Planear tipos de contenido y flujos de trabajo en SharePoint

Conjuntamente   Aprenda a integrar tipos de contenido y flujos de trabajo en su solución de administración de documentos de SharePoint 2013.

En este artículo se describen los tipos de contenido y los flujos de trabajo, y se proporcionan instrucciones sobre cómo diseñar la integración de la solución de administración de documentos SharePoint Server 2016. Un tipo de contenido es una colección reutilizable de metadatos (columnas), flujo de trabajo, comportamiento y otras opciones para una categoría de elementos o documentos de una SharePoint Server 2016 lista o biblioteca de documentos. Los tipos de contenido le permiten administrar la configuración de una categoría de información de forma centralizada y reutilizable. Un flujo de trabajo le permite adjuntar un proceso de negocio a los elementos de SharePoint Server 2016.

En este artículo:

Antes de usar la hoja de cálculo de tipo de contenido y planificación de flujo de trabajo (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165878) incluida en este artículo para planear los tipos de contenido y los flujos de trabajo, asegúrese de que ha leído identificar usuarios y analizar el uso de documentos en SharePoint 2013 y complete las hojas de cálculo "analizar el uso del documento" y "los participantes del documento" asociados con ese artículo.

Introducción a los tipos de contenido

Un tipo de contenido define los atributos de un elemento de lista, un documento o una carpeta. Cada tipo de contenido puede especificar lo siguiente:

  • Propiedades para asociar a elementos de su tipo.

  • Metadatos para asociar a elementos de su tipo.

  • Flujos de trabajo que se pueden iniciar desde elementos de su tipo.

  • Directivas de administración de información que se deben asociar a los elementos de su tipo.

  • Plantillas de documento (para tipos de contenido de documento).

  • Características personalizadas.

Puede asociar un tipo de contenido a una lista o biblioteca. Cuando lo haga, estará especificando que la lista o biblioteca pueden contener elementos de ese tipo de contenido y que el nuevo comando de la lista o biblioteca permitirá a los usuarios crear nuevos elementos de ese tipo.

Nota: También puede asociar propiedades, flujos de trabajo, directivas y plantillas directamente con una lista o biblioteca. Sin embargo, esto puede limitar estas asociaciones a la lista o biblioteca y no se puede reutilizar en toda la solución. En SharePoint Server 2016, los flujos de trabajo de nivel de sitio se pueden asociar a varias listas o bibliotecas.

Las bibliotecas de documentos y las listas pueden contener varios tipos de contenido. Por ejemplo, una biblioteca puede contener tanto los documentos como los gráficos relacionados con un proyecto. Cuando una lista o biblioteca contiene varios tipos de contenido, se aplican las siguientes acciones:

  • De forma predeterminada, el comando nuevo de la lista o biblioteca permite a los usuarios seleccionar entre todos los tipos de contenido disponibles al crear un nuevo elemento. Los propietarios de los tipos de contenido pueden configurar el nuevo comando para que muestre solo ciertos tipos de contenido.

  • Se muestran las columnas asociadas a todos los tipos de contenido disponibles.

Puede definir tipos de contenido personalizados en la galería de tipos de contenido de un sitio. Un tipo de contenido personalizado debe derivarse, directa o indirectamente, de un tipo de contenido básico, como un documento o un elemento. Una vez que se haya definido en un sitio, un tipo de contenido personalizado estará disponible en ese sitio y en todos los sitios que se encuentren debajo de ese sitio. Para hacer que un tipo de contenido esté más disponible en una colección de sitios, debe definirlo en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior. En SharePoint Server 2016, también puede crear un tipo de contenido personalizado en un concentrador de tipo de contenido que se defina en una instancia de servicio de metadatos administrados. Cuando se crea en un concentrador de tipo de contenido, el tipo de contenido estará disponible para otras colecciones de sitios que forman parte de aplicaciones web asociadas a esa instancia de servicio de metadatos administrados.

