Quite datos ocultos e información personal inspeccionando documentos, presentaciones o libros

Qué encuentra y quita el Inspector de documento en documentos de Word

El Inspector de documento muestra varios inspectores diferentes que le ayudarán a buscar y eliminar datos ocultos e información personal en documentos de Word antes de compartirlos.

Para buscar y quitar rápidamente datos e información:

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitarlas o guardarlas. 
2. Seleccione Inspeccionar.
3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo en los elementos que se van a eliminar.
   Para advertencias e información sobre cómo quitar información, consulte Usar el Inspector de documento.
4. Seleccione Volver a inspeccionar o Cerrar.

Tipos de datos ocultos e información personal

Los documentos de Word pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

• Comentarios, marcas de revisión de cambios, versiones y anotaciones manuscritas Si ha colaborado con otras personas para crear el documento, es posible que este contenga elementos como marcas de revisión de cambios, comentarios, anotaciones manuscritas o versiones. Esta información puede permitir que otras personas vean los nombres de las personas que trabajaron en el documento, los comentarios de los revisores y los cambios realizados en el documento, cosas que es posible que no desee compartir fuera de su equipo.
• Información personal y propiedades del documento Las propiedades del documento, o metadatos, incluyen detalles sobre el documento, como el autor, el asunto y el título. Las propiedades del documento también incluyen información que los programas de Microsoft 365 mantienen automáticamente, como el nombre de la persona que guardó un documento recientemente y la fecha en que se creó un documento. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución y nombres de plantillas.
• Encabezados, pies de página y marcas de aguaLos documentos de Word pueden contener información en encabezados y pies de página. Además, puede que haya agregado una marca de agua al documento de Word.
• Texto oculto: los documentos de Word pueden contener texto con formato de texto oculto. Si no sabe si el documento contiene texto con formato de texto oculto, puede usar el Inspector de documento para buscarlo.
• Propiedades del servidor de documentos Si el documento se guardó en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio Área de trabajo de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, es posible que el documento contenga propiedades de documento adicionales o información relacionada con esta ubicación de servidor.
• Datos XML personalizados Los documentos pueden contener datos XML personalizados que no son visibles en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal con el Inspector de documento

1. Abra el documento de Word en el que desee buscar datos ocultos o información personal.

2. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar como y escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del documento original.

3. En la copia del documento original, en la pestaña Archivo , seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y, a continuación, elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.

8. Seleccione Quitar todo , junto a los resultados de la inspección, para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   Importante

   • Si quita contenido oculto del documento, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.
   • Si desea quitar datos ocultos e información personal de los documentos que guarda en el formato OpenDocument Text (.odt), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde el documento en ese formato.

El Inspector de documento puede ayudarle a buscar y quitar datos ocultos e información personal almacenada en documentos de Excel antes de compartirlos.

Qué encuentra y quita el Inspector de documento en los documentos de Excel

En esta tabla se enumeran los tipos de datos ocultos e información personal que el inspector de documento puede buscar y quitar de los libros.

Para buscar y eliminar rápidamente datos e información:

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitarlas o guardarlas.
2. Seleccione Inspeccionar.
3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo en los elementos que se van a eliminar.
   Para advertencias e información sobre cómo quitar información, consulte Usar el Inspector de documento.
4. Seleccione Volver a inspeccionar o Cerrar.

No toda la información se puede quitar, para obtener más información, vea Información que el inspector de documento encuentra pero no puede quitar.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

El Inspector de documento le ayuda a buscar y quitar datos ocultos e información personal en libros de Excel.

1. Abra el libro en el que desee buscar datos ocultos o información personal.

2. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar como y escriba un nombre diferente en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia del libro original.

3. En la copia del libro original, en la pestaña Archivo , seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y, a continuación, elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro Inspector de documento , marque las casillas de los tipos de contenido oculto que desea inspeccionar. Para obtener más información sobre los inspectores individuales, vea Qué encuentra y quita el Inspector de documento en los documentos de Excel.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro Inspector de documento .

