Simplificar el reporting de datos profesionales compartidos mediante consultas y macros

Nota: Nos gustaría proporcionarle el contenido de ayuda actual lo más rápido posible en su idioma. Esta página se ha traducido mediante un sistema automático y es posible que contenga imprecisiones o errores gramaticales. Nuestro objetivo es que este contenido sea útil para usted. ¿Puede informarnos sobre si la información le ha sido útil al final de la página? Aquí tiene el artículo en inglés para que pueda consultarlo fácilmente.

Access puede ser muy útil cuando se necesita dominar una secuencia de datos de gran tamaño. Con Access, puede hacer que los datos sean más fáciles de analizar, almacenar y resumir en informes. También puede usar consultas y macros para automatizar partes del proceso, lo que le ahorrará tiempo y ayudará a evitar errores cuando sea hora de otro conjunto de informes.

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En este artículo se usa un conjunto de datos de ejemplo para demostrar cómo se podría crear una base de datos con datos profesionales compartidos, automatizar la importación de datos y crear y distribuir informes a las personas que necesitan un resumen de los datos.

En este artículo

Descargar datos de ejemplo desde el centro de descarga

Prepararse para seguir a lo largo

Obtener datos externos en Access

Importar los datos de origen

Guardar la especificación de importación

Normalizar los datos con el analizador de tablas

Campos clave

Ventajas de los datos normalizados

Normalizar es una inversión

Usar el Asistente para analizar tablas

Aumentar el número de bloqueos de archivo

Ejecutar el asistente

Crear consultas y una macro para administrar el flujo de datos

Crear consultas de datos anexados para rellenar las nuevas tablas en futuras actualizaciones

Abrir una nueva consulta en blanco en la vista SQL

Anexar datos a tblProductCategory

Anexar datos a tblProductName

Anexar datos a tblSalesRegion

Anexar datos a tblOrderDetails

Crear una consulta que Enumere los meses que ya se han importado

Eliminar la consulta tblImport y la tabla tblImport_OLD

Crear una macro que automatice el proceso de importación de principio a fin

Importar meses adicionales de datos

Crear y distribuir informes

Información general sobre informes

Partes de un informe

Informe: ventas por categoría de producto

Crear la consulta de ventas por categoría

Crear el informe ventas por categoría

Informe: ventas por región

Crear una consulta de ventas por región

Crear el informe de ventas por región

Informe: ventas por trimestre

Crear una consulta de ventas por trimestre

Crear el informe ventas por trimestre

Otros tipos de informes

Imprimir un informe

Guardar un informe como PDF o XPS

Descubra formas de obtener más acceso

Opciones y técnicas de diseño de informes

Diseño de formularios

Diseño de formulario básico

Más tipos de formularios

Opciones de formulario y técnicas

Diseño de macros

Convertirse en un desarrollador de Access

Descargar datos de ejemplo desde el centro de descarga

Para que pueda seguir este escenario, hemos proporcionado los datos de ejemplo que se usaron para crear este artículo, así como un archivo de base de datos completo con todos los datos importados. La base de datos completada contiene todas las consultas, macros e informes que en este artículo se explica cómo crear.

Estos recursos se ofrecen como un paquete instalable, todo lo que tienes que hacer es descargar el paquete y ejecutarlo. Cuando vaya a la página de descarga, haga clic en el botón Descargar para empezar. Puede ejecutar el instalador inmediatamente, o guardarlo y, a continuación, instalarlo cuando esté listo.

Nota: El paquete requiere que tenga permiso de escritura en la unidad C: para poder instalarse correctamente.

Descargue e instale los recursos de ejemplo desde el centro de descarga de Microsoft.

La base de datos de ejemplo también incluye varios formularios y consultas asociadas que automatizan aún más la base de datos. Estos objetos no se tratan en este artículo. Para obtener vínculos a más información sobre los formularios, vea la sección explorar formas de obtener más provecho de Access.

Prepararse para seguir a lo largo

Después de instalar el paquete, siga estos pasos para finalizar la preparación:

  1. Mueva el archivo denominado January2010Sales. txt de C:\MonthlySalesReport\MonthlyData\ a C:\MonthlySalesReport\ y, a continuación, cambie el nombre del archivo MonthlySalesData. txt.

  2. Abra Access. En la pestaña archivo, haga clic en nuevo y, a continuación, en plantillas disponibles, haga clic en base de datos en blanco.

  3. En el lado derecho de la pantalla, escriba MyMonthlySalesReports en el cuadro nombre de archivo y, a continuación, haga clic en crear.

  4. Access crea la nueva base de datos. Según la configuración, puede ocurrir una de las situaciones siguientes:

  5. Es posible que Access abra una nueva tabla vacía. Si es así, cierra la nueva tabla, pero deja abierta la nueva base de datos.

  6. Es posible que vea una barra amarilla justo debajo de la cinta de opciones con un botón denominado Habilitar contenido. Si es así, haga clic en Habilitar contenido.

  7. Deje abierta la nueva base de datos. Ahora ya está listo para seguir.

 Principio de página

Obtener datos externos en Access

Existen dos formas de obtener datos externos: vincular e importar.

  • La vinculación es crear una conexión para que Access trate los datos externos como si se tratara de una tabla de Access.

  • Importar es traer datos externos a Access, pero no crear una conexión. Los datos importados se convierten en una tabla de Access.

En este artículo se explica cómo importar datos externos desde un archivo de texto.

Cuando termine de importar datos externos, puede guardar la operación como una especificación de importación que puede volver a usar para repetir el proceso exactamente. Puede guardar una especificación independientemente de si vincula o importa.

Importar los datos de origen

Los comandos de la pestaña datos externos se usan para importar datos de origen.

Imagen de la cinta de opciones de Access

En el procedimiento siguiente se muestra cómo usar los datos de ejemplo preparados en la sección anterior.

  1. En la pestaña datos externos, en el grupo importar y vincular, haga clic en archivo de texto. Se abre el cuadro de diálogo obtener datos externos-archivo de texto.

