información más rápidamente si aceptan el valor predeterminado a menos que necesiten cambiarlo. Por ejemplo, si la columna guarda el nombre de una compañía asignada a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser el texto que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico automáticamente pero el texto puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

Se usa en una lista o biblioteca para recopilar y mostrar texto con formato o texto y números extensos en más de una línea, por ejemplo, una descripción de un elemento. Una columna de varias líneas de texto puede almacenar hasta 63.999 caracteres y puede especificar el número de líneas de texto que desea mostrar cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Este tipo de columna muestra todo el texto cuando la columna se visualiza en una lista o biblioteca.

Puede personalizar una columna de varias líneas de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de visualización    Limite el número de líneas que aparecen cuando los usuarios escriben información sobre un elemento con el número de líneas para la configuración de edición. Por ejemplo, si la columna almacena notas largas sobre un evento de calendario, puede elegir mostrar diez líneas de texto. Esto facilita la especificación de información, ya que permite ver fácilmente todo el texto que ha escrito. Por el contrario, si la columna almacena solo una o dos frases de un evento, puede elegir mostrar solo dos o tres líneas de texto.

    Si asigna un límite de visualización, no limita la cantidad de texto que aparece cuando la columna aparece en una lista. Todo el texto escrito para un elemento aparece en la columna.

  • Habilitar o deshabilitar el formato de texto   (solo disponible en las listas) usar texto enriquecido mejorado (texto enriquecido con imágenes, tablas y hipervínculos) establece si las personas pueden aplicar formato como negrita, cursiva o colores a texto. Si se deshabilita, la lista no admitirá ninguna opción de formato; Si se habilita, la lista admitirá formato básico, como negrita, cursiva, listas numeradas o con viñetas, texto coloreado y colores de fondo, así como también hipervínculos, imágenes y tablas.

  • Anexar cambios   (solo está disponible en las listas) si control de versiones se ha habilitado para la lista, anexar cambios a un texto existente especifica si los usuarios pueden agregar texto nuevo sobre un elemento sin reemplazar el texto existente sobre el elemento. Si elige no anexar los cambios, el nuevo texto sobre un elemento reemplazará cualquier texto existente sobre ese elemento en la columna. Si elige anexar los cambios, los usuarios pueden introducir información adicional sobre un elemento y ver también el texto que se ha introducido previamente, así como la fecha y la hora en la que se escribió el texto. Cuando se ve en una lista, no como un campo en un formulario de elemento, la columna muestra las entradas de la vistahipervínculos, en lugar del texto, y los usuarios pueden hacer clic en el hipervínculo para ver toda la información almacenada en la columna de ese elemento.

    Importante: Si desactiva esta opción después de crear la columna, se elimina toda la información excepto la entrada más reciente.

Agregue datos de ubicación enriquecida de mapas de Bing o del directorio de su organización. La columna ubicación proporciona columnas adicionales para filtrar, ordenar y buscar por la información relacionada, como la dirección, la ciudad, el estado, el país o la región, el código postal, las coordenadas o el nombre.

Se usa para almacenar valores numéricos que no sean valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna de número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de número para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número , una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Puede personalizar una columna de número de las siguientes maneras:

  • Especificar valores mínimos y máximos    Limite el intervalo de números que pueden escribir los usuarios. Por ejemplo, si la columna guarda la cantidad de trabajo que se ha completado para una tarea como un porcentaje, puede especificar cero como valor mínimo y 100 como valor máximo. Del mismo modo, si la columna almacena el número de asistentes para un evento y desea limitar a los asistentes un número específico, puede especificar el número máximo de asistentes como el valor máximo.

  • Incluir posiciones decimales    Especifique si los números contienen posiciones decimales y el número de posiciones decimales para almacenar. Si es posible que la columna necesite almacenar números con más de cinco posiciones decimales, puede elegir automático al seleccionar el número de posiciones decimales que desea incluir. Automático también es una buena opción si la columna almacena los resultados de los cálculos y desea que el resultado sea lo más preciso posible. Sin embargo, si desea asegurarse de que todos los valores de la columna tengan el mismo número de decimales, es una buena idea limitar el número de posiciones decimales a cero, para números enteros o a otro número de posiciones decimales hasta cinco.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un número específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios escriban números diferentes si necesitan hacerlo. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda el número de equipos que cada miembro del equipo tiene y cada miembro del equipo tiene al menos un equipo, escriba 1 como valor predeterminado. Como resultado, 1 aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un número que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar un número específico automáticamente, pero el número puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un número específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número en función de la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Aplicar formato de porcentaje a un número    El valor de configuración Mostrar como porcentaje le permite mostrar y almacenar el número como un porcentaje, y tratarlo como un porcentaje cuando se usa para calcular otros valores.

Se usa para almacenar información de verdadero/falso o de sí/no, como si alguien asistirá a un evento. Una columna sí/no aparece como una sola casilla cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Para indicar , los miembros del equipo seleccionan la casilla de verificación. Para indicar no, los miembros del equipo desactivan la casilla de verificación.

Los datos de una columna sí/no se pueden usar en los cálculos de otras columnas. En estos casos, se convierte en un valor numérico de uno (1) y no se convierte en un valor numérico de cero (0).

