Ordenar datos en un rango o tabla

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

   • Para ordenar rápido en orden ascendente, haga clic en (Ordenar de A a Z).

   • Para ordenar rápido en orden descendente, haga clic en (Ordenar de Z a A).

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos:

   • Para ordenar de menor a mayor, haga clic en (Ordenar de menor a mayor).

   • Para ordenar de mayor a menor, haga clic en (Ordenar de mayor a menor).

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.

   • Para ordenar de la fecha u hora más antigua a la más reciente, haga clic en (Ordenar de más antiguo a más reciente).

   • Para ordenar de una hora o fecha posterior a una anterior, haga clic en (Ordenar de más reciente a más antiguo).

Es posible que quiera ordenar por más de una columna o fila si tiene datos que desea agrupar por el mismo valor en una columna o fila y, además, ordenar otra columna o fila dentro de ese grupo de valores iguales. Por ejemplo, si tiene una columna Departamento y otra Empleado, puede querer ordenar primero por departamento (para agrupar todos los empleados del mismo departamento),y a continuación, ordenar por nombre de empleado (para poner los nombres en orden alfabético dentro de cada departamento). Puede ordenar por un máximo de 64 columnas.

1. Seleccione cualquier celda del rango de datos.

   

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

   

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la primera columna que quiere ordenar.

   

4. En Ordenar según, seleccione el tipo de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para ordenar por texto, número, o fecha y hora, seleccione Valores.

   • Para ordenar por formato, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

5. En Orden, seleccione cómo desea ordenar. Siga uno de estos procedimientos:

   • Para valores de texto, seleccione De la A a la Z o De la Z a la A.

   • Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

   • Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.

   • Para ordenar según una lista personalizada, seleccione Lista personalizada.

6. Para agregar otra columna por la que ordenar, haga clic en Agregar nivel y, a continuación, repita los pasos del tres al cinco.

   

7. Para copiar una columna por la que ordenar, seleccione la entrada y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.

8. Para eliminar una columna según la que ordenar, seleccione la entrada y a continuación, haga clic en Eliminar Nivel.

   Nota: Debe conservar al menos una entrada en la lista.

9. Para cambiar el orden de las columnas, seleccione una entrada y haga clic en la flecha Arriba o Abajo situada junto al botón Opciones.
   
   Las entradas más arriba en la lista se ordenan antes que las que están más abajo.

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas o a una columna de tabla por color de celda o color de fuente, también puede ordenar por estos colores. Además, puede ordenar por un conjunto de iconos creado con formato condicional.

1. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

   

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, en el cuadro Ordenar por que aparece bajo Columna, seleccione la columna que quiere ordenar.

   

4. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

   

5. En Criterio de ordenación, haga clic en la flecha situada junto al botón y, a continuación, dependiendo del tipo de formato, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda.

6. Después, seleccione el modo en que quiere ordenar. Siga uno de los procedimientos siguientes:

   • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono a la parte superior o a la izquierda, seleccione En la parte superior para una ordenación de columnas y A la izquierda para una ordenación de filas.

   • Para mover el color de celda, el color de fuente o el icono en la parte inferior o a la derecha, seleccione En la parte inferior al ordenar por columna, y A la derecha para ordenar por fila.

     Nota: No hay un criterio predeterminado de color de celda, color de fuente o icono. Debe definir el orden para cada operación de ordenación.

7. Para especificar el siguiente color de celda, color de fuente o icono de la ordenación, haga clic en Agregar nivel y a continuación, repita los pasos tres a cinco.

   Asegúrese de seleccionar la misma columna en el cuadro Luego por y haga la misma selección en Orden.

   Repita el procedimiento por cada color de celda, color de fuente o icono adicionales que quiere incluir en la ordenación.

Puede utilizar una lista personalizada para ordenar según un orden definido por el usuario. Por ejemplo, una columna puede contener valores por los que desea ordenar, como Alto, Mediano y Bajo. ¿Cómo puede ordenar de modo que las filas que contienen Alto aparezcan primero, seguidas por Mediano y luego Bajo? Si fuera a ordenar alfabéticamente, una ordenación “A a Z” pondría Alto primero, pero Bajo vendría antes que Mediano. Y si ordenara de “Z a A”, Mediano aparecería primero, con Bajo en el medio. Independientemente del orden, siempre desea “Mediano” en el medio. Al crear su propia lista personalizada, puede evitar este problema.

1. Opcionalmente, cree una lista personalizada:

   1. En un rango de celdas, escriba los valores por los que va a ordenar, en el orden que quiera, de arriba abajo como en este ejemplo.

      

   2. Seleccione el rango que acaba de especificar. En el ejemplo anterior, seleccione las celdas A1:A3.

   3. Vaya a Archivo > Opciones > Avanzadas > General > Editar listas personalizadas. Luego, en el cuadro de diálogo Listas personalizadas, haga clic en Importar y en Aceptar dos veces.