8. Seleccione Quitar todo , junto a los resultados de la inspección, para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   Importante

   • Si quita el contenido oculto del libro, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.
   • Si quita filas, columnas u hojas de cálculo ocultas que contengan datos, puede cambiar los resultados de los cálculos o fórmulas del libro. Si desconoce el contenido de las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, cierre el Inspector de documento, muestre las filas, columnas u hojas de cálculo ocultas y después revise el contenido.
   • Los inspectores de Comentarios y Anotaciones, Propiedades de documento e Información personal, y Encabezados y pies de página no se pueden usar en un libro que se ha guardado como un libro compartido (Revisar>Compartir libro). Esto se debe a que los libros compartidos usan información personal para permitir que diferentes personas colaboren en el mismo libro. Para quitar esta información de un libro compartido, puede copiar el libro y después dejar de compartirlo. Para dejar de compartir un libro, en la pestaña Revisar , seleccione Compartir libro y desactive Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo.
   • Si desea eliminar datos ocultos e información personal de las hojas de cálculo que guardó con el formato Hoja de cálculo de OpenDocument (.ods), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la hoja de cálculo en este formato.

Tipos de datos ocultos e información personal en Excel

Estos son algunos de los elementos que pueden ser el origen de datos ocultos e información personal en los libros de Excel:

• Comentarios y anotaciones manuscritas El libro puede contener elementos como comentarios o anotaciones manuscritas si ha colaborado con otras personas para crear el libro. Esta información permite que otras personas vean los nombres de las personas que trabajaron en su libro, los comentarios de los revisores y los cambios que se realizaron en su libro.
• Información personal y propiedades del documento Las propiedades de metadatos o documentos en Excel, al igual que en otras aplicaciones de Microsoft 365, incluyen detalles como el autor, el asunto y el título. Microsoft 365 mantiene automáticamente el nombre de la persona que guardó un libro más recientemente, la fecha en que se creó un documento y la ubicación del documento. Puede haber otros tipos de información de identificación personal, como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, recibos de enrutamiento, propiedades de impresora (por ejemplo, ruta de acceso de la impresora y código de acceso de impresión seguro) e información de ruta de acceso de archivos para publicar páginas web.
• Encabezados y pies de página Los libros pueden tener información en encabezados y pies de página.
• Filas, columnas y hojas de cálculo ocultas Los libros pueden tener filas, columnas y hojas de cálculo enteras ocultas. Si distribuye una copia de un libro que contenga filas, columnas u hojas de cálculo ocultas, otras personas pueden hacer que se muestren y ver los datos que contienen.
• Propiedades del servidor de documentos Los libros guardados en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio Área de trabajo o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, podrían contener propiedades de documento adicionales o información relacionada con la ubicación del servidor.
• Datos XML personalizados Los libros pueden tener datos XML personalizados que no están visibles en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.
• Contenido invisible Los libros pueden tener objetos que no son visibles porque tienen formato como invisibles.
• Enlaces externos Los libros pueden tener vínculos a datos de otros libros (vínculos externos). Los nombres de las hojas de cálculo que contienen esos datos se guardan con los libros pero puede que no sean visibles.
• Archivos u objetos incrustados Los libros pueden tener archivos incrustados (como un documento de Microsoft 365 o Texto) u objetos incrustados (como un gráfico o una ecuación) que pueden tener datos que no están visibles.
• Macros de código VBA Los libros pueden contener macros, módulos VBA, controles ActiveX o COM, formularios de usuario o funciones definidas por el usuario (UDF) que pueden contener datos ocultos.
• Elementos que pueden tener datos en caché Los libros pueden contener datos en caché para las tablas y gráficos dinámicos, las segmentaciones, escalas de tiempo y cubos de fórmulas que podrían no ser visibles.
• Encuestas de Excel Los libros pueden tener preguntas ocultas de encuestas de Excel que se introdujeron en Excel para la Web y se guardaron con el libro, pero que no están visibles allí.
• Escenarios del Administrador de escenarios Los libros pueden tener escenarios definidos mediante el Administrador de escenarios. Estos escenarios pueden contener datos ocultos o en caché.
• Filtros Los libros pueden contener filtros automáticos o filtros de tabla activos que podrían provocar que se guarden datos ocultos o en caché en el libro.
• Nombres ocultos Los libros pueden contener nombres ocultos que podrían ser el origen de los datos ocultos.

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

El Inspector de documento detecta los siguientes elementos que podrían contener datos que no son visibles en el libro. No puede quitar estos elementos por usted porque podría hacer que el libro no funcionara correctamente. Puede examinar cada elemento que se encuentra y determinar si desea quitarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento que no contiene datos ocultos, como una imagen estática.

Puede buscar y eliminar información oculta en sus presentaciones de PowerPoint utilizando el Inspector de documento.

Información que busca y quita el Inspector de documento

En esta tabla se enumeran los tipos de datos ocultos e información personal que el inspector de documento puede buscar y eliminar de las presentaciones de PowerPoint.

Para buscar y eliminar rápidamente datos e información:

1. En el Inspector de documento, active o desactive las opciones (como se describe a continuación) para quitarlas o guardarlas.
2. Seleccione Inspeccionar.
3. Revise los resultados de la inspección y seleccione Quitar todo en los elementos que se van a eliminar.
   Para advertencias e información sobre cómo quitar información, consulte Usar el Inspector de documento.
4. Seleccione Volver a inspeccionar o Cerrar.

No todos los datos y la información ocultos se pueden eliminar con el Inspector de documento. Para obtener más información, vea Información que el inspector de documento encuentra pero no puede quitar.

Si su organización personalizó el Inspector de documento mediante la agregación de módulos del Inspector de documento, quizá pueda buscar tipos adicionales de información en las presentaciones.

Buscar y quitar datos ocultos e información personal

1. Abra la presentación de PowerPoint en la que quiera buscar datos ocultos e información personal.

2. En la pestaña Archivo , haga clic en Guardar como y escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo para guardar una copia de la presentación original.

3. En la copia de la presentación original, en la pestaña Archivo , seleccione Información.

4. Seleccione Comprobar si hay problemas y elija Inspeccionar documento.

5. En el cuadro de diálogo Inspector de documento, active las casillas para elegir los tipos de contenido oculto que desee que se inspeccionen. Para obtener más información sobre cada inspector, consulte Eliminación de datos ocultos e información personal mediante la inspección de documentos, presentaciones o libros.

6. Seleccione Inspeccionar.

7. Revise los resultados de la inspección en el cuadro de diálogo Inspector de documento.

8. Seleccione Quitar todo , junto a los resultados de la inspección, para los tipos de contenido oculto que desea quitar del documento.

   • Si quita el contenido oculto de la presentación, es posible que no pueda restaurarlo seleccionando Deshacer.
   • Si desea quitar datos ocultos e información personal de las presentaciones que guardó con el formato Presentación de OpenDocument (.odp), debe ejecutar el Inspector de documento cada vez que guarde la presentación en él. formato.

Después de usar el Inspector de documento para quitar información personal, si sigue modificando la presentación, PowerPoint continuará quitando automáticamente la información personal al guardar este archivo. Sin embargo, si aún se necesita una edición más colaborativa para esta presentación (por ejemplo, debe mantener los nombres del coautor asociados a los comentarios que dejó), puede evitar que PowerPoint elimine automáticamente la información personal, haciendo clic en el botón "Cambiar configuración" en la notificación "Eliminación de información personal habilitada".

Tipos de datos ocultos e información personal

Una presentación de PowerPoint puede guardar varios tipos de datos ocultos e información personal. Aunque es posible que esta información no sea inmediatamente visible, todavía se puede recuperar desde la presentación.

La información oculta puede incluir los datos que PowerPoint agrega para permitirle colaborar en la creación de la presentación con otras personas. Además, puede incluir información que designe deliberadamente como oculta.

Las presentaciones de PowerPoint pueden contener los siguientes tipos de datos ocultos e información personal:

• Comentarios y anotaciones manuscritas Si colabora con otras personas para crear la presentación, es posible que esta contenga elementos como comentarios o anotaciones con lápiz. Esta información puede permitir que otras personas vean los cambios realizados y los nombres de quienes trabajaron en la presentación, junto con los comentarios de los revisores.
• Datos de seguimiento de revisiónAl colaborar en un documento compartido que está almacenado en la nube, PowerPoint 2016 para Microsoft 365 almacena datos sobre quién realizó cambios en el documento y cuándo se realizaron los cambios.
• Información personal y propiedades del documento Las propiedades del documento, también conocidas como metadatos, incluyen detalles sobre la presentación, como el autor, el asunto y el título. Las propiedades del documento también incluyen información que los programas de Microsoft 365 mantienen automáticamente, como el nombre de la persona que guardó un documento recientemente y la fecha en que se creó un documento. Si usó características especiales, el documento también puede contener tipos adicionales de información de identificación personal (PII), como encabezados de correo electrónico, información de envío para revisión, listas de distribución e información de la ruta de acceso de los archivos para la publicación de páginas web.
• Contenido invisible en la diapositiva La presentación puede contener objetos que no son visibles porque tienen formato como invisible.
• Contenido fuera de la diapositivaLas presentaciones de PowerPoint pueden contener objetos que no son visibles inmediatamente porque se arrastraron fuera de la diapositiva al área fuera de la diapositiva. Este tipo de contenido puede incluir cuadros de texto, imágenes prediseñadas, gráficos y tablas.
• Notas de presentación La sección de notas de una presentación de PowerPoint puede contener texto que es posible que no desee compartir públicamente, especialmente si las notas se escribieron únicamente para el uso de la persona que realiza la presentación.
• Propiedades del servidor de documentos Si la presentación se guardó en una ubicación de un servidor de administración de documentos, como un sitio Área de trabajo de documentos o una biblioteca basada en Windows SharePoint Services, la presentación podría contener propiedades de documento adicionales o información relacionada con esta ubicación de servidor.
• Datos XML personalizados Las presentaciones pueden contener datos XML personalizados que no son visibles en el propio documento. El Inspector de documento puede buscar y quitar estos datos XML.

Información que el Inspector de documento encuentra pero que no puede eliminar

El Inspector de documento detecta los siguientes elementos que pueden tener datos que no están visibles en la presentación. El Inspector de documento no puede quitar estos elementos porque podría hacer que la presentación no funcione correctamente. Puede examinar cada elemento que se encuentra y determinar si desea quitarlo manualmente o reemplazarlo con un elemento que no contiene datos ocultos, como una imagen estática.

Inspector de documento y datos personales

Los datos de seguimiento de revisión, introducidos en la compilación 8403 de PowerPoint 2016 para participantes de Microsoft 365 Insider, muestran una limitación del inspector de documento. Por ejemplo, Kelly y Linda colaboran en la presentación A en Microsoft 365. Los datos de seguimiento de revisiones (es decir, los nombres de usuario y las horas en que realizaron modificaciones) se agregan a la presentación. Si Mohammed abre posteriormente la presentación A en una versión anterior de PowerPoint y ejecuta el Inspector de documento en el archivo para quitar datos personales, el Inspector de documento de esa versión de PowerPoint no podrá detectar ni quitar los datos de seguimiento de revisión agregados a la presentación por la versión más reciente de Microsoft 365 de PowerPoint que usan Kelly y Linda. Mohammed no puede eliminar los datos de seguimiento de revisión sin actualizar a la versión actual de PowerPoint y, luego, ejecutar el Inspector de documento

En Visio, puede quitar información oculta y personal antes de compartir una copia de un documento de Visio con otras personas.

La información personal y oculta se puede quitar de las siguientes áreas de características de Visio:

• Comentarios insertados en las páginas del documento
• Propiedades de archivo (autor, administrador y empresa)
• Nombres, iniciales y marcado del revisor
• Rutas de acceso de archivos de galería de símbolos
• Nombre y ruta de acceso del archivo de plantilla

Puede buscar y quitar información oculta en sus presentaciones de Visio siguiendo estos pasos.

1. En la pestaña Archivo, seleccione Información.

2. Seleccione Comprobar si hay problemas y elija Eliminar información personal.

3. En la pestaña Información personal , seleccione Quitar estos elementos del documento.

   Recomendación

   Seleccione la casilla Advertirme si intento reinsertar esta información si quiere ver una advertencia cada vez que intente volver a insertar información personal.

4. Para quitar datos potencialmente confidenciales de orígenes de datos externos, seleccione Quitar datos de orígenes externos almacenados en el documento.

   Nota

   Al activar esta casilla, no se eliminan los datos que se han vinculado a una forma. Quita el origen de datos del diagrama, pero si hay datos del origen de datos en el diagrama, debe eliminarlos manualmente.