Tutorial guiado: Configuración de noticias para su organización mediante un sitio central

Con SharePoint, puede compartir contenido de noticias en toda la organización de una manera significativa y accesible. De forma predeterminada, las noticias de SharePoint se muestran en la página de inicio de SharePoint, en los sitios de grupo, en los sitios de comunicación, en los sitios centrales y en la aplicación móvil según lo relevantes que sean las noticias para el usuario. Por ejemplo, si alguien de su área de trabajo cercana publica una noticia importante o la publica en un sitio donde esté activo, se mostrará al usuario.

Las organizaciones tienen muchas opciones en cuanto al tipo de noticias que se muestran, dónde se muestran, quién puede crear publicaciones y mucho más.

En este artículo, le mostraremos cómo implementar una estrategia completa para configurar noticias en todos los niveles de su organización.

La estrategia

En este tutorial, haremos mucho más que configurar elementos web de Noticias en varios sitios. Le mostraremos una estrategia completa que incluye la configuración de un sitio de noticias "oficial" para las noticias que se distinguen visualmente como noticias de la organización; la creación de categorías para distintos tipos de noticias; e incluso, la configuración de un proceso de aprobación para las publicaciones de noticias. Mostraremos noticias en un sitio central de intranet procedente de un sitio de comunicación corporativo, un sitio de comunicación de departamento y un sitio de grupo de departamento.

La página principal del sitio central muestra todos las noticias aprobadas para cualquier sitio asociado al centro. Esto significa que los usuarios ven todas las publicaciones de noticias creadas en el sitio de Noticias corporativas, todas las publicaciones de noticias creadas en sitios de comunicación departamentales y las noticias solo para el sitio de grupo de su departamento.

1. Noticias de un sitio de comunicación oficial corporativo que forma parte del sitio central
2. Noticias de un sitio de comunicación de departamento que forma parte del sitio central
3. Noticias de un sitio de grupo de departamento que forma parte del sitio central

El contenido se muestra de la siguiente manera en los sitios del centro:

• Cada sitio de comunicación departamental muestra publicaciones de noticias solo para ese departamento.
• Cada sitio de grupo departamental muestra las publicaciones de noticias creadas en ese sitio de grupo y las publicaciones creadas en el sitio de Noticias corporativas.

Así es como funciona el flujo de noticias:

• Todos los empleados tienen permiso para crear noticias en sus sitios de grupo. Las publicaciones se pueden etiquetar como un "hito" o simplemente "departamental".
• Cada departamento tiene uno o más empleados asignados a la tarea de crear publicaciones de noticias en el sitio de comunicación de su departamento.
• Todos las noticias creadas en sitios de comunicación departamentales pasan por un flujo de aprobación de página en el que una persona designada del Departamento de comunicaciones corporativas aprueba las publicaciones.
• Las publicaciones de noticias oficiales del Departamento de comunicaciones corporativas se crean en un sitio especial denominado Noticias corporativas, que no está asociado al sitio central. Este sitio se designa como noticias “oficiales”.
• Mensualmente, un boletín que contiene noticias seleccionadas de Comunicaciones corporativas se envía por correo electrónico a todos los empleados.

Estructura del sitio central

Todos los sitios de equipo y comunicación, excepto el sitio de comunicación corporativo, están asociados a un único sitio central.

Cada departamento tiene un sitio de comunicación para compartir información con el resto de la organización y un sitio de grupo para la comunicación interna entre los empleados del departamento.

Implementación de la estrategia

En esta sección, se le guiará por el proceso de configuración del entorno de SharePoint para satisfacer los requisitos de esta estrategia de noticias. Este proceso implica configurar el elemento web Noticias y crear un Proceso de aprobación de página en una Biblioteca de páginas, crear categorías de noticias y designar un sitio como "noticias oficiales".

