Ordenar registros por valores numéricos almacenados en un campo de texto

Los números y cadenas almacenados en un campo Texto corto (texto) o Texto largo (memo) en Access se ordenan alfabéticamente. En otras palabras, los números se ordenarán en función de los dígitos individuales que lo contienen, en lugar del valor numérico. Por ejemplo, el valor 11 aparece antes de 2 y el valor 12 aparece antes de 3, como se muestra en la tabla siguiente.

Nombre del alumno

Estudiantes No

Diego

1

Maria

10

William

11

Mary

1,2

Jane

2

Lynn

3

Jason

4

Mary

5

Para asegurarse de que los números se ordenan según su valor numérico en lugar de alfabéticamente, realice una de las siguientes acciones:

  • Si el campo contiene solo valores numéricos, considere la posibilidad de cambiar el tipo de datos del campo a Número o Moneda.

  • Use el procedimiento siguiente si:

    • El campo contiene solo valores numéricos, pero no desea cambiar el tipo de datos del campo.

    • El campo contiene valores numéricos y de cadena, pero quiere omitir los valores de cadena al ordenar.

Este procedimiento usa la función Val para obtener el valor numérico de un número que se almacena como texto. La expresión también usa la función IIf para controlar los valores nulos que pueden estar en el campo de ordenación.

  1. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar & filtro, haga clic en Avanzadas y, a continuación, haga clic en Filtro o ordenación avanzada en el menú contextual.

  2. Escriba la expresión Expr1: IIf([Nombre_de_campo] Es Null, 0, Val([Nombre_de_campo])) en la fila Campo de la primera columna.

    La función SII comprueba si el valor del campo es nulo y, si es así, lo trata como 0. Si el valor no es nulo, la función IIf llama a la función Val para obtener el equivalente numérico.

  3. En la celda Ordenar, seleccione Ascendenteo Descendente.

    Una ordenación ascendente muestra el registro con el valor más pequeño en la parte superior y el registro con el valor más grande en la parte inferior. Una ordenación descendente hace lo contrario.

  4. En la pestaña Inicio, en el grupo Ordenar & filtro, haga clic en Alternar filtro.

Si el procedimiento anterior no funciona para usted, hay otro enfoque que puede probar para evitar alterar la estructura de la tabla. Esto implica valores de "relleno" que contienen menos dígitos con ceros a la izquierda. Por ejemplo, cambie los valores 11, 2, 2000 y 3 a 0011, 0002, 2000 y 0003 antes de aplicar la ordenación.

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