Nota: El servicio de metadatos administrados y el concentrador de tipo de contenido no están disponibles en SharePoint Foundation 2013.

Por ejemplo, si su organización usa una plantilla de contrato determinada, en la galería de tipos de contenido del sitio de nivel superior de una colección de sitios, puede crear un tipo de contenido que defina los metadatos de ese contrato, la plantilla del contrato y los flujos de trabajo necesarios para revisar y completar el contrato. A continuación, cualquier biblioteca de documentos de la colección de sitios a la que asocie el tipo de contenido de contrato incluirá todas estas características y permitirá a los autores crear nuevos contratos basados en la plantilla.

En los sitios basados en SharePoint Server 2016, cada elemento de lista o elemento de biblioteca predeterminado, como contacto, tarea o documento, tiene un tipo de contenido principal correspondiente en la galería de tipos de contenido del sitio. Al planear los tipos de contenido, puede usar estas definiciones de tipos de contenido principales como puntos de partida y nuevos tipos de contenido base en los existentes según sea necesario.

Los tipos de contenido están organizados en una jerarquía que permite a un tipo de contenido heredar sus características de otro tipo de contenido. Esta herencia permite que las clases de documentos compartan características en una organización, y permite a los equipos personalizar estas características para listas o sitios concretos.

Por ejemplo, todos los documentos de entrega de usuario de una empresa pueden requerir un conjunto de metadatos, como el número de cuenta, el número de proyecto y el jefe de proyecto. Al crear un tipo de contenido de entrega de nivel superior del que heredan todos los demás tipos de documentos de la entrega del cliente, se asegurará de que la información requerida, como números de cuenta y números de proyecto, se asociará con todas las variantes de los documentos de entrega del cliente de su organización. Tenga en cuenta que si el propietario del tipo de contenido agrega otra columna obligatoria al tipo de contenido entrega del cliente de nivel superior, el propietario del tipo de contenido puede propagar los cambios a todos los tipos de contenido que heredan de él, lo que agregará la nueva columna a todos los documentos de la entrega al cliente.

Integración de propiedades con Office 2016

En Microsoft Office system, cuando un usuario edita un documento desde un servidor de administración de documentos SharePoint Server 2016, se muestra un panel de información del documento en la parte superior del documento. El panel de información del documento muestra una forma editable de las propiedades del documento en el servidor.

SharePoint Server 2016 facilita la personalización del formulario de propiedad para un tipo de contenido. Al configurar un tipo de contenido, puede iniciar InfoPath 2016, lo que genera un formulario de propiedades predeterminado basado en las propiedades del tipo de contenido. El formulario predeterminado incluye los mismos controles, el diseño y el esquema que InfoPath 2016 usaría si no se definieron formularios personalizados. Después, puede personalizar e implementar el formulario como lo haría con cualquier otro formulario de InfoPath 2016. Por ejemplo, puede Agregar el logotipo, las fuentes y la combinación de colores de su empresa a un formulario; conectarlo a un origen de datos personalizado; agregar lógica condicional; y diseñe características de formularios que estén disponibles para los usuarios según sus roles.

Junto con las propiedades de edición en el panel de información del documento, los autores que usan Word 2016 pueden insertar propiedades definidas en el servidor en sus documentos. Por ejemplo, si las propiedades del documento incluyen un nombre de jefe de proyecto, este nombre se puede insertar en la página de título, en el pie de página o en cualquier otro lugar en el que se use el nombre en el documento. Si se asigna un nuevo jefe de proyecto a un proyecto, la propiedad jefe de proyecto se puede actualizar en el servidor de administración de documentos. Este nombre de jefe de proyecto actualizado se reflejará en todas las instancias de esta propiedad que se insertaron en un documento.

Usar metadatos con tipos de contenido

Los metadatos son información acerca de un documento que se usa para clasificar y clasificar el contenido. Los metadatos están asociados a un tipo de contenido como una columna. Los metadatos pueden proporcionar información contextual sobre el documento asociándolo a un autor, el asunto, la audiencia, el idioma, etc. A diferencia de las propiedades, los metadatos se almacenan como columnas y se pueden indizar y buscar en el motor de búsqueda de SharePoint.