En este ejemplo, se supone que cada uno de los sitios de comunicación y de grupo ya está asociado a un sitio central (excepto para comunicaciones corporativas) y que ya hay varias publicaciones de noticias en el sitio de comunicaciones corporativas. Si necesita saber cómo configurar estos tipos de sitios, vea Configurar el sitio central de SharePoint, Crear un sitio de comunicación en SharePoint Online, y Crear un sitio de grupo en SharePoint.

Configurar el sitio de comunicaciones corporativas para noticias oficiales de la organización

La configuración del sitio de comunicación corporativa para noticias "oficiales" de la organización permite que las noticias de comunicaciones corporativas aparezcan destacadas para que los usuarios sepan inmediatamente que se trata de noticias oficiales de la empresa, como en este ejemplo:

Para habilitar esta característica y especificar el sitio para las noticias de la organización, un administrador de SharePoint debe usar los comandos de PowerShell de SharePoint Online:

Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurar noticias en un sitio de grupo de departamento

En el sitio de grupo de su departamento, agregará el elemento web Noticias a la página tres veces. Cada elemento web mostrará información de noticias diferente en función del origen de las noticias y las categorías. Para crear las categorías, agregue una columna a la Biblioteca de páginas para permitir a los autores etiquetar sus páginas con la categoría adecuada.

Crear columnas para categorías

1. En el sitio de grupo de su departamento, seleccione el vínculo Páginas en la navegación del sitio para ir a la biblioteca de páginas.

2. Seleccione + Agregar columna o el + a la derecha del nombre de la última columna en la parte superior de las páginas.

   

3. En el campo Nombre, escriba el nombre Tipo de publicación.

4. En el menú desplegable, seleccione Elegir como tipo de columna.

5. Proporcione dos opciones: "Noticias del departamento" e "Hito".

6. Haga clic en Guardar.

A continuación, agregaremos elementos web Noticias a la página principal del sitio de grupo del departamento para mostrar noticias del departamento, noticias de hitos y noticias del sitio web de su organización.

Agregar Noticias del departamento

1. Agregue una sección de un tercio de la derecha a la página principal.
2. En la primera columna, agregue el elemento web Noticias y asígnele el título “Noticias del departamento”.
3. Seleccione Editar en la barra de herramientas del elemento web.
4. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Origen de noticias: este sitio
   • Mostrar título y comandos: activado
   • Diseño: artículo principal
   • Filtro: propiedades de página
   • Nombre de propiedad: el tipo de publicación es igual a Noticias del departamento
5. Seleccione Aplicar para guardar los cambios.

Agregar Noticias de hito

1. En la misma columna, debajo del elemento web que acaba de agregar, vuelva a agregar el elemento web Noticias y asígnele el título “Hitos”.
2. Seleccione Editar en la barra de herramientas del elemento web.
3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Origen de noticias: este sitio
   • Mostrar título y comandos: activado
   • Diseño: en paralelo
   • Filtro: propiedades de página
   • Nombre de propiedad: el tipo de publicación es igual a Hitos
4. Seleccione Aplicar para guardar los cambios.

Agregar Noticias corporativas

1. En la segunda columna (derecha), vuelva a agregar el elemento web Noticias y asígnele el título de “Noticias corporativas”.
2. Seleccione Editar en la barra de herramientas del elemento web.
3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Origen de noticias: elija Seleccionar sitiosy, a continuación, seleccione el sitio de noticias corporativo.
   • Mostrar título y comandos: activado
   • Diseño: en paralelo
   • Filtro: propiedades de página
   • Nombre de propiedad: el tipo de publicación es igual a Hitos
4. Seleccione Aplicar para guardar los cambios.

Para probar lo que ha hecho hasta ahora, cree varias publicaciones de noticias en el sitio de departamento. Establezca las propiedades de la página en las páginas de noticias para que, en algunos casos, el Tipo de publicación se establezca en Noticias de departamento y, en otros, se establezca el Tipo de publicación en Hito. Para obtener un actualizador sobre cómo establecer las propiedades de las páginas, consulte Ver, editar y agregar detalles de página.

