Planes dentro de planes: proyectos principales y subproyectos

Los proyectos pueden rse de la mano rápidamente. Antes de que lo sepa, un simple proyecto de construcción se convierte en un collage de proyectos más pequeños, como diseño, excavación, trabajo de cimientos y marketing. Puede tener más control sobre el proyecto creando proyectos más pequeños en Project y vincándolos a un único archivo de Project para mostrar dónde caben en el proyecto principal.

En este artículo

Información general sobre los proyectos maestros

Piense en una proyecto principal como una colección de proyectos consolidados que muestran una jerarquía entre varios proyectos relacionados. Los proyectos insertados en un proyecto maestro se denominan subproyectos.

Proyectos consolidados

Imagen del botón Al insertar un subproyecto, un pequeño icono de Proyecto lo distingue de las tareas de resumen que forman parte del proyecto principal.

Imagen del botón En el proyecto principal, los subproyectos aparecen como tareas de resumen que puede organizar fácilmente en un esquema.

Imagen del botón haga clic en el signo más junto a un subproyecto para expandir las tareas de ese subproyecto para su visualización.

Imagen del botón Cada subproyecto representa una fase diferente u otro grupo funcional en el proyecto principal.

Al insertar un subproyecto en el proyecto principal, los dos proyectos están vinculados y puede ver toda la información del subproyecto desde el proyecto principal.

Al actualizar un subproyecto desde el proyecto principal, también se actualiza en su archivo de origen. Si solo necesita combinar archivos para crear un informe o imprimir una vista de información de proyecto combinado, también puede consolidarlos temporalmente en una vista.

Crear un proyecto principal y subproyectos le permite dividir un proyecto grande y delegar sus partes a las personas necesarias. En términos de administración de proyectos, asignar subproyectos de esta manera otorga responsabilidad a quienes hacen el trabajo y coincide con la autoridad con la responsabilidad. En términos de Project, la creación de subproyectos en un proyecto maestro ayuda a los jefes de proyecto a obtener acceso y controlar sus partes de la programación.

Para determinar si debe dividir un proyecto grande en un proyecto principal y subproyectos, tenga en cuenta lo siguiente:

  • El proyecto es muy grande y detallado.     Si el proyecto contiene más de un centenar de tareas, dividirlo en subproyectos puede facilitar la administración. Si algunas partes del proyecto contienen trabajo desglosado en más detalles que otras, es posible que tenga sentido convertir esas partes en subproyectos para que la mayoría de los usuarios solo vean una descripción general del subproyecto, pero los interesados pueden verlo con más detalle. Un único archivo es casi siempre la alternativa más rápida, pero puede que valga la pena centrarse en una parte del proyecto.

  • Su organización no está centralizada.     En una organización descentralizada o distribuida, un proyecto principal y subproyectos dan a los trabajadores más control sobre su propio trabajo que un archivo de proyecto centralizado.

  • Desea aumentar la eficacia de los métodos de planificación de su organización.     Si los administradores de nivel inferior son responsables y saben qué tareas son necesarias en el proyecto, es posible que tenga más sentido permitirles planear el trabajo de sus equipos y consolidar sus archivos de proyecto en un proyecto principal. Si la planificación de arriba abajo es la norma, es posible que desee reorganizar el plan inicial en subproyectos cuando se implemente para que los jefes de proyecto individuales o los equipos tengan acceso a sus propias programaciones y controlen sus propias programaciones.

  • Trabaja en varios proyectos.     Los jefes de proyecto pueden tener un conjunto de proyectos en los que trabajan todo el tiempo, independientemente de si los proyectos están interrelacionados o no. En lugar de abrirlos uno por uno, puede abrir todos los subproyectos al mismo tiempo al abrir el proyecto principal. Este enfoque también facilita la generación de informes en varios proyectos. Si los proyectos están interrelacionados, el jefe de proyecto puede crear dependencias de tareas tareas en diferentes proyectos. La creación de dependencias entre proyectos facilita que los distintos jefes de proyecto vean cómo afecta el trabajo de otros jefes de proyecto a sus programaciones.

  • Algunos proyectos están subordinados a otros.     Puede reflejar con precisión la jerarquía de varios proyectos insertando varios proyectos en otros archivos. La estructura resultante de los subproyectos debe reflejar las prioridades y responsabilidades de los miembros del equipo, así como las interrelaciones entre tareas de diferentes áreas y la fecha límite global.

  • Varias personas pueden modificar el proyecto.     Lo ideal es que un archivo de proyecto sea propiedad, administración y modificación de un solo jefe de proyecto. Pero a menudo un proyecto forma parte de un programa más grande que los administradores de nivel superior pueden tener que administrar. Los miembros del equipo del proyecto pueden mantener el foco en su trabajo si lo ven como un archivo independiente y el jefe de proyecto que controla el proyecto principal puede coordinar la programación de cada subproyecto.

    Es posible que tenga sentido que los hitos del proyecto principal impulsen los hitos de cada equipo de subproyecto para mantener las programaciones coordinadas para una fecha límite. Puede coordinar hitos creando una dependencia entre los hitos o copiando y pegando las tareas de hito del proyecto principal en cada subproyecto.