Puede personalizar una columna sí/no seleccionando un valor predeterminado para la columna. Un valor predeterminado es la selección que aparece automáticamente cuando alguien agrega un nuevo elemento. Los usuarios pueden seleccionar un valor diferente si necesitan hacerlo. En el caso de una columna sí/no , puede especificar si la casilla se selecciona automáticamente, indicando un valor o no, lo que indica que no hay un valor.

Se usa para proporcionar una lista de búsqueda de personas y grupos de los que las personas pueden elegir al agregar o editar un elemento. Por ejemplo, en una lista de tareas, una columna de grupo o persona con el nombre asignada puede proporcionar una lista de personas a las que se puede asignar una tarea. El contenido de la lista depende de cómo se hayan configurado los grupos de servicios de directorio y de SharePoint para el sitio. Para personalizar el contenido de la lista, es posible que tenga que ponerse en contacto con el administrador.

Puede personalizar una columna de persona o grupo de las siguientes maneras:

  • Permitir varias selecciones    Permita a las personas seleccionar tantas opciones como desee o limitar el número de selecciones a una sola opción.

  • Incluir o excluir grupos de personas    Especifique si la lista incluye solo personas individuales o si, además, incluye listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint. Por ejemplo, en una lista de tareas, es posible que desee incluir solo personas individuales para asegurarse de que una persona específica es responsable de cada tarea. En una lista de proyectos, es posible que desee incluir listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint para asegurarse de que un equipo está asociado con cada proyecto.

Nota: El estado de presencia, anteriormente disponible con nombre (con presencia), no está disponible en los exploradores modernos. Su organización puede elegir que esté disponible la presencia siguiendo los pasos de Mostrar un sitio de SharePoint clásico en el modo de documento de Internet Explorer 10.

Se usa para almacenar fechas de calendario o ambas fechas y horas. El formato de fecha varía según la configuración regional del sitio. Si el formato que desea no está disponible, pida al administrador que agregue la compatibilidad de la región adecuada con el sitio.

Puede personalizar una columna de fecha y hora de las siguientes maneras:

  • Incluir solo la fecha o la fecha y la hora    Especifique si desea incluir solo la fecha del calendario o la fecha del calendario y la hora del día.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente una fecha o fecha y hora específicos cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite a los usuarios introducir un valor diferente si así lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda la fecha en la que se incurre a un gasto y se incurre en la mayoría de los gastos en el primer día del año fiscal, puede especificar el primer día del año fiscal como valor predeterminado. Como resultado, esa fecha aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir la fecha.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique, la fecha en la que se agrega un elemento a una lista o biblioteca, o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar una fecha o una hora específica de forma automática, pero la fecha u hora puede variar según el elemento. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual. Por ejemplo, si desea que la columna muestre una fecha que sea 30 días posterior a la fecha actual, escriba la ecuación = [hoy] + 30 en el cuadro valor calculado .

Se usa para permitir a las personas elegir entre una lista de opciones que proporciona. Este tipo de columna es ideal para los casos en los que desea asegurarse de que todos los datos de la columna son coherentes, ya que puede limitar los valores que se almacenan en una columna.

Puede personalizar una columna opción de las siguientes maneras:

  • Definir la lista de opciones    Proporcionar una lista exacta de valores que los usuarios pueden elegir. Para proporcionar esta lista, reemplace el texto de muestra en el cuadro Opciones con los valores que desee. Escriba cada valor en una línea independiente. Para iniciar una nueva línea, presione Entrar.

  • Habilitar opciones personalizadas adicionales    Para permitir que los usuarios escriban un valor que no está incluido en la lista de opciones, Active puede agregar valores manualmente. Si lo haces, te recomendamos que no conozcas todos los valores que los usuarios necesiten para introducir acerca de los elementos. Si prefiere que las personas solo usen los valores que especifique, desactive puede agregar valores de forma manual.

  • Mostrar un valor predeterminado    Seleccione automáticamente un valor específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios elijan un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda los nombres de las empresas asignadas a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que elegir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico en la columna automáticamente, pero el texto puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

    En el menú desplegable, seleccione la opción predeterminada que desea mostrar o seleccione ninguno para dejar la opción predeterminada en blanco.

  • Elegir un formato de presentación    Mostrar las opciones a través de un menú desplegable o de botones de radio. En primer lugar, seleccione más opcionesy, a continuación, en Mostrar opciones usando, seleccione el formato que prefiera.

Opciones para las columnas de opción de la experiencia moderna

Se usa para almacenar un hipervínculo a una página web, gráfico u otro recurso.

Una columna hipervínculo almacena el localizador de recursos uniforme (URL) de una página web, gráfico u otro recurso. Según el formato de presentación que elija, se mostrará un hipervínculo en el que se puede hacer clic para obtener acceso al recurso, o bien un gráfico en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos.

