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Programar una reunión en Teams

Su calendario en Teams está conectado a su calendario de Exchange. En otras palabras, cuando programe una reunión en Outlook, se mostrará en Teams, y viceversa.

Todas las reuniones programadas en Teams se convierten automáticamente en una reunión en línea. ¿Programa la reunión desde Outlook? Aprenda como agregar Teams a su reunión de Outlook

Nota: Hasta 1000 invitados pueden unirse a una reunión de Teams e interactuar mediante chat, audio y vídeo. Los invitados también pueden unirse a una reunión que ya tiene 1000 participantes (hasta 10 000) como asistentes de solo lectura.

Programar una reunión

Hay varias formas de programar una reunión en Teams:

  • Seleccione Programar una reunión Botón Programar una reunión en un chat (debajo del cuadro donde escribe un nuevo mensaje) para reservar una reunión con las personas del chat.

  • Vaya a Calendario Botón Reuniones en la parte izquierda de la aplicación y seleccione Nueva reunión en la esquina superior derecha.

  • Seleccione un intervalo de tiempo en el calendario. Se abrirá un formulario de programación.

En el formulario Programación se proporciona el título de la reunión, se invita a personas y se agregan los detalles de la reunión. Use el Asistente para programación para encontrar una hora adecuada para todos.

Pestaña Asistente de programación en el nuevo formulario de programación de reuniones de Teams.

Cuando haya terminado de rellenar los detalles, seleccione Guardar. Se cerrará el formulario de programación y se enviará una invitación a las bandejas de entrada de Outlook de todos.

Asignar categorías a una reunión

Cree un código de color en el calendario con categorías. Al igual que en Outlook, puede asignar una o más categorías a cada reunión del calendario. Hay varias maneras de asignar categorías:

  1. Haga clic con el botón derecho en un evento del calendario, seleccione Categorizar y elija un color.

  2. Al programar una reunión, seleccione Categoría en la parte superior del formulario de programación.

Notas: 

  • En este momento, los nombres de categoría y los colores solo se pueden editar desde Outlook.

  • Para las reuniones periódicas, las categorías solo se pueden aplicar a la serie, no a una repetición individual.

  • Actualmente, las categorías no se pueden aplicar a las reuniones del canal.

Invitar a personas ajenas a la organización 

Teams le permite invitar a personas ajenas a su organización, incluidas aquellas que no tienen una licencia de Teams. Necesitará su dirección de correo electrónico completa para invitarlos.

  1. Vaya donde aparece Agregue los asistentes necesarios. Si alguien es un asistente opcional, seleccione Opcional en su lugar.

  2. Escriba la dirección de correo electrónico completa de la persona (ej.: Sergio@example.com).

  3. Seleccione Invitar. Recibirán un correo electrónico con un vínculo a la reunión.

Agregar un co-organizador

Nota: Agregar un co-organizador está disponible como parte del programa de vista previa pública y puede experimentar más cambios antes de publicarse públicamente. Para obtener acceso a esta y otras características próximas, cambie a la versión preliminar pública de Teams. 

Después de invitar a personas a la reunión, puede agregar hasta 10 co-organizadores para ayudar a administrar la reunión. Antes de agregar co-organizadores, asegúrese de que las personas que desea agregar ya se han agregado como asistentes necesarios y, a continuación, siga los pasos siguientes:

  1. Seleccione la reunión y, a continuación, editar.

  2. Seleccione Más opciones Icono de más opciones > Opciones de reunión.

  3. En la página de opciones de la reunión, junto a Elegir organizadores colaboradores, seleccione la flecha hacia abajo y elija el nombre del co-organizador.

    agregar un co-organizador a una reunión

  4. Selecciona Guardar en la parte inferior de la pantalla.

Nota: Para obtener más información, vea Agregar co-organizadores a una reunión.

Convertirla en una reunión de canal

  1. Seleccione Nueva reunión.

  2. Escriba el nombre de un canal donde se indica Agregar un canal (en los campos de fecha y hora).

Agregue un canal a la Reunión de Teams.