  2. En el cuadro de diálogo, haga clic en examinar y, a continuación, vaya a la carpeta C:\MonthlySalesData .

  3. Haga doble clic en el archivo MonthlySalesData. txt .

  4. Haga clic en importar el origen de datos en una nueva tabla de la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se inicia el Asistente para importación de texto.

  5. En la primera pantalla del asistente, haga clic en delimitados y, a continuación, haga clic en siguiente.

Nota: No todos los datos de texto están delimitados. Los datos de ejemplo se prepararon como usar valores separados por comas, una Convención común para administrar los extractos de datos de grandes orígenes de datos. Otros archivos de texto pueden estar delimitados con otros caracteres, como puntos y coma, o pueden ser de ancho fijo, es decir, datos en los que cada valor usa el mismo número de caracteres.

  1. En la siguiente pantalla, active la casilla de verificación primera fila contiene nombres de campos y, a continuación, haga clic en siguiente.

  2. En la siguiente pantalla, haga clic en siguiente.

En la mayoría de los casos, debería usar esta pantalla del Asistente para revisar los campos en el archivo de texto que está importando. Para revisar un campo, haga clic en el campo en la pantalla del asistente y, a continuación, revise las opciones que se muestran en el área Opciones de campo. Los datos de ejemplo se han preparado para que este paso no sea necesario.

  1. En la siguiente pantalla, haga clic en siguiente.

Nota: Suele ser una buena idea dejar que Access cree una clave principal al importar datos a una nueva tabla. Sin embargo, es posible que los datos importados ya tengan un campo que esté bien adaptado para usar como clave principal.

  1. En la última pantalla del asistente, escriba tblImport en el cuadro importar a la tabla y, a continuación, haga clic en Finalizar. Access importa los datos y, a continuación, abre el cuadro de diálogo obtener datos externos: archivo de texto. Deje abierto el cuadro de diálogo: completará la siguiente serie de pasos de la sección siguiente, guardando la especificación de importación.

Nota: Es posible que no desee guardar los pasos de algunas operaciones de importación. Guardar los pasos de la importación es una buena idea si piensa importar del mismo origen de datos de forma periódica, como es el caso de este artículo y conjunto de datos de ejemplo.

Para obtener información general sobre el uso de datos externos, vea el artículo Introducción a la importación y exportación de datos.

Guardar la especificación de importación

  1. En el cuadro de diálogo obtener datos externos-archivo de texto, active la casilla de verificación guardar los pasos de la importación. Aparece un nuevo conjunto de opciones.

  2. En el cuadro de diálogo, describa el propósito de la importación escribiendo en el cuadro Descripción. Esta información se almacenará con la especificación, lo que facilitará que otra persona entienda su contenido.

  3. Haga clic en Guardar importación.

Nota: En algunos casos, es posible que desee crear una tarea de Outlook que le avise cuando venza la siguiente importación y para proporcionar una manera sencilla de ejecutar la importación desde Outlook. Los datos de ejemplo de este caso deben copiarse manualmente a la ubicación correcta antes de que se pueda realizar la importación y una tarea de Outlook no ahorraría tiempo, por lo que no usaremos esta opción. Si desea crear una tarea de Outlook para una especificación de importación guardada, active la casilla de verificación crear tarea de Outlook antes de hacer clic en Guardar importación.

Ahora que ha importado el primer archivo de texto, es hora de normalizar los datos.

Normalizar los datos con el analizador de tablas

Una de las razones principales para usar Access es su compatibilidad con datos relacionales, datos que se separan en tablas discretas que están relacionadas entre sí por valores comunes.

Por ejemplo, una tabla puede ser acerca de las páginas web y otra puede estar relacionada con las vistas mensuales de dichas páginas. Cada fila de la tabla vistas de página podría estar relacionada con una fila de la tabla páginas Web. Si ha guardado todos los datos de una tabla, cada fila tendrá que contener toda la información que necesita saber sobre la página web, en lugar de almacenar la información una vez y representarla en la tabla vistas de página con un único valor.

Campos clave

Las tablas normalizadas se conectan mediante campos de clave. Cada conexión se conoce como una relación. Hay dos tipos principales de clave:

  • UNA clave principal se usa para identificar cada registro de una tabla. Cada registro de una tabla tiene un valor diferente para la clave principal. Por lo general, las claves principales tienen el formato de un número incrementado, Access tiene un tipo de datos Especial que funciona bien para este propósito, el tipo de datos autoNumeración.

  • UNA clave externa se usa para conectarse a un registro de otra tabla, para crear una relación. Los registros pueden tener valores iguales o diferentes de una clave externa. Las claves externas tienen el mismo tipo de datos u otro compatible que la clave principal a la que se conectan.

Para obtener más información sobre los campos clave, vea el artículo crear o modificar una clave principal

Ventajas de los datos normalizados

Los datos que se almacenan en tablas independientes para evitar la redundancia se denominan a veces datos normalizados. Existen diferentes grados de normalización, denominados formas normales: primera forma normal, segunda forma normal, etc., con los datos en cada uno de ellos son progresivamente más normalizados. Las ventajas principales de los datos normalizados se obtienen con el tercer formulario normal y se incluyen los siguientes:

  • Reducción de erroressi escribe la misma información una y otra vez, es posible que se produzcan errores en los datos. Los datos normalizados ayudan a evitar esto al permitir que se introduzca información una vez y se vuelva a usar según sea necesario.

  • Tamaño de archivo reducidodado que cada hecho se almacena solo una vez, los datos normalizados ahorran espacio en disco.

  • Los datos de rendimiento mejorados que se normalizan se pueden procesar de forma más eficaz, ya que los datos se pueden seleccionar con mayor precisión.

Normalizar es una inversión

Cuando se importan datos de un origen que no está normalizado, se requiere un poco de trabajo para normalizarlo. Sin embargo, solo tiene que normalizar los datos una vez, la primera vez que importe. En las importaciones posteriores, puede usar consultas para mover datos importados a las tablas normalizadas que creó por primera vez. En este sentido, la normalización es una inversión: trabaje por adelantado para obtener beneficios en la línea.

