Con una cuenta Microsoft Exchange Server o Microsoft 365, puede trabajar sin conexión para evitar cargos de conexión o detener Outlook intentar enviar y recibir mensajes a través de una conexión de red lenta.

Cambiar entre trabajar sin conexión y trabajar en línea

  • Haga clic en Enviar o recibir > trabajar sin conexión.

    Comando Sin conexión en la cinta

Cuando Outlook entre trabajar en línea y sin conexión, se cambian todas las cuentas de correo electrónico.

Sabe que está trabajando sin conexión cuando Trabajar sin conexión está resaltado en la cinta de opciones o Cuando trabaja sin conexión aparece en la barra de estado en la parte inferior de la Outlook pantalla.

Indicador de trabajo sin conexión en la barra de estado de Outlook

Cuando esté listo para volver a trabajar en línea, haga clic en Enviar o recibir > trabajar sin conexión. El texto del botón no cambia, pero solo se resalta cuando trabaja sin conexión. Trabajar sin conexión en la barra de estado también desaparece cuando está trabajando en línea.

Cambiar el volumen de correo que se mantendrá sin conexión

  1. Haga clic en Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta.

    Configuración de la cuenta en la vista Backstage

  2. Seleccione una cuenta Exchange o Microsoft 365 y, a continuación, haga clic en Cambiar.

    Comando Cambiar del cuadro de diálogo Configuración de la cuenta

  3. En Sin conexión Configuración, mueva el control deslizante a la cantidad de tiempo deseada, como Todo , 12meses, 6meses, 3meses o 1 mes. Nota: Si usa Outlook 2016, también puede seleccionar una cantidad de tiempo tan corta como 3 días.

    Control deslizante de volumen de almacenamiento de correo sin conexión

    Por ejemplo, si mueve el control deslizante a 3meses, solo el correo de los últimos tres meses se sincronizará con el archivo datos de Outlook sin conexión (.ost) desde el servidor Exchange. Los elementos de más de 3 meses solo residen en el buzón del servidor. Puede cambiar esta configuración en cualquier momento.

    El Exchange caché,que descarga una copia de los mensajes, debe estar activado.

    Si usa Outlook cuenta Microsoft 365, le recomendamos que use el modo Exchange caché.

De forma predeterminada, Outlook configura Exchange y Microsoft 365 cuentas para sincronizar solo 12 meses del correo electrónico.

Cambiar la cantidad de datos que se sincronizarán puede afectar al tiempo que Outlook abrir, así como a la cantidad de espacio de almacenamiento que Outlook en el equipo. Si se está ejecutando en un entorno de escritorio virtual, le recomendamos que sincronice solo un mes de datos. 

Usar carpetas sin conexión con Exchange cuenta

Las carpetas sin conexión hacen posible trabajar con el contenido de una carpeta Exchange mientras está desconectado, es decir, no conectado a la red. La próxima vez que establezca una conexión con el servidor que ejecuta Exchange, las carpetas sin conexión se sincronizarán.

Las carpetas sin conexión se almacenan en el archivo de carpeta sin conexión (.ost), que es diferente de un archivo Archivo de carpetas personales (.pst). El archivo .ost se inicia como una imagen reflejada de las carpetas en el servidor que ejecuta Exchange. Los cambios realizados en el servidor que Exchange o en el equipo mientras está sin conexión se sincronizan cuando una conexión está disponible. Por el contrario, un archivo .pst es solo una ubicación de almacenamiento en la unidad de disco duro. Los cambios en un archivo .pst no se sincronizan de nuevo con el servidor que ejecuta Exchange.

Cuando trabaja sin conexión, trabaja con el contenido de una carpeta sin conexión exactamente igual que con una carpeta que se encuentra en el servidor que ejecuta Exchange. Por ejemplo, puede cambiar y mover elementos en la Bandeja de entrada sin conexión y enviar mensajes que se colocan en la Bandeja de salida sin conexión. Seguirá recibiendo mensajes nuevos en el buzón en el servidor que ejecuta Exchange. Sin embargo, no estará al tanto de estos cambios en el servidor hasta que se conecte a la red.

Cuando necesite actualizar el contenido de la carpeta sin conexión, sincronice la carpeta con el servidor y, después, continúe trabajando sin conexión. El comando Enviar y recibir se conecta al servidor, copia los cambios realizados y, a continuación, se desconecta. Cualquier elemento que elimine de la carpeta sin conexión o de la carpeta del servidor correspondiente se eliminará de ambas carpetas cuando se produzca la sincronización.

Nota: Si usa el modo Exchange caché, siempre está trabajando con un archivo .ost incluso cuando tiene una conexión activa con el servidor que ejecuta Exchange. El Exchange caché le permite trabajar sin interrupciones si se pierde la conexión del servidor o si una conexión de red no está disponible. Los procedimientos que se siguen en esta sección no son aplicables a la configuración. Para obtener más información sobre el modo Exchange caché, vea la sección Usar el modo caché Exchange de este artículo o la sección Vea también.

  1. En el menú Archivo, haga clic en Trabajar sin conexión.

  2. Active o desactive la casilla Preguntarme al inicio para que pueda elegir trabajar sin conexión o en línea y, a continuación, haga clic en Aceptar.

    Si despeja la casilla, Microsoft Outlook se iniciará automáticamente sin conexión si una conexión al servidor no está disponible.