Los canales no se pueden editar ni se pueden agregar después del envío de la invitación. Tendrá que enviar una nueva invitación con el canal actualizado.

Nota: Cuando tenga una reunión en un canal, todos los miembros del equipo podrán verla y unirse a ella en ese canal. Esta función no está disponible en canales privados.

Una vez que haya agregado a las personas que quiera, seleccione Asistente para programación para encontrar la mejor hora.

Si se trata de una reunión periódica, abra el menú desplegable junto a No se repite (justo debajo de la fecha). Elija la frecuencia con la que quiere que se produzca en las opciones predeterminadas o seleccione Personalizado para crear su propia frecuencia.

Programar reuniones en un calendario de canal 

Si no conoce cómo agregar un calendario a un canal, los pasos se describen en Ver todas las reuniones en Teams. Una vez hecho esto, tiene varias maneras de agregar eventos al calendario compartido.

  • Seleccione Agregar nuevo evento en la parte superior del calendario.

  • Haga clic y arrastre el cursor en el calendario para seleccionar un bloque de tiempo.

  • O bien, seleccione la flecha situada junto a Reunirse ahora en la parte superior de la aplicación para abrir el menú y seleccione Programar reunión.

Cada una de estas acciones abrirá el formulario de programación con el nombre del canal rellenado, no dude en agregar un grupo o individuos de Outlook escribiendo manualmente sus nombres. Los invitados y asociados externos a la organización no tendrán acceso al calendario del canal y también requerirán que se agreguen a la invitación a la reunión.

Haga clic derecho para ver más opciones

Haga clic con el botón derecho en un evento de su calendario para RSVP, quitarlo si está cancelado o abrir la invitación para ver los detalles de la reunión. Si el evento es una reunión de Teams, también verá opciones para Unirse en línea y Chatear con participantes.

Menú contextual de un evento de calendario en Teams.

En las reuniones de Teams se mostrará un botón en un evento en el calendario para unirse cinco minutos antes de que comience la reunión. Cuando alguien se una a la reunión, el evento cambiará de color para hacerle saber que está conectada.

Seleccione Unirse para abrir la ventana de configuración de la reunión y confirmar la opciones de cámara y micrófono que prefiera usar antes de unirse a la reunión en línea.

Nota: Si tiene reuniones superpuestas en su calendario, el botón para unirse no estará disponible. Sin embargo, también puede hacer clic con el botón derecho en el evento y seleccionar Unirse en línea.

Establecer el estado Mostrar como en una reunión de Teams

Como organizador, puede establecer el estado Mostrar como de la reunión en la barra de acciones. Cuando los participantes RSVP, su estado reflejará automáticamente el estado que estableció el organizador. 

Como participante, puede elegir establecer su estado individual para la reunión a través de Mostrar como independiente del estado establecido por el organizador. El estado actualizado se reflejará en el calendario. El valor predeterminado Mostrar como para todas las reuniones programadas por el organizador es Ocupado.

Puede establecer el estado Mostrar como de varias maneras:

En la página Detalles del formulario de programación

Imagen que muestra cómo establecer un estado en una reunión de Teams con el menú de estado desplegable.

En tu vistazo de la reunión (Microsoft Surface)

Imagen que muestra el menú flotante Mostrar como con estados potenciales.

En la vista de detalles de la reunión (como participante)

Imagen que muestra la pantalla Probar reunión con el menú de estados disponibles.

Para programar una reunión, vaya a Calendario Botón Reuniones en la parte inferior de la aplicación y, a continuación, seleccione Programar una reunión Botón Programar una reunión en la parte superior derecha.

Vaya a Agregar participantes Botón Agregar contactos a equipo y seleccione a las personas que desee invitar.

Después, vaya a Compartir en un canal:

  • Si quiere tener la reunión en un canal, seleccione el canal adecuado.

  • Si prefiere no hacerlo, puede omitirlo.

Nota: Cuando tenga una reunión en un canal, las personas podrán verla y unirse a ella en ese canal.

Después, establezca las horas de inicio y finalización, y escriba una descripción para el evento.

Por último, seleccione Listo para programar la reunión.

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