Para obtener más información sobre la normalización y el diseño de base de datos, vea el artículo conceptos básicos del diseñode una base de datos.

Access proporciona un asistente que puede analizar una tabla y normalizarla para usted: el Asistente para analizar tablas. A continuación, analizaremos el proceso de usar el analizador de tablas para normalizar los datos, con los datos de ejemplo importados en la sección anterior.

Usar el Asistente para analizar tablas

Al importar datos de un origen externo de gran tamaño, es posible que no estén normalizados. Puede usar el analizador de tablas para normalizar los datos en Access. El Asistente para analizar tablas crea nuevas tablas para contener los datos.

Aumentar el número de bloqueos de archivo

Antes de ejecutar el asistente, es posible que tenga que aumentar el valor de la clave del registro MaxLocksPerFile. El número predeterminado de esta clave es 9500, que es demasiado pequeño para acomodar la división de los datos de ejemplo. Para cambiar la configuración del registro, siga estos pasos.

  1. Haga clic en Inicio y, después, en Ejecutar.

  2. Escriba regedit y haga clic en Aceptar.

  3. Siga uno de estos procedimientos:

Si usa Windows de 32 bits    Busque la siguiente clave del registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Microsoft\Office\14.0\Access Connectivity Engine\Engines\ACE

Si usa un sistema operativo Windows de 64 bits    Busque la siguiente clave del registro: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\14.0\Access Connectivity Engine\Engines\ACE

  1. En el panel derecho del editor del registro, haga doble clic en MaxLocksPerFile.

  2. En el cuadro de diálogo Editar valor DWORD, haga clic en decimal.

  3. Asegúrese de que el valor del cuadro datos del valor sea de al menos 16000y haga clic en Aceptar.

Nota: Algunos entornos de red pueden imponer un límite en el número de bloqueos por archivo. Si está conectado a una red de la oficina, consulte al administrador de la red antes de cambiar este valor del registro.

  1. ReInicie Access y abra la base de datos que contiene los datos de ejemplo.

Ejecutar el asistente

Solo tiene que ejecutar el Asistente para analizar tablas una vez para crear las tablas. Para las futuras importaciones, puede usar consultas para mover datos a la estructura normalizada.

  1. En la pestaña herramientas de base de datos, en el grupo analizar, haga clic en analizar tabla. Se inicia el Asistente para analizar tablas.

  2. En la primera pantalla del asistente, puede leer los problemas de datos que no se normalizan y ver algunos ejemplos. Cuando esté listo para continuar, haga clic en siguiente.

  3. En la segunda pantalla, puede obtener información sobre lo que hace el asistente, las ventajas de la normalización y ver algunos ejemplos. Cuando esté listo para continuar, haga clic en siguiente.

  4. En la siguiente pantalla, en el cuadro tablas, haga clic en tblImport y, a continuación, haga clic en siguiente.

  5. En la pantalla siguiente, puede elegir si desea que el asistente decida cómo normalizar las tablas. Debe dejar que el asistente decida si está familiarizado con el proceso de normalización. Por ahora, haga clic en sí, deje que el asistente decida y, a continuación, haga clic en siguiente.

  6. En la siguiente pantalla, el asistente muestra un conjunto propuesto de tablas normalizadas y proporciona una oportunidad para ajustar los campos y cambiar el nombre de las tablas. Debe cambiar el nombre de las tablas propuestas para indicar los datos que contiene cada una. Haga lo siguiente:

    1. Haga clic en tabla1 y, a continuación, haga clic en el botón cambiar nombre de tabla (el botón con un lápiz y un icono de tabla cerca de la esquina superior derecha del asistente). En el cuadro de diálogo que aparece, escriba tblOrderDetails en el cuadro Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    2. Haga clic en Tabla2, en el botón cambiar el nombre de la tabla, escriba tblProductName en el cuadro Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    3. Haga clic en Tabla3, haga clic en el botón cambiar el nombre de la tabla, escriba tblSalesRegion en el cuadro Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    4. Haga clic en Table4, haga clic en el botón cambiar el nombre de la tabla, escriba tblProductCategory en el cuadro Nombre de la tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    5. Haga clic en Siguiente.

  7. En la siguiente pantalla, el asistente continúa mostrando el conjunto propuesto de tablas normalizadas y proporciona una oportunidad para especificar la clave principal de cada tabla. En la tabla tblOrderDetails, haga clic en ID. A continuación, haga clic en el botón establecer identificador único (el botón con solo un icono de tecla junto a la esquina superior derecha del asistente) y, a continuación, haga clic en siguiente.

  8. En las siguientes pantallas, el asistente intenta corregir los registros que podrían tener errores tipográficos. Hay una pantalla de este tipo para cada tabla propuesta. Este proceso de corrección puede ser útil, pero a veces existen dos valores que son muy similares, esto es lo que sucede con los datos de ejemplo. Para cada valor de la lista en cada una de las pantallas de corrección, haga lo siguiente:

  9. Haga clic en la flecha de la columna corrección y, a continuación, haga clic en (dejar como está) en la parte superior de la lista que aparece.

  10. En la última pantalla del asistente, haga clic en sí, cree la consulta y, a continuación, haga clic en Finalizar. Access crea una consulta que combine los datos normalizados tal como aparecían en la tabla original y ejecute la consulta.

Cuando el asistente haya finalizado, se abrirá la ayuda de Access y se mostrará el artículo normalizar los datos con el analizador de tablas.

Principio de página

Crear consultas y una macro para administrar el flujo de datos

Después de normalizar los datos y crear una estructura de tabla, puede usar consultas de datos anexados para mover las futuras importaciones de datos a las nuevas tablas. A continuación, puede usar una macro para ejecutar la importación guardada, las consultas de datos anexados y colocar la tabla importada para que la base de datos esté lista para futuras actualizaciones.

Crear consultas de datos anexados para rellenar las nuevas tablas en futuras actualizaciones

Una consulta de datos anexados selecciona datos de un origen y los agrega a una tabla existente. No afecta a los datos que ya se encuentren en la tabla existente. Los nuevos datos se agregan como filas al final de la tabla existente.

