Procedimientos recomendados para la comunicación de proyectos en Project online

Como jefe de proyecto, se comunica con muchas partes interesadas del proyecto: desde los miembros del equipo que realizan las tareas del proyecto a ejecutivos de la organización y clientes del proyecto. Puesto que la comunicación es tan crucial para el éxito de su proyecto, y debido a que usted comunica diferentes tipos de información a diferentes tipos de participantes, necesita un plan de comunicación de proyecto sólido. Puede usar Project Web App a través de su suscripción de Project Online para implementar muchos aspectos de su plan de comunicación y para intercambiar los tipos correctos de información con las personas adecuadas.

En este artículo...

¿Por qué es tan importante la comunicación del proyecto?

Con tantas personas involucradas en un solo proyecto, la comunicación grande o pequeña tiene un papel enorme en el éxito o error de Project. Cuando la comunicación no se lleve a cabo, el proyecto podría experimentar problemas de hipótesis, la duplicación de esfuerzos o su opuesto, brechas en el esfuerzo. Además, es posible que las partes interesadas se encuentren en silos aislados, no Heard y no compatibles, lo cual puede conducir a una mala calidad de la moral y a la disminución de la productividad.

Por otro lado, cuando la comunicación es buena, su proyecto puede tener una mayor eficacia en el proceso, la identificación y la prevención de problemas y riesgos, la innovación en el problema y la toma de decisiones en función de los datos de sonido. El fomento de una buena comunicación en un proyecto mejora la probabilidad de que el proyecto se quede con la programación y dentro de su presupuesto.

¿Qué es una buena comunicación? Está intercambiando la información correcta con las personas adecuadas. Asegurarse de que se escuchan las partes interesadas de todos los niveles. Disponer de canales para conversaciones formales y de forma informal que desplazan el proyecto hacia el futuro.

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Procedimientos recomendados para la comunicación en un proyecto

El momento adecuado para pensar en la comunicación del proyecto es cuando se encuentra en la fase de planificación de su proyecto. De hecho, agregar el desarrollo del proceso de comunicación entre las primeras tareas de su proyecto puede indicar al equipo que la comunicación eficaz es el trabajo de cada miembro del equipo y es la clave para el éxito del proyecto.

En las siguientes secciones se detallan las cuatro preguntas que se deben tener en cuenta sobre cómo se manejará la comunicación durante el proyecto y cómo se pueden compilar las respuestas en un plan de comunicaciones que funcione para todos los usuarios.

¿Con quién necesita comunicarse?

Debe comunicarse con todos los usuarios que tengan interés o que participen en el éxito del proyecto, es decir, las partes interesadas del proyecto. Piense quién es cada participante. Es probable que se encuentren en varios niveles de la organización, y algunos podrían ser externos a su organización. Estas son algunas de las posibles partes interesadas del proyecto:

  • Miembros del equipo del proyecto. Estas personas están haciendo el trabajo real del proyecto.

  • Jefede la cartera de proyectos. Si es una organización más grande que ejecuta muchos proyectos a la vez, es posible que necesite comunicarse con un administrador de carteras.

  • Administrador de recursos. Al igual que con un administrador de carteras, si su organización se basa en gran medida en proyectos, es posible que tenga que trabajar estrechamente con un administrador de recursos que garantice que las personas con los conjuntos de aptitudes adecuados para los distintos proyectos estén disponibles.

  • Administración Ejecutiva. Por lo general, la administración superior necesita saber cómo se dirige el proyecto, especialmente en cuanto a la programación y el precio.

  • Patrocinador o cliente. Puede haber un patrocinador o un cliente que sea diferente de la administración y que pague por el proyecto.

  • Representante del usuario final. Esta persona representa las personas con las que es probable que el proyecto se beneficie o que, de otro modo, afecten al final.

¿Qué tipo de información necesitan?

Puesto que la primera regla de comunicación es conocer a la audiencia, usted obtiene la mayor rentabilidad de su inversión en comunicaciones cuando usted adapta la comunicación a lo que cada conjunto de partes interesadas necesita saber.

Por ejemplo, los miembros del equipo del proyecto necesitan conocer las tareas a las que están asignadas y que dependen de sus tareas para, a su vez, realizar su trabajo. Probablemente también necesiten ver de forma ocasional la programación completa del proyecto para mantener un buen sentido de ámbito y dirección prioritarios.

A diferencia de los miembros del equipo que necesitan los detalles vitales, ejecutivos o patrocinadores del proyecto requieren un resumen de alto nivel de la forma en que se dirige el proyecto. Están más interesados en el rendimiento frente al presupuesto y la programación del proyecto, y desean saber si el proyecto está cumpliendo sus objetivos.

Mire la lista de participantes y piense en el proyecto desde sus puntos de vista. Esto le ayudará a determinar qué información debe intercambiar y qué forma debe tomar la comunicación. Además, habla con tus participantes y averigua qué y cómo prefieren comunicarte.

¿Con qué frecuencia hacen falta los distintos tipos de comunicación?

Intente conseguir un equilibrio correcto: poca comunicación y los riesgos del proyecto son más plenos de lo que debería; Demasiadas comunicaciones y otras personas molestadas sienten que los esfuerzos están ocupados, lo cual interfiere en el momento de implementar o supervisar el proyecto.