Cuando un usuario agrega un hipervínculo a un elemento de lista, debe escribir la dirección URL y el texto descriptivo que aparece en la columna. Si la dirección URL es para un archivo de gráficos, como http://www.example.com/image.gif, opcionalmente puede escribir texto descriptivo y alternativo para el gráfico, que aparece para las personas que desactivan los gráficos en sus exploradores o dependen del software de lectura en pantalla para convertir los gráficos de la pantalla en palabras habladas.

Se usa para almacenar valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna de número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de números para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número , una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Puede personalizar una columna moneda de las siguientes maneras:

  • Especificar valores mínimos y máximos permitidos    Limite el rango de valores de moneda que las personas pueden introducir. Por ejemplo, si la columna guarda los gastos notificados para un evento y la organización limita los informes a montos dentro de un intervalo específico, puede especificar esos límites como valores mínimos y máximos.

  • Incluir posiciones decimales    Especificar si los valores incluyen posiciones decimales y el número de posiciones decimales para almacenar. Para los valores de moneda, puede elegir dos posiciones decimales o, si prefiere almacenar solo valores redondos, puede elegir cero. Para los valores no monetarios utilizados en cálculos que requieren un alto grado de precisión, puede elegir limitar el número de posiciones decimales a cero a cinco o, para valores más precisos, elegir automático para usar automáticamente el número adecuado de posiciones decimales para el resultado del cálculo.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un valor específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios escriban un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda los cargos incurridos para configurar cuentas nuevas y ese gasto suele ser el mismo para todas las cuentas nuevas, puede especificar esa cantidad como valor predeterminado. Como resultado, ese valor aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar un valor específico automáticamente, pero el valor puede variar según el elemento, quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, u otros motivos. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor en función de la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Elegir un formato de moneda    Asegúrese de que todos los valores de la columna se basan en la misma moneda seleccionando un formato de moneda específico para la columna. El cuadro desplegable ofrece más de 100 de país para que pueda especificar la moneda en la mayoría de los formatos locales.

Se usa para agregar un único archivo de imagen desde el dispositivo a un elemento de una lista o biblioteca.

Una vez agregada una columna de imagen a una lista o biblioteca, puede hacer lo siguiente:

  • Agregue una imagen con el formulario lista o biblioteca. Por ejemplo, en la captura de pantalla debajo de foto de dispositivo se encuentra la columna imagen.

    Nuevo elemento de la columna imagen
  • Ver, reemplazar o eliminar una imagen al visualizar las propiedades del elemento o archivo en el formulario seleccionando el icono de edición (lápiz) o el icono eliminar (los elementos no utilizados).

    Vista de columna de imagen, reemplazar o eliminar

Para obtener más información sobre listas y bibliotecas, vea tipos y opciones de columnas de listasy bibliotecas.

Las columnas le ayudan a crear vistas significativas de los elementos de una lista o biblioteca. Al usar columnas, puede ordenar, agrupar y filtrar elementos, y también puede calcular automáticamente datos sobre los elementos y mostrar los resultados de esos cálculos. Las columnas también permiten especificar qué información se debe introducir sobre un elemento cuando alguien agrega un elemento a una lista o biblioteca. Cuando se agrega un elemento, aparece un formulario que proporciona campos y opciones para escribir información. Al crear una lista o biblioteca, se crean automáticamente determinadas columnas, como título y modificado por,. Puede crear columnas adicionales que se adapten a sus necesidades. Las columnas que cree determinarán los campos y las opciones que aparecen en ese formulario, así como las columnas que se pueden agregar a las vistas de la lista o biblioteca.

Especifique el tipo de columna que desea cuando cree una columna. En algunos casos, también puede elegir un tipo de columna diferente para una columna existente, pero esto depende de qué tipo y cuántos datos hay almacenados actualmente en la columna. Cambiar el tipo de columna de una columna existente puede dañar los datos que ya están almacenados en la columna. Por estas razones, es importante decidir qué tipo de datos desea almacenar antes de crear una columna. Cuando decida qué tipo de columna desea, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Qué tipo de datos desea almacenar? ¿Solo cartas? ¿Solo números? ¿Texto con formato? Por ejemplo, no puede almacenar letras en una columna de número . Saber qué tipo de datos desea almacenar es el primer paso para elegir el tipo de columna más adecuado.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos financieros? Si es así, el tipo de columna moneda es la mejor opción.

  • ¿Desea usar los datos en cálculos matemáticos? ¿Qué grado de precisión deben tener estos cálculos? Puede calcular datos en columnas de número o moneda , pero no en columnas de texto . Además, los cálculos en una columna moneda son más precisos.

  • ¿Cómo desea ordenar los datos de la columna? En una columna de texto , los números se ordenan como cadenas de caracteres (1, 10, 100, 2, 20, 200, etc.), no como valores numéricos. Para ordenar los números como valores numéricos, use una columna número o moneda . Además, muchos formatos de fecha no se ordenan correctamente si se almacenan en una columna de texto . Para garantizar una ordenación correcta de las fechas, use una columna de fecha y hora .

  • ¿Desea asegurarse de que las personas escriben información en la columna? Si es así, puede especificar que la columna es obligatoria y que los usuarios no pueden agregar un elemento sin escribir la información.

