Ha creado una lista de contactos y otros datos que desea usar para una Word combinación de correspondencia. Si el origen de datos es una hoja de cálculo de Excel existente, solo tiene que preparar los datos para una combinación de correspondencia. Pero si el origen de datos es un archivo delimitado por tabulaciones (.txt) o un archivo de valores separados por comas (.csv), primero debe importar los datos a Excel y, a continuación, prepararlos para una combinación de correspondencia.
Paso 1: Configurar el origen de datos en Excel
Si usa una hoja de cálculo de Excel como origen de datos para una combinación de correspondencia en Word, omita este paso. Si el origen de datos es un .txt o un archivo de.csv, impórtelo en Excel.
Después de importar correctamente un archivo .txt o .csv, vaya al paso 2.
Si usas Excel para Microsoft 365
- Abra Excel.
- Vaya a Datos>de texto o CSV.
- Seleccione el archivo .csv o .txt.
- En la vista previa de importación, establezca la columna código postal en Texto.
- Para completar la importación, seleccione Cargar (o Importar) en la vista previa de importación. Excel insertará los datos en una hoja de cálculo.
- Use esta hoja como origen de datos para la combinación de correspondencia.
Si usa Excel 2016:
Abra Excel.
Excel 2016 vaya a Obtener datos>>externosdel texto.
Elija el archivo .txt o .csv que quiera y, después, seleccione Importar.
En el Asistente para importar texto, en el panel Tipo de datos originales, elija Delimitados.
Seleccione Mis datos tienen encabezados encima del panel Vista previa si el archivo tiene encabezados y, después, elija Siguiente.
En el panel Delimitadores, seleccione la casilla que coincida con el delimitador (por ejemplo, un tabulador o una coma) que usan los datos y, después, elija Siguiente.
En Vista previa de los datos, elija la columna que contiene códigos postales y, en Formato de los datos en columnas, elija Texto.
Nota
Cada vez que aplique un formato de datos (General, Texto o Fecha) a una columna, el nombre del formato aparecerá en el encabezado de tabla de esa columna.
Repita el paso 7 según sea necesario y elija la columna que quiere cambiar y el formato de datos que quiere aplicar.
Elija Finalizar.
En el cuadro de diálogo Importar datos, acepte la configuración predeterminada de Hoja de cálculo existente y la dirección de celda y, después, elija Aceptar.
Precaución
En la dirección de celda del cuadro de diálogo Importar datos se muestra la celda seleccionada actualmente. Los datos se importan empezando con la dirección de celda con nombre.
Guarde la hoja de cálculo con nuevo nombre de archivo.
Paso 2: Preparar el origen de datos
En el origen de datos de Excel que usará para una lista de distribución de correo en una Word combinación de correspondencia, asegúrese de que aplica el formato correcto a las columnas de datos numéricos. (por ejemplo, puede asignar el formato de número a una columna para que coincida con una categoría específica como moneda).
Si elige el porcentaje como una categoría, tenga en cuenta que el formato de porcentaje multiplicará el valor de la celda por 100. Asigne el formato de texto a una columna de porcentajes si quiere evitar ese factor de multiplicación.
Es necesario dar formato de texto a códigos postales para conservar los datos durante una combinación de correspondencia. Si no lo ha hecho al importarlos, puede aplicar el formato ahora. Los ceros a la izquierda (por ejemplo, 00399) de los códigos postales se eliminarán durante una combinación de correspondencia si no tienen el formato de texto.
- Elija la columna que contiene los códigos postales u otros datos a los que quiere dar formato.
- Vaya a Inicio y, en el grupo Número , seleccione la flecha abajo del cuadro Formato de número y elija una opción de la lista (por ejemplo, Texto).
Asegúrese de agregar el símbolo correspondiente antes o después de un campo de combinación. Por ejemplo, esta es la apariencia de los valores de moneda y porcentaje si omite los símbolos.
Si incluye los símbolos, los números tendrán más sentido.
En el documento para combinar correspondencia, agregue los símbolos antes o después de los campos de combinación, como se muestra a continuación:
