Excel le permite proteger su trabajo, ya sea evitando que otro usuario abra un libro sin contraseña, con un acceso de solo lectura a un libro, ya sea protegiendo una hoja de cálculo para que no se eliminen accidentalmente las fórmulas. En este tema se explican las distintas maneras de usar las opciones principales para proteger y distribuir los archivos de Excel.
Advertencia:
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Si olvida o pierde la contraseña, Microsoft no puede recuperarla.
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No debe asumir que solo porque se protege un libro o una hoja de cálculo con una contraseña, estos sean seguros. Debe pensar siempre dos veces antes de distribuir libros de Excel que contengan información personal como números de tarjeta de crédito, número de seguro social, identificación de empleado, entre otros.
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La protección a nivel de hoja de cálculo no está pensada como característica de seguridad. Simplemente impide que los usuarios modifiquen las celdas bloqueadas de la hoja de cálculo.
A continuación, hay diferentes opciones disponibles para proteger los datos de Excel:
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Nivel de archivo: Hace referencia a la capacidad de bloquear el archivo de Excel especificando una contraseña para que los usuarios no puedan abrirlo ni modificarlo. Aquí tiene dos opciones:
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Cifrado de archivo: Al elegir esta opción, especifica una contraseña y bloquea el archivo de Excel. Esto evita que otros usuarios abran el archivo. Para obtener más información, vea Proteger un archivo de Excel.
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Establecer una contraseña para abrir o modificar un archivo: Especifique una contraseña para abrir o modificar un archivo. Use esta opción si necesita dar acceso de solo lectura o edición a diferentes usuarios. Para obtener más información, vea Proteger un archivo de Excel.
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Marcar como final: Use esta opción si quiere marcar el archivo como versión final y quiere evitar cualquier otro cambio realizado por otros usuarios. Para obtener más información, vea Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación.
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Restringir el acceso: Si su organización tiene permisos para realizar la configuración con Information Rights Management (IRM), puede aplicar cualquiera de los permisos de IRM disponibles al documento. Para obtener más información, vea Agregar o quitar la protección en un documento, un libro o una presentación.
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Firma digital: Puede agregar firmas digitales a un archivo de Excel. Para obtener más información, vea Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office.
Nota: Para agregar una firma digital, necesita un certificado válido de una entidad de certificación (CA).
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Nivel de libro: Puede bloquear la estructura del libro especificando una contraseña. Bloquear la estructura del libro impide que otros usuarios puedan agregar, mover, eliminar, ocultar y cambiar el nombre de las hojas de cálculo. Para obtener más información sobre la protección de libros, vea Proteger un libro.
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Nivel de hoja de cálculo: Con la protección de hoja, puede controlar cómo un usuario puede trabajar en las hojas de cálculo. Puede especificar qué puede hacer exactamente un usuario en una hoja, lo que asegura que ningún dato importante en la hoja de cálculo se vea afectado. Por ejemplo, puede que le interese que un usuario solo agregue filas y columnas o solo ordene y use el Autofiltro. Cuando se habilita la protección de hoja, puede proteger otros elementos, como celdas, rangos, fórmulas y controles ActiveX o de Formulario. Para obtener más información sobre la protección de hojas de cálculo, vea Proteger un hoja de cálculo.
¿Qué nivel de protección debería usar?
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Para controlar el nivel de acceso de los usuarios a un archivo Excel, use la protección a nivel de archivo. Supongamos que tiene un informe de estado semanal de los miembros del equipo en un archivo de Excel. No quiere que nadie fuera de su equipo pueda ni tan siquiera abrir el archivo. Hay dos opciones disponibles:
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Si no quiere que nadie abra el archivo: Puede cifrar el archivo de Excel, que es la técnica más común. Básicamente, esto significa que lo bloquea con una contraseña y nadie excepto usted puede abrirlo.
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Si quiere habilitar el acceso de solo lectura o edición a diferentes usuarios: Puede que le interese que los administradores del equipo puedan modificar el informe de estado semanal, pero que los miembros del equipo solo tengan acceso de solo lectura. Puede proteger el archivo de Excel con dos contraseñas: una para abrirlo y otro para modificarlo. Posteriormente, puede compartir las contraseñas adecuadas con los miembros del equipo en función del nivel de acceso que deberían tener.
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Para controlar cómo los usuarios deberían trabajar con las hojas de cálculo dentro de una estructura del libro, use la protección a nivel de libro. Supongamos que el libro de informe de estado contiene varias hojas de cálculo y cada una se denomina con un miembro del equipo. Quiere asegurarse de que todos los miembros del equipo pueden agregar datos a su propia hoja de cálculo, pero no podrán modificar ninguna hoja de cálculo del libro, ya sea agregando una nueva hoja de cálculo o moviendo hojas de cálculo dentro del libro.
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Para controlar cómo deben trabajar los usuarios dentro de una hoja de cálculo individual, use la protección a nivel de hoja de cálculo. Supongamos que cada hoja de cálculo del libro de informe de estado contiene datos comunes a todas las hojas de cálculo, como filas de encabezado o un diseño de informe específico, y no quiere que nadie lo cambie. Si se protege una hoja de cálculo, puede especificar que los usuarios solo puedan realizar determinadas funciones en una hoja. Por ejemplo, puede dar a los usuarios la posibilidad de escribir datos, pero impedir que eliminen filas o columnas, o solo insertar hipervínculos u ordenar los datos.
Puede usar uno o varios niveles de protección de los datos de Excel según sus necesidades o las de su organización. Puede usar todas las opciones disponibles o una combinación de opciones, según el nivel de seguridad que necesite para los datos de Excel. Por ejemplo, puede cifrar un archivo compartido de Excel, así como habilitar la protección de libros y hojas, y al mismo tiempo usar solo la protección de hoja de cálculo en un libro personal para que no se eliminen las fórmulas por error.
¿Necesita más ayuda?
Siempre puede preguntar a un experto en Excel Tech Community u obtener soporte técnico en Comunidades.
