Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

Todo sobre los flujos de trabajo de aprobación

SharePoint los flujos de trabajo pueden ayudarle a automatizar sus procesos de negocio, lo que hace que sean más coherentes y eficientes. El flujo de trabajo de aprobación le permite distribuir documentos y otros elementos almacenados en SharePoint a una o más personas para su aprobación.

Nota: Los flujos de trabajo de SharePoint 2010 se han retirado desde el 1 de agosto de 2020 para los nuevos inquilinos y se han eliminado de los inquilinos existentes el 1 de noviembre de 2020. Si está usando flujos de trabajo de SharePoint 2010, le recomendamos migrar a automateo de energía u otras soluciones admitidas. Para obtener más información, consulte retirada del flujo de trabajo de SharePoint 2010.

Para obtener más información, consulte acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePoint.

Importante: De forma predeterminada, el flujo de trabajo de aprobación no está activado y no se muestra en el cuadro de lista seleccionar una plantilla de flujo de trabajo del formulario de asociación. Para que esté disponible para su uso, el administrador del sitio debe activarlas en el nivel de la colección de sitios. Vaya a configuración del sitio > características de la colección de sitios > activar la característica flujos de trabajo . Además, SharePoint 2013 proporciona estas plantillas de flujo de trabajo basadas en el modo de compatibilidad de SharePoint 2010. Para crear un flujo de trabajo basado en SharePoint 2013 con lógica similar, use SharePoint Designer 2013.

Si todo lo que tiene que hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Simplemente Desplácese hacia abajo hasta el segmento completo y expándalo. Por ahora, es posible que no necesites ningún otro segmento.

Comparación de procesos manuales con el flujo de trabajo automatizado

SharePoint los flujos de trabajo son:

  • Eficaz y consistente    Un flujo de trabajo de aprobación distribuye automáticamente el documento o elemento, asigna tareas de revisión y realiza el seguimiento de su progreso, y envía recordatorios y notificaciones cuando es necesario. La actividad de un flujo de trabajo se puede supervisar y ajustar desde una página de estado central, y el historial de eventos de una ejecución de flujo de trabajo se mantiene durante 60 días después de la finalización.

  • Menos trabajo para usted    Un flujo de trabajo de aprobación le permite ahorrar tiempo a usted y a sus compañeros, y al mismo tiempo, simplifica y estandariza el proceso de aprobación.

Este es un diagrama de una versión muy simple del flujo de trabajo de aprobación.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

La información de este artículo se presenta en diez segmentos expansibles.

Haga clic aquí para ver algunas sugerencias sobre cómo sacar el máximo provecho de este artículo

Si todo lo que tiene que hacer es completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación    Simplemente Desplácese hacia abajo hasta el segmento completo y expándalo. Por ahora, es posible que no necesites ningún otro segmento.

Si quiere agregar, iniciar, supervisar y mantener flujos de trabajo    Si aún no está familiarizado con estas tareas, le resultará útil trabajar a través de este artículo, segmento por segmento, la primera vez que diseñe y agregue un flujo de trabajo. Una vez que estés familiarizado con la información y el diseño del artículo, podrás ir directamente al segmento que necesitas en las visitas de retorno.

Aprobación de contenido y aprobación de publicación    Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desea que se revisen los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales para la exactitud de su contenido, o bien, para la de su formulario y estilo, antes de que estén visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido, y puede usar un flujo de trabajo de aprobación para controlar la aprobación de contenido en una lista o biblioteca. (También hay un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones muy similar, creado especialmente para usar en sitios de SharePoint que publican páginas web en Internet).

Una palabra acerca de la impresión de este artículo    Este es un artículo largo. Si desea imprimir solo los segmentos seleccionados, asegúrese de que solo se expandan esos segmentos al imprimir. (Además, si desea incluir los gráficos completos en la copia impresa, imprima en orientación horizontal y no en orientación vertical).

Y una palabra acerca de la búsqueda    Antes de buscar cualquier texto o término en este artículo, asegúrese de que todos los segmentos en los que desea buscar están expandidos.

Un flujo de trabajo de aprobación es una característica de SharePoint que enruta un documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint a una o más personas para su aprobación o rechazo. El flujo de trabajo automatiza, simplifica y estandariza todo el proceso.

Diagrama de flujo de trabajo de aprobación simple

El flujo de trabajo de aprobación básica que se incluye con los productos de SharePoint funciona como una plantilla. Con esta plantilla, puede agregar varios flujos de trabajo de aprobación a sus sitios. Cada flujo de trabajo que agregue es una versión única del flujo de trabajo de aprobación básica, cada uno de ellos con su propia forma especializada de trabajar, en función de la configuración que especifique al agregarlo.

Secciones de este segmento

  1. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

  2. ¿Qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

  3. ¿Quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

  4. ¿Cómo se planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

1. ¿Qué puede hacer por mí un flujo de trabajo de aprobación?

  • La primera vez que agrega un flujo de trabajo de aprobación a su lista, biblioteca o colección de sitios, puede especificar cuántos participantes incluirá e indicar si sus tareas se asignan una después de otra (en serie) o todas a la vez (en paralelo). Incluso puede decidir si desea dividir las tareas de los participantes en dos o más fases independientes, así como especificar una fecha de vencimiento final o el tiempo permitido para cada tarea. Cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual en un elemento, puede modificar cualquiera de estos valores de configuración.

  • El flujo de trabajo asigna una tarea a cada participante especificado. Cada participante elige entre varias posibles respuestas: para aprobar o rechazar el elemento, para solicitar un cambio en el elemento, para reasignar la tarea o para cancelar o eliminar la tarea.

  • Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, puede supervisar el progreso y realizar ajustes (si es necesario) desde una única página central de estado del flujo de trabajo.

  • Durante 60 días después de que se complete el flujo de trabajo, la lista de todos los eventos de flujo de trabajo que se produjeron en el curso de esta ejecución (o instancia) del flujo de trabajo sigue estando disponible en la página estado del flujo de trabajo, para referencia informal.

También puede usar un flujo de trabajo de aprobación para administrar un proceso de aprobación de contenido para una lista o biblioteca. Para obtener más información, consulte el segmento controlar de este artículo.

2. ¿qué puede hacer un flujo de trabajo de aprobación?

Los participantes de un flujo de trabajo de aprobación normalmente no pueden realizar cambios en el elemento que se está revisando. En su lugar, los participantes pueden solicitar que se realicen cambios en el elemento en el transcurso de la instancia de flujo de trabajo. Si desea agregar un flujo de trabajo en el que los participantes insertan comentarios y marcas de revisión en el propio elemento, vea el artículo acerca de los flujos de trabajo para recopilar comentarios, en la sección vea también .

Además, los flujos de trabajo de aprobación no están diseñados para recopilar firmas. Si desea usar un flujo de trabajo para recopilar firmas en un documento de Microsoft Word, un libro de Microsoft Excel o un formulario de Microsoft InfoPath, vea el artículosobre cómo recopilar flujos de trabajo de firmasen la sección vea también .

Principio del segmento

3. ¿quién puede usar este tipo de flujo de trabajo?

Para agregar un flujo de trabajo   De forma predeterminada, debe tener el permiso administrar listas para Agregar un flujo de trabajo. El grupo Propietarios tiene este permiso de forma predeterminada, a diferencia de los grupos Miembros y Visitantes.

Para iniciar un flujo de trabajo   Además, de forma predeterminada, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo que ya se ha agregado. (El grupo miembros y el grupo propietarios tienen el permiso editar elementos de forma predeterminada; el grupo visitantes no).

Como alternativa, los propietarios pueden elegir configurar flujos de trabajo específicos para que solo los puedan iniciar miembros del grupo propietarios. (Para ello, active la casilla requerir permisos de administración de listas para iniciar este flujo de trabajo , en la primera página del formulario de asociación).

Principio del segmento

4. ¿cómo se planea, agrega, ejecuta y mantiene este tipo de flujo de trabajo?

Estas son las fases básicas:

  • Antes de que se ejecute el flujo de trabajo (planear, agregar, iniciar)   
    Antes de agregar un flujo de trabajo, puede planear dónde quiere agregarlo (para una sola lista o biblioteca o para toda la colección de sitios) y los detalles de cómo funcionará. Después de agregar y configurar el flujo de trabajo, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en un elemento específico. El flujo de trabajo también se puede configurar para que se ejecute automáticamente. Las ejecuciones automáticas se pueden activar en función de uno o dos de los dos eventos desencadenantes: cuando se agrega o se crea un elemento en una lista o biblioteca, o cuando se cambia cualquier elemento de una lista o biblioteca.

  • Mientras se ejecuta el flujo de trabajo (completa, monitor, ajuste)   
    Mientras se ejecuta el flujo de trabajo, los participantes individuales completan las tareas que tienen asignadas. Los avisos automáticos se envían a los participantes que no cumplen las fechas límite de las tareas. Mientras tanto, el progreso del flujo de trabajo se puede supervisar desde una página de estado del flujo de trabajo central para la instancia específica del flujo de trabajo. Se pueden realizar ajustes en el flujo de trabajo mientras se ejecuta desde esa misma página. y, si es necesario, el flujo de trabajo se puede cancelar o finalizar desde allí.

  • Después de que se ejecuta el flujo de trabajo (revisar, informar, cambiar)   
    Cuando el flujo de trabajo se complete, el historial completo de esa ejecución (o instancia) puede revisarse durante un máximo de 60 días en la página de estado del flujo de trabajo. Desde la misma página, se pueden crear informes estadísticos sobre el rendimiento de esta versión de flujo de trabajo. Por último, si alguna vez desea cambiar la forma en que las funciones de flujo de trabajo, puede abrir y editar el formulario de asociación que completó la primera vez que agregó el flujo de trabajo.

En el siguiente diagrama de flujo se muestran estas fases desde la perspectiva de la persona que está agregando un nuevo flujo de trabajo.

Proceso del flujo de trabajo

En este segmento, identificamos las decisiones que debe tomar y la información que necesita reunir antes de agregar una versión del flujo de trabajo de aprobación.

Si ya está familiarizado con cómo agregar este tipo de flujo de trabajo y solo necesita un aviso sobre los pasos específicos, puede ir directamente al segmento Agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Secciones de este segmento

  1. Plantillas y versiones

  2. Presentación del formulario de asociación

  3. Doce preguntas que responder

1. plantillas y versiones

Los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint funcionan como las plantillas principales en las que se basan los flujos de trabajo específicos que usted puede Agregar a sus listas, bibliotecas y colecciones de sitios.

Cada vez que agregue un flujo de trabajo de aprobación, por ejemplo, en realidad está agregando una versión de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación general. Se asigna a cada versión su propio nombre y su propia configuración, que se especifica en el formulario de asociación al agregar esa versión en particular. De ese modo, puede agregar varios flujos de trabajo, todas las versiones en función de la plantilla de patrón de flujo de trabajo de aprobación, pero cada una de las versiones con el nombre y la adaptación de la forma específica que usará. También se puede hacer referencia a las versiones con nombre como instanciasde flujo de trabajo.