Los metadatos agregados en el nivel de la colección de sitios se pueden asociar a tipos de contenido. Al usar metadatos con tipos de contenido, todos los tipos de contenido posteriores pueden heredar algunos o todos los metadatos del tipo de contenido primario en el nivel de la colección de sitios. Después, se pueden agregar metadatos adicionales en un nivel inferior, como un solo documento.

Plantillas de columnas

Cada elemento de metadatos asociado a un tipo de contenido es una columna, que es una ubicación en una lista para almacenar información. Las listas o bibliotecas se suelen mostrar de forma gráfica como columnas de información. Sin embargo, en función de la vista asociada a la lista, las columnas pueden aparecer en otros formularios, como días en una pantalla de calendario. En los formularios asociados a una lista o biblioteca, las columnas se muestran como campos.

Puede definir columnas para usarlas en varios tipos de contenido. Para ello, créelos en una galería de plantillas de columnas. Hay una galería de plantillas de columnas en cada sitio de una colección de sitios. Al igual que con los tipos de contenido, las columnas definidas en la Galería plantillas de columnas de un sitio están disponibles en ese sitio y en todos los sitios que se encuentran debajo de ella.

Tipos de contenido de carpeta

Los tipos de contenido de carpeta definen los metadatos que están asociados a una carpeta en una lista o biblioteca. Al aplicar un tipo de contenido de carpeta a una lista o biblioteca, el nuevo comando de la lista o biblioteca incluirá el tipo de contenido de la carpeta, lo que permite a los usuarios crear carpetas de ese tipo.

Puede definir vistas en una lista o biblioteca que solo están disponibles en las carpetas de un tipo de contenido determinado. Esto es útil cuando desea que una carpeta contenga un determinado tipo de documento y desea que las vistas de esa carpeta solo muestren columnas que sean relevantes para el tipo de documento que se encuentra en esa carpeta.

Al usar el modelo de objetos de Productos de SharePoint, puede personalizar el nuevo comando para un tipo de contenido de carpeta para que cuando un usuario cree una nueva carpeta de ese tipo, la carpeta se rellene previamente con varios archivos y documentos basados en plantillas que se almacenan en el servidor. Esto es útil, por ejemplo, para implementar un tipo de documento compuesto que requiere varios archivos para que contribuyan a un solo documento de entrega.

Conjuntos de documentos es una característica de SharePoint Server 2016 que le permite usar Office 2016 para administrar las entregas que abarcan varios documentos. Los conjuntos de documentos son tipos especiales de carpetas que se usan para administrar una sola entrega o un producto de trabajo, que puede incluir varios documentos en varias ubicaciones. Los conjuntos de documentos se crean mediante las plantillas extensibles que se proporcionan con SharePoint Server 2016. También puede personalizar las plantillas de conjunto de documentos para representar los productos de trabajo relevantes para su organización. Los conjuntos de documentos también incluyen control de versiones, que le permite capturar el estado del conjunto de documentos completo en diversos puntos de su ciclo de vida. Para obtener más información acerca de los conjuntos de documentos, consulte planeación de conjuntos de documentos (SharePoint Server 2010).

Planear tipos de contenido de documento

La primera fase de planeación de los tipos de contenido de documento es revisar cada tipo de documento que aparece en la hoja de cálculo analizar el uso del documento (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=165873) para determinar si un tipo de contenido existente funcionará para ese tipo de documento. Cada tipo de contenido de documento debe heredar su configuración directamente del tipo de contenido del documento central o de un tipo de contenido que desciende del tipo de contenido del documento. Esto garantiza que las columnas básicas de los tipos de documentos, como título y creado por, estén presentes y que pueda asociar una plantilla con el tipo de contenido. Si un tipo de contenido principal (como documento) es suficiente, escriba el nombre del tipo de contenido en la columna tipo de contenido de la hoja de cálculo "analizar el uso del documento".