Lista despegable en la fila Anexar a

Al anexar datos a un conjunto de tablas relacionadas, el orden de las consultas es importante porque las relaciones pueden requerir que ya existan valores en algunas tablas para poder crear registros en otros. Este es el caso de los datos de ejemplo. Por ejemplo, los datos de tblProductCategory se deben anexar antes de los datos de tblProductName, porque cada producto de la segunda tabla tiene una categoría que ya debe existir en la primera tabla.

Este es el orden en el que se anexarán los datos de ejemplo:

  1. Categorías de productos

  2. Nombres de producto

  3. Regiones de ventas

  4. Detalles del pedido

Puede crear una consulta de datos anexados mediante la cuadrícula de diseño de la consulta, como se describe en el artículo agregar registros a una tabla mediante una consulta de datos anexados. Cuando trabaje con sus propios datos importados, debe usar la cuadrícula de diseño, ya que es fácil de usar.

También puede crear una consulta abriendo una consulta en blanco en la vista SQL y especificando el SQL necesario. Esto es cómodo y ahorra tiempo si ya conoce el SQL que necesita. Usaremos este método para crear las consultas de datos anexados con los datos de ejemplo.

En los procedimientos siguientes veremos SQL y lo que hace en las consultas. Para obtener más información sobre SQL, vea el artículo Access SQL: conceptos básicos, vocabulario y sintaxis.

Abrir una nueva consulta en blanco en la vista SQL

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

  3. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ver y, después, en Vista SQL.

  4. Elimine la palabra Select y el punto y coma de la nueva consulta.

Anexar datos a tblProductCategory

  1. Abra una nueva consulta en blanco en la vista SQL.

  2. Pegue el siguiente SQL en la consulta:

    INSERT INTO tblProductCategory ( ProductCategory )
    SELECT DISTINCT tblImport.ProductCategory AS Expr1
    FROM tblImport;
  3. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba qryAppendProductCategoryFromMonthlyImporty, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

  5. Access muestra un mensaje para confirmar que desea anexar los datos. Haga clic en .

Examinemos el SQL de esta consulta línea por línea.

Insertar en tblProductCategory (ProductCategory)    Esta línea es una instrucción INSERT INTO. Indica a Access que anexe los datos al campo ProductCategory de la tabla tblProductCategory.

Seleccione DISTINCT tblImport. ProductCategory como expr1    Esta línea es una cláusula SELECT. Indica a Access de qué campo seleccionar los valores, en este caso, el campo ProductCategory. La palabra clave DISTINCt indica a Access que cada valor solo se debe incluir una vez, por lo que los valores duplicados se omiten.

Desde tblImport;    Esta línea es una cláusula FROM. Indica a Access de qué origen de datos seleccionar los valores (en este caso, el objeto tblImport, la consulta que creó el Asistente para analizar tablas después de normalizar los datos importados?. Observe el punto y coma al final de esta línea: indica a Access que ejecute el SQL y sea obligatorio.

Anexar datos a tblProductName

  1. Abra una nueva consulta en blanco en la vista SQL.

  2. Pegue el siguiente SQL en la consulta:

    INSERT INTO tblProductName ( ProductName, tblProductCategory_ID )
    SELECT DISTINCT tblImport.ProductName AS Expr1,
    (SELECT TOP 1 [tblProductCategory].[ID]
    FROM [tblProductCategory]
    WHERE [tblImport].[ProductCategory]=[tblProductCategory].[ProductCategory]) AS Expr2
    FROM tblImport;
  3. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba qryAppendProductNamesFromMonthlyImporty, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

  5. Access muestra un mensaje para confirmar que desea anexar los datos. Haga clic en .

Echemos un vistazo a las partes de esta consulta que no aparecían en la primera consulta.

(Seleccione Top 1 [tblProductCategory]. [ ID]    esta cláusula SELECT es la primera línea de una subconsulta, es decir, una consulta dentro de otra consulta. Encierra una subconsulta entre paréntesis. Las palabras clave Top 1 indican que solo se devolverá el primer valor. Para obtener más información sobre el uso de subconsultas, vea el artículo anidar una consulta dentro de otra consulta o en una expresión mediante una subconsulta.

Where [tblImport]. [ProductCategory] = [tblProductCategory]. [ProductCategory]    Esta línea es una cláusula WHERE forma parte de la subconsulta. UNA cláusula WHERE proporciona criterios de acceso para usar para limitar los resultados de la consulta. Solo los registros que cumplen los criterios se incluyen en los resultados.

Anexar datos a tblSalesRegion

  1. Abra una nueva consulta en blanco en la vista SQL.

  2. Pegue el siguiente SQL en la consulta:

    INSERT INTO tblSalesRegion ( TerritoryName, CountryRegionCode )
    SELECT DISTINCT tblImport.TerritoryName AS Expr1, tblImport.CountryRegionCode AS Expr2
    FROM tblImport;
  3. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba qryAppendRegionFromMonthlyImporty, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

  5. Access muestra un mensaje para confirmar que desea anexar los datos. Haga clic en .

No hay ninguna cláusula en esta consulta que ya no se haya podido ver en las dos primeras consultas.

Anexar datos a tblOrderDetails

  1. Abra una nueva consulta en blanco en la vista SQL.

  2. Pegue el siguiente SQL en la consulta:

    INSERT INTO tblOrderDetails ( SalesOrderID, OrderDate, OrderQty, UnitPrice, StandardCost, tblProductName_ID, tblSalesRegion_ID )
    SELECT tblImport.SalesOrderID AS Expr1, tblImport.OrderDate AS Expr2, tblImport.OrderQty AS Expr3, tblImport.UnitPrice AS Expr4, tblImport.StandardCost AS Expr5,
    (SELECT TOP 1 [tblProductName].[ID]
    FROM [tblProductName]
    WHERE [tblImport].[ProductName]=[tblProductName].[ProductName]) AS Expr6,
    (SELECT TOP 1 [tblSalesRegion].[ID]
    FROM [tblSalesRegion]
    WHERE [tblImport].[TerritoryName]=[tblSalesRegion].[TerritoryName]) AS Expr7
    FROM tblImport;
  3. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba qryAppendOrderDetailsFromMonthlyImporty, a continuación, haga clic en Aceptar.