Principio del segmento

2. presentación del formulario de asociación

Siempre que agregue una nueva versión de flujo de trabajo basada en una de las plantillas de flujo de trabajo incluidas, rellene un formulario de asociación para especificar la forma en que desea que funcione la nueva instancia.

En la siguiente sección, encontrará una lista de preguntas que le prepararán para completar el formulario de asociación. Sin embargo, en primer lugar, dedique un momento o dos para buscar el formulario y sus campos.

Primera página del formulario de asociación

Primer formulario de inicio

Segunda página del formulario de asociación

Formulario para especificar información específica de la ejecución

Los campos en el cuadro rojo de esta segunda página también aparecen en el formulario de inicio, que se presenta cada vez que el flujo de trabajo se inicia de forma manual, y se puede editar allí para esa única ejecución.

Principio del segmento

3. doce preguntas que responder

En cuanto tenga la respuesta a todas las preguntas de esta sección, estará listo para agregar el flujo de trabajo.

  1. ¿Es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

  2. ¿Una lista o biblioteca, o toda la colección de sitios? ¿y un tipo de contenido, o todos los tipos de contenido?

  3. ¿Qué es un buen nombre?

  4. Listas de tareas e historial: existentes o nuevas

  5. ¿Cómo (y quién) puede iniciar este flujo de trabajo?

  6. ¿Los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

  7. Participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

  8. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

  9. ¿Cuándo vencen las tareas?

  10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

  11. ¿A quién se le debe notificar?

  12. ¿Este flujo de trabajo controla la aprobación de contenido?

01. ¿es este el tipo de flujo de trabajo correcto?

Hay varias plantillas de flujo de trabajo que tienen la palabra "aprobación" en sus nombres. Este artículo se refiere a la plantilla de flujo de trabajo que aparece en el menú como aprobación: SharePoint 2010. Si no está seguro de que este tipo de flujo de trabajo es la mejor opción para usted, consulte el segmento aprender de este artículo. Para obtener más información sobre otras plantillas de flujo de trabajo que están disponibles, vea el artículo acerca de los flujos de trabajo que se incluyen con SharePointen la sección vea también .

Principio del segmento

02. una lista o biblioteca o toda la colección de sitios? y ¿Un tipo de contenido o todos los tipos de contenido?

Puede hacer que la nueva versión del flujo de trabajo de aprobación esté disponible en una sola lista o biblioteca, o puede hacer que esté disponible en toda la colección de sitios.

  • Si agrega el flujo de trabajo para una sola lista o biblioteca, puede configurarlo para que se ejecute en todos los tipos de contenido o solo en un único tipo de contenido.

  • Sin embargo, si agrega el flujo de trabajo para toda la colección de sitios, debe configurarlo para que se ejecute en un solo tipo de contenido de sitio.

Mapa de la colección de sitios con los 3 procedimientos explicados para agregar un flujo de trabajo

¿Qué es un tipo de contenido?

Cada documento u otro elemento almacenado en una lista o biblioteca de SharePoint pertenece a uno o a otro tipo de contenido. Un tipo de contenido puede ser como básico y genérico como una hoja de cálculode documento o Excel, o como una especificaciónde contrato legal o de diseño de producto. Algunos tipos de contenido están disponibles en productos de SharePoint de forma predeterminada, pero puede personalizarlos y agregar a otros usuarios. Para obtener más información, vea crear o personalizar un tipo de contenido de sitio y Agregar un tipo de contenido a una lista o biblioteca.

Principio del segmento

03. ¿Qué es un buen nombre?

Asigne a la versión del flujo de trabajo un nombre que:

  • Indica claramente para qué se usa.

  • Lo distingue claramente de otros flujos de trabajo.

Un ejemplo

Imagine que es miembro de un grupo de editores. Su grupo quiere usar dos flujos de trabajo de aprobación diferentes para administrar los supuestos de documentos de colaboradores externos:

  • Ejecutará el primer flujo de trabajo en cada documento enviado para decidir si desea aceptarlo para el proceso de edición.

  • Después de aceptar y modificar un documento enviado, ejecutará el segundo flujo de trabajo en el borrador editado para decidir si desea aceptarlo como final.

Puede nombrar el primer flujo de trabajo Aceptar aprobación de envío y el segundo borrador final de aprobación.

Sugerencia: Como de costumbre, es una buena idea establecer convenciones de nomenclatura coherentes y asegurarse de que todos los participantes en los flujos de trabajo estén familiarizados con esas convenciones.

Principio del segmento

04 en las listas de tareas y en el historial: ¿es nuevo o existente?

Puede hacer que el flujo de trabajo use la lista de tareas y el historial predeterminados del sitio, usar otras tareas y listas del historial existentes, o solicitar listas nuevas solo para este flujo de trabajo.

  • Si su sitio tiene varios flujos de trabajo, o si algunos flujos de trabajo implican numerosas tareas, considere la posibilidad de solicitar listas nuevas para cada flujo de trabajo. (La administración de listas de larga duración puede ralentizar el rendimiento. Es más rápido y más fácil para el sistema mantener varias listas más cortas que una muy larga.)

  • Si las tareas y el historial de este flujo de trabajo contienen datos confidenciales o confidenciales que desea conservar separados de la lista de tareas generales, debe indicar definitivamente que desea listas nuevas y independientes para este flujo de trabajo. (Después de agregar el flujo de trabajo, asegúrese de que se han establecido los permisos adecuados para las nuevas listas).

Principio del segmento

05. ¿Cómo (y quién) puede iniciar este flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo se puede configurar para que se inicie de forma manual solamente o automáticamente, o bien de la manera siguiente:

  • Cuando se inicia manualmente un flujo de trabajo de aprobación en un documento o elemento específico, se presenta otro formulario, el formulario de inicio. El formulario de inicio contiene la mayor parte de la configuración de la segunda página del formulario de Asociación . De ese modo, si la persona que inicia el flujo de trabajo quiere cambiar cualquiera de estas configuraciones (solo para la instancia actual), pueden hacerlo antes de que hagan clic en iniciar. Vaya a la lista > menú contextual de elementos > flujos de trabajo > Seleccione el flujo de trabajo para iniciarlo manualmente.

  • Por supuesto, con un inicio automático, no hay oportunidad de presentar un formulario de inicio, por lo que se usa la configuración predeterminada especificada en el formulario de asociación sin cambios.

En la ilustración siguiente se muestra la diferencia entre los inicios manuales y los inicios automáticos.

Comparación de las formas de inicio manual y automático

Los cambios que realice en el formulario de inicio solo se aplican durante la instancia actual del flujo de trabajo. Para cambiar la configuración predeterminadapermanentedel flujo de trabajo, modifique el formulario de Asociación original,tal y como se explica en el artículo cambiar de este artículo.

Inicio manual

Si permite el inicio manual, cualquier persona que tenga los permisos necesarios puede iniciar el flujo de trabajo en cualquier elemento elegible en cualquier momento.

Las ventajas de un inicio manual son que usted y sus compañeros pueden ejecutar el flujo de trabajo solo cuando y si lo desea, y que cada vez que lo ejecute tendrá la posibilidad de cambiar algunas opciones de configuración con el formulario de inicio.

Un ejemplo rápido    Si desea ejecutar el flujo de trabajo solo en los elementos creados por un escritor de fuera de su equipo, iniciarlo solo de forma manual le impedirá que se ejecute automáticamente en los elementos creados por usted y sus compañeros de equipo. (Una solución alternativa: mantener una lista o biblioteca para elementos de los autores de su equipo y una lista o biblioteca independiente para los elementos de todos los demás autores. De ese modo, puede ejecutar el flujo de trabajo automáticamente, pero solo en la lista de autores externos. Otra solución: agregue una condición IF y establezca creado por para la persona en cuestión. Consulte referencia rápida de condiciones del flujo de trabajo para obtener más información.)

La principal desventaja de los inicios manuales es que alguien tiene que recordar que debe ejecutar el flujo de trabajo siempre que sea adecuado.

Inicio automático

Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente mediante cualquiera de los siguientes eventos:

  • Alguien intenta publicar una versión principal de un elemento.

  • Se crea un nuevo elemento o se carga en la lista o biblioteca.

  • Se cambia un elemento que ya está almacenado en la lista o biblioteca.

La ventaja de un inicio automático es que nadie tiene que recordar para iniciar el flujo de trabajo. Se ejecuta cada vez que se produce un evento de activación.

Un ejemplo rápido    Si es responsable de la precisión y la idoneidad de los elementos de una lista, puede Agregar un flujo de trabajo de aprobación a esa lista y especificarse como único participante. Puede configurar el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente cada vez que se cambie un elemento de la lista y cada vez que se agregue un nuevo elemento. De ese modo, siempre se mantendrá al día.

Dos desventajas de los inicios automáticos:

  • No se puede impedir que el flujo de trabajo se ejecute siempre que se produzca un evento de activación.

  • No puede cambiar ninguna configuración al principio de la instancia individual.

Para obtener más información sobre cómo ejecutar automáticamente el flujo de trabajo de aprobación siempre que un usuario intente publicar una versión principal de un elemento, consulte el segmento controlar de este artículo.

Principio del segmento

06. ¿los tipos de contenido que heredan de este también obtienen este flujo de trabajo?

Solo al agregar un flujo de trabajo a un tipo de contenido para toda la colección de sitios, se le ofrece la opción de agregar también el flujo de trabajo a todos los demás tipos de contenido de la colección de sitios que heredan del tipo de contenido al que está agregando el flujo de trabajo.

Notas

  • La operación que realiza todas las agregaciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse.

  • Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios donde quiere que se agregue este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

Principio del segmento

07. participantes: ¿Qué personas, en qué orden?

Deberá proporcionar el nombre o la dirección de correo electrónico de cada persona a la que se asignarán tareas de revisión.

¿Una o varias fases?    Puede elegir tener solo una etapa de las tareas de revisión o tener varias fases. Si tiene más de una etapa, las fases se realizarán una después de otra.

Revisiones en paralelo o revisiones en serie?    En el caso de los participantes de cualquier etapa, puede elegir que sus tareas de revisión se asignen al mismo tiempo (en paralelo) o que sus tareas de revisión se asignen una después de otra (en serie) en el orden que indique. La opción serie puede resultar útil si, por ejemplo, configura el flujo de trabajo para que finalice después del primer rechazo, o si desea que los participantes más adelante puedan ver los comentarios de los participantes anteriores como parte del contexto de sus opiniones.

