Procedimientos recomendados para una reunión de Skype Empresarial

Hay diferentes opciones que puede usar al configurar, unirse y moderar una reunión de Lync. Estos procedimientos recomendados lo ayudarán a aprovechar las características que facilitan su trabajo y le proporcionan una experiencia agradable en las reuniones.

Nota: Para acceder a una guía interactiva de tareas habituales del moderador, consulte Programar y preparar una reunión de Skype Empresarial y Administrar su reunión de Skype Empresarial.

Configurar una reunión de Lync

Usar Outlook o el Programador web de Lync para programar una reunión de Skype Empresarial y seguir estos procedimientos recomendados.

Nota: Para obtener detalles acerca de cómo programar una reunión de Lync, vea Configurar una reunión de Skype Empresarial.

Programar la reunión

  • Para una reunión pequeña e informal con personas dentro de su empresa, use las opciones de reunión predeterminadas en lugar de cambiar la configuración. Recuerde que las opciones predeterminadas les permiten a todos ser moderadores y unirse a la reunión directamente.

  • Si tiene un requisito de reunión específico, por ejemplo una audiencia más amplia, datos de seguridad, clientes externos, asegúrese de cambiar sus opciones de reunión para que coincidan con el requisito. Para obtener más información, consulte Cambiar la configuración de participantes para reuniones de Skype Empresarial.

Nota: La cantidad máxima de participantes de la reunión es de 250.

  • Si tiene asistentes en persona y en línea y usa Outlook, puede ejecutar la reunión de Lync en una sala de conferencias. Haga clic en Buscador de salas en la convocatoria de reunión de Outlook para buscar y agregar una sala de conferencias en el edificio que desee. O bien, reserve la sala por separado y agregue la información de sala en el cuadro Ubicación en la convocatoria de reunión.

Designar un moderador auxiliar

Elija un moderador auxiliar en caso de que no pueda unirse a la reunión o se le haga tarde. Un moderador auxiliar también puede iniciar la grabación, ayudar y administrar la audiencia o supervisar las preguntas presentadas en la reunión para que usted pueda concentrase en la actividad de moderar. Esto es de especial importancia si tiene una reunión o evento amplio.

Incluir un vínculo o documento de aprendizaje en su convocatoria de reunión

Si invita a participantes que no están familiarizados con Lync, incluya un documento de aprendizaje de procedimientos o vínculo al curso de aprendizaje de Lync en la invitación de reunión a fin de ayudarlos a familiarizarse con las características de la reunión antes de que se unan.

Agregar notas a una convocatoria de reunión

Al programar su reunión, si usa OneNote, puede agregar notas privadas o públicas. Los invitados pueden ver y editar las notas compartidas antes de la reunión si tienen los permisos apropiados. Haga clic en Notas de la reunión en la cinta de opciones de la invitación y agregue notas compartidas para las solicitudes de reunión o sus propias notas (no visible para los demás). Vea Usar notas privadas y compartidas en una reunión de Skype Empresarial para obtener más información.

Unirse a una reunión de Lync

Para obtener detalles acerca de cómo unirse a una reunión de Lync, vea Unirse a una reunión de Skype Empresarial. Y realice estos procedimientos recomendados para unirse:

  • Inicie sesión en su reunión con 10 o 15 minutos de anticipación, para configurar y tener tiempo para resolver problemas en caso de ser necesario.

  • Antes de la reunión, decida si usará el audio de su equipo (audio y vídeo integrados de Lync) o un teléfono (si la convocatoria a la reunión incluye detalles de llamada), para la parte de audio de su reunión.

  • Si usa el audio del equipo, configure los dispositivos de audio y de vídeo y compruebe la calidad. Puede usar el micrófono y los altavoces del equipo, o bien enchufar unos auriculares. Para más información, consulte Configurar y probar el audio de Skype Empresarial y Configurar y solucionar problemas de vídeo de Skype Empresarial.

  • Si usa un teléfono para la reunión de audio y tiene habilitada la conferencia de acceso telefónico local (póngase en contacto con el soporte técnico de su lugar de trabajo para obtener información detallada), aproveche la característica Llamarme de Lync. En la ventana Unirse al audio de la reunión, seleccione Llámeme al y especifique el número de teléfono al que desea que lo llamen. Cuando use esta característica, no necesita escribir un PIN ni el identificador de la reunión.

  • En caso de ser posible, use unos auriculares, en lugar del micrófono y los altavoces de su PC, para obtener una mejor calidad de audio.

  • La calidad del audio depende en gran medida de la condición de la red. Use una conexión de red cableada y asegúrese de apagar la red inalámbrica de su PC.

  • Después de unirse a una reunión, desactive su micrófono si no está hablando.

Conozca su PIN

La mayoría del tiempo, no necesitará un número de identificación personal (PIN) cuando llame a la reunión por teléfono. Puede conectarse directamente y su número se mostrará en la lista de participantes. Pero, si desea llamar como líder o un autor de la llamada autenticado, se le solicitará su PIN y/o número laboral o extensión.

Nota: Si marca como un autor de llamada autenticado significa que la reunión es segura y que necesita identificarse antes de unirse a la reunión.

Es una buena idea que tenga su PIN a mano en caso de necesitarlo. Si no recuerda su PIN, haga clic en ¿Olvidó su PIN de acceso telefónico? en la convocatoria de reunión y siga las instrucciones en la página para restablecer.

Importante: Los detalles de llamada entrante se incluyen en reuniones configuradas por usuarios cuyas cuentas están configuradas para las conferencias de acceso telefónico local. Para obtener detalles, póngase en contacto con el soporte técnico de su lugar de trabajo.

Moderar una reunión de Lync

Para obtener información acerca de cómo configurar una sesión de compartir, vea Compartir el escritorio o un programa. Al compartir, se recomienda que haga lo siguiente:

  • Haga que un compañero inicie sesión en la reunión con usted para verificar el audio y la calidad visual de la reunión.

  • Revise las opciones de la reunión para asegurarse que haya seleccionado las características de audiencia deseadas, como los permisos de asistentes, vista de contenido o permisos de notas.

  • Deje algo de tiempo para las preguntas, y recuérdele a la audiencia que pueden escribir preguntas o comentarios en el área de mensajes instantáneos (MI) de la reunión.

  • Desactive el micrófono cuando no esté hablando y asegúrese de saber como desactivar o reactivar el audio de los participantes en caso de necesitarlo, ya sea usando Lync o con los comandos del teclado por tonos si está usando un teléfono (presione *1 en su teléfono para escuchar los comandos).

  • Recuerde a los participantes al principio de la reunión cómo desactivar o reactivar su audio.

Si está usando PowerPoint:

  • Mantenga el grupo de diapositivas en 15 diapositivas o menos, con fuentes más grandes (más de 30 puntos) y un fondo simple para evitar la distracción.

  • Cargue su presentación con anticipación y practique con los controles para mover las diapositivas o tomar notas. Por ejemplo, puede resaltar puntos importantes con un puntero láser o marcas.

  • Use las notas de moderador para ayudarlo a recordar sus puntos de la presentación. Vea Presentar dispositivas de PowerPoint en una reunión de Skype Empresarial para obtener más información.

Si comparte el escritorio o un programa:

  • Recuerde que cuando está compartiendo un programa, solo los programas y archivos que está compartiendo son visibles para los asistentes. Si explora otros programas, no estarán visibles en la reunión.

  • Use la opción de compartir escritorio si necesita cambiar entre los programas.

  • Haga clic en Vista previa en la ventana de reunión para ver qué están viendo los asistentes cuando comparten su escritorio o un programa.

  • Recuérdele a la audiencia que pueden aumentar el área de visión al usar el modo Completo. Para obtener más información, vea Compartir el escritorio o un programa.

Realizar su reunión en una sala de conferencias

Es buena idea que se tome un tiempo para preparar la sala antes de que comience la reunión, para asegurar que Lync esté configurada con el audio de la sala y los dispositivos de vídeo.

  • Conecte su equipo portátil al proyector y al teléfono de la sala de conferencias en caso de ser necesario.

  • Desactive el audio del micrófono y de los altavoces de su PC en caso de oír un eco. Solicite a otras personas en la sala que también desactiven el audio de sus micrófonos y altavoces si iniciaron sesión en Lync.

  • Puede conectar el teléfono de la sala a su PC o usar el teléfono para marcar y escuchar el audio de la reunión, si la convocatoria de reunión incluye los detalles de llamada entrante.

  • Si está usando el proyector de la sala, conecte el cable a su PC y seleccione la pantalla apropiada. En el teclado, pulse la tecla Windows + P para abrir la pantalla y, a continuación, haga clic en Duplicar para ver el escritorio tanto en el monitor del equipo, como en el proyector de la sala; Extender, para extender el escritorio del monitor del equipo y del proyector de la sala o Solo proyector, para ver el escritorio solo en el proyector de la sala.

Sugerencia: Recomendamos que seleccione Duplicar para que pueda ver la reunión tanto en el monitor, como en la pantalla de la sala.

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