  4. En el grupo Resultados de la pestaña Diseño, haga clic en Ejecutar.

  5. Access muestra un mensaje para confirmar que desea anexar los datos. Haga clic en .

Aunque esta es la más complicada de las cuatro consultas de datos adjuntos, no tiene ninguna cláusula que ya no se hubiera consultado en las dos primeras consultas.

Crear una consulta que Enumere los meses que ya se han importado

Para ayudar a evitar errores, crearemos una consulta que compruebe los datos existentes para determinar qué meses ya están representados. Cuando creamos la macro, usaremos esta consulta para evitar que se importen dos veces los datos del mismo mes.

  1. Abra una nueva consulta en blanco en la vista SQL.

  2. Pegue el siguiente SQL en la consulta:

SELECT Format([tblOrderDetails].[OrderDate],"mmmm yyyy") AS MonthYearFROM tblOrderDetailsGROUP BY Format([tblOrderDetails].[OrderDate],"mmmm yyyy"), DateSerial(Year([OrderDate]),Month([OrderDate]),1)ORDER BY DateSerial(Year([OrderDate]),Month([OrderDate]),1);

  1. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba qryMonthsAlreadyImportedy, a continuación, haga clic en Aceptar.

Echemos un vistazo a las dos cláusulas que no hemos visto antes: GROUP BY y ORDER BY.

Agrupar por formato ([tblOrderDetails]. [ OrderDate], "mmmm yyyy"), DateSerial (año ([FechaPedido]), mes ([FechaPedido]), 1)    esta línea es una cláusula Group by. Indica a Access que, en lugar de mostrar valores para todos los registros, solo debe mostrar cada valor una vez para los campos (o en este caso, las expresiones) que están en la cláusula. Esta cláusula es necesaria porque la tabla detalles de pedidos tiene muchos pedidos en cada mes. Ten en cuenta que, además de la expresión que usamos en la cláusula SELECT de esta consulta, también tenemos que incluir la expresión de la cláusula ORDER BY que sigue.

Para obtener más información sobre el uso de Group by, consulte el artículo cláusula Group by.

Order by DateSerial (año ([FechaPedido]), mes ([FechaPedido]), 1)    Esta línea es una cláusula ORDER BY. Indica a Access que ordene los resultados en orden ascendente usando los valores del campo (o, en este caso, la expresión) que está en la cláusula.

Para obtener más información sobre cómo usar order by, vea el artículo ordenar por cláusula.

Eliminar la consulta tblImport y la tabla tblImport_OLD

Al usar el Asistente para analizar tablas para normalizar los datos, la tabla creada por la especificación de importación guardada ha cambiado de nombre y se ha sustituido por una consulta. Ya hemos usado la consulta (denominada tblImport) en las consultas de datos anexados. Se recomienda usar prefijos de tres letras con nombres de objeto para indicar el tipo de objeto: por eso las consultas de datos anexados tienen nombres que comienzan por qry.

Dado que ya tenemos las tablas normalizadas que necesitamos y que han importado los datos en ellas, quitaremos la tabla cuyo nombre ha cambiado y la consulta que la reemplazó. La próxima vez que se ejecute la importación guardada, se creará de nuevo la tabla tblImport y servirá de origen de datos para las consultas de datos anexados.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en tblImport y luego haga clic en eliminar. Haga clic en en el cuadro de diálogo que aparece.

  2. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en tblImport_OLD y luego haga clic en eliminar. Haga clic en en el cuadro de diálogo que aparece.

Crear una macro que automatice el proceso de importación de principio a fin

Las macros son una manera sencilla de automatizar los procesos en Access. El siguiente vídeo proporciona una introducción.

Su explorador no admite vídeo. Instale Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player o Internet Explorer 9.

Puede usar una macro para automatizar el proceso de importación de datos. A continuación, puede ejecutar la macro en lugar de ejecutar una serie de consultas.

  1. En el grupo Macros y código de la pestaña Crear, haga clic en Macro.

  2. En el grupo Mostrar u ocultar de la pestaña Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.

  3. En la nueva macro, haga clic en Agregar nueva acción, escriba activadoy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro OnError y muestra los argumentos de ir a y nombre de macro.

  4. Seleccione el nombre de la macro en el argumento ir a.

  5. En el argumento nombre de macro, escriba ErrorHandlery, a continuación, presione Entrar.

  6. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba ejecutadasy, a continuación, presione Entrar. Access completa automáticamente el establecimiento de la acción de macro EjecutarImportaciónExportaciónGuardada y muestra el argumento nombre de importación y exportación guardado.

  7. Seleccione Import-MonthlySalesData en el argumento Saved Import Export Name.

  8. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba SetWy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro EstablecerAdvertencias y muestra el argumento Warnings on. Deje el argumento establecido en no.

  9. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba siy, a continuación, presione Entrar. Access crea un bloque If. Un bloque If permite que una macro evalúe una expresión y realice diferentes acciones según el resultado de dicha evaluación. Para obtener más información, consulte el artículo de MSDN si... Entonces... Bloque de macros else.

  10. Haga clic en expresión condicional y, a continuación, escriba
    la siguiente expresión:IsNull(DLookUp("[MonthYear]","qryMonthsAlreadyImported","[MonthYear] = '" & Format(DMax("[OrderDate]","[tblImport]"),"mmmm yyyy") & "'"))

La expresión comprueba si los valores de month y Year de la tabla tblImport no se muestran en los resultados de la consulta qryMonthsAlreadyImported. Si es así, la macro realiza las acciones en el bloque If. Si no es así, la macro no realiza las acciones.

  1. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba OpenQy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro AbrirConsulta y muestra el nombre de la consulta, la vista y los argumentos de modo de datos.