Un ejemplo

Este sencillo escenario ilustra algunas ventajas de varias fases y revisiones en serie:

Imagínese que Frank agregue un nuevo flujo de trabajo de aprobación. Quiere que sus compañeros de trabajo Ana y Juan revisen primero cada elemento antes de que éste lo revise. También quiere que el flujo de trabajo finalice antes de su propio examen si Ana o Juan rechaza el elemento. Frank puede configurarlo de dos maneras:

  • Mediante una revisión en serie   Frank configura una revisión en serie de una etapa en la que Ana y Juan son los dos primeros participantes y es el tercero; y selecciona la opción finalizar el primer rechazo .
    En este acuerdo, Ana debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Juan y, después, Juan debe aprobar el elemento antes de que se asigne la tarea de Francisco. Si Ana rechaza el elemento, no se le asignará una tarea a Juan y Frank; y si Ana aprueba, pero Juan los rechaza, el flujo de trabajo sigue finaliza antes de que se asigne la tarea de revisión de Francisco.
    Así es como Frank configura su revisión en serie en una etapa.
    Formulario con la configuración de fases en serie resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

  • Mediante dos fases   Si Frank quiere que se les asigne su opinión a Ana y a Juan, para que Juan no tenga que esperar a que Ana finalice antes de poder empezar, puede configurar dos fases en el flujo de trabajo: la primera etapa paralela para las opiniones de Ana y Juan, y la segunda, solo para su propia revisión. Una vez más, selecciona la opción finalizar el primer rechazo . La segunda fase no comenzará hasta que no se haya completado la primera. de esta manera, si Ana o Juan rechazan el elemento, la tarea de revisión de Francisco nunca se asignará.
    Así es como Frank configura sus dos fases en paralelo.
    Formulario con configuración para fase en paralelo resaltada
    Opción Finalizar al primer rechazo seleccionada

Estos son los diagramas de ambas soluciones.

Visualización simultánea de flujo de trabajo en serie y flujo de trabajo en dos fases

Participantes externos    Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy para el participante externo.

Este es un diagrama de ese proceso:

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

¿Asignar una tarea a cada grupo completo o una a cada miembro del grupo?    Si incluye una dirección de grupo o una lista de distribución entre los participantes de su flujo de trabajo, puede hacer que el flujo de trabajo asigne una tarea a cada miembro del grupoo que asigne solo una tarea a todo el grupo (pero también envíe una notificación de esa única tarea a cada miembro). Cuando solo se asigna una tarea a todo el grupo, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

Principio del segmento

08. ¿Qué información adicional necesitan los participantes?

Hay un campo de texto en el formulario de asociación donde puede proporcionar instrucciones, detalles sobre requisitos, recursos, etc.

Dos cosas que puede incluir:

  • Información de contacto, en caso de que los participantes tengan dificultades o preguntas.

  • Si el flujo de trabajo va a asignar solo una tarea a cada grupo o lista de distribución, mencione aquí que un solo miembro de cada grupo debe reclamar la tarea antes de completarla. De ese modo, los demás miembros del grupo no desperdiciarán tiempo al comenzar la misma tarea. Encontrará los detalles sobre cómo reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo

Principio del segmento

09. ¿Cuándo vencen las tareas?

Puede indicar cuándo vencen las tareas del flujo de trabajo de dos formas:

Por fecha del calendario    Puede especificar una única fecha del calendario en la que vencerán todas las tareas.

  • Por lo general, no debe usar esta opción si configura el flujo de trabajo para que se inicie automáticamente. Esto se debe a que el valor de fecha que especifique no se ajustará automáticamente en relación con la fecha actual cada vez que el flujo de trabajo se inicie automáticamente.

Por duración de la tarea    Puede especificar un número de días, semanas o meses permitidos para completar cada tarea, empezando por la tarea asignada.

  • Una fecha de vencimiento del calendario reemplaza a la duración especificada de una tarea. Es decir: Si hoy es el 10 de junio y he asignado una tarea hoy que tiene una duración de tres días, pero que también tiene una fecha de vencimiento del calendario del 11 de junio, la tarea vencerá el 11 de junio (la fecha de vencimiento del calendario) y no el 13 de junio (el fin de la duración de tres días).

Principio del segmento

10. ¿Cuándo finaliza este flujo de trabajo?

Para evitar la pérdida de tiempo invertido en revisiones innecesarias, puede elegir que el flujo de trabajo finalice inmediatamente (antes de la fecha de vencimiento especificada o calculada) cuando se produzca uno de estos eventos:

  • Cualquier participante rechaza el elemento.

  • El elemento se modifica de ninguna manera.

Nota: No se puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido en ese momento. Sin embargo, después de que se inicie el flujo de trabajo, el elemento para revisar puede desprotegerse para protegerlo de los cambios. (Pero hasta que se vuelva a proteger el elemento, no se puede iniciar en él ningún otro flujo de trabajo).

Principio del segmento

11. ¿a quién se debe notificar?

En el campo CC , en la segunda página del formulario de asociación, puede escribir nombres o direcciones para cualquier persona a la que deba notificarse cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

  • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo a esa persona.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

  • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y finalización sin necesidad de especificarlo en este campo.

Principio del segmento

12. ¿este flujo de trabajo controlará la aprobación de contenido?

Es posible que tenga listas o bibliotecas en las que desea que se revisen los nuevos elementos o las nuevas versiones de los elementos actuales para la exactitud de su contenido, o bien, para la de su formulario y estilo, antes de que estén visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede usar un flujo de trabajo de aprobación para que el proceso de aprobación de contenido sea aún más fácil y más eficaz. Para obtener más información, consulte el segmento de aprobación de contenido de control de este artículo.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Es posible que tenga listas y bibliotecas en las que quiera que se revisen los nuevos elementos o nuevas versiones de los elementos actuales para la precisión de su contenido o la de su formulario y estilo antes de que sean visibles para todos los usuarios que tengan acceso a la lista. Ese tipo de proceso de revisión se denomina aprobación de contenido.

En los productos de SharePoint, puede controlar la aprobación de contenido manualmente, sin un flujo de trabajo; pero un flujo de trabajo de aprobación de SharePoint puede hacer que el proceso sea aún más fácil y más eficaz.

Si no está familiarizado con las características de aprobación de contenido y control de versiones de los productos de SharePoint, le recomendamos que comience con una revisión de los artículos siguientes:

Hay dos maneras en las que un flujo de trabajo de aprobación puede controlar el proceso de aprobación de contenido asociado a un único control de los formularios de asociación que se rellenan al agregar el flujo de trabajo por primera vez. Puede usar el flujo de trabajo para una de las dos opciones o ambas.

Control de la publicación de versiones principales

En el área Opciones de inicio de la primera página del formulario de asociación, hay una opción para iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento. Tenga en cuenta las siguientes cuestiones:

  • Esta opción solo está disponible para un flujo de trabajo de aprobación que se ejecuta en todos los tipos de contenido de una única lista o biblioteca, y no en los flujos de trabajo que se ejecutan solo en los elementos de un único tipo de contenido.

  • Para que esta opción esté disponible, la aprobación de contenido debe estar habilitada para la lista o biblioteca en la página Configuración de versiones, y la opción crear versiones principales y secundarias (borradores) debe estar seleccionada en la misma página.

  • Si selecciona esta opción, las dos opciones siguientes no estarán disponibles: inicie este flujo de trabajo cuando se cree un nuevo elemento e inicie este flujo de trabajo cuando se cambie un elemento.

  • Si selecciona esta opción, el flujo de trabajo se ejecutará automáticamente en un elemento solo cuando alguien intente publicar una versión principal de ese elemento.

  • En cualquier lista o biblioteca, solo puede haber un flujo de trabajo de aprobación que se usa para aprobar la publicación de versiones principales. Si intenta designar un segundo flujo de trabajo en la misma lista o biblioteca para esta función, se le pedirá que elija uno de los dos.

Control no basado en el control de versiones

En el área Habilitar aprobación de contenido de la segunda página del formulario de asociación, hay una opción para actualizar el estado de aprobación una vez completado el flujo de trabajo (Use este flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido).

Esta opción está disponible en el formulario si la aprobación de contenido es obligatoria o no en la lista o biblioteca. En cualquier caso, el valor del campo aprobación del elemento se actualiza en función del resultado del flujo de trabajo.

Con esta opción, puede:

  • Ejecute siempre el flujo de trabajo de forma manual, o bien

  • Seleccione una o más de las opciones de inicio automático en la primera página del formulario de asociación.

  • Permitir los inicios manuales y automáticos

Control de contenido para sitios de publicación Web

Control de contenido es un proceso especializado en sitios que publican páginas en la Web. Por consiguiente, existe un flujo de trabajo de aprobación de publicaciones especializado para usarlo en sitios de publicación, así como una plantilla de sitio (denominada publicación con flujo de trabajo) que incluye una versión de ese flujo de trabajo ya personalizada para su uso en la publicación Web.

¿Y ahora qué?

Si está listo para agregar el nuevo flujo de trabajo de aprobación a la lista, biblioteca o colección de sitios, vaya al segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar el segmento aprender y el segmento plan de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio de SharePoint. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración de la configuración del correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Principio del segmento

2. agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Abra la lista o biblioteca para la que desea agregar el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en Mostrar asociaciones de flujo de trabajo de este tipo, especifique si desea que el flujo de trabajo se ejecute en el documento, la lista o una carpeta y, a continuación, haga clic en Agregar un flujo de trabajo.

  5. Complete la primera página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Información básica de adición de flujos de trabajo con secciones resaltadas

    Primera sección resaltada

    Tipo de contenido

    Mantenga la selección predeterminada como todoso seleccione un tipo de contenido específico.

    Segunda sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010 .

    Nota: Si la plantilla aprobación-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo. Si es administrador, vaya a configuración del sitio >características de la colección de sitios > característica Activar flujos de trabajo .

    Tercera sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta lista o biblioteca.

    Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en historial del flujo de trabajo (nuevo) para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

    Para obtener más información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, vea el segmento planear de este artículo.

    Para obtener información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, consulte el segmento de control de este artículo.

    • Tenga en cuenta que la opción iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento no aparece si está agregando el flujo de trabajo solo para un tipo de contenido.

    • Además, tenga en cuenta que si selecciona iniciar este flujo de trabajo para aprobar la publicación de una versión principal de un elemento, las dos casillas siguientes no estarán disponibles.

  6. Cuando toda la configuración de este formulario sea la que desee, haga clic en siguiente.

  7. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota: Productos de SharePoint le presenta las primeras opciones de esta segunda página del formulario de asociación (los números del uno al siete de la siguiente ilustración, de los aprobadores a CC ) cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, para que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Escriba los nombres o los destinatarios de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

    • Si se asignan las tareas una por una (en serie)   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

    • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
      El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
      de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

    • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicita

    Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

    • Información de contacto.

    • Si corresponde, una nota sobre tareas asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

    • Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, generalmente es una buena idea dejar el campo fecha de vencimiento para todas las tareas en blanco y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento exacta en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo de forma manual.

    Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalización del flujo de trabajo

    Seleccione ninguno, cualquiera de estas dos opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento planear de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar aprobación de contenido

    Seleccione esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, consulte el segmento de control de este artículo.

  8. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

Si aún no está familiarizado con la adición de flujos de trabajo, es posible que le resulte útil revisar el segmento aprender y el segmento plan de este artículo antes de continuar con los pasos de este segmento.

Secciones de este segmento

  1. Antes de empezar

  2. Agregar el flujo de trabajo

1. antes de empezar

Para poder agregar un flujo de trabajo, es necesario que haya dos cuestiones en orden:

Correo electrónico    Para que el flujo de trabajo envíe notificaciones y avisos por correo electrónico, el correo electrónico debe estar habilitado para su sitio. Si no está seguro de que esto ya se ha realizado, consulte al administrador de SharePoint. Consulte también SharePoint 2013 paso a paso: configuración de la configuración del correo electrónico saliente.

Permisos    La configuración predeterminada de SharePoint requiere que tenga el permiso administrar listas para agregar flujos de trabajo para listas, bibliotecas o colecciones de sitios. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Para obtener más información sobre los permisos, consulte el segmento de información de este artículo.)

Principio del segmento

2. agregar el flujo de trabajo

Siga estos pasos:

  1. Vaya a la Página principal de la colección de sitios (no a la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías del diseñador web, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido de sitio para el que desea agregar un flujo de trabajo.

    Nota: Un flujo de trabajo agregado a toda la colección de sitios debe agregarse solo a los elementos de un único tipo de contenido.

    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

    1. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
      Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

    2. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar un flujo de trabajo .
      Vínculo Agregar un flujo de trabajo

    3. Complete la primera página del formulario de asociación.
      (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Página de configuración del flujo de trabajo

    Primera sección resaltada

    Plantilla

    Seleccione la plantilla aprobación-SharePoint 2010 .

    Nota: Si la plantilla aprobación-sharepoint 2010 no aparece en la lista, póngase en contacto con el administrador de SharePoint para averiguar si está activada para la colección de sitios o el área de trabajo. Si es administrador, vaya a configuración del sitio > características de la colección de sitios > característica activar flujos de trabajo.

    Segunda sección resaltada

    Nombre

    Escriba un nombre para este flujo de trabajo. El nombre identificará este flujo de trabajo a los usuarios de esta colección de sitios.

    Para obtener sugerencias sobre cómo asignar un nombre al flujo de trabajo, vea el segmento planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Lista de tareas

    Seleccione una lista de tareas para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de tareas existente o hacer clic en nueva lista de tareas para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de tareas (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Lista de historial

    Seleccione una lista de historial para usarla con este flujo de trabajo. Puede seleccionar una lista de historial existente o hacer clic en historial del flujo de trabajo (nuevo) para crear una nueva lista.

    Para obtener información sobre las razones para crear una nueva lista de historial (en lugar de elegir una existente), vea el segmento planear de este artículo.

    Quinta sección resaltada

    Opciones de inicio

    Especifique la forma o las formas en que se puede iniciar este flujo de trabajo.

    Para obtener más información sobre cómo seleccionar las opciones de inicio, vea el segmento planear de este artículo.

    Sexta sección resaltada

    ¿Agregar este flujo de trabajo a tipos de contenido secundarios?

    Especifique si este flujo de trabajo se debe agregar a todos los demás tipos de contenido de lista y sitio que heredan de este tipo de contenido.

    • La operación que realiza todas las agregaciones adicionales puede tardar mucho tiempo en completarse.

    • Si se ha interrumpido la herencia de los sitios o subsitios donde quiere que se agregue este flujo de trabajo a los tipos de contenido heredados, asegúrese de que es miembro del grupo propietarios en cada uno de esos sitios o subsitios antes de ejecutar esta operación.

  5. Cuando la configuración de esta página sea la que desee, haga clic en siguiente.

  6. Complete la segunda página del formulario de asociación.
    (Las instrucciones siguen a la ilustración).

    Nota: SharePoint productos le presenta las primeras opciones de esta segunda página del formulario de asociación (los números del uno al siete de la siguiente ilustración, de los aprobadores a CC ) cada vez que inicie el flujo de trabajo de forma manual, de modo que pueda realizar cambios en esas opciones solo para esa instancia.

    Valores predeterminados de la adición de flujos de trabajo con campos resaltados

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Escriba los nombres o las direcciones de las personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

    • Si se asignan las tareas una por una (en serie)   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que desea que se asignen las tareas.

    • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
      El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
      de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Especifique si desea asignar las tareas una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo).

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregue las fases que desee más allá de la primera que acaba de configurar.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

    • Para que solo se asigne una tarea a un entire Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicita

    Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

    • Información de contacto.

    • Si corresponde, una nota sobre tareas asignadas a grupos completos o listas de distribución. (Encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

    • Si este flujo de trabajo se inicia automáticamente, generalmente es una buena idea dejar el campo fecha de vencimiento para todas las tareas en blanco y usar los dos campos de duración para controlar la fecha de vencimiento. Siempre puede proporcionar una fecha de vencimiento exacta en el formulario de inicio si y al iniciar el flujo de trabajo de forma manual.

    Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Escriba los nombres o direcciones de correo electrónico de cualquier persona a la que se le deba notificar cada vez que se inicie o finalice el flujo de trabajo.

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia manualmente, la persona que lo inicia recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    • Cuando el flujo de trabajo se inicia automáticamente, la persona que lo ha agregado originalmente recibe las notificaciones de inicio y detención sin necesidad de especificarlo en este campo.

    Octava sección resaltada

    Finalización del flujo de trabajo

    Seleccione ninguno, cualquiera de estas dos opciones.

    Para obtener más información sobre estas opciones, vea el segmento planear de este artículo.

    Novena sección resaltada

    Habilitar aprobación de contenido

    Seleccione esta casilla si va a usar este flujo de trabajo para administrar la aprobación de contenido.

    Para obtener más información sobre cómo usar el flujo de trabajo para controlar la aprobación de contenido, incluida la publicación de versiones principales, consulte el segmento de control de este artículo.

  7. Cuando tenga todas las opciones de configuración de esta página según sus necesidades, haga clic en Guardar para crear el flujo de trabajo.

¿Y ahora qué?

Si está listo, vaya al segmento iniciar de este artículo e inicie la primera instancia para probar el nuevo flujo de trabajo.

Un flujo de trabajo puede configurarse para iniciarse manualmente solo, automáticamente o de ambas maneras:

  • Manualmente en cualquier momento, cualquier persona que tenga los permisos necesarios.

  • Automáticamente cada vez que se produce un evento desencadenador especificado. Es decir, cuando se agrega un elemento a la lista o biblioteca, o cuando un elemento de la lista se modifica de alguna forma, o cuando alguien intenta publicar una versión principal de un elemento).
    (El evento o los eventos desencadenantes se especifican en la primera página del formulario de asociación, durante la asociación original y la configuración del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte el segmento planear de este artículo).

Nota: No se puede iniciar un flujo de trabajo en un elemento desprotegido en ese momento. Sin embargo, después de que se inicie el flujo de trabajo, el elemento para revisar puede desprotegerse para protegerlo de los cambios. (Pero hasta que se vuelva a proteger el elemento, no se puede iniciar en él ningún otro flujo de trabajo).

Secciones de este segmento

  1. Iniciar el flujo de trabajo automáticamente

  2. Iniciar el flujo de trabajo de forma manual

  3. Iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  4. Iniciar manualmente desde un programa de Microsoft Office

1. iniciar el flujo de trabajo automáticamente

Si el flujo de trabajo está configurado para iniciarse automáticamente, cada vez que se produzca un evento de activación, el flujo de trabajo se ejecutará en el elemento que lo ha desencadenado.

Cuando se inicia el flujo de trabajo, asigna la primera tarea o tareas y envía una notificación de tarea a cada uno de ellos. Mientras tanto, también envía notificaciones de inicio (distintas de las notificaciones de tareas) a la persona que originalmente agregó el flujo de trabajo y a cualquiera que figure en el campo CC de la segunda página del formulario de asociación.

Nota: Cuando se agrega un nuevo flujo de trabajo que se inicia automáticamente, el campo fecha de vencimiento para todas las tareas de la segunda página del formulario de asociación debe dejarse en blanco, porque cualquier valor de fecha explícito especificado no seajusta automáticamente en relación con la fecha en la que el flujo de trabajo se inicia cada vez. Para obtener más información, vea el segmento planear de este artículo.

Principio del segmento

2. iniciar el flujo de trabajo manualmente

Una nota sobre los permisos    Por lo general, debe tener el permiso editar elementos para iniciar un flujo de trabajo. (De forma predeterminada, el grupo miembros y el grupo propietarios tienen este permiso, pero el grupo visitantes no. Sin embargo, un propietario también puede elegir, en un flujo de trabajo para cada flujo, permiso de administración de listas para las personas que inician el flujo de trabajo. Al elegir esta opción, los propietarios pueden especificar esencialmente que solo ellos y otros propietarios puedan iniciar un flujo de trabajo en particular. Para obtener más información, consulte el segmento de información de este artículo.)

Dos lugares desde donde empezar

Puede iniciar un flujo de trabajo de forma manual desde cualquiera de dos lugares:

  • De la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento

  • Desde dentro del propio elemento, abierto en el programa de Microsoft Office en el que se creó. (Tenga en cuenta que debe ser el programa instalado y no una versión de la aplicación web).

Las dos secciones restantes de este segmento proporcionan instrucciones para ambos métodos.

Principio del segmento

3. iniciar manualmente desde la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento en el que desea ejecutar el flujo de trabajo.

  2. Haga clic en los puntos suspensivos junto al nombre del elemento y, a continuación, en el cuadro de diálogo, haga clic en los puntos suspensivos para abrir el menú elemento y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en iniciar un nuevo flujode trabajo, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar.
    Vínculo para iniciar el flujo de trabajo

  4. En la página cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

    Formulario de inicio

    Primera sección resaltada

    Asignar a

    Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

    • Si se asignarán las tareas una por una   
      Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

    • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo   
      El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

    • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
      de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo

    Segunda sección resaltada

    Orden

    Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

    Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

    Tercera sección resaltada

    Agregar una nueva fase

    Agregar o cualquiera de las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

    • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

    Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

    Cuarta sección resaltada

    Expandir grupos

    • Para tener una tarea asignada a cada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de la tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

    • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

    Quinta sección resaltada

    Solicita

    Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

    • Información de contacto para preguntas y problemas

    • Si corresponde, una nota sobre tareas asignadas a grupos completos o listas de distribución (encontrará instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo).