Use este tipo de campo de columna para recopilar y mostrar pequeñas cantidades de texto sin formato en una sola línea, entre las que se incluyen:

  • Solo texto, como nombres, apellidos o nombres de departamentos

  • Combinaciones de texto y números, como direcciones postales o números de cuenta

  • Números que no se usan en cálculos, como números de identificación de empleados, números de teléfono, códigos postales o números de pieza

Una columna de una línea de texto muestra 255 caracteres en una sola línea. Si va a crear una columna para una lista o biblioteca y desea mostrar texto con formato o más de una línea de texto a la vez, cree una columna de varias líneas de texto . Puede cambiar una columna de una línea de texto existente a una columna de varias líneas de texto sin perder los datos que ya están almacenados en la columna.

Puede personalizar una columna de una línea de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de caracteres    Para limitar el número de caracteres, establezca el número máximo de caracteres que desee. Por ejemplo, si la columna guarda números de identificación de empleado de cinco dígitos, puede usar esta característica para asegurarse de que los usuarios introducen solo cinco caracteres.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente texto específico cuando alguien agregue un elemento nuevo, a la vez que permite que los usuarios escriban texto diferente si lo necesitan. Al establecer el valor predeterminado, las personas pueden introducir información más rápidamente si aceptan el valor predeterminado a menos que necesiten cambiarlo. Por ejemplo, si la columna guarda el nombre de una compañía asignada a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser el texto que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico automáticamente pero el texto puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

    Opciones para la columna de línea única de texto

Use este tipo de campo de columna en una lista o biblioteca para recopilar y mostrar texto con formato o texto y números extensos en más de una línea, como una descripción de un elemento. Una columna de varias líneas de texto puede almacenar hasta 63.999 caracteres y puede especificar el número de líneas de texto que desea mostrar cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Este tipo de columna muestra todo el texto cuando la columna se visualiza en una lista o biblioteca.

Puede personalizar una columna de varias líneas de texto de las siguientes maneras:

  • Asignar un límite de visualización    Limite el número de líneas que aparecen cuando los usuarios escriben información sobre un elemento con el número de líneas para la configuración de edición. Por ejemplo, si la columna almacena notas largas sobre un evento de calendario, puede elegir mostrar diez líneas de texto. Esto facilita la especificación de información, ya que permite ver fácilmente todo el texto que ha escrito. Por el contrario, si la columna almacena solo una o dos frases de un evento, puede elegir mostrar solo dos o tres líneas de texto.

    Si asigna un límite de visualización, no limita la cantidad de texto que aparece cuando la columna aparece en una lista. todo el texto escrito para un elemento aparece en la columna.

  • Permitir longitud ilimitada    (solo disponible en bibliotecas de documentos) cuando use varias líneas de texto en una biblioteca de documentos, puede especificar que el campo no tenga una longitud limitada.

  • Habilitar o deshabilitar el formato de texto   (solo disponible en las listas) especifique el tipo de texto que se va a permitir establecer si las personas pueden aplicar formato, como negrita, cursiva o color a texto. Hay dos opciones: texto sin formato, que no admite ninguna opción de formato; o texto enriquecido mejorado, que admite formato básico como negrita, cursiva, listas numeradas o con viñetas, texto coloreado y colores de fondo. También tiene opciones adicionales para hipervínculos, imágenes y tablas.

  • Anexar cambios   (solo está disponible en las listas) si control de versiones se ha habilitado para la lista, anexar cambios a un texto existente especifica si los usuarios pueden agregar texto nuevo sobre un elemento sin reemplazar el texto existente sobre el elemento. Si elige no anexar los cambios, el nuevo texto sobre un elemento reemplazará cualquier texto existente sobre ese elemento en la columna. Si elige anexar los cambios, los usuarios pueden introducir información adicional sobre un elemento y ver también el texto que se ha introducido previamente, así como la fecha y la hora en la que se escribió el texto. Cuando se ve en una lista, no como un campo en un formulario de elemento, la columna muestra las entradas de la vistahipervínculos, en lugar del texto, y los usuarios pueden hacer clic en el hipervínculo para ver toda la información almacenada en la columna de ese elemento.

    Importante: Si desactiva esta opción después de crear la columna, se elimina toda la información excepto la entrada más reciente.

Opciones para varias liines de columna de texto

Configuración de las listas

Texto de columna multilínea para bibliotecas de documentos

Configuración de las bibliotecas

Use este tipo de campo de columna para permitir a las personas elegir de una lista de opciones que proporcione. Este tipo de columna es ideal para los casos en los que desea asegurarse de que todos los datos de la columna son coherentes, ya que puede limitar los valores que se almacenan en una columna.

Sugerencia: Para limitar los valores de una columna solo a los valores que se almacenan en el sitio, use una columna de búsqueda en lugar de una columna de opción . Puede obtener más información sobre las columnas de búsqueda más adelante en este artículo.

Puede personalizar una columna opción de las siguientes maneras:

  • Definir la lista de opciones    Proporcionar una lista exacta de valores que los usuarios pueden elegir. Para proporcionar esta lista, reemplace el texto de ejemplo en el cuadro Escriba cada opción en un cuadro de línea separado con los valores que desee. Escriba cada valor en una línea independiente. Para iniciar una nueva línea, presione Entrar.