  2. Seleccione qryAppendProductCategoryFromMonthlyImport en el argumento nombre de la consulta. No cambie los otros dos argumentos.

  3. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba OpenQy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro AbrirConsulta y muestra el nombre de la consulta, la vista y los argumentos de modo de datos.

  4. Seleccione qryAppendProductNamesFromMonthlyImport en el argumento nombre de la consulta. No cambie los otros dos argumentos.

  5. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba OpenQy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro AbrirConsulta y muestra el nombre de la consulta, la vista y los argumentos de modo de datos.

  6. Seleccione qryAppendRegionFromMonthlyImport en el argumento nombre de la consulta. No cambie los otros dos argumentos.

  7. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba OpenQy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro AbrirConsulta y muestra el nombre de la consulta, la vista y los argumentos de modo de datos.

  8. Seleccione qryAppendOrderDetailsFromMonthlyImport en el argumento nombre de la consulta. No cambie los otros dos argumentos.

  9. En la esquina inferior derecha del bloque If, haga clic en agregar otra. Access crea un bloque else. Un bloque else sigue siempre a un bloque If, y contiene las acciones que realiza la macro si la expresión en el bloque If no es true.

  10. En el bloque else, haga clic en Agregar nueva acción, escriba mesy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro MessageBox y muestra el mensaje, el pitido, el tipo y los argumentos de título.

  11. En el argumento del mensaje, haga clic en obligatorio y, a continuación,
    escriba la siguiente expresión:="Data for the month of " & Format(DMax("[OrderDate]","[tblImport]"),"mmmm yyyy") & " has already been imported." esta expresión recupera el mes y el año de la tabla tblImport y agrega texto a cada lado para generar una cadena que actúa como el acceso al mensaje se muestra si los datos ya se han importado.

  12. Seleccione información en el argumento tipo. No cambie los argumentos de pitido o título.

  13. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba RunSQy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro RunSQL y muestra la instrucción SQL y usar argumentos de transacción.

  14. En el argumento de la instrucción SQL, escriba DROP TABLE [tblImport]. No cambie el argumento Usar transacción.

  15. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba SetWy, a continuación, presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro EstablecerAdvertencias y muestra el argumento Warnings on.

  16. Seleccione en el argumento Activar advertencias.

  17. Haga clic en Agregar nueva acción, escriba Suby, a continuación, presione Entrar. Access crea un bloque de submacros. Un bloque de submacro contiene una macro que se puede ejecutar dentro de la macro que lo contiene. Este bloque de submacros contendrá una macro para controlar los errores (ya hemos hecho referencia al principio de esta macro).

  18. En el cuadro situado junto a submacro:, escriba ErrorHandler. Este es el nombre de la submacro.

  19. En el bloque de submacros, haga clic en Agregar nueva acción, escriba mesy presione Entrar. Access termina de escribir la acción de macro MessageBox y muestra el mensaje, el pitido, el tipo y los argumentos de título.

  20. En el argumento mensaje, escriba la siguiente expresión:
    ="An error occurred." & Chr(10) & Chr(10) & "Error Number: " & [MacroError].[Number] & Chr(10) & Chr(10) & "Error Description: " & [MacroError].[Description]

Esta expresión crea un mensaje que especifica el número y la descripción del error cuando se produce un error.

  1. Seleccione crítico en el argumento tipo. No cambie el pitido ni los argumentos del título.

  2. Presione CTRL + G. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba mcrImportMonthlyDatay, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre la creación de macros, vea el artículo crear una macro de interfaz de usuario (UI)y la sección de lectura adicional.

Importar meses adicionales de datos

Ahora que tenemos una macro que automatiza gran parte del proceso, vamos a analizar su uso para importar los datos restantes.

  1. En Windows, vaya a C:\MonthlySalesReport\MonthlyData\.

  2. Cambie el nombre del archivo MonthlySalesData. txt por 2010Sales_imported. txt de enero.

  3. Mueva el archivo denominado February2010Sales. txt de la carpeta MonthlyData a la carpeta MonthlySalesReport y cambie el nombre del archivo copiado MonthlySalesData. txt.

  4. En Access (con la versión de la base de datos de ejemplo abierta), en el panel de navegación, haga doble clic en mcrImportMonthlyData.

  5. Repita los pasos 2 a 4, pero cada vez use el mes siguiente. Por ejemplo, la segunda vez, en el paso 2, cambie el nombre del archivo que tiene febrero en su nombre de archivo y, en el paso 3, copie el archivo que tiene marzo en su nombre de archivo.

  6. Siga repitiendo los pasos hasta que haya importado todos los datos. Esto será evidente porque no habrá más archivos en la carpeta MonthlyData .

Principio de página

Crear y distribuir informes

Después de obtener los datos en tablas normalizadas y de configurar todo para futuras importaciones, es el momento de crear informes, es decir, el resumen que puede distribuir a otras personas para ayudarles a tomar decisiones.

Información general sobre informes

UN informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una forma de distribuir o archivar instantáneas de los datos.

Informe de empleados en vista previa de impresión

Los informes pueden proporcionar detalles sobre registros individuales, resúmenes en muchos registros o ambos. También puede usar los informes de Access para crear etiquetas para correos u otros fines.

Partes de un informe

En Access, el diseño de un informe se divide en secciones. En una base de datos cliente, puede ver el informe en la vista Diseño para ver sus secciones. En la vista presentación, las secciones no son tan obvias, pero siguen ahí y se pueden seleccionar mediante la lista desplegable en el grupo selección de la pestaña formato. Para crear informes útiles, es necesario comprender cómo funciona cada sección. Por ejemplo, la sección en la que elige colocar un control calculado determina cómo calcula Access los resultados. La siguiente lista es un resumen de los tipos de sección y sus usos:

Encabezado de informe    Esta sección se imprime una vez, al principio del informe. Use el encabezado del informe para la información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo, un título o una fecha. Cuando coloca un control calculado que usa la función suma en el encabezado del informe, la suma calculada corresponde a todo el informe. El encabezado de informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página    Esta sección se imprime en la parte superior de cada página. Por ejemplo, usa un encabezado de página para repetir el título del informe en todas las páginas.

