Reducir el tamaño del buzón y de los archivos de datos de Outlook (. PST y. OST)

Reducir el tamaño del buzón y de los archivos de datos de Outlook (. PST y. OST)

Cuanto más correos electrónicos envíes y recibas, mayor será el tamaño de tu buzón de Outlook. Los buzones grandes pueden tardar más tiempo en abrirse y buscarse, y muchos proveedores de correo electrónico, entre los que se incluyen Microsoft 365, limitan el tamaño máximo del buzón. Si recibe un mensaje que indica que el buzón ha superado el límite de tamaño, eliminar mensajes y carpetas puede ayudar, pero si almacena su información en un archivo de datos de Outlook (. pst), ese archivo de datos no puede reducirse automáticamente.

Nota: Si usa una cuenta pop o IMAP, toda la información de su cuenta de correo electrónico, incluidas las carpetas, los mensajes de correo electrónico, los contactos, el calendario y la información de tareas, se almacenan en un archivo de datos de Outlook (. pst). Si usa una cuenta de Microsoft 365, Exchange o Outlook.com, se almacena una copia de su buzón en un archivo de datos de Outlook sin conexión (. OST).

Para reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (. pst), puede compactar el archivo de datos. Los archivos de datos de Outlook sin conexión (. OST) no se pueden compactar. Para obtener más información, vea reducir el tamaño de un archivo de datos sin conexión (. OST). 

Hay varias formas de reducir el tamaño del buzón de correo. 

Puede usar la herramienta de limpieza de buzón para ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. Esta herramienta también puede ayudarle a buscar mensajes más antiguos o muy grandes que puede que desee eliminar o mover a un archivo de datos de Outlook (. pst).

A menudo, la causa de un buzón grande es una carpeta de elementos eliminados de gran tamaño. La herramienta proporciona un botón para ver el tamaño de la carpeta elementos eliminados y vaciar la carpeta elementos eliminados.

Ocasionalmente, Outlook almacena los elementos en conflicto en una carpeta llamada conflictos. Los conflictos se producen cuando una copia de un elemento almacenado en el servidor de correo electrónico no está sincronizada con una copia de un elemento almacenado en el equipo local. La herramienta de limpieza de buzón puede eliminar estos conflictos.

Ejecutar la herramienta de limpieza de buzón

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en herramientas> limpieza de buzón.

  3. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores de, Ver tamaño de elementos eliminados, vaciar carpeta elementos eliminados , Ver tamaño de conflictoso vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

Usar limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes

En un largo hilo de correo electrónico, a menudo hay muchos mensajes que contienen la misma información que los mensajes anteriores. La limpieza de la conversación puede eliminar esos mensajes redundantes automáticamente. Para obtener más información, vea usar limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes.

Buscar mensajes grandes

Puede buscar todos los mensajes que superen un tamaño específico en el cuadro de búsqueda de Outlook. Haga clic en el cuadro de búsqueda y escriba: tamaño del mensaje: >5 MB. Esto buscará todos los mensajes mayores de 5 MB. Puede eliminar algunos o todos estos mensajes o moverlos a otro archivo de datos de Outlook (. pst). Para obtener más información sobre cómo mover elementos, vea mover o copiar un mensaje entre carpetas.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (. pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no usa el equipo si Outlook se está ejecutando. También puede iniciar manualmente el proceso de compactar de inmediato. Puede demorar varios minutos en compactar un archivo de datos de Outlook (. pst). No se puede compactar un archivo de datos de Outlook sin conexión (. OST). 

  1. Elimine los elementos que no desee mantener y vacíe la carpeta elementos eliminados .

  2. Haga clic en archivo > configuración de la cuenta >configuraciónde la cuenta. 

  3. En la pestaña archivos de datos , haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en configuración.

  4. Haga clic en la pestaña avanzadas > configuración del archivo de datos de Outlook.

  5. En el cuadro de diálogo Configuración del archivo de datos de Outlook, haga clic en compactar ahora y en Aceptar.

Nota: No es necesario que salga de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (. pst).

La herramienta limpieza de buzón se usa para ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un Archivo de datos de Outlook (.pst) de archivo y vaciar la carpeta elementos eliminados .

  1. Haga clic en Archivo.

  2. Haga clic en herramientas> limpieza de buzón.

  3. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores de, Ver tamaño de elementos eliminados, vaciar carpeta elementos eliminados , Ver tamaño de conflictoso vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (. pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no está usando el equipo y Outlook se está ejecutando. También puede iniciar el comando compacto de forma manual inmediatamente. Puede demorar varios minutos en compactar un archivo de datos de Outlook (. pst).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y en Configuración de la cuenta.

  3. En la pestaña archivos de datos , haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en configuración.

  4. Haga clic en compactar ahora.

Nota: No es necesario que salga de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook (. pst).

Puede usar la herramienta limpieza de buzón , que le permite ver el tamaño del buzón y de las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un archivo de carpetas personales (. pst) y vaciar la carpeta elementos eliminados .

  1. En el menú herramientas , haga clic en limpieza de buzón.

  2. Seleccione Ver tamaño del buzón, Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores de, Ver tamaño de elementos eliminados, vaciar carpeta elementos eliminados , Ver tamaño de conflictoso vaciar conflictos para realizar la tarea deseada.

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Si elimina elementos de un archivo de carpetas personales (. pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no está usando el equipo y Outlook se está ejecutando. Si desea reducir el tamaño del archivo de forma inmediata, puede forzar una compactación. El procedimiento para compactar el archivo de datos puede demorar varios minutos.

  1. En el menú archivo , haga clic en Administración de archivos de datos.

  2. Haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en configuración.

  3. Haga clic en compactar ahora.

Nota: No es necesario que salga de Outlook después de compactar un archivo. pst.

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Reducir el tamaño del archivo de carpetas sin conexión (. OST) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado una gran cantidad de elementos. Este procedimiento no elimina los elementos guardados en el servidor.

  1. Elimine los elementos que no desee conservar y, a continuación, vacíe la carpeta elementos eliminados .

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

  3. En la lista, seleccione Microsoft Exchange Servery, a continuación, haga clic en cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Haga clic en la pestaña Opciones avanzadas y luego en configuración del archivo de carpeta sin conexión.

  6. Haga clic en compactar ahora.

Nota: No es necesario que salga de Outlook después de compactar un archivo. Ost.

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