Los informes de estado semanales y las planillas de horas trabajadas son un estándar para las actualizaciones del equipo del proyecto en la programación, aunque a menudo se prefieren las reuniones diarias de 20 minutos Del mismo modo, los patrocinadores y clientes también podrían necesitar un resumen semanal de la programación del proyecto y el rendimiento. Si está protegiendo con un administrador de carteras o un representante de usuario final, tal vez la comunicación puede ser mensual o incluso trimestral.

Cada proyecto y sus necesidades de comunicación son diferentes. Considere detenidamente la frecuencia de la comunicación con las distintas partes interesadas de su proyecto. De nuevo, hable con sus partes interesadas sobre lo que necesitan y estará dispuesto a realizar ajustes para ajustar el proyecto y sus contactos.

¿Qué tecnología se usará para intercambiar información?

Comprender los recursos tecnológicos de la organización disponibles para usted y sus partes interesadas. Las reuniones cara a cara periódicas y el intercambio de información por correo electrónico suelen ser la norma. Pero la reunión con una herramienta como Skype Empresarial puede ser esencial para las partes interesadas geográficamente dispersas y puede incluir audio, vídeo, uso compartido de pantalla y una pizarra electrónica virtual. La mensajería instantánea (mi) puede ser más inmediata y apuntar al correo electrónico, y puede ayudar a los participantes a obtener más rápidamente la información que necesitan. Con una herramienta como Yammer, su equipo puede conectarse entre sí en una red social privada. Puede compartir información, conversar sobre el proceso, resolver problemas y tomar decisiones.

Independientemente de lo que decida, intente usar las herramientas tecnológicas con las que todo el mundo se sienta cómodo. Pero no se preocupe para probar una nueva tecnología si se ajusta a las necesidades del proyecto y del equipo, o para volver a un método de comunicación "antiguo" si es la mejor. La cuestión es facilitar una mejor colaboración en el equipo del proyecto.

Crear un plan de comunicación de proyecto

Después de identificar a las partes interesadas y determinar qué tipos de información necesitan intercambios con ellas y con qué frecuencia, ya está listo para crear el plan de comunicación del proyecto. No es necesario que lo elabores. Puede ser simplemente un resumen de una página o una tabla simple que, de forma continua, lo que ha aprendido y establece el escenario para una buena comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Publique el plan de comunicación con su proyecto para que todos los participantes tengan acceso a él en cualquier momento. Vuelve a visitarlo periódicamente. El cambio de condiciones en el proyecto puede justificar un cambio en las estrategias normales de comunicación. Si se desplaza entre fases del proyecto, por ejemplo, desde la planificación hasta la ejecución o desde la ejecución hasta el cierre, también puede llamar a diferentes necesidades de comunicación.

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Publicar el plan de comunicación en Project online

Tiene muchas opciones para facilitar una buena comunicación al trabajar con Project Web App en Project Online. Para empezar, puede Agregar el plan de comunicación, así como cualquier otro documento asociado con su proyecto, a la biblioteca de documentos del proyecto.

  1. En el inicio rápido, elija proyectos.

  2. En el centro de proyectos, elija el nombre del proyecto al que desea agregar el plan de comunicación.

    Elija el nombre del proyecto.

  3. En el inicio rápido, elija documentos. Se abrirá la página documentos del proyecto.

    Se abrirá la página documentos del proyecto.

  4. En la barra de menús, elija cargar.

  5. Desplácese por el sistema de archivos para buscar y elegir el plan de comunicación y, a continuación, elija abrir. El archivo se agrega a la biblioteca de documentos del proyecto.

    El archivo se agrega a la biblioteca de documentos del proyecto.

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Mostrar a los miembros del equipo cómo obtener acceso a la programación del proyecto

Los miembros del equipo usan principalmente Project Online para enviar sus partes de horas o para introducir el progreso de las tareas. Pero también pueden acceder a la programación completa, esencial para ver la visión general del proyecto, así como conocer quién está esperando que se completen sus tareas.

  1. En el inicio rápido, elija proyectos.

  2. En el centro de proyectos, elija el nombre del proyecto. El proyecto se abre y muestra todas las tareas asignadas a las tareas, Cuándo están programadas para comenzar y finalizar, qué tareas dependen unas de otras y otras.

    El proyecto se abrirá y mostrará todas las tareas.

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Identificar y configurar los informes adecuados

Un aspecto importante de la comunicación del proyecto es la elaboración de informes. Usted identifica, configura y ejecuta periódicamente informes necesarios para los miembros del equipo, el administrador de carteras, el administrador de recursos, la administración superior, los clientes y otras partes interesadas.

Project Web App incluye un conjunto de informes de ejemplo para comenzar a usar los conceptos básicos de los informes. Estos informes de muestra son:

  • Panel de información general del proyecto

  • Información general del proyecto

  • Visión general de los recursos

  1. Para ver los informes de muestra, en Inicio rápido, seleccione informes.

  2. En la página informes de PWA que aparece, elija su idioma. Los tres informes de ejemplo se muestran.

    En la página informes de PWA, seleccione el idioma.

  3. Para abrir el informe en Excel para la Web, haga clic en el nombre de un informe.

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Vea también

Configurar planilla de horas trabajadas

¿Qué pueden hacer los miembros del equipo en Project Online?

Informes de ejemplo en Project online

¿Qué herramientas de creación de informes puedo usar con los datos del proyecto?

¿Qué es Skype Empresarial?

Introducción a Yammer

Nota:  Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido le resulte útil. ¿Podría decirnos si la información le resultó útil? Aquí puede consultar el artículo en inglés.

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