Encabezado de grupo    Esta sección se imprime al principio de cada grupo de registros nuevo. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe agrupado por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto. Al colocar un control calculado que use la función de agregado sum en el encabezado de grupo, la suma es para el grupo actual. Puede tener varias secciones de encabezado de grupo en un informe, en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Información detallada    Esta sección se imprime una vez para cada fila del origen de registros. Aquí es donde se colocan los controles que componen el cuerpo principal del informe.

Pie de página del grupo    Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Use un pie de grupo para imprimir información de Resumen de un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función del número de niveles de agrupación que haya agregado.

Pie de página    Esta sección se imprime al final de cada página. Use un pie de página para imprimir números de página o información por página.

Pie de página del informe    Esta sección se imprime una vez, al final del informe. Use el pie del informe para imprimir los totales del informe u otra información de Resumen de todo el informe.

Para obtener información general detallada sobre los informes, vea el artículo Introducción a los informes en Access.

A continuación, crearemos los siguientes tres informes y consultas para proporcionarles datos:

  • Ventas por categoría de producto

  • Ventas por trimestre

  • Ventas totales por región

Informe: ventas por categoría de producto

UNA necesidad común de creación de informes es resumir los datos en un conjunto de atributos. Por ejemplo, una organización de ventas podría querer ver las ventas resumidas en todas las categorías de productos vendidos.

Los procedimientos siguientes muestran cómo crear un origen de datos de consulta y un informe que muestra las ventas por categoría de producto con los datos de ejemplo.

Crear la consulta de ventas por categoría

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en tblOrderDetails, tblProductName y tblProductCategory y, a continuación, haga clic en cerrar. Access agrega las tablas a la ventana de diseño de la consulta.

  3. En el objeto tblProductCategory, haga doble clic en ProductCategory. Access agrega el campo a la cuadrícula de la consulta.

  4. Haga clic con el botón secundario en la segunda columna de la cuadrícula de la consulta y, a continuación, haga clic en zoom.

  5. En el cuadro zoom, escriba ventas brutas: OrderQty * PrecioUnidady, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic con el botón secundario en la tercera columna de la cuadrícula de la consulta y, después, haga clic en zoom.

  7. En el cuadro zoom, escriba ventas netas: (OrderQty * PrecioUnidad)-(OrderQty * StandardCost)y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. En la pestaña diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales. Aparece la fila total en la cuadrícula de la consulta.

  9. En la fila total, seleccione suma en la segunda y la tercera columna.

  10. En la pestaña diseño, en el grupo resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra las ventas brutas y netas de cada una de las categorías de producto de 35.

  11. Presione CTRL + S, escriba qrySalesByCategory en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear el informe ventas por categoría

  1. En el panel de navegación, haga clic en qrySalesByCategory.

  2. En la pestaña crear, en el grupo informes, haga clic en Informe. Access crea un informe basado en la consulta seleccionada y lo abre en la vista presentación.

  3. Ajustar el diseño del informe para que sea más fácil de leer. Puede ajustar el ancho de una columna de diseño arrastrando el borde. Considera la posibilidad de cambiar las etiquetas para que resulte más fácil leerlas, como agregar espacios y quitar elementos innecesarios.

  4. Presione CTRL + S, escriba rptSalesByCategory en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Informe: ventas por región

Otro atributo común que una organización de ventas quiere resumir es región. Los procedimientos siguientes muestran cómo crear una consulta y un informe que muestre las ventas brutas y netas por región mediante los datos de ejemplo.

Crear una consulta de ventas por región

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en tblOrderDetails y tblSalesRegion y, a continuación, haga clic en cerrar. Access agrega las tablas a la ventana de diseño de la consulta.

  3. En el objeto tblSalesRegion, haga doble clic en TerritoryName. Access agrega el campo a la cuadrícula de la consulta.

  4. Haga clic con el botón secundario en la segunda columna de la cuadrícula de la consulta y, a continuación, haga clic en zoom.

  5. En el cuadro zoom, escriba ventas brutas: OrderQty * PrecioUnidady, a continuación, haga clic en Aceptar.

  6. Haga clic con el botón secundario en la tercera columna de la cuadrícula de la consulta y, después, haga clic en zoom.

  7. En el cuadro zoom, escriba ventas netas: (OrderQty * PrecioUnidad)-(OrderQty * StandardCost)y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  8. En la pestaña diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales. Aparece la fila total en la cuadrícula de la consulta.

  9. En la fila total, seleccione suma en la segunda y la tercera columna.

  10. En la pestaña diseño, en el grupo resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra las ventas brutas y netas de cada una de las 10 regiones de ventas.

  11. Presione CTRL + S, escriba qrySalesByRegion en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear el informe de ventas por región

  1. En el panel de navegación, haga clic en qrySalesByRegion.

  2. En la pestaña crear, en el grupo informes, haga clic en Informe. Access crea un informe basado en la consulta seleccionada y lo abre en la vista presentación.

  3. Ajustar el diseño del informe para que sea más fácil de leer. Puede ajustar el ancho de una columna de diseño arrastrando el borde. Considera la posibilidad de cambiar las etiquetas para que resulte más fácil leerlas, como agregar espacios y quitar elementos innecesarios.

  4. Presione CTRL + S, escriba rptSalesByRegion en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Informe: ventas por trimestre

Otra necesidad común de los informes es resumir los datos en períodos de tiempo iguales, como los trimestres. Por ejemplo, una organización de ventas podría querer ver el total de ventas por trimestre.

Los procedimientos siguientes muestran cómo crear una consulta y un informe que muestren las ventas brutas y netas por trimestre con los datos de ejemplo.

Crear una consulta de ventas por trimestre

  1. En el grupo Consultas de la pestaña Crear, haga clic en Diseño de la consulta.

  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en tblOrderDetails y, a continuación, haga clic en cerrar. Access agrega la tabla a la ventana de diseño de la consulta.