  3. Haga clic en Sí para copiar los datos del servidor al nuevo archivo de carpeta sin conexión (.ost).

    Nota: A partir de Microsoft Office Outlook 2003, se introdujo un nuevo formato de archivo de carpeta sin conexión que ofrece una mayor capacidad de almacenamiento para elementos y carpetas y admite datos Unicode multilingües. Un archivo que se crea en este formato no es compatible con versiones anteriores de Outlook y no se puede abrir en una versión anterior de Outlook. Outlook determina automáticamente el formato en el que se crea el archivo de carpeta sin conexión, en función de la versión de Microsoft Exchange, la configuración del administrador y los formatos de los archivos de datos configurados para el perfil. Si la configuración no permite que el archivo se cree en el nuevo formato, Outlook crea el archivo en el formato compatible con versiones anteriores de Outlook que no admiten Unicode y que ofrecen la misma capacidad de almacenamiento que estaba disponible en versiones anteriores de Outlook.

  4. Elija las carpetas que desea que estén disponibles para su uso sin conexión.

    Las carpetas Bandeja de entrada,Bandejade salida,Elementos eliminados, Elementos enviados, Calendario,Contactos y Tareas se hacen disponibles automáticamente sin conexión al configurar carpetas sin conexión. Para usar cualquier otra carpeta sin conexión, debe seleccionarla para su uso sin conexión haciendo lo siguiente:

    1. En el menú Herramientas, seleccione Enviar orecibir , seleccione Enviar o recibir Configuración y, a continuación,haga clic en Definir grupos de envío y recepción.

    2. En la lista, haga clic en un grupo Enviar o recibir que contiene una cuenta Exchange y, a continuación, haga clic en Editar.

    3. En Cuentas,seleccione su Exchange cuenta.

    4. En Opciones de carpeta,seleccione las carpetas que desea usar sin conexión.

    5. Siga uno de los siguientes procedimientos:

      • Seleccione Descargar encabezados solo.

      • Seleccione Descargar elemento completo, incluidos los datos adjuntos.

        Solo puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado a los encabezados. Active la casilla Descargar solo los encabezados de los elementos mayores que los y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

Usar el modo Exchange caché

De forma predeterminada, Microsoft Office Outlook 2007 el modo Exchange caché. El Exchange caché le proporciona una mejor experiencia al usar una cuenta de Microsoft Exchange mediante una copia del buzón almacenado en el equipo. Esta copia proporciona acceso rápido a los datos y se sincroniza con frecuencia con el servidor de correo.

Al usar el modo Exchange caché, todas las Exchange carpetas están disponibles automáticamente.

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Configuración de la cuenta.

    Falta el comando Configuración de la cuenta

    El comando Configuración cuenta se encuentra en el menú Herramientas de Microsoft Office Outlook 2007. Si utiliza una versión anterior de Outlook, las siguientes instrucciones no se aplican. Utilice la ayuda que se incluye con ese producto. Si la barra de título del programa que usa muestra Microsoft Outlook Express, está usando un programa que no es el mismo que Outlook. Consulte Ayuda en Outlook Express para obtener ayuda.

  2. Seleccione su Exchange y, a continuación, haga clic en Cambiar.

  3. En Microsoft Exchange, active la casilla Usar modo Exchange caché.

  4. Salga y reinicie Outlook.

Todas las carpetas se mantienen sincronizadas; sin embargo, puede especificar las carpetas que desea incluir en una sincronización inmediata al iniciar un comando manual de envío y recepción para ejecutar presionando F9.

  1. En el menú Herramientas, seleccione Enviar orecibir , seleccione Enviar o recibir Configuración y, a continuación,haga clic en Definir grupos de envío y recepción.

    Método abreviado de teclado Para abrir el cuadro de diálogo Enviar y recibir grupos, presione CTRL+ALT+S.

  2. En la lista, haga clic en el grupo Enviar o recibir que contiene Exchange cuenta y, a continuación, haga clic en Editar.

  3. En Cuentas,seleccione su Exchange cuenta.

  4. En Opciones de carpeta, active la casilla de cada carpeta que quiera incluir al iniciar un manual Enviar o recibir todo.

  5. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Seleccione Descargar encabezados solo.

    • Seleccione Descargar elemento completo, incluidos los datos adjuntos.

      Solo puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado a los encabezados. Active la casilla Descargar solo los encabezados de los elementos mayores que los y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

      Nota: Solo puede descargar encabezados cuando su Exchange se conecte a Microsoft Exchange 2003 o posterior. Los encabezados no están disponibles en carpetas que no contienen elementos de correo, por ejemplo, carpetas calendario.

Cambiar las carpetas y el contenido que están disponibles sin conexión

Siempre que use carpetas sin conexión, independientemente de si usa el modo caché Exchange, puede cambiar las carpetas que se copian y sincronizan en el equipo.

  1. En el menú Herramientas, seleccione Enviar orecibir , seleccione Enviar o recibir Configuración y, a continuación,haga clic en Definir grupos de envío y recepción.

    Método abreviado de teclado Para abrir el cuadro de diálogo Enviar y recibir grupos, presione CTRL+ALT+S.

  2. En la lista, haga clic en el grupo Enviar o recibir que contiene Exchange cuenta y, a continuación, haga clic en Editar.

  3. En Cuentas,seleccione su Exchange cuenta.

  4. En Opciones de carpeta,active la casilla de cada carpeta que quiera usar sin conexión.

  5. Siga uno de los siguientes procedimientos:

    • Seleccione Descargar encabezados solo.

    • Seleccione Descargar elemento completo, incluidos los datos adjuntos.

      Solo puede limitar las descargas de elementos que superen un tamaño especificado a los encabezados. Active la casilla Descargar solo los encabezados de los elementos mayores que los y, a continuación, escriba el límite de tamaño que desea en kilobytes (KB).

Sugerencia: Para designar rápidamente una carpeta para su uso sin conexión, haga clic en la carpeta en el panel de navegación y, en el menú Herramientas, seleccione Enviar orecibir, seleccione Enviar o recibir Configuración y, a continuación,haga clic en Hacer que esta carpeta esté disponible sin conexión.

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