Sugerencias para crear listas de distribución de correo

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Independientemente de lo inteligente que sea el correo electrónico, tendrá poco impacto si lo envía a personas equivocadas. Puede limitar la lista de distribución de correo a nombres y direcciones, o bien puede incluir más detalles sobre cada cliente para categorizar a los clientes en segmentos que tengan sentido para su empresa.

Cuanto más dirijas a un correo en un segmento de clientes que pueda estar interesado en una oferta específica, mayor será la tasa de éxito de su correo. Planee la votación entre una tercera y la mitad del tiempo y el presupuesto de su campaña de distribución de correo para refinar la lista de distribución de correo para los segmentos de clientes adecuados.

Cómo usar los datos de los clientes

Después de obtener información sobre los clientes y clientes potenciales, puede ser muy útil el seguimiento de los atributos que tienen en común. Cuanto más detalles Capture en la lista de distribución de correo, más opciones tendrá para dirigir sus envíos por correo.

Pero asegúrese de que los datos detallados en los que realiza el seguimiento son los datos que va a usar. Cuanto más complejidad agregue a la lista de distribución de correo, más trabajo tendrá que hacer para mantener la lista.

Por ejemplo, puede usar los datos de los clientes de cualquiera de las siguientes maneras:

  • Imprimir etiquetas postales     Cree etiquetas postales para las que solo necesita información de nombre y dirección.

  • Enviar por correo a los clientes de una configuración regional específica     Filtre la lista de distribución de correo por ciudad o código postal para que pueda anunciar fácilmente una promoción únicamente a los clientes que viven en una ubicación determinada.

  • Agregar un saludo personalizado     Personalice el correo incluyendo los nombres de los destinatarios y los apellidos en una línea de saludo al separar el nombre en los campos de datos título, nombrey apellidos .

  • Céntrese en los destinatarios de una determinada edad     Notificar a los clientes de los productos o servicios adecuados para la vida útil de esos clientes (como la planificación de la jubilación en su TWENTIES frente a la planificación para su jubilación en su FIFTIES), recopilando las fechas de nacimiento de sus clientes como año de nacimiento (por ejemplo, "1945").

    Si desea ofrecer un regalo promocional a todos los clientes cuyo cumpleaños se celebre en el mes actual, puede recopilar sus fechas de nacimiento como día, mes, año (por ejemplo, "1 de enero, 2000").

  • Personalizar correos separados por género     Anunciar una nueva línea de productos solo para hombres o solo mujeres incluyendo el sexo de cada cliente ("hombre" o "hembra") en la lista de distribución de correo.

  • Usar el historial de compras     Envíe anuncios especiales a los que han realizado las compras importantes más recientes o notifique a los clientes cuando tiene nuevos modelos de sus marcas favoritas. Para ello, debe realizar un seguimiento del historial de adquisiciones de los clientes. También puede notificar a los clientes sobre productos similares ("los clientes que compraron lo que compró también compraron esto").

  • Enviar correo electrónico para ahorrar en    el franqueo  Ahorre en los costos de correo para un evento solo por invitación enviando invitaciones por correo electrónico a aquellos clientes que proporcionan sus direcciones de correo electrónico. En primer lugar, puede dirigir las invitaciones a la impresión realizando una combinación de correspondencia y filtrando los clientes que no tengan dirección de correo electrónico. A continuación, puede crear una invitación por correo electrónico realizando una combinación de correo electrónico y filtrando los clientes que tengan direcciones de correo electrónico.

Crear una lista de distribución de correo

En su versión más básica, una lista de distribución de correo es un archivo de texto que separa los registros de los destinatarios en campos comunes. Estas listas suelen adoptar la forma de hojas de cálculo o tablas, con cada registro en su propia fila, separados en columnas que contienen los campos de datos individuales, como la lista básica de correo que se muestra aquí.

Lista de correo básica en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia

Una lista compleja podría incluir campos de datos adicionales, como preferencias de tamaño y color de producto, historial de compras, fecha de nacimiento y sexo.

Si va a crear una lista de distribución de correo por primera vez, puede hacerlo sin salir de Publisher. Para obtener más información, vea crear una lista de direcciones para la combinación de correspondencia.

Combinar listas de varios orígenes

Tanto si tiene listas de distribución de correo como si las adquiere, Publisher facilita la combinación y edición de listas de clientes de varias fuentes en Publisher. Puede elegir lo que mejor se adapte a usted al ensamblar la lista de distribución de correo de Publisher a partir de cualquier combinación de otras listas creadas en Excel, Outlook y Access.

Especificar la lista que se va a agregar

  1. En la pestaña correspondencia, haga clic en Asistente para combinar correspondencia > paso por paso al Asistente para combinar correspondencia.

    Si la publicación está conectada a una lista de destinatarios, Compruebe la conexión y, a continuación, en la pestaña correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios. Si la publicación no está conectada a una lista de destinatarios existente, en el panel combinar correspondencia, haga clic en siguiente: crear o conectarse a una lista de destinatarios y, a continuación, seleccione la lista que desee.

  2. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, en Agregar a la lista de destinatarios, realice una de las siguientes acciones:

    • Haga clic en escribir una nueva lista, agregue las entradas que desee en el cuadro de diálogo nueva lista de direcciones y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Haga clic en usar una lista existente, seleccione un origen de datos en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y, a continuación, haga clic en abrir.

    • Haga clic en elegir de los contactos de Outlook (si está se le pide que elija un perfil de correo, haga clic en el perfil que desee) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione una carpeta o lista de distribución en el cuadro de diálogo seleccionar contactos y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resolver discrepancias al combinar listas

Cuando se agrega una lista de distribución de correo a otra, es posible que uno o más campos de la lista agregada no tengan una coincidencia en la lista existente. Por ejemplo, la lista de direcciones que está agregando puede incluir un campo Company Name , pero es posible que la lista original no.