  3. Haga clic con el botón secundario en la primera columna de la cuadrícula de la consulta y, después, haga clic en zoom.

  4. En el cuadro zoom, escriba Quarter: "Q" & Format (OrderDate, ' q ') & "-" & Format (OrderDate, ' YYYY ')y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  5. Haga clic con el botón secundario en la segunda columna de la cuadrícula de la consulta y, a continuación, haga clic en zoom.

  6. En el cuadro zoom, escriba ventas brutas: OrderQty * PrecioUnidady, a continuación, haga clic en Aceptar.

  7. Haga clic con el botón secundario en la tercera columna de la cuadrícula de la consulta y, después, haga clic en zoom.

  8. En el cuadro zoom, escriba ventas netas: (OrderQty * PrecioUnidad)-(OrderQty * StandardCost)y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  9. En la pestaña diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en totales. Aparece la fila total en la cuadrícula de la consulta.

  10. En la fila total, seleccione suma en la segunda y la tercera columna.

  11. En la pestaña diseño, en el grupo resultados, haga clic en Ejecutar. La consulta se ejecuta y muestra las ventas brutas y netas de cada una de las 10 regiones de ventas.

  12. Presione CTRL + S, escriba qrySalesByQuarter en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Crear el informe ventas por trimestre

  1. En el panel de navegación, haga clic en qrySalesByQuarter.

  2. En la pestaña crear, en el grupo informes, haga clic en Informe. Access crea un informe basado en la consulta seleccionada y lo abre en la vista presentación.

  3. Ajustar el diseño del informe para que sea más fácil de leer. Puede ajustar el ancho de una columna de diseño arrastrando el borde. Considera la posibilidad de cambiar las etiquetas para que resulte más fácil leerlas, como agregar espacios y quitar elementos innecesarios.

  4. Presione CTRL + S, escriba rptSalesByQuarter en el cuadro Guardar como y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Otros tipos de informes

Los informes anteriores solo se muestran en contacto con algunas de las cosas que puede hacer con los informes de Access. Para obtener información sobre otras características, opciones y técnicas de diseño, vea los artículos siguientes:

Crear un informe agrupado o un informe de resumen

Crear y utilizar subinformes

Imprimir un informe

A menudo, desea distribuir informes en papel. Los informes de Access están optimizados para la impresión y, en general, tienen una impresión mejor que otros objetos, como tablas o formularios.

  1. Haga clic con el botón secundario en el informe que desea imprimir y, a continuación, haga clic en vista previa de impresión. Access abre el informe en modo de vista previa de impresión.

  2. Si necesita ajustar el informe, haga clic con el botón secundario en el informe de vista previa y, a continuación, haga clic en vista presentación. Después de realizar los cambios, en la pestaña diseño, en el grupo vistas, haga clic en vista y, a continuación, haga clic en vista previa de impresión.

  3. Cuando esté listo para imprimir, en la pestaña vista previa de impresión, en el grupo Imprimir, haga clic en Imprimir.

Guardar un informe como PDF o XPS

Es posible que prefiera enviar un informe por correo electrónico o transferirlo a un disco por separado de toda la base de datos. Puede guardar un informe como archivo PDF o XPS para este propósito.

  1. En el panel de navegación, haga doble clic en el informe que desee guardar como PDF o XPS.

  2. Haga clic en la pestaña archivo y, a continuación, haga clic en Guardar y publicar.

  3. En tipos de archivo, haga clic en Guardar objeto como.

  4. En guardar el objeto de base de datos actual, haga clic en PDF o XPS y, a continuación, en Guardar como.

  5. En el cuadro de diálogo publicar como PDF o XPS, busque la ubicación en la que desea guardar el nuevo archivo, seleccione el tipo de archivo que desee en el cuadro Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en publicar.

Es posible que desee establecer opciones, como el intervalo de páginas o si desea incluir información no imprimible. Si es así, haga clic en Opciones antes de hacer clic en publicar.

Para obtener más información sobre cómo guardar como PDF, consulte el artículo Guardar como PDF. Para obtener más información sobre cómo guardar como XPS, consulte el artículo Guardar como XPS.

Descubra formas de obtener más acceso

Esta sección contiene vínculos a información sobre las funciones y técnicas de acceso adicionales. Aunque no se incluyen en el artículo, puede usar estas técnicas para refinar la base de datos que ha creado con los datos de ejemplo.

Por ejemplo, el formulario que se muestra al abrir la base de datos de ejemplo es un formulario de navegación (que se muestra a continuación, en más tipos de formularios) y se muestra cuando se abre la base de datos porque es el formulario predeterminado (que se muestra a continuación, en Opciones de formulario y técnicas)).

Opciones y técnicas de diseño de informes

Insertar un control de salto de página en un informe de Access

Diseño de formularios

La base de datos de ejemplo contiene varios formularios que ayudan a que sea más fácil de usar. Para obtener más información sobre cómo crear y usar formularios, consulte los siguientes artículos:

Diseño de formulario básico

Introducción a formularios

Crear un formulario mediante la herramienta Formulario

¿Qué vista debo usar? ¿La vista Presentación o la vista Diseño?

Más tipos de formularios

Crear un formulario con pestañas

Crear un formulario dividido

Crear un formulario de navegación

Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)

Opciones de formulario y técnicas

Establecer el formulario predeterminado que aparece al abrir una base de datos de Access

Crear un control que hace referencia a un control de otro formulario

Agregar exploración web a un formulario

Almacenar la fecha y la hora cuando se modifica un registro

Usar parámetros en consultas, formularios e informes

Diseño de macros

Crear una macro que se ejecute al abrir una base de datos

Convertirse en un desarrollador de Access

Para obtener más información sobre cómo desarrollar soluciones con Access, consulte estos artículos:

Introducción a la programación de Access

Obtener ayuda sobre las funciones integradas, las propiedades, las acciones de macro y las palabras clave SQL

Ampliar sus conocimientos de Office
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Obtener nuevas características primero
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