Reducir el tamaño del buzón y los archivos de datos de Outlook (.pst y .ost)

Cuanto más correo electrónico envíe y reciba, mayor será el tamaño de su buzón de Outlook. Los buzones grandes pueden tardar más tiempo en abrirse y buscar, y muchos proveedores de correo electrónico, incluidos los Microsoft 365, limitan el tamaño máximo del buzón. Si recibe un mensaje en el que se indica que el buzón supera el límite de tamaño, eliminar mensajes y carpetas puede ser de ayuda, pero si almacena la información en un archivo de datos de Outlook (.pst) o un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), es posible que el tamaño del archivo de datos no se reduzca automáticamente.

Nota:Si usa una cuenta POP, toda la información de su cuenta de correo electrónico, incluidas las carpetas, los mensajes de correo electrónico, los contactos, el calendario y la información de tareas se almacena en un archivo de datos de Outlook (.pst). Si usa una cuenta Microsoft 365, Exchange, IMAP o Outlook.com, una copia del buzón se almacena en un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost).

Para reducir el tamaño del archivo de datos de Outlook (.pst) o del archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), puede compactar manualmente el archivo de datos. Seleccione su versión de Outlook a continuación para ver instrucciones sobre cómo reducir el tamaño de un archivo .pst o .ost. 

Hay varias formas de reducir el tamaño del buzón. 

Puede usar la herramienta Limpieza de buzones para ver el tamaño del buzón y las carpetas individuales. Esta herramienta también puede ayudarle a buscar mensajes antiguos o muy grandes que puede que desee eliminar o mover a un archivo de datos de Outlook (.pst).

A menudo, la causa de un buzón grande es una gran carpeta Elementos eliminados. La herramienta proporciona un botón para ver el tamaño de la carpeta Elementos eliminados y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

En ocasiones, Outlook almacenará elementos en conflicto en una carpeta denominada Conflictos. Los conflictos se suceden cuando una copia de un elemento almacenado en el servidor de correo electrónico no está sincronizada con una copia de un elemento almacenado en el equipo local. La herramienta Limpieza de buzones puede eliminar estos conflictos por usted.

Ejecutar la herramienta Limpieza de buzones

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas> limpieza del buzón.

  3. Seleccione Vertamaño del buzón ,Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores que ,Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta Elementos eliminados,Ver tamaño de conflictos o Conflictos vacíos para realizar la tarea deseada.

Usar Limpiar conversación para quitar mensajes redundantes

En una larga conversación de correo electrónico, a menudo hay numerosos mensajes que contienen toda la misma información que los mensajes anteriores. Limpiar conversación puede quitar esos mensajes redundantes automáticamente. Para obtener más información, vea Usar limpieza de conversación para eliminar mensajes redundantes.

Buscar mensajes grandes

Puede buscar todos los mensajes más grandes que un tamaño específico en el cuadro de búsqueda de Outlook. Haga clic en el cuadro Buscar y escriba: messagesize:>5 mb. Esto encontrará todos los mensajes de más de 5 MB. Puede eliminar algunos o todos estos mensajes o moverlos a otro archivo de datos de Outlook (.pst). Para obtener más información sobre cómo mover elementos, vea Mover o copiar un mensaje entre carpetas.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst) o de un archivo de datos de Outlook sin conexión (.ost), Outlook compacta automáticamente el archivo en segundo plano durante el tiempo de inactividad, cuando no usa el equipo, pero Outlook sigue ejecutándose.

Nota:Outlook solo compacta el archivo si hay más del 20 % de "espacio en   blanco" (espacio sin usar) en el archivo.

También puede usar los pasos siguientes para iniciar manualmente el proceso de compactación inmediatamente, lo que puede tardar varios minutos en completarse.

  1. Elimine los elementos que no desee conservar y vacíe la carpeta Elementos eliminados.

  2. Haga clic en > configuración de la cuenta > configuración de la cuenta. 

  3. En la pestaña Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en Configuración.

    Nota:Si usa una cuenta de correo electrónico de Exchange o Outlook.com, debe hacer clic adicionalmente en la pestaña Avanzadas > configuración del archivo de datos de Outlook.

  4. En el cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook, haga clic en Compactar ahora y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo de datos de Outlook.

La herramienta Limpieza de buzones se usa para ver el tamaño del buzón y las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un archivo Archivo de datos de Outlook (.pst) vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. Haga clic en Archivo.

  2. Haga clic en Herramientas> limpieza del buzón.

  3. Seleccione Vertamaño del buzón ,Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores que ,Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta Elementos eliminados,Ver tamaño de conflictos o Conflictos vacíos para realizar la tarea deseada.

Si elimina elementos de un archivo de datos de Outlook (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no usa el equipo y Outlook se está ejecutando. También puede iniciar manualmente el comando compacto inmediatamente. Puede tardar varios minutos en compactar un archivo de datos de Outlook (.pst).

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.

  2. Haga clic en Configuración de la cuenta y en Configuración de la cuenta.

  3. En la pestaña Archivos de datos, haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en Configuración.

  4. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo de archivo de datos de Outlook (.pst).

Puede usar la herramienta Limpieza de buzones, que le permite ver el tamaño del buzón y las carpetas individuales. También puede archivar elementos antiguos en un archivo de carpetas personales de archivo (.pst) y vaciar la carpeta Elementos eliminados.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Limpieza de buzones.

  2. Seleccione Vertamaño del buzón ,Buscar elementos anteriores a, Buscar elementos mayores que ,Ver tamaño de elementos eliminados, Vaciar carpeta Elementos eliminados,Ver tamaño de conflictos o Conflictos vacíos para realizar la tarea deseada.

Principio de página

Si elimina elementos de un archivo de carpetas personales (.pst), el archivo se compacta automáticamente en segundo plano cuando no usa el equipo y Outlook se está ejecutando. Si desea reducir inmediatamente el tamaño del archivo, puede forzar una compactación. El procedimiento para compactar el archivo de datos puede tardar varios minutos.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Administración de archivos de datos.

  2. Haga clic en el archivo de datos que desea compactar y, a continuación, haga clic en Configuración.

  3. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo .pst.

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Reducir el tamaño del archivo de carpeta sin conexión (.ost) puede mejorar el rendimiento si ha eliminado una gran cantidad de elementos. Este procedimiento no elimina los elementos guardados en el servidor.

  1. Elimine los elementos que no desee conservar y, a continuación, vacíe la carpeta Elementos eliminados.

  2. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

  3. En la lista, seleccione Microsoft Exchange Servery, a continuación, haga clic en Cambiar.

  4. Haga clic en Más configuraciones.

  5. Haga clic en la pestaña Avanzadas y, a continuación, haga clic en Configuración del archivo de carpeta sin conexión.

  6. Haga clic en Compactar ahora.

Nota: No tiene que salir de Outlook después de compactar un archivo .ost.

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