Este es el aspecto de la página principal del departamento una vez completada:

Configurar el sitio de comunicación del departamento

En este ejemplo, se deben aprobar las publicaciones de noticias creadas en el sitio de comunicación. Puede configurar la aprobación de páginas con Power Automate. Asigne un nombre al flujo que incluya el nombre del sitio, como “Aprobación de página de recursos humanos”, y establezca el aprobador en un empleado del Departamento de comunicaciones corporativas.

A continuación, configure la página principal del sitio para mostrar noticias de este sitio.

1. En la página principal del sitio de comunicación del departamento, agregue un elemento web Noticias.
2. Seleccione Editar en la barra de herramientas del elemento web.
3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Origen de noticias: este sitio
   • Diseño Artículo principal
4. Cree una publicación de noticias que le gustaría mostrar en la página principal. Cuando haya terminado, envíe la página para su aprobación seleccionando Enviar para aprobación en la parte superior derecha de la página.

El empleado designado como aprobador al configurar el flujo recibirá un correo electrónico en el que se indica que la página está esperando aprobación. Una vez que se apruebe la página, aparecerá en el elemento web Noticias del sitio de comunicación del departamento.

Siga adelante y cree varias publicaciones de noticias en este sitio. Asegúrese de que cada página se envía para la aprobación y después se aprueba.

En este ejemplo, puede ver el tipo de noticias que se muestran en el sitio de comunicación departamental para el Departamento de recursos humanos:

Configurar la página principal del Sitio central de intranet

1. Agregue una sección de dos columnas a la página principal del sitio central.
2. En la columna izquierda, agregue el elemento web Noticias.
3. Seleccione Editar en la barra de herramientas del elemento web.
4. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Nuevo origen: elija Seleccionar sitiosy, a continuación, Sitio de comunicaciones corporativas.
   • Diseño: artículo principal
5. En la columna derecha, vuelva a agregar el elemento web Noticias.
6. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento web:
   • Origen de noticias: todos los sitios del centro
   • Diseño: noticias del concentrador

Cuando haya terminado, debería ver solo las publicaciones de noticias de Comunicaciones corporativas en el lado izquierdo de la página y las publicaciones de noticias de todos los sitios asociados al centro en el elemento web a la derecha.

Desarrollo de su propia estrategia de noticias

Ahora que ha visto cómo poner en marcha una estrategia específica, puede pensar en su propia estrategia. Estas son algunas preguntas que debe formularse a sí mismo y a su organización para ayudarle a prepararse:

• ¿Cómo se comunican actualmente las noticias? ¿Cómo puede usar las mismas personas o procesos que ya tiene implementados cuando utilice el nuevo enfoque?
• ¿Qué tipo de contenido de noticias desea compartir?
• ¿Quién va a crear contenido?
• ¿Es necesario aprobar las noticias? Si es así, ¿cuál debería ser el proceso de aprobación?
• ¿Cómo se comunican actualmente las noticias?

Comunicaciones de toda la organización y del departamento

En muchas organizaciones, ya existe un medio formal para comunicar información a los empleados en toda la organización. Además, en muchos casos, los empleados de un departamento se comunican entre sí de una manera menos formal. Es importante pensar en estos procesos porque, en algunos casos, puede seguir usando las mismas personas o procesos dentro de SharePoint.

Al pensar en la comunicación en toda la organización, hágase los siguientes tipos de preguntas:

• ¿Alguien de su organización crea y envía boletines?
• ¿Se envían por correo electrónico? Si es así, ¿cuál es el proceso actual para que esa persona sepa qué noticias deben incluirse? ¿Con qué frecuencia se envían los boletines?
• ¿Cuál es el proceso para determinar qué noticias se incluyen y cuáles no? ¿Quién toma esa decisión?
• ¿Cuál es el proceso para editar el contenido?
• ¿Cuál es el proceso para decidir qué imágenes se incluyen en las noticias?

