Administrar citas, planes y presupuestos: es muy fácil con Microsoft 365.

Programar una reunión con otras personas

Programar una reunión con otras personas

Puede enviar una invitación de reunión a una o más personas. Outlook realiza un seguimiento de los usuarios que aceptan la solicitud y reserva tiempo en el calendario para la reunión. Cuando cree una solicitud de reunión, puede agregar datos adjuntos, establecer una ubicación y usar el Asistente para programación para elegir la mejor hora para la reunión.

Programar una reunión

  1. Cree una invitación de reunión siguiendo uno de estos procedimientos:

    • En la bandeja de entrada, seleccione Nuevos elementos > Reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

      Para programar una reunión, en la pestaña Inicio, en Nuevo grupo, elija Nuevos elementos y, después, Reunión.

    • En el calendario, seleccione Nueva reunión o use la combinación de teclas CTRL + MAYÚS + Q.

      Comando Nueva reunión en la cinta de opciones

    • En un mensaje de correo electrónico en la bandeja de entrada, seleccione el botón Responder con la reunión .

      En un mensaje de correo electrónico, seleccione responder con reunión.
  2. Agregue asistentes siguiendo uno de los siguientes procedimientos:

    • Agregue los asistentes en la líneaPara de la solicitud de reunión y vaya al paso 4.

    • Si está usando un Microsoft 365 o una cuenta de Exchange, utilice el Asistente para programación para ver la programación de asistentes.

  3. En el Asistente para la programación, haga clic en el cuadro situado debajo de su nombre y escriba el nombre o la dirección de correo electrónico del asistente, o bien haga clic en el botón Agregar asistentes para mostrar la libreta de direcciones.

    Haga clic en el icono situado junto al nombre del asistente en el Asistente para programación para marcar un asistente específico como Asistente requerido ,Asistente opcionalo Recurso. Cuando empiece a escribir el nombre de un asistente, Outlook le ofrecerá sugerencias basándose en las personas con las que se han comunicado mediante una reunión o correo electrónico recientemente. Elija un nombre de la lista para agregar un asistente.

    Puede marcar a los asistentes como necesarios u opcionales.
  4. Agregue el asunto de la reunión, la hora de inicio y la hora de finalización y la ubicación.

    En Outlook 2016 y Outlook para Microsoft 365, puede empezar a escribir el nombre de una ubicación, por ejemplo, Cuarta cafeteríao Sala de conferencias 23, y Outlook buscará coincidencias de ubicación. Seleccione una de las sugerencias para elegir la ubicación o siga escribiendo para ir a otra ubicación.

    Sugerencia: Si usa un cuenta de Microsoft Exchange o Microsoft 365 cuenta de correo electrónico, haga clic en Asistente para programacióny, a continuación, haga clic en Buscador de sala para comprobar la disponibilidad y reservar salas. Para obtener más información, consulte Uso del Asistente para programación y el buscador de salas para reuniones en Outlook.

  5. Para adjuntar un archivo a una convocatoria de reunión, en el menú Insertar , seleccione Adjuntar archivoy, a continuación, elija el archivo que desea agregar.

  6. Si no desea que esta reunión sea periódica, haga clic en Enviar. En caso contrario, consulte Convertir en reunión periódica.

Si usa Outlook para iOShttps://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=2099464, su dispositivo móvil puede recordarle cuándo tiene que abandonar el equipo para que sus citas sean puntuales.

Activar Hora de salir de la reunión

  1. En Outlook para iOS, seleccione Configuración > Hora de salir de la reunión.

  2. Seleccione una cuenta compatible y, a continuación, use el control deslizante para permitir la Hora de salir de la reunión.

Nota: La Hora de salir de la reunión aún no está disponible para Outlook para Android. Solo Microsoft 365, Outlook.com y algunas cuentas de Gmail son compatibles.

Impedir que los asistentes reenvíen una reunión

Si está usando Microsoft 365, al crear una solicitud de reunión, puede impedir que los asistentes a la reunión reenvíen la solicitud de reunión a otras personas. Esta nueva opción está disponible para los clientes de canal actuales después de actualizar a la versión 1808.

  • Antes de enviar la convocatoria de reunión, seleccione Opciones de respuesta > Permitir reenvío para permitir que los asistentes puedan reenviar una solicitud de reunión.

Consulte Impedir el reenvío de una reunión para obtener más información.

  1. Haga clic en Reunión > Periodicidad.

    Comando Periodicidad en la cinta de opciones

    Nota: Use el método abreviado de teclado CTRL + G para programar la repetición de una reunión periódicamente.

  2. Elija las opciones del patrón de periodicidad y haga clic en Aceptar.

    Nota: Cuando se agrega un patrón de periodicidad, la pestaña Reunión cambia a Series de reuniones.

  3. Para enviar la solicitud de reunión, haga clic en Enviar.

Agregar una persona a una reunión existente

Puede agregar otro asistente a una reunión existente.

Si es el anfitrión de la reunión:

  1. Haga doble clic en la reunión para abrirla y, a continuación, use la linea Para o el Asistente para programación para agregar una o más personas a la reunión.

  2. Haga clic en Enviar y, después, seleccione una de las siguientes opciones:

    • Enviar actualizaciones solo a los asistentes agregados o eliminados.

    • Enviar actualizaciones a todos los asistentes.

Si no es el anfitrión de la reunión

  1. Abra la solicitud de reunión. En el grupo Responder de la cinta de opciones, seleccione Respondery, a continuación, Reenviar. Agregue uno o más destinatarios a la solicitud de reunión.

  2. Haga clic en Enviar. El anfitrión de la reunión recibirá una notificación de que se ha reenviado la solicitud de reunión a otra persona. Para obtener más información, vea Reenviar una reunión.

Finalizar reuniones antes de lo previsto

Si está usando Outlook para Microsoft 365, ahora puede hacer que Outlook termine las reuniones unos minutos antes. Esto puede ayudarle a crear tiempo de transición entre reuniones. Puede elegir otra duración para reuniones de menos de una hora y reuniones de más de una hora.

  1. Seleccionar Archivo > Opciones > Calendario > Opciones del calendario

  2. Active la opción Finalizar las citas y reuniones antes.

    Cuadro de diálogo Opciones del calendario con la casilla Finalizar las citas y reuniones antes seleccionada
  3. Use las listas desplegables para seleccionar el número de minutos de las reuniones de menos de una hora, una hora o más de una hora y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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