    Sexta sección resaltada

    Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

    Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

    Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

    Séptima sección resaltada

    CC

    Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

    • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

    • Como va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  5. Cuando haya todos los valores de configuración en el formulario de inicio como desee, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

Principio del segmento

  1. Abra el elemento en el programa de Office instalado en el equipo.

  2. En el elemento abierto, haga clic en la pestaña archivo , haga clic en Guardar & enviary, a continuación, haga clic en el flujo de trabajo que desea ejecutar en el elemento.

  3. Si ve el siguiente mensaje, que le indica que el flujo de trabajo necesita que el archivo esté protegido, haga clic en el botón proteger .

  4. Haga clic en el botón grande de flujo de trabajo de inicio .

  5. En la página cambiar un flujo de trabajo, en el formulario de inicio, realice los cambios que desee aplicar a esta instancia específica del flujo de trabajo.

    Nota: Los cambios realizados aquí, en el formulario de inicio, solo se usan durante la instancia actual del flujo de trabajo. Si desea realizar cambios que se aplicarán cada vez que se ejecute el flujo de trabajo, o si desea cambiar la configuración del flujo de trabajo que no aparece en este formulario, vea el segmento de cambio de este artículo.

    Formulario de inicio

Primera sección resaltada

Asignar a

Realice los cambios en la lista de personas a las que desea que el flujo de trabajo Asigne tareas.

  • Si se asignan las tareas una por una (en serie)   
    Escriba los nombres o las direcciones en el orden en que se deben asignar las tareas.

  • Si se van a asignar todas las tareas al mismo tiempo (en paralelo)   
    El orden de los nombres o direcciones no es relevante.

  • Si va a asignar una tarea a alguien fuera de la organización   
    de SharePoint Para obtener más información acerca de cómo incluir participantes externos, consulte el segmento completo de este artículo.

Segunda sección resaltada

Orden

Asegúrese de que las especificaciones de si las tareas deben asignarse una por una (en serie) o todas a la vez (en paralelo) son las que desea.

Para obtener más información sobre cómo usar el orden de serie y el orden paralelo, vea el segmento planear de este artículo.

Tercera sección resaltada

Agregar una nueva fase

Agregar o cualquiera de las fases que desee más allá de las que están configuradas actualmente.

  • Para eliminar una fase completa, haga clic en el campo asignar a correspondiente y presione Ctrl + suprimir.

Para obtener más información sobre el uso de varias fases, vea el segmento planear de este artículo.

Cuarta sección resaltada

Expandir grupos

  • Para tener una tarea asignada acada miembro de cada grupo que especifique en el campo asignar a , Seleccione esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá la notificación de la tarea y cada miembro tendrá su propia tarea).

  • Para que solo se asigne una tarea a cada Grupo completo que se escribe en el campo asignar a , desactive esta casilla. (Cada miembro del grupo recibirá una notificación de tarea, pero cualquier miembro puede reclamar y completar la única tarea en nombre de todo el grupo. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.)

Quinta sección resaltada

Solicita

Todo el texto que incluya aquí se incluirá en cada notificación de tarea que envíe el flujo de trabajo. No olvide incluir instrucciones o recursos adicionales que los participantes puedan necesitar, entre los que se incluyen:

  • Información de contacto para preguntas y problemas.

  • Si corresponde, una nota sobre tareas asignadas a grupos completos o listas de distribución. Encontrará las instrucciones para reclamar una tarea de grupo en el segmento completo de este artículo.

Sexta sección resaltada

Fechas de vencimiento y duraciones de tareas

Especifique una fecha de vencimiento final para todo el flujo de trabajo, y/o especifique el número de días, semanas o meses permitidos para la finalización de cada tarea a partir de la hora en la que está asignada.

Para obtener más información sobre Cuándo usar fechas de vencimiento y las duraciones de las tareas, vea el segmento planear de este artículo.

Séptima sección resaltada

CC

Realice las adiciones o eliminaciones que desee. Recuerde que:

  • Escribir un nombre aquí no da como resultado la asignación de una tarea de flujo de trabajo.

  • Como va a iniciar el flujo de trabajo de forma manual, recibirá las notificaciones de inicio y finalización tanto si aparece en este campo como si no.

  1. Cuando la configuración en el formulario de inicio sea la que desea, haga clic en iniciar para iniciar el flujo de trabajo.

El flujo de trabajo asigna la primera tarea o tareas y, mientras tanto, envía notificaciones de inicio a usted y a todos los usuarios que aparecen en el campo CC del formulario de inicio.

¿Y ahora qué?

  • Si esta es la primera vez que se ejecuta el flujo de trabajo, el resto de los participantes podrían necesitar información y asistencia para completar las tareas que tienen asignadas. Es posible que le resulte útil el segmento completo de este artículo.

  • Además, es una buena idea comprobar si los participantes reciben las notificaciones de correo electrónico y, en particular, que los filtros de correo electrónico no deseado no son controlados por ellos.

  • Y, por supuesto, es posible que tenga una o más tareas de flujo de trabajo para completarse. Vaya al segmento completo de este artículo para obtener información sobre cómo completarlo.

  • Mientras tanto, para obtener información acerca de cómo puede realizar un seguimiento del progreso de la instancia actual del flujo de trabajo, vaya al segmento supervisar de este artículo.

Si es la primera vez que se le asignó una tarea en un flujo de trabajo de aprobación, es posible que le resulte útil revisar este segmento del artículo en su totalidad antes de completar la tarea. De ese modo, conocerá todas las opciones que pueden estar abiertas para usted.

Nota: Si sabe que se le ha asignado una tarea de flujo de trabajo, pero el mensaje de notificación no ha aparecido en la bandeja de entrada del correo electrónico, asegúrese de que el filtro de correo electrónico no deseado no haya podido enrutar la notificación. Si es así, ajuste la configuración del filtro según corresponda.

En primer lugar, asegúrese de que tiene el artículo adecuado

Diferentes tipos de flujos de trabajo requieren acciones de tareas diferentes.

Por tanto, antes de empezar, asegúrese de que la tarea que tiene asignada es una tarea de flujo de trabajo de aprobación y no una tarea para algún otro tipo de flujo de trabajo.

Busque el texto aprobado en cualquiera de las siguientes ubicaciones:

  • En la línea de asunto del Notificación de tarea con texto Apruebe resaltado de notificación de tarea

  • En la barra de mensajes del elemento que se va a revisar
    Elemento para revisión con el texto Revise resaltado

  • En el título de la tarea de la página de estado del flujo de trabajo
    Tarea de la página de estado del flujo de trabajo con Revise resaltado

Si no ve la casilla aprobar el texto en estas ubicaciones, póngase en contacto con la persona que ha iniciado o agregado originalmente el flujo de trabajo para averiguar en qué plantilla de flujo de trabajo se basa, o bien si es un flujo de trabajo personalizado. Encontrará vínculos a artículos sobre cómo usar los otros tipos de flujos de trabajo incluidos en los productos de SharePoint en la sección vea también de este artículo.

Sin embargo, si la tarea es una tarea de aprobación, mantenga el derecho al momento de la lectura.

Secciones de este segmento

  1. Información general del proceso

  2. Obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

  3. Obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

  4. Revisar el elemento

  5. Completar y enviar el formulario de tareas

  6. Notificaciones vencidas

  7. Reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

  8. Solicitar un cambio en el elemento (opcional)

  9. Reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

  10. Completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

1. información general del proceso

Cuando se le asigna una tarea en un flujo de trabajo, por lo general, encontrará más información sobre la tarea de una de las tres maneras siguientes:

  • Recibe una notificación de tarea por correo electrónico.

  • Abra un documento de Microsoft Office y verá una barra de mensajes que le informará de que se le ha asignado una tarea relacionada.

  • Debe comprobar el sitio de SharePoint y descubrir que ya tiene asignadas una o más tareas.

Cuando descubra que tiene asignada una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente hace dos cosas:

  • Revisar el elemento    Averigüe si puede o no aprobar el elemento en su estado actual.

  • Completar la tarea    Use el formulario de tareas para enviar los resultados de la revisión.

Por lo tanto, a menudo, los tres elementos siguientes participan en la finalización de la tarea:

  • El mensaje de notificación (que recibe como correo electrónico)

  • El elemento enviado para su aprobación (que usted abre y revisa)

  • Formulario de tareas (que se abre, completa y envía)

Este es el aspecto de los tres elementos.

Mensaje de notificación de tarea, elemento para revisión y formulario de tareas

Nota: El botón abrir esta tarea de la cinta de opciones del mensaje de notificación de la tarea solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión instalada completa de Outlook y no cuando se abre en la aplicación Web de Outlook Web Access.

Principio del segmento

2. obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de tarea

Siga estos pasos:

  1. En el mensaje de notificación de tarea, en las instrucciones para completar esta tarea , haga clic en el vínculo al elemento.

  2. En el elemento abierto, haga clic en el botón abrir esta tarea en la barra de mensajes.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde el mensaje de notificación de correo electrónico

Nota: El botón abrir esta tarea de la cinta de opciones del mensaje de notificación de la tarea solo aparece cuando el mensaje se abre en la versión instalada completa de Outlook y no cuando se abre en la aplicación Web de Outlook Web Access.

Principio del segmento

3. obtener acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o la biblioteca

Siga estos pasos:

  1. En la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento que se va a revisar, haga clic en el vínculo en curso asociado al elemento y al flujo de trabajo.

  2. En la página estado del flujo de trabajo, haga clic en el título de la tarea.

  3. En el formulario de tareas, en la barra de mensajes esta tarea de flujo de trabajo se aplica a , haga clic en el vínculo al elemento.

Acceso al elemento y al formulario de tareas desde la lista o biblioteca

Principio del segmento

4. revisar el elemento

En este ejemplo, el elemento es un documento de Microsoft Word.

Sugerencia: Si se trata de una tarea de grupo (es decir, una sola tarea asignada a un grupo completo o una lista de distribución para que un solo miembro del grupo pueda completar la tarea para todo el grupo), es una buena idea reclamar la tarea antes de revisar el elemento. De ese modo, reducirás las posibilidades de que otro miembro de tu grupo Revise también el artículo. Para obtener instrucciones, consulte la sección 7 de este segmento, reclamar y completar una tarea de grupo.

Elemento para revisión abierto que muestra barras amarillas

Observe las dos barras de mensajes amarillas situadas en la parte superior del documento:

  • Servidor de solo lectura   Este documento se abre en modo de solo lectura, es decir, puede leer el documento, pero no puede realizar cambios en él.
    (Tenga en cuenta que al completar una tarea de flujo de trabajo de aprobación, normalmente no realiza cambios directamente en el propio elemento. En su lugar, puede usar el formulario de tareas para registrar todas las respuestas.

  • Tarea de flujo de trabajo   Cuando esté listo para registrar la respuesta en el formulario de tareas, haga clic en el botón abrir esta tarea .

Principio del segmento

5. completar y enviar el formulario de tareas

El formulario de tareas para una tarea de flujo de trabajo de aprobación tiene un aspecto similar a este.