  • Elegir un formato de presentación    Permitir varias selecciones con casillas de verificación o solo selección sin. Tenga en cuenta que SharePoint solo mostrará los botones de radio en SharePoint clásico.

  • Habilitar opciones personalizadas adicionales    Para permitir que los usuarios escriban un valor que no está incluido en la lista de opciones, active las opciones de relleno . Si lo haces, te recomendamos que no conozcas todos los valores que los usuarios necesiten para introducir acerca de los elementos. Si prefiere que las personas solo usen los valores que especifique, desactive las opciones de relleno .

  • Mostrar un valor predeterminado    Seleccione automáticamente un valor específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios elijan un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda los nombres de las empresas asignadas a un proyecto y la organización trabaja con una empresa específica para la mayoría de los proyectos, puede escribir el nombre de esa empresa como valor predeterminado. Como resultado, el nombre de la compañía aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo proyecto a la lista y los miembros del equipo no tienen que elegir el nombre.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar texto específico en la columna automáticamente, pero el texto puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual o [yo], para mostrar el nombre de la persona que agrega o cambia el elemento.

Opciones para las columnas de opción

Use este tipo de campo de columna para almacenar valores numéricos que no sean valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna de número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de número para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número , una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Puede personalizar una columna de número de las siguientes maneras:

  • Especificar valores mínimos y máximos    Limite el intervalo de números que pueden escribir los usuarios. Por ejemplo, si la columna guarda la cantidad de trabajo que se ha completado para una tarea como un porcentaje, puede especificar cero como valor mínimo y 100 como valor máximo. Del mismo modo, si la columna almacena el número de asistentes para un evento y desea limitar a los asistentes un número específico, puede especificar el número máximo de asistentes como el valor máximo.

  • Incluir posiciones decimales    Especifique si los números contienen posiciones decimales y el número de posiciones decimales para almacenar. Si es posible que la columna necesite almacenar números con más de cinco posiciones decimales, puede elegir automático al seleccionar el número de posiciones decimales que desea incluir. Automático también es una buena opción si la columna almacena los resultados de los cálculos y desea que el resultado sea lo más preciso posible. Sin embargo, si desea asegurarse de que todos los valores de la columna tengan el mismo número de decimales, es una buena idea limitar el número de posiciones decimales a cero, para números enteros o a otro número de posiciones decimales hasta cinco.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un número específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios escriban números diferentes si necesitan hacerlo. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda el número de equipos que cada miembro del equipo tiene y cada miembro del equipo tiene al menos un equipo, escriba 1 como valor predeterminado. Como resultado, 1 aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un número que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar un número específico automáticamente, pero el número puede variar en función de quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, o cualquier otro motivo. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un número específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número en función de la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Aplicar formato de porcentaje a un número    El valor de configuración Mostrar como porcentaje le permite mostrar y almacenar el número como un porcentaje, y tratarlo como un porcentaje cuando se usa para calcular otros valores.

Opciones para la columna numérica

Use este tipo de campo de columna para almacenar valores monetarios.

Sugerencias para elegir una columna de número o moneda

Los tipos de columna número y moneda almacenan valores numéricos. Use una columna de números para almacenar datos numéricos para cálculos matemáticos que no sean cálculos financieros o que no requieran un alto grado de precisión. Use una columna moneda para almacenar datos numéricos para cálculos financieros o en casos en los que no desee redondear números en los cálculos. A diferencia de una columna número , una columna moneda es exacta 15 dígitos a la izquierda de la coma decimal y 4 dígitos a la derecha. Los tipos de columna número y moneda proporcionan formatos predefinidos que determinan cómo aparecen los datos.

Opciones de columnas de moneda

Puede personalizar una columna moneda de las siguientes maneras:

  • Especificar valores mínimos y máximos    Limite el rango de valores de moneda que las personas pueden introducir. Por ejemplo, si la columna guarda los gastos notificados para un evento y la organización limita los informes a montos dentro de un intervalo específico, puede especificar esos límites como valores mínimos y máximos.

  • Incluir posiciones decimales    Especificar si los valores incluyen posiciones decimales y el número de posiciones decimales para almacenar. Para los valores de moneda, puede elegir dos posiciones decimales o, si prefiere almacenar solo valores redondos, puede elegir cero. Para los valores no monetarios utilizados en cálculos que requieren un alto grado de precisión, puede elegir limitar el número de posiciones decimales a cero a cinco o, para valores más precisos, elegir automático para usar automáticamente el número adecuado de posiciones decimales para el resultado del cálculo.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente un valor específico cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite que los usuarios escriban un valor diferente si lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda los cargos incurridos para configurar cuentas nuevas y ese gasto suele ser el mismo para todas las cuentas nuevas, puede especificar esa cantidad como valor predeterminado. Como resultado, ese valor aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir el número.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar un valor específico automáticamente, pero el valor puede variar según el elemento, quién agregó el elemento, Cuándo se agregó, u otros motivos. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un texto específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor en función de la información de otras columnas o funciones del sistema.

  • Elegir un formato de moneda    Asegúrese de que todos los valores de la columna se basan en la misma moneda seleccionando un formato de moneda específico para la columna. El cuadro desplegable ofrece más de 100 de país para que pueda especificar la moneda en la mayoría de los formatos locales.

Use este tipo de campo de columna para almacenar fechas de calendario o ambas fechas y horas. El formato de fecha varía según la configuración regional del sitio. Si el formato que desea no está disponible, pida al administrador que agregue la compatibilidad de la región adecuada con el sitio.

Puede personalizar una columna de fecha y hora de las siguientes maneras:

  • Incluir solo la fecha o la fecha y la hora    Especifique si desea incluir solo la fecha del calendario o la fecha del calendario y la hora del día.

  • Mostrar un valor predeterminado    Mostrar automáticamente una fecha o fecha y hora específicos cuando alguien agregue un nuevo elemento, a la vez que permite a los usuarios introducir un valor diferente si así lo necesitan. Un valor predeterminado ayuda a la gente a introducir información más rápido. Por ejemplo, si la columna guarda la fecha en la que se incurre a un gasto y se incurre en la mayoría de los gastos en el primer día del año fiscal, puede especificar el primer día del año fiscal como valor predeterminado. Como resultado, esa fecha aparece automáticamente cuando se agrega un nuevo elemento a la lista y los miembros del equipo no tienen que escribir la fecha.

    Un valor predeterminado puede ser un valor que especifique, la fecha en la que se agrega un elemento a una lista o biblioteca, o el resultado de un cálculo, que se denomina valor calculado. Los valores calculados son útiles cuando desea mostrar una fecha o una hora específica de forma automática, pero la fecha u hora puede variar según el elemento. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un valor basado en información de otras columnas o funciones del sistema, como [hoy], para indicar la fecha actual. Por ejemplo, si desea que la columna muestre una fecha que sea 30 días posterior a la fecha actual, escriba la ecuación = [hoy] + 30 en el cuadro valor calculado .

Opciones para la columna fecha y hora

Use este tipo de campo de columna para permitir que los usuarios elijan valores basándose en información que ya esté almacenada en el sitio. Por ejemplo, si desea que una columna almacene los nombres de las cuentas de los clientes a los que están asignados los empleados y la lista de cuentas debe estar limitada a una lista de cuentas de clientes en el sitio, puede crear una columna de búsqueda que muestre los nombres en la lista de cuentas de clientes. La lista de opciones de una columna de búsqueda aparece en un cuadro expandido, denominado menú desplegable o cuadro de lista, en función de si permite que los usuarios seleccionen más de un valor.

Puede personalizar una columna de búsqueda de las siguientes maneras:

  • Elegir el origen de los valores de búsqueda    Especifique la lista, biblioteca o panel de discusión de su sitio que contiene los valores que desea almacenar en la columna. El origen no puede ser un subsitio, una sitio de área de trabajo, un wiki o un blog. Después de especificar la lista, biblioteca o panel de discusión que desee, puede especificar qué columna de la lista, biblioteca o panel de discusión contiene los valores que desea que los usuarios elijan.

  • Permitir varias selecciones    Permite a las personas elegir tantos valores como desee o limitar el número de valores que pueden elegir a un solo valor. Si los usuarios pueden elegir varios valores, todos los valores aparecen en la columna, separados por un punto y coma (;).

  • Elegir columnas para mostrar    Puede Agregar una o más columnas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de columna.

Cuadro de diálogo de elección de columna de búsqueda

Use este tipo de campo de columna para almacenar información de verdadero/falso o de sí/no, como si alguien asistirá a un evento. Una columna sí/no aparece como una sola casilla cuando los usuarios escriben información sobre un elemento. Para indicar , los miembros del equipo seleccionan la casilla de verificación. Para indicar no, los miembros del equipo desactivan la casilla de verificación.

Los datos de una columna sí/no se pueden usar en los cálculos de otras columnas. En estos casos, se convierte en un valor numérico de uno (1) y no se convierte en un valor numérico de cero (0).

Puede personalizar una columna sí/no seleccionando un valor predeterminado para la columna. Un valor predeterminado es la selección que aparece automáticamente cuando alguien agrega un nuevo elemento. Los usuarios pueden seleccionar un valor diferente si necesitan hacerlo. En el caso de una columna sí/no , puede especificar si la casilla se selecciona automáticamente, indicando un valor o no, lo que indica que no hay un valor.

Opciones para la columna sí/no

Use este tipo de campo de columna para proporcionar una lista de búsqueda de personas y grupos de los que las personas puedan elegir al agregar o editar un elemento. Por ejemplo, en una lista de tareas, una columna de grupo o persona con el nombre asignada puede proporcionar una lista de personas a las que se puede asignar una tarea. El contenido de la lista depende de cómo se hayan configurado los grupos de servicios de directorio y de SharePoint para el sitio. Para personalizar el contenido de la lista, es posible que tenga que ponerse en contacto con el administrador.

Puede personalizar una columna de persona o grupo de las siguientes maneras:

  • Permitir varias selecciones    Permita a las personas seleccionar tantas opciones como desee o limitar el número de selecciones a una sola opción.

  • Incluir o excluir grupos de personas    Especifique si la lista incluye solo personas individuales o si, además, incluye listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint. Por ejemplo, en una lista de tareas, es posible que desee incluir solo personas individuales para asegurarse de que una persona específica es responsable de cada tarea. En una lista de proyectos, es posible que desee incluir listas de distribución de correo electrónico y grupos de SharePoint para asegurarse de que un equipo está asociado con cada proyecto.

  • Limitar la lista solo a los usuarios del sitio    Especifique si la lista incluye todas las personas y grupos en el servicio de directorio o solo las personas y grupos que tienen acceso al sitio como miembros de un grupo SharePoint.

  • Especificar la información que se va a mostrar    Elija la información que desea mostrar acerca de personas o grupos. Por ejemplo, en una lista de contactos de una organización grande, puede elegir mostrar el nombre, la imagen y los detalles de una persona, como habilidades y experiencia. En una lista de contactos de un equipo pequeño, puede elegir mostrar solo el nombre o la dirección de correo electrónico de una persona.

Nota: El estado de presencia, anteriormente disponible con nombre (con presencia), no está disponible en los exploradores modernos. Su organización puede elegir que esté disponible la presencia siguiendo los pasos de Mostrar un sitio de SharePoint clásico en el modo de documento de Internet Explorer 10.

Use este tipo de campo de columna para almacenar un hipervínculo a una página web o para mostrar un gráfico en la intranet o en Internet.

Una columna hipervínculo o imagen almacena el localizador de recursos uniforme (URL) de una página web, un gráfico u otro recurso. Según el formato de presentación que elija, se mostrará un hipervínculo en el que se puede hacer clic para obtener acceso al recurso, o bien un gráfico en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos.

Para mostrar la dirección URL como un hipervínculo, seleccione el formato de hipervínculo . Cuando los usuarios escriben información sobre un elemento, pueden escribir la dirección URL y el texto descriptivo que aparece en la columna, en lugar de la dirección URL. Para mostrar un gráfico, en lugar de la dirección URL del archivo de gráficos, seleccione el formato de imagen . Cuando los usuarios escriben información sobre un elemento, deben escribir la dirección URL completa del archivo de gráficos, como http://www.example.com/image.gif y, opcionalmente, especificar texto descriptivo y alternativo para el gráfico, que aparece para las personas que desactivan los gráficos en sus exploradores o dependen del software de lectura en pantalla para convertir los gráficos de la pantalla en palabras habladas.

Opciones de columna de imagen o hipervínculo

Use este tipo de campo de columna para mostrar información que se base únicamente en los resultados de un cálculo de otras columnas de la lista o biblioteca. Por ejemplo, si usas = [cantidad] * [precio del artículo] para calcular el precio total.

Al agregar una columna calculada a una lista o biblioteca, se crea una fórmula que contiene operadores, como la resta (-) y la suma (+), las funciones, los valores específicos y las referencias a otras columnas. Las fórmulas pueden calcular fechas y horas, realizar ecuaciones matemáticas o manipular texto. Por ejemplo, en una lista de tareas, puede usar este tipo de columna para calcular el número de días del calendario necesarios para completar cada tarea según las columnas fecha de inicio y fecha de finalización (= [fecha de finalización]-[fecha de inicio]). En una lista de contactos, puede usar una columna calculada para combinar el nombre y los apellidos de los contactos y separarlos con un espacio, en función de las columnas nombre y apellidos (= [nombre] & "" & [apellidos]). Tenga en cuenta que la fórmula en una columna calculada solo puede hacer referencia a otras columnas de la misma lista o biblioteca.

Además de introducir la fórmula para el cálculo, especifique el tipo de datos que desea que devuelva el cálculo y cómo almacenar y mostrar esos datos. Para obtener más información sobre cada tipo de datos, consulte la sección correspondiente de este artículo.

Para obtener más información sobre las fórmulas y las funciones que se deben usar con el campo calculado, vea ejemplos de fórmulas comunes en listas de SharePoint. Este artículo tiene muchas fórmulas comunes, así como vínculos a descripciones de todas las funciones que se pueden usar en SharePoint.

Opciones de columna calculada

Use esta columna para crear opciones adicionales para los aprobadores al usar flujos de trabajo de tareas.

Un flujo de trabajo de tareas normalmente solo proporciona los resultados de aprobar o rechazar, lo que limita la forma en que se trata un elemento o documento. Es posible que tenga que asignar la tarea a otra persona o devolverla al remitente para obtener más información. Con la columna resultado de la tarea, puede ofrecer un campo de columna opción que le permite seleccionar diferentes opciones de criterios de finalización. Por ejemplo, puede solicitar aclaraciones sobre un elemento o asignarlo a alguien para que el aprobador tenga más flexibilidad en el flujo de trabajo.

Opciones de columna de resultado de la tarea

La columna resultado de la tarea es similar al campo de elección mientras escribe las opciones en el campo de opción. Puede establecer una opción individual como predeterminada o usar un valor calculado. Para usar un valor calculado, escriba una fórmula, en lugar de un número específico, como valor predeterminado. La fórmula puede calcular un número en función de la información de otras columnas o funciones del sistema. También puede elegir si el valor de la columna es necesario, así como hacer que el valor sea único entre todas las entradas.