Nota: Los tipos de contenido básicos admitidos no incluyen archivos PDF.

Para obtener información sobre cómo cambiar los tipos de contenido principal, descargue las notas del producto "Guía para editar tipos de contenido y columnas de sitio predefinidos" (https://go.Microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=260922).

Planear tipos de contenido de lista

Los elementos de un tipo de contenido de lista incluyen las columnas de metadatos que se asocian con el tipo de contenido y los flujos de trabajo que se pueden ejecutar en los elementos de ese tipo de contenido. Use un tipo de contenido de lista para definir un tipo de elemento de lista que sea exclusivo de su solución. Por ejemplo, en una solución de centro de llamadas de cliente, en la que los profesionales de soporte técnico investigan y resuelven los problemas técnicos de los clientes, se puede usar un tipo de contenido de lista para estandarizar los datos de cada incidente de soporte técnico y para realizar un seguimiento del incidente mediante un flujo de trabajo.

Planear flujos de trabajo

Los flujos de trabajo implementan procesos empresariales en documentos, páginas web, formularios y elementos de lista en SharePoint Server 2016. Se pueden asociar con bibliotecas, listas o tipos de contenido.

En administración de documentos, use flujos de trabajo para redirigir documentos de una persona a una persona para que cada uno de ellos pueda completar sus tareas de administración de documentos, como revisar documentos, aprobar su publicación o administrar su disposición. Además, use flujos de trabajo personalizados para mover documentos de un sitio o biblioteca a otro. Por ejemplo, puede diseñar un flujo de trabajo para copiar un documento de un sitio a otro cuando el documento esté programado para su archivado.

SharePoint Server 2016 incluye el flujo de trabajo con tres Estados, que puede usar para administrar procesos empresariales que realicen un seguimiento del estado de un elemento a través de tres Estados o fases. SharePoint Server 2016 también incluye los siguientes flujos de trabajo que se ocupan de las necesidades de administración de documentos:

  • Recopilar comentarios      Envía un documento para su revisión.

  • Aprobación      Envía un documento para su aprobación, a menudo como un requisito previo para publicarlo.

  • Promoción      Administra la eliminación y la expiración del documento.

  • Recopilar firmas      Distribuye un documento para las firmas.

Asocie un flujo de trabajo con un tipo de contenido cuando desee que ese flujo de trabajo esté disponible cuando se use ese tipo de contenido. Por ejemplo, un administrador podría requerir la aprobación de un tipo de contenido de pedido de compra antes de que se pueda completar la transacción. Para asegurarse de que el flujo de trabajo de aprobación esté siempre disponible cuando se inicie un pedido de compra, cree un tipo de contenido de orden de compra y asocie el flujo de trabajo de aprobación con él. A continuación, agregue el tipo de contenido de pedido de compra a cualquier biblioteca de documentos en la que se almacenarán pedidos de compra.

Para planear los flujos de trabajo de la solución de administración de documentos, analice cada tipo de contenido de documento que planee implementar e identifique los procesos empresariales que deben estar disponibles para ejecutarse en el contenido de ese tipo. A continuación, identifique los flujos de trabajo que tendrá disponibles para ese contenido.

La siguiente es una tabla de ejemplo que analiza los flujos de trabajo de un tipo de contenido de contrato.

Tabla: flujos de trabajo para un tipo de contenido de contrato

Proceso de contrato

Flujo de trabajo de contratos

Revisar borradores.

Recopilar comentarios

Obtener la aprobación del administrador y de asesoría legal.

Aprobación

Resolver problemas abiertos.

Seguimiento de problemas

Obtener firmas.

Recopilar firmas

Para obtener más información, vea flujo de trabajo en SharePoint 2013.

Hoja de cálculo

Use la siguiente hoja de cálculo para registrar la información tratada en este artículo:

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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