Formulario de tareas de flujo de trabajo

Tenga en cuenta que los dos primeros elementos (Eliminar elemento y esta tarea de flujo de trabajo se aplican al título del elemento) no aparecen en el formulario de tareas cuando se abre desde dentro del elemento para su revisión.

Primera sección resaltada

Eliminar elemento

Para eliminar esta tarea de la instancia actual del flujo de trabajo, haga clic en este botón.

  • La eliminación de la tarea no elimina el elemento que se va a revisar.

  • Si elimina la tarea, esta acción funciona como (y está registrada en el historial como) en un rechazo del documento. Por lo tanto, si el flujo de trabajo está configurado para terminar en el primer rechazo, al eliminar la tarea finaliza el flujo de trabajo.

  • Una tarea que se ha eliminado ya no aparece en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (Sin embargo, la eliminación y el rechazo automático en sí se siguen grabando en el área historial de la página).

    Nota: Si no ha iniciado esta instancia del flujo de trabajo, es posible que desee consultar a la persona que la inició antes de eliminar la tarea.

Segunda sección resaltada

Esta tarea de flujo de trabajo se aplica al título del artículo

Para abrir el elemento para revisar, haga clic en el vínculo aquí.

Tercera sección resaltada

Estado, solicitado por, comentarios consolidados, fecha de vencimiento

No puede editar ni cambiar entradas en estos cuatro campos, pero puede que le resulte útil la información que contengan.

Observe que el cuadro comentarios consolidados contiene no solo instrucciones adicionales sobre cómo completar la tarea, sino también todos los comentarios enviados por los participantes que ya han completado sus tareas en esta misma instancia del flujo de trabajo.

De la misma manera, después de enviar su propio formulario, los comentarios que incluya en el cuadro comentarios ( 4) también aparecerán en el cuadro comentarios consolidados para los participantes subsiguientes.

Cuarta sección resaltada

Comentarios

Todo el texto que escriba aquí se registrará en el historial del flujo de trabajo y también aparecerá en el campo comentarios consolidados (3) para los participantes subsiguientes.

Quinta sección resaltada

Aprobar

Para aprobar el elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea contribuir en el campo comentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.

Sexta sección resaltada

Rechace

Para rechazar el elemento, en primer lugar escriba los comentarios que desea contribuir en el campocomentarios (4) y, a continuación, haga clic en este botón.

Séptima sección resaltada

Cancelar

Para cerrar el formulario de tareas sin guardar ningún cambio ni ninguna respuesta, haga clic en este botón. La tarea permanecerá incompleta y se le asignará.

Octava sección resaltada

Solicitar cambio

Para solicitar un cambio en el elemento que está revisando, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración del formulario en el que debe especificar los detalles de la solicitud y obtener más instrucciones, vaya a la sección 8 de este segmento y solicite un cambio en el elemento.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Novena sección resaltada

Reasignar tarea

Para reasignar la tarea de aprobación a otra persona, haga clic en este botón.

Para obtener una ilustración de la página en la que especificará los detalles de la reasignación y obtener más instrucciones, vaya a la sección 7 de este segmento, reasignar la tarea de aprobación a otrapersona.

Nota: Esta opción puede estar desactivada para algunas tareas de flujo de trabajo.

Principio del segmento

6. notificaciones vencidas

Si una tarea o una instancia completa de flujo de trabajo vence para su finalización, las notificaciones se envían automáticamente a:

  • La persona a la que está asignada la tarea

  • La persona que ha iniciado el flujo de trabajo (o, si el inicio fue automático, a la persona que lo ha agregado originalmente)

Principio del segmento

7. reclamar y completar una tarea de grupo (opcional)

Si solo se asigna una tarea a un grupo completo al que pertenece, cualquier miembro del grupo puede reclamar y completar esa única tarea en nombre de todo el grupo.

Reclamar la tarea antes de revisar el elemento. Tan pronto como reclame la tarea, se le asignará y ningún otro miembro del grupo puede completarla. (De esta manera, solo una persona hace el trabajo necesario).

  1. En la página estado del flujo de trabajo, señale el nombre de la tarea asignada al grupo hasta que aparezca una flecha.

  2. Haga clic en la flecha, haga clic en Editar elemento y, a continuación, en el formulario de tareas, haga clic en el botón reclamar tarea .
    Cómo reclamar una tarea de grupo

Cuando se actualice la página de estado del flujo de trabajo, podrá ver que la tarea ya no está asignada al grupo, pero específicamente para usted.

Más adelante, si desea volver a publicar la tarea en el grupo sin completarla, siga los mismos pasos para volver al formulario de tareas, pero ahora haga clic en el botón liberar tarea .

Botón Liberar tarea del formulario de tareas

Principio del segmento

8. solicitar un cambio en el elemento (opcional)

Antes de comenzar este proceso, tenga en cuenta que el flujo de trabajo puede estar configurado para finalizar inmediatamente si se realiza algún cambio en el elemento. Puede ser una buena idea comprobar con la persona que inició o agregó originalmente el flujo de trabajo, para asegurarse de que todo es correcto para que se realice un cambio y para que el flujo de trabajo termine en ese punto.

Mostraremos la opción de solicitud de cambio al colocarla en un escenario:

En primer lugar, imagínese que su nombre es Frank.

Después, Imagine que un compañero de trabajo denominado Ana ha iniciado un flujo de trabajo de aprobación en un documento que ha creado.

Cuando revisa el nuevo documento de Ana, siente que la introducción es demasiado larga.

Haga clic en el botón solicitar cambio de la parte inferior del formulario de tareas de flujo de trabajo y, a continuación, rellene este formulario.

Formulario de solicitud de cambios en elemento

Primera sección resaltada

Solicitar cambio de

Escriba el nombre o la dirección de correo electrónico de la persona de la que desea solicitar el cambio.

(Para enviar su solicitud a la persona que inició la ejecución del flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que originalmente agregó este flujo de trabajo de aprobación, también puede dejar este campo en blanco).

Segunda sección resaltada

Solicitud nueva

Describa el cambio que desea realizar y proporcione la información que necesitará la persona que realiza el cambio. (Todo el texto que escriba aquí se agregará en el área comentarios consolidados ).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de duración nuevas

Si está especificando una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el nuevo campo Duración para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas).

Cuando tenga todas las entradas de formulario de la forma deseada, haga clic en Enviary la tarea actual se marca comocompletada. (Pero aún no lo has hecho. Se le asignará una tarea de aprobación una vez que Ana complete la tarea de cambio).

Mientras tanto, Ana recibe la siguiente notificación de correo electrónico:

La notificación se envía cuando se solicita un cambio en el elemento

Ana puede saber, después de un vistazo a la línea de asunto (número 1 en la ilustración), que no se trata de una notificación de aprobación ordinaria, sino una solicitud para cambiar algo sobre el elemento. Encuentra la información sobre el cambio específico que se ha solicitado en el cambio solicitado de texto (número 2).

Ana consulta el elemento, realiza los cambios solicitados y, a continuación, guarda los cambios y vuelve a proteger el elemento.

A continuación, va a la página de estado del flujo de trabajo y abre su tarea de solicitud de cambio desde el área tareas.


El formulario se envía cuando se ha completado el cambio solicitado

Ana agrega la información que desee en el campo comentarios y, a continuación, hace clic en Enviar respuesta. El flujo de trabajo realiza dos acciones:

  • Marca la tarea de solicitud de cambio de Ana como completada.

  • Le asigna una nueva tarea de aprobación (con los comentarios de Ana agregados en el campo de comentarios consolidados ) y le envía una notificación sobre esa tarea.

Ahora puede completar la revisión del elemento modificado.

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todas estas acciones y las ve en la sección historial del flujo de trabajo de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra en la siguiente ilustración.

Historial del flujo de trabajo que muestra las acciones de la solicitud de cambio

Este es un diagrama de todo el proceso.

Diagrama de flujo de una solicitud de cambio

Principio del segmento

9. reasignar la tarea de aprobación a otro usuario (opcional)

Si desea que otra persona complete una tarea de flujo de trabajo que se le ha asignado, haga clic en el botón reasignar tarea en el formulario de tareas de flujo de trabajo.

Se muestra este formulario.

Formulario de reasignación de tareas

Primera sección resaltada

Reasignar tarea a

Escriba el nombre o la dirección de la persona a la que desea asignar esta tarea.

Para asignar esta tarea a la persona que ha iniciado el flujo de trabajo, o, si el flujo de trabajo se inició automáticamente, a la persona que originalmente agregó este flujo de trabajo, deje este campo en blanco.

Segunda sección resaltada

Solicitud nueva

Proporcione la información que la persona a la que va a asignar la tarea tendrá que completar la tarea. (Todo el texto que escriba aquí se agregará en el área comentarios consolidados ).

Tercera sección resaltada

Nueva duración

Realice una de estas tres acciones:

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje este campo en blanco.

  • Para quitar la fecha de vencimiento por completo    Escriba el número 0.

  • Para especificar una nueva fecha de vencimiento    Escriba un número aquí y especifique las unidades de duración en el campo siguiente. En conjunto, las dos entradas identifican el período antes de que venza la tarea de cambio.

Cuarta sección resaltada

Unidades de duración nuevas

Si está especificando una nueva duración de la tarea, use este campo junto con el nuevo campo Duración para identificar el período antes de que venza la tarea. (Por ejemplo: 3 días o 1 mes o 2 semanas).

Cuando el formulario esté completo, haga clic en Enviar. La tarea se marca como completada, se asigna una tarea nueva a la persona que ahora es responsable de la tarea y se envía una notificación de tarea.

Toda la información que proporcione se incluirá en el texto delegado por en la nueva notificación de tarea (número 1 de la siguiente ilustración).

Notificación de tarea de una tarea reasignada

Mientras tanto, se realiza un seguimiento de todos estos cambios y se ven en las secciones tareas e historial de la página de estado del flujo de trabajo, tal y como se muestra aquí.

Áreas Tareas e Historial de la página de estado del flujo de trabajo de la tarea reasignada

Principio del segmento

10. completar una tarea en nombre de un participante externo (opcional)

Hay un proceso especial para incluir participantes que no son miembros de su organización de SharePoint. En este proceso, un miembro del sitio actúa como un proxy para el participante externo:

  1. Incluya la dirección de correo electrónico del participante externo en la fase asignar a correspondiente de la segunda página del formulario de asociación.

  2. En realidad, el flujo de trabajo asigna la tarea del participante externo al miembro del sitio que inicia el flujo de trabajo, o bien, si el flujo de trabajo se inicia automáticamente, al miembro que originalmente agregó el flujo de trabajo. Esta persona a la que está asignada la tarea realmente actúa como proxy del participante externo.

  3. Este miembro de sitio recibe una notificación de tarea, con instrucciones para enviar una copia del elemento para su revisión al participante externo. Mientras tanto, el participante externo recibe una copia de la notificación de tarea, que puede funcionar como una alerta o un aviso útil.