      Notas: 

      • Una lista personalizada solo puede crearse basada en un valor (texto, número y fecha u hora). No puede crear una lista personalizada basada en un formato (color de celda, color de fuente o icono).

      • La longitud máxima para una lista personalizada es de 255 caracteres y el primer carácter puede no empezar por un número.

2. Seleccione una celda de la columna que quiere ordenar.

3. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

   

4. En el cuadro de diálogo Ordenar, en Columna, en el cuadro Ordenar por o en Luego por, seleccione la columna que quiere ordenar según una lista personalizada.

5. En Ordenar, seleccione Lista personalizada.

6. En el cuadro de diálogo Listas personalizadas, seleccione la lista que desee. Utilizando la lista personalizada que creó en el ejemplo anterior, haga clic en Alto, Medio, Bajo.

7. Haga clic en Aceptar.

1. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

   

2. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

   

3. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.

   

4. Haga clic dos veces en Aceptar.

Es más común ordenar de arriba a abajo, pero también puede ordenar de izquierda a derecha.

1. Seleccione cualquier celda del rango que quiera ordenar.

2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.

   

3. En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.

   

4. En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, en Orientación, haga clic en Ordenar de izquierda a derecha y, a continuación, en Aceptar.

   

5. En Fila, en el cuadro Ordenar por, seleccione la fila que quiere ordenar. Por lo general, será la fila 1 si quiere ordenar por la fila de encabezado.

   

   Sugerencia: Si la fila de encabezado es texto pero quiere ordenar las columnas por números, puede agregar una nueva fila sobre el rango de datos y agregar números según el orden que quiera.

6. Para ordenar por valor, seleccione una de las opciones de la lista desplegable Orden:

   1. Para los valores de texto, seleccione A a Z o Z a A.

   2. Para valores numéricos, seleccione De menor a mayor o De mayor a menor.

   3. Para valores de fecha u hora, seleccione De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo.

7. Para ordenar por color de celda, color de fuente o icono de celda, haga lo siguiente:

   1. En Ordenar según, seleccione Color de celda, Color de fuente o Icono de celda.

   2. En Orden, seleccione un color de celda, un color de fuente o un icono de celda y, después, seleccione A la izquierda o A la derecha.

Para ordenar por una parte de un valor de una columna, como un código de números de pieza (789-WDG-34), apellidos (Carlota Melgar) o nombres (Melgar, Carlota), primero necesita dividir la columna en dos o más columnas para que el valor por el que quiera ordenar esté en su propia columna. Para hacerlo, puede usar funciones de texto para separar las partes de las celdas, o bien usar el Asistente para convertir texto en columnas. Para obtener más información y ejemplos, vea Dividir texto en varias celdas y Dividir texto en columnas con funciones.

Afortunadamente, Excel se lo notificará si detecta que va a intentar hacerlo:

Si no quería ordenar de este modo, presione la opción Ampliar la selección. En caso contrario, seleccione Continuar con la selección actual.

Si el resultado no es el que quiere, haga clic en Deshacer .

Si obtiene resultados inesperados al ordenar los datos, haga lo siguiente:

Compruebe si los valores devueltos por una fórmula han cambiado    Si los datos que ha ordenado contienen una o varias fórmulas, los valores devueltos por ellas pueden cambiar cuando se vuelve a calcular la hoja. En este caso, asegúrese de que vuelve a aplicar la ordenación para obtener resultados actualizados.

Muestre filas y columnas antes de ordenar    Las columnas ocultas no se mueven al ordenar columnas y las filas ocultas no se mueven al ordenar las filas. Antes de ordenar los datos, es una buena idea para mostrar las columnas y filas ocultas.

Compruebe la configuración regional    Los criterios de ordenación varían según la configuración regional. Asegúrese de tener la configuración regional correcta en Configuración regional o en Configuración regional y de idioma en Panel de control en su equipo. Para obtener más información acerca de cómo cambiar la configuración regional, consulte la ayuda de Windows.

Escriba los encabezados de columna en una sola fila    Si necesita varias etiquetas de línea, ajuste el texto dentro de la celda.

Active o desactive la fila de encabezados    De normal, es mejor tener una fila de encabezado al ordenar una columna para que le resulte más fácil entender el significado de los datos. De forma predeterminada, el valor en el encabezado no está incluido en la operación de ordenación. En ocasiones, puede que tenga que activar o desactivar el encabezado para que su valor se incluya o no en la operación de ordenación. Siga uno de estos procedimientos:

• Para excluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, seleccione Mis datos tienen encabezados.

• Para incluir la primera fila de datos de la ordenación porque es un encabezado de columna, en la pestaña Inicio, en el grupo Edición, haga clic en Ordenar y filtrar, haga clic en Orden personalizado y a continuación, desmarque Mis datos tienen encabezados.