Publisher le pide que corrija las discrepancias entre los campos de las diversas listas de orígenes abriendo el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios.

  1. En el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios, seleccione un campo que no esté marcado en la columna coincidente, seleccione el campo al que desea que corresponda en la lista campos de la lista de destinatarios con campos coincidentes y, a continuación, haga clic en coincidir.

  2. En el cuadro de diálogo asignar campo, compruebe que el campo que ha seleccionado se muestra en hacer coincidir con el campo de lista de destinatarios o seleccione otro y, a continuación, haga clic en Aceptar.

  3. Si necesita agregar un nuevo campo a la lista de destinatarios para realizar una coincidencia, seleccione el campo que desea agregar a la nueva lista (la lista de la izquierda en el cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios), haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Los campos agregados se muestran en nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios.

    Sugerencia: Para quitar un campo agregado, selecciónelo en el cuadro nuevos campos que se agregarán a la lista de destinatarios y haga clic en quitar.

Imagen del cuadro de diálogo Agregar a la lista de destinatarios

¿Cómo hago coincidir campos cuando Publisher no me pide?

  • En más elementos del panel de tareas combinación de correspondencia, haga clic en campos de dirección y, a continuación, haga clic en asignar campos.

Guardar un acceso directo en una lista combinada

Puede crear un acceso directo a la lista combinada para utilizarlo en otros envíos por correo. Siempre que edite una entrada individual en la lista combinada, la entrada modificada también se actualizará en el archivo de origen original si el archivo está disponible para su edición. Si no desea actualizar el archivo de origen original, exporte la lista de destinatarios a un nuevo archivo.

  1. En el panel de tareas combinar correspondencia (paso 3: crear publicaciones combinadas ), en prepararse para realizar un seguimiento de este correo, haga clic en guardar un acceso directo en una lista de destinatarios.

  2. En el cuadro de diálogo Guardar archivo, escriba un nombre para la lista de direcciones combinadas en el cuadro nombre de archivo.

    De manera predeterminada, la lista de direcciones se guarda en la carpeta mis orígenes de datos. Es mejor mantener la lista de direcciones aquí, ya que es la carpeta predeterminada en la que Publisher busca los orígenes de datos.

  3. Haga clic en Guardar.

Restringir una lista de destinatarios

Cuando coinciden los campos de varias listas de orígenes, todos los registros aparecen en la lista existente del cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, donde puede filtrar, ordenar y seleccionar los destinatarios que desea incluir en la combinación de correo electrónico. Active la casilla situada junto a cada destinatario que desee incluir y desactive la casilla situada junto a cada destinatario que desee excluir.

Seleccionar o borrar todos los elementos

  • Active o desactive la casilla en la fila de encabezado.

Filtrar los elementos de la lista

Si desea usar solo algunas entradas de la lista, puede filtrar la lista por un campo específico o criterio. Después de filtrar la lista, puede usar las casillas de verificación para incluir y excluir registros.

  1. Haga clic en la flecha situada junto al encabezado de columna del elemento por el que desea filtrar.

  2. Siga uno de estos procedimientos:

    • Haga clic en (en blanco) para mostrar todos los registros en los que el campo correspondiente está en blanco.

    • Haga clic en (no en blanco) para mostrar todos los registros en los que el campo correspondiente contiene información.

    • Haga clic en (avanzado) para abrir el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, que puede usar para filtrar por varios criterios.

      Nota: También puede abrir el cuadro de diálogo filtrar y ordenar haciendo clic en filtrar en restringir lista de destinatarios en el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia.

  3. Sugerencia: Si el origen de datos contiene registros que comparten la misma información y hay 10 o menos valores únicos en la columna, puede filtrar por información específica. Por ejemplo, si hay varias direcciones en las que se muestra Australia como país o región, puede filtrar por Australia.

  4. El cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia solo muestra los registros designados. Para volver a mostrar todos los registros, haga clic en (todos).

Ordenar los elementos de la lista

Si desea ver los elementos en orden alfabético, puede ordenar los elementos de la lista.

  • En el panel destinatarios de combinar correspondencia, haga clic en el encabezado de columna del elemento por el que desea ordenar.

    Por ejemplo, si desea visualizar la lista por orden alfabético por apellido, haga clic en el encabezado de columna Apellidos.

  • Para ordenar mediante varios criterios, en restringir lista de destinatarios, haga clic en ordenar. En el cuadro de diálogo filtrar y ordenar, seleccione los criterios por los que desea ordenar.

Buscar duplicados

Para evitar el envío de correos duplicados, puede buscar y eliminar registros en la lista combinada para la que la mayoría de los campos (pero no necesariamente todos) coinciden.

  1. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, en restringir lista de destinatarios, haga clic en buscar duplicados.

  2. En el cuadro de diálogo buscar duplicados, deje activada únicamente las entradas que desee incluir y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Buscar un destinatario específico o un grupo de destinatarios que comparten un atributo común

Para identificar una persona o un grupo de individuos que comparten atributos comunes (como apellidos, código postal o mes de nacimiento), puede buscar en la lista.

  1. En el cuadro de diálogo destinatarios de combinar correspondencia, en restringir lista de destinatarios, haga clic en Buscar un destinatario.

  2. En el cuadro de diálogo Buscar entrada , escriba el atributo que desea buscar en el cuadro de texto Buscar, especifique el campo o campos que desee buscar y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

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