  4. El miembro del sitio al que está asignada la tarea realmente envía una copia del elemento al participante externo.

  5. El participante externo revisa el elemento y devuelve su respuesta al miembro del sitio.

  6. Cuando llega la respuesta del participante externo, el miembro del sitio completa la tarea en nombre del participante externo.

Este es un diagrama del proceso.

Diagrama de flujo del proceso para incluir participantes externos

La ubicación central desde la que puede supervisar, ajustar o detener un flujo de trabajo en ejecución es la página de estado del flujo de trabajo de esa instancia del flujo de trabajo.

En primer lugar, le mostraremos cómo ir a esa página y, a continuación, le mostraremos cómo usar las opciones y la información que encuentra allí. Por último, le mostraremos otras dos páginas en las que puede obtener información de supervisión adicional.

Secciones de este segmento

  1. Ir a la página de estado del flujo de trabajo

  2. Usar la página estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

  3. Cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

  4. Cambiar las tareas futuras (tareas aún no asignadas)

  5. Cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

  6. Averiguar qué flujos de trabajo se están ejecutando en un elemento

  7. Supervisar los flujos de trabajo para toda la colección de sitios

1. ir a la página de estado del flujo de trabajo

En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo en curso correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento denominado borrador del discurso y el flujo de trabajo es aprobación 3.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

Se abrirá la página estado del flujo de trabajo.

Notas: 

  • Si la lista o biblioteca contiene un gran número de elementos, puede usar la ordenación o el filtrado para buscar el elemento que busca más rápidamente. Si encuentra que va a ordenar y/o filtrar varias veces de la misma forma, es posible que le resulte útil crear una vista personalizada que automatice esa disposición en particular.

  • Para ir a la página de estado del flujo de trabajo, también puede hacer clic en el vínculo ver el estado de este flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha comenzado" o ver el vínculo del historial del flujo de trabajo en una notificación de correo electrónico "ha completado" para la instancia específica que le interesa.

Principio del segmento

2. usar la página estado del flujo de trabajo para supervisar el progreso del flujo de trabajo

Aquí, debajo de la ilustración de cada sección de la página de estado del flujo de trabajo, encontrará las preguntas de supervisión que responde la sección.

Sección información del flujo de trabajo

Sección Información del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Quién inició esta instancia del flujo de trabajo?

  • ¿Cuándo se inició esta instancia?

  • ¿Cuándo se produjo la última acción en esta instancia?

  • ¿En qué elemento se ejecuta esta instancia?

  • ¿Cuál es el estado actual de esta instancia?

Sección tareas

Área Tareas de la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué tareas ya se han creado y asignado y cuál es su estado actual?

  • ¿Qué tareas ya se han completado y cuál fue el resultado de cada una de esas tareas?

  • ¿Cuál es la fecha de vencimiento de cada tarea que ya se ha creado y asignado?

Las tareas que se han eliminado y las tareas que aún no se han asignado no aparecen en esta sección.

Sección historial del flujo de trabajo

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Preguntas respondidas:

  • ¿Qué eventos ya se han producido en esta instancia del flujo de trabajo?

  • Observe que las tareas vencidas y las notificaciones de tareas vencidas no aparecen en esta área.

Principio del segmento

3. cambiar las tareas activas (tareas ya asignadas)

Hay dos formas de cambiar las tareas que ya están asignadas pero que aún no se han completado:

  • Cambiar una única tarea activa

  • Cambiar todas las tareas activas

Cambiar una única tarea activa

Permisos   Para realizar cambios en una sola tarea asignada a alguien que no sea usted mismo, debe tener el permiso administrar listas. (El grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no. Por ejemplo, es posible tener permisos que le permitan iniciar un flujo de trabajo, pero no para realizar cambios en la tarea de otro participante.)

Si tiene los permisos necesarios:

  1. Haga clic en el título de la tarea en la lista tareas .
    Clic en el título de una tarea de la lista

  2. Use el formulario de tareas para completar, eliminar o reasignar la tarea.

Para obtener instrucciones más detalladas sobre cómo usar el formulario de tareas, vea el segmento completo de este artículo.

Cambiar todas las tareas activas

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo actualizar las tareas activas de aprobación .

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    • Los mensajes que reflejan sus cambios se envían a las personas que actualmente tienen asignadas tareas de esta ejecución.

    • Las tareas ya completadas o eliminadas, y las tareas que aún no se han asignado , no se verán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

    • Si desea realizar cambios en las tareas que aún no se han asignado, consulte la sección siguiente, cambiar las tareas futuras.

Formulario de cambio de tareas activas

Primera sección resaltada

Duración por tarea, unidades de duración

  • Para mantener la fecha de vencimiento existente    Deje la duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en unidades de duración.

  • Para quitar la fecha de vencimiento para que no haya ninguna    Escriba el número 0 en duración por tarea.

  • Para desplazar la fecha de vencimiento hasta la ampliación de la duración de la tarea    Use ambos campos de duración para especificar el número y el tipo de unidades según las cuales desea ampliar la duración.

Segunda sección resaltada

Solicita

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el cuadro de texto.

  1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Se actualizan todas las tareas activas de la instancia actual.

Principio del segmento

4. cambiar las tareas futuras (tareas aún no asignadas)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar este flujo de trabajo ahorano aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

  1. En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo Agregar o actualizar aprobadores de aprobación .

  2. Realice los cambios en el formulario que se abre y, a continuación, haga clic en Actualizar.

    Nota: Las tareas que ya se hayan creado y asignado no se verán afectadas por los cambios que realice en este formulario.

Formulario de cambio para futuras tareas

Primera sección resaltada

Participantes, pedido, expandir grupos

  • Para agregar o quitar participantes, o para cambiar el orden de las tareas    Agregue, quite o reorganice el orden de los nombres o las direcciones de los participantes en el campoparticipantes .

  • Para quitar una fase completa    , haga clic en el campo asignar a correspondiente a la fase y, a continuación, presione CTRL+SUPRIMIR.

Nota: Puede usar la casilla expandir grupos para especificar si los grupos de distribución solo deberían tener asignada una tarea para todo el grupo o una tarea por miembro.

Para obtener más información sobre cómo usar estos campos, vea el segmento del plan y el segmento correspondiente ( lista obiblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Segunda sección resaltada

Solicita

  • Para cambiar el texto de la solicitud    Realice los cambios que desee en el texto del cuadro.

Tercera sección resaltada

Fecha de vencimiento para todas las tareas, duración por tarea, unidades de duración

  • Para cambiar o quitar la fecha de vencimiento del calendario    Elimine la fecha existente y, después, proporcione una nueva o bien, para quitar la fecha de vencimiento específica, deje el campo en blanco. (No escriba un cero en este campo. Este campo debe contener un valor de fecha de calendario o estar vacío.)

  • Para mantener la duración existente    Deje la duración por tarea en blanco y no realice ningún cambio en unidades de duración.

  • Para quitar la duración de modo que no haya ninguno    Escriba el número 0 en duración por tarea.

  • Para ampliar la duración de la tarea    Use los campos de duraciones para especificar el número y el tipo de unidades según las cuales desea ampliar la duración. Para obtener más información sobre la configuración de fechas de vencimiento y duraciones, vea el segmento planear de este artículo.

  1. Cuando tenga todos los campos del formulario como desee, haga clic en Aceptar.

Todas las futuras tareas de la instancia actual reflejarán los cambios.

Principio del segmento

5. cancelar o finalizar la ejecución de este flujo de trabajo

Hay dos maneras de detener una instancia de flujo de trabajo en ejecución antes de que se haya completado:

  • Cancelar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas, pero se conservan en el área tareas de la página de estado del flujo de trabajo.

  • Finalizar el flujo de trabajo    Se cancelan todas las tareas y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo. (No obstante, se reflejan en el área historial de flujo de trabajo).

Las instrucciones para ambos métodos siguen.

Cancelar (todas las tareas se cancelan, pero se conservan en la lista de tareas y en el historial)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar el flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Si la instancia actual de un flujo de trabajo ya no es necesaria, puede detenerla.

  • En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo cancelar todas las tareas de aprobación .

  • Haga clic en Sí para confirmar.

Vínculo Cancelar todas las tareas

Se cancelan todas las tareas actuales y el flujo de trabajo termina con el estado cancelado. Las tareas canceladas siguen apareciendo en el área tareas y en el área historial de flujo de trabajo .

Finalizar (todas las tareas eliminadas de la lista de tareas pero retenidas en el historial)

Permisos    Los cuatro vínculos de comando de la siguiente ilustración aparecen en la página estado del flujo de trabajo de cualquier persona que tenga el permiso administrar listas. Los tres primeros vínculos aparecen en la página de la persona que inició la instancia de flujo de trabajo, pero el vínculo finalizar este flujo de trabajono aparece a menos que esa persona también tenga el permiso administrar listas. (De nuevo, el grupo propietarios tiene el permiso administrar listas de forma predeterminada; el grupo miembros y los grupos visitantes no).

Si se produce un error, o si el flujo de trabajo se detiene y no responde, se puede finalizar.

En la página estado del flujo de trabajo, en el área situada justo debajo de visualización del flujo de trabajo, haga clic en finalizar este flujo de trabajo y luego en sí para confirmar.

Se cancelan todas las tareas creadas por el flujo de trabajo y se eliminan del área tareas de la página de estado del flujo de trabajo, aunque seguirán reflejándose en el área historial del flujo de trabajo . El flujo de trabajo termina con un estado de flujo de trabajo cancelado.

Principio del segmento

6. más información sobre los flujos de trabajo que se están ejecutando en un elemento

En la página de flujos de trabajo de cualquier elemento, encontrará una lista de los flujos de trabajo que se están ejecutando actualmente en ese elemento.

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo en ejecución, encontrará una lista de las instancias que se están ejecutando actualmente en el elemento.

Nota: Tenga en cuenta que no se puedenejecutar varias instancias de una única versión de flujo de trabajo en el mismo elemento al mismo tiempo. Por ejemplo: se han agregado dos flujos de trabajo, ambos basados en la plantilla de aprobación. Una se denomina aprobación del plan y la otra se denomina aprobación del presupuesto. En cualquier elemento a la vez, se puede ejecutar una instancia de la aprobación del plan y la aprobación del presupuesto, pero no dos instancias de ninguno de los flujos de trabajo.

Principio del segmento

7. supervisar los flujos de trabajo de toda la colección de sitios

Los administradores de la colección de sitios pueden ver de un vistazo:

  • Cuántos flujos de trabajo existen actualmente en la colección de sitios en cada plantilla de flujo de trabajo.

  • Si cada plantilla de flujo de trabajo está actualmente activa o inactiva en la colección de sitios.

  • ¿Cuántas instancias de versiones de flujo de trabajo basadas en cada plantilla de flujo de trabajo se están ejecutando actualmente en la colección de sitios?