  • El proyecto tiene varias partes interesadas que se preocupan por diferentes partes del proyecto.     Cuando los usuarios quieren ver diferentes detalles, los jefes de proyecto pueden colocar todos los archivos de proyecto en un servidor y personalizar diferentes vistas para varias partes interesadas. El mismo archivo de proyecto se puede usar como subproyecto en diferentes proyectos maestros para personalizar la información que se muestra.

  • Desea que los subproyectos sean de solo lectura.     Puede conservar el control adicional sobre partes de un proyecto moviendo tareas a un subproyecto y restringiendo el acceso a personas clave.

  • Desea analizar la ruta crítica para cada fase, además del proyecto general.     Cada proyecto individual contiene un ruta crítica. La consolidación de varios proyectos en un proyecto principal hace que sea más fácil ver la imagen general como varias rutas críticas en el proyecto principal mientras se conservan rutas críticas independientes para cada subproyecto.

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Trabajar con subproyectos en un proyecto maestro

Al insertar un subproyecto en un proyecto maestro, el subproyecto se representa como una tarea de resumen en la lista de tareas y aparece un indicador de icono de proyecto en el campo Indicadores. El subproyecto tiene sangría en el nivel de esquema de la fila en la que se inserta, pero puede aplicar sangría o anular sangría al igual que lo haría con cualquier otra tarea. Como el subproyecto se representa como una tarea de resumen, no puede editar su información de resumen, pero puede expandir el esquema para mostrar las tareas del subproyecto y editar la información del proyecto en el archivo de proyecto principal.

Nota: Cualquier formato que haya aplicado a tareas de resumen o barras de Gantt en un subproyecto no aparece en el proyecto principal. La información de formato se almacena en cada archivo y debe aplicarse por separado al proyecto principal.

Al guardar el proyecto principal, los cambios en el subproyecto también se guardan en el archivo de origen del subproyecto. Si desea trabajar directamente en el archivo de origen sin abrir el archivo de proyecto principal, los cambios en el archivo de origen del subproyecto se actualizan automáticamente en el archivo de proyecto principal.

Nota: Si ya no necesita mantener sincronizados el proyecto principal y el subproyecto, puede desvincularlos. A continuación, si se realizan cambios en el subproyecto o en el proyecto principal, el otro archivo permanece sin cambios.

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Cómo se ven afectados los recursos al combinar archivos

Después de consolidar archivos en un archivo de proyecto principal, los recursos de ambos archivos permanecen separados, del mismo modo que las tareas de un subproyecto permanecen en el subproyecto. Puede cambiar la información de recursos en el proyecto principal y los cambios se replicarán en el archivo de origen del subproyecto. Puede ver todos los recursos del proyecto principal y los subproyectos juntos en la vista Hoja de recursos, pero no puede asignar un recurso a ningún proyecto que no sea el subproyecto del que provenía.

Nota: Si los mismos recursos se usan en varios subproyectos, verá nombres de recursos duplicados porque los recursos no se combinan. Sin embargo, si desea asignar los recursos en diferentes subproyectos y resolver nombres de recursos duplicados, puede combinarlos en un fondo de recursos y hacer que estén disponibles para los demás archivos.

Otras formas de combinar archivos

Los proyectos maestros y los subproyectos le permiten crear una jerarquía de proyectos que reflejen la relación entre ellos y, en algunos casos, la estructura de su organización. Pero es posible que tenga otros motivos para consolidar archivos de proyecto. Por ejemplo, es posible que desee combinarlas temporalmente para una revisión rápida o para imprimirlas.

Consolidar archivos no relacionados

Use archivos consolidados si tiene varios archivos que le gustaría combinar en una ventana, independientemente de si los archivos están relacionados o no. La combinación de archivos no relacionados en un proyecto consolidado hace que sea más fácil ver información de varios proyectos en varias vistas e imprimirlos. Puede consolidar archivos de proyecto si debe realizar un seguimiento de muchos proyectos en curso, por ejemplo, cuando está desarrollando diferentes productos al mismo tiempo. Puede ordenar y agrupar por nombres de productos, plazos de proyecto y administradores para buscar y evaluar la información específica que necesita. Por ejemplo, puede imprimir un vista de diagrama de Gantt que incluya todos los proyectos.

Crear un área de trabajo

Una alternativa a la consolidación de proyectos es crear un área de trabajo que contenga archivos de proyecto individuales, cada uno abierto en su propia ventana. Use un área de trabajo si trabaja con los mismos archivos de proyecto con frecuencia y no desea consolidarlos en un proyecto grande.

Al abrir los archivos y guardarlos como área de trabajo, Project guarda los archivos y su configuración actual en un único archivo de área de trabajo. Después, al abrir el archivo del área de trabajo, se abren todos los archivos incluidos al mismo tiempo. Cada proyecto tiene su propio botón en la barra de tareas, lo que facilita el cambio de un proyecto a otro.

Para crear un área de trabajo, seleccione o abra los archivos del proyecto y, a continuación, elija Archivo >Guardar área de trabajo.

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