Para obtener información sobre el uso de tareas y resultados de tareas en SharePoint, consulte trabajar con tareas en SharePoint 2013 flujos de trabajo con Visual Studio 2012

Use esta columna para Mostrar datos de orígenes externos, como aplicaciones de CRM, bases de datos u hojas de cálculo.

La columna datos externos le permite conectarse a orígenes de datos externos para proporcionar bases de datos, hojas de cálculo y aplicaciones de CRM similares. Por ejemplo, si se conecta con una aplicación de línea de negocio como SAP o Microsoft CRM puede proporcionar información de los clientes actualizados desde el origen de datos externo que se puede mostrar y usar en la lista. Con una base de datos de inventario externo, la lista puede presentar precios actuales, descripciones o pesos de envío que pueden usarse para el cálculo o la búsqueda de otras columnas.

Opciones de columna de datos externos

Los datos externos deben cumplirse con algunos requisitos previos para poder obtener acceso a datos externos. Estas tareas generalmente las realiza el administrador y implican la creación de cuentas y permisos para el acceso a los datos, la activación de la conectividad a datos empresariales y los servicios de almacenamiento seguro.

Para obtener más información sobre la creación, actualización y actualización de columnas de datos externos, vea crear y actualizar una columna de datos externos en una lista o biblioteca o trabajar con datos externos en servicios de Excel (SharePoint Server).

Use este tipo de columna para permitir que los usuarios de sitios seleccionen valores de un conjunto de términos específico de términos administrados y apliquen estos valores a su contenido. Los usuarios pueden crear y configurar una columna de metadatos administrados para asignarla a un término o conjunto de términos existente, o bien pueden crear un nuevo conjunto de términos específicamente para una columna de metadatos administrados. Las columnas de metadatos administrados tienen varias características y características exclusivas que ayudan a los usuarios a seleccionar y aplicar términos al contenido, como la compatibilidad de "escritura anticipada", así como la compatibilidad para la deambigüedad de términos, descripciones, sinónimos y valores multilingües.

Las columnas de metadatos administrados promueven el uso coherente de metadatos entre sitios porque proporcionan a los usuarios una lista de términos que pueden aplicar a su contenido. Estos términos provienen de un conjunto de términos que se administra centralmente en la herramienta de administración de almacén de términos de un administrador de almacén de términos o de otras personas con permisos para administrar términos. Cada vez que se actualice el conjunto de términos al que está enlazada una columna de metadatos administrados específica, los términos actualizados estarán disponibles automáticamente para los usuarios dondequiera que esté disponible la columna de metadatos administrados. Puede personalizar la columna metadatos administrados de las siguientes maneras.

Opciones para la columna de metadatos administrados

Campo de varios valores    Si activa la casilla permitir varios valores , la columna podrá contener más de un valor. Tenga en cuenta que habilitar esta característica evitará la ordenación de los datos en las vistas de lista.

Formato de presentación    El valor seleccionado en el conjunto de términos se puede mostrar como un valor único o con la ruta de acceso jerárquica completa.

  • Seleccione la etiqueta Mostrar término en la casilla campo para mostrar el valor de los términos establecido como un valor único. Por ejemplo: ciudad.

  • Seleccione la casilla Mostrar la ruta completa al término en el campo para mostrar el valor de los términos establecidos como una ruta jerárquica completa. Por ejemplo: ubicación, continente, país o región, ciudad.

Configuración del conjunto de términos    Mostrar términos de un conjunto de términos administrado por la empresa o crear un conjunto de términos personalizado para compartir con otros usuarios en una colección de sitios.

  • Usar un conjunto de términos administrado    Escriba uno o más términos, separados por puntos y comas, y seleccione Buscar para filtrar las opciones para incluir solo las que contienen los términos deseados. Después de encontrar el conjunto de términos que contiene la lista de valores para mostrar en esta columna, haga clic en un término para seleccionar el primer nivel de la jerarquía para mostrarlo en la columna. Todos los niveles por debajo del término que seleccione se verán cuando los usuarios elijan un valor.

Crear un conjunto de términos personalizado    Escriba una descripción para el conjunto de términos personalizado y escriba la jerarquía del conjunto de términos directamente en el cuadro correspondiente, o bien haga clic en editar con el administrador de conjuntos de términos para abrir y usar la herramienta de administración de términos.

Para obtener más información sobre los metadatos administrados, vea Introducción a los metadatos administrados. Este artículo describe qué son los metadatos administrados y cómo usarlos.

Nota: Aunque un término personalizado está disponible para todos los usuarios de una colección de sitios, los términos del conjunto no estarán disponibles como palabras clave de empresa.

¿Necesita más ayuda?

Ampliar sus conocimientos de Office
Explorar los cursos
Obtener nuevas características primero
Únase a los participantes de Office Insider

¿Le ha sido útil esta información?

¡Gracias por sus comentarios!

Gracias por sus comentarios. Quizá le interese ponerse en contacto con uno de nuestros agentes de soporte de Office.

×