Para ello, siga estos pasos:

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en Administración del sitio, haga clic en flujos de trabajo.

Se abre la página flujos de trabajo, que muestra la información.

¿Y ahora qué?

Si esta es la primera vez que se ejecuta esta versión de flujo de trabajo, es posible que desee usar las instrucciones del segmento de revisión de este artículo para ver los eventos de la instancia y descubrir si el flujo de trabajo funciona según lo desee.

Una vez completada la instancia de flujo de trabajo, puede revisar los eventos registrados en su historial. (Puede acceder al registro de cualquier instancia durante un máximo de 60 días después de que se complete la instancia).

Importante: Tenga en cuenta que el historial del flujo de trabajo se proporciona solo para referencia informal. No puede usarse para auditorías oficiales ni para ningún otro propósito legal, evidentiary.

También puede ejecutar informes sobre el rendimiento general del flujo de trabajo entre instancias.

Secciones de este segmento

  1. Revisar los eventos de la instancia más reciente

  2. Historial de instancias de Access durante un máximo de 60 días

  3. Crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

1. revisar los eventos de la instancia más reciente

Siempre que un elemento permanezca en la misma lista o biblioteca, y se ejecute el mismo flujo de trabajo de nuevo en el mismo elemento, se puede obtener acceso al historial de la instancia más reciente desde la lista o la biblioteca.

Para ver la página de estado del flujo de trabajo de la instancia más reciente de un flujo de trabajo que se ejecuta en cualquier elemento:

  • En la lista o biblioteca donde se encuentra el elemento, haga clic en el vínculo de estado correspondiente al elemento y al flujo de trabajo que desee.

En este ejemplo, el elemento es el documento titulado borrador y el flujo de trabajo es aprobación de documento nuevo.

Clic en el vínculo de estado del flujo de trabajo

En la página estado del flujo de trabajo, la sección historial del flujo de trabajo se encuentra cerca de la parte inferior.

Sección Historial del flujo de trabajo en la página de estado del flujo de trabajo

Principio del segmento

2. historial de instancias de Access por hasta 60 días

¿Qué sucede si desea revisar el historial de una instancia después de volver a ejecutar el mismo flujo de trabajo en el mismo elemento?

De hecho, puede hacerlo hasta 60 días, desde cualquiera de los dos puntos de entrada: la lista o biblioteca, o la notificación de finalización del flujo de trabajo.

De la lista o biblioteca

  1. Vaya a la lista o biblioteca donde se encuentra almacenado el elemento.

  2. Seleccione el nombre del elemento, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en flujos de trabajo en el menú desplegable.

  3. En la página flujos de trabajo: nombre del elemento , en flujos de trabajo completados, haga clic en el nombre o el estado de la instancia de flujo de trabajo que desea revisar.
    Lista Flujos de trabajo completados en la página de flujos de trabajo del elemento
    Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

En la notificación de finalización del flujo de trabajo

  • Abra la notificación de finalización del flujo de trabajo de la instancia que desee revisar y, a continuación, haga clic en el vínculo ver el historial del flujo de trabajo .

Notificación de flujo de trabajo completado con vínculo al historial resaltado
Se abrirá la página estado del flujo de trabajo de la instancia.

Para conservar todas las notificaciones de finalización, es posible que desee crear una regla de Outlook. Configure la regla para copiar todos los mensajes entrantes que tengan el texto completo en la línea de asunto en su propia carpeta independiente. (Asegúrese de que su regla de Outlook copia los mensajes entrantes y no los mueve simplemente o tampoco aparecerán en la bandeja de entrada).

Principio del segmento

3. crear informes de rendimiento de flujo de trabajo

Para obtener información sobre cómo una de las versiones de su flujo de trabajo se realiza generalmente (a lo largo del tiempo y en varias instancias), puede crear uno de los dos informes predefinidos o ambos:

  • Informe de duración de la actividad    Use este informe para ver los promedios de cuánto tarda cada actividad en un flujo de trabajo en completarse, así como el tiempo que se completa cada ejecución o instancia completa de ese flujo de trabajo.

  • Informe de cancelación y errores    Use este informe para ver si un flujo de trabajo se cancela o se encuentra con errores antes de que se complete.

Crear los informes disponibles para un flujo de trabajo

  1. En la lista o biblioteca, en la columna Estado de ese flujo de trabajo, haga clic en cualquier vínculo de información de estado.
    Clic en el estado del flujo de trabajo

  2. En la página estado del flujo de trabajo, en historial del flujode trabajo, haga clic en ver informes de flujo de trabajo.
    Clic en el vínculo Ver informes de flujo de trabajo de la sección Historial del flujo de trabajo

  3. Busque el flujo de trabajo para el que desea ver un informe y, a continuación, haga clic en el nombre del informe que desea ver.
    Clic en el vínculo del informe de duración de la actividad

  4. En la página personalizar, mantenga o cambie la ubicación en la que se creará el archivo de informe y, a continuación, haga clic en Aceptar.
    Clic en Aceptar en la ubicación para guardar el archivo
    El informe se crea y se guarda en la ubicación especificada.

  5. Cuando el informe se haya completado, puede hacer clic en el vínculo que se muestra en la siguiente ilustración para verlo. En caso contrario, haga clic en Aceptar para finalizar y cerrar el cuadro de diálogo. (Más adelante, cuando esté listo para ver el informe, lo encontrará en la ubicación que especificó en el paso anterior)
    . Clic en el vínculo para ver el informe

¿Y ahora qué?

Si el flujo de trabajo funciona de la manera que desea, ya está todo listo para empezar a usarlo.

Si hay algo que desee cambiar sobre cómo funciona, consulte el segmento de cambio de este artículo.

Después de ejecutar la primera instancia de su nuevo flujo de trabajo de aprobación y revisar los resultados, es posible que desee realizar uno o más cambios en la forma en que se configura el flujo de trabajo.

Además, es posible que desee realizar más cambios en la configuración en el futuro.

Por último, puede que en algún momento desee deshabilitar el flujo de trabajo durante un período más corto o más largo, pero no eliminarlo, o puede que desee quitarlo por completo.

Secciones de este segmento

  1. Cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

  2. Deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

1. cambiar la configuración permanente de un flujo de trabajo

Para realizar cambios permanentes en la configuración de un flujo de trabajo existente, abra y modifique el formulario de asociación que usó originalmente para agregarlo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.

    Nota: Si el flujo de trabajo de aprobación que desea no aparece en la lista, es posible que esté asociado a un solo tipo de contenido. Los flujos de trabajo que aparecen en esta lista están controlados por los siguientes flujos de trabajo están configurados para ejecutarse en elementos de este control de tipo, justo debajo de la lista. (Vea la ilustración). Haga clic en las opciones de tipo de contenido en el menú desplegable para descubrir cuál muestra el flujo de trabajo que desea. Cuando el flujo de trabajo que desee aparezca en la lista, haga clic en su nombre.

  5. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías del diseñador web, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, en configuración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, en nombre del flujo de trabajo (haga clic para cambiar la configuración), haga clic en el nombre del flujo de trabajo cuya configuración desea cambiar.
    Vínculo para cambiar la configuración del flujo de trabajo

  7. En las mismas dos páginas del formulario de asociación que se usó originalmente para agregar el flujo de trabajo, realice y guarde los cambios que desee.

    Para obtener más información acerca de los campos y los controles del formulario de asociación, consulte el segmento plan y el segmento agregar correspondiente (lista o biblioteca o colección de sitios) de este artículo.

Principio del segmento

2. deshabilitar o quitar un flujo de trabajo

Si el flujo de trabajo se ejecuta solo en una lista o biblioteca

  1. Abra la lista o biblioteca en la que se ejecuta el flujo de trabajo.

  2. En la cinta de opciones, haga clic en la pestaña lista o biblioteca .

    Nota: El nombre de la pestaña puede variar según el tipo de lista o biblioteca. Por ejemplo, en una lista de calendarios, la pestaña se denomina calendario.

  3. En el grupo configuración , haga clic en configuración del flujo de trabajo.

  4. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo .

  5. Use el formulario de la página quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Las    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen todas las instancias del flujo de trabajo que se estén ejecutando, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la lista o biblioteca por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

Si el flujo de trabajo se ejecuta en todas las listas y bibliotecas de la colección de sitios

  1. Abra la Página principal de la colección de sitios (no la Página principal de un sitio o subsitio dentro de la colección).

  2. Haga clic en el icono configuración Configuración de un sitio web público de SharePoint Online y después haga clic en configuración del sitio.

  3. En la página Configuración del sitio, en galerías, haga clic en tipos de contenido de sitio.

  4. En la página tipos de contenido de sitio, haga clic en el nombre del tipo de contenido del sitio en el que se ejecuta el flujo de trabajo.
    Tipos de contenido de documentos con el tipo resaltado

  5. En la página del tipo de contenido seleccionado, enconfiguración, haga clic en configuración del flujo de trabajo.
    Vínculo Configuración del flujo de trabajo de la sección Configuración

  6. En la página Configuración del flujo de trabajo, haga clic en el vínculo quitar, bloquear o restaurar un flujo de trabajo .

  7. Use el formulario de la página quitar flujos de trabajo para deshabilitar, volver a habilitar o quitar flujos de trabajo.
    Formulario de la página Quitar flujos de trabajo

Hay cinco columnas en el formulario:

  • Flujo de trabajo    Nombre del flujo de trabajo.

  • Las    Número de instancias del flujo de trabajo que se está ejecutando actualmente en los elementos.

  • Permitir    Opción que permite que el flujo de trabajo siga funcionando con normalidad.

  • No hay instancias nuevas    Opción que permite que se completen todas las instancias del flujo de trabajo que se estén ejecutando, pero deshabilita el flujo de trabajo haciendo que no esté disponible para ejecutar ninguna instancia nueva. (Esta acción es reversible. Para volver a habilitar el flujo de trabajo más adelante, vuelva a esta página y seleccione permitir.

  • Quitar    Opción que quita el flujo de trabajo de la colección de sitios por completo. Todas las instancias en ejecución se terminan inmediatamente y la columna de ese flujo de trabajo ya no aparece en la página de la lista o biblioteca. (Esta acción no es reversible).

¿Y ahora qué?

Si ha realizado cambios, ejecute una instancia de prueba del flujo de trabajo para volver a comprobar los efectos de los cambios.

Personalizar más

Hay una gran variedad de formas para personalizar aún más los flujos de trabajo que incluyen los productos de SharePoint.

Incluso puede crear flujos de trabajo personalizados desde cero.

Puede usar cualquiera de los programas siguientes o todos ellos:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Personalizar los formularios, las acciones y los comportamientos de los flujos de trabajo.

  • Microsoft Visual Studio    Crear sus propias acciones de flujo de trabajo personalizadas.

Para obtener más información, vea el sistema de ayuda de Microsoft Software Developer Network (MSDN).

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