En el nivel de departamento, hágase estos tipos de preguntas:

• ¿Hay alguien cuya responsabilidad laboral incluya compartir información con el resto del departamento?
• ¿Los empleados comparten información de forma informal entre ellos mediante herramientas como el correo electrónico o la mensajería directa?
• ¿Qué contenido se comparte?

Tipos de contenido y su relevancia

El siguiente paso para crear la estrategia de noticias es evaluar el tipo de contenido de noticias que genera su organización. Entre los tipos de noticias se pueden incluir:

• Historias “en las noticias” que notifican a los empleados que su empresa u organización obtuvo prensa pública, como la aparición en una publicación comercial o en un programa de noticias
• Anuncios o hitos de la empresa, como la publicación de un nuevo producto o el comienzo de una nueva iniciativa
• Hitos de los empleados, como cuando un empleado se casa, tiene un hijo o se retira
• Información que requiere que los empleados tomen medidas, como registrarse para obtener beneficios o asistir a cursos

Al pensar en este contenido, es importante considerar la relevancia y la importancia para los distintos grupos de la organización. Por ejemplo:

• Todos los miembros de su organización deben saber cuándo pueden registrarse para obtener beneficios. Esto es importante y relevante para todos los usuarios.
• Las personas del Departamento de finanzas deben conocer las nuevas leyes relacionadas con sus prácticas contables. Esto es relevante e importante para ellos. Sin embargo, no es relevante ni importante para nadie más en la organización.
• El Departamento de ventas tiene una competición de cocina en la sala de descanso el viernes. Esto puede ser relevante para los del Departamento de ventas, pero no se considera importante, y nadie más en la organización lo consideraría relevante o importante.

El propósito de pensar en el contenido es tomar nota de qué contenido debe aparecer de una manera más predominante, secundaria o no. La forma de responder a esta pregunta puede depender de factores como el tamaño de la empresa. Si es una empresa pequeña, puede decidir que los hitos de los empleados se muestren en toda la empresa, mientras que una empresa más grande solo puede mostrar esto a los empleados de un departamento determinado.

Quién está haciendo qué

¿Quién está creando contenido de noticias?

En algunas organizaciones, el contenido de noticias lo crea y administra una persona central o un grupo de personas, como el Departamento de comunicaciones corporativas. Este método centralizado crea un enfoque sencillo para la autoría y administración de contenido de noticias, lo que garantiza que solo se publique contenido importante y relevante para los empleados de toda la empresa. Sin embargo, este enfoque reduce la cantidad de contenido de noticias que se genera normalmente porque requiere el tiempo intensivo de una persona o de un grupo de personas. Al abrir el proceso de publicación a otros usuarios de su organización, permite que otros puedan crear contenido de noticias. El contenido de noticias creado por los usuarios de sus propios departamentos será más reciente y se centrará más en sus actividades de departamento, lo que aumentará la relevancia del contenido.

¿Quién aprueba el contenido de noticias?

Una vez que permita que otros usuarios creen contenido de noticias, es posible que se cree contenido que no se ajuste a sus criterios de calidad. Esto puede incluir contenido que tiene errores ortográficos y gramaticales, usa un lenguaje inadecuado o es irrelevante. Puede decidir implementar un proceso de aprobación para asegurarse de que el contenido cumpla los criterios necesarios para la publicación.

¿Cómo consumirán las noticias los usuarios con SharePoint?

Tradicionalmente, los sitios de intranet se creaban con la suposición de que los usuarios navegaban a la página principal de la intranet y consumían las noticias allí. En este escenario, las noticias importantes de la empresa se presentarían en la página principal, con una fuente de noticias adicional de historias agregadas desde los sitios departamentales. Esto es un escenario de "extracción", donde se muestra contenido "oficial" (a menudo importante y relevante para todos los empleados) y se "extrae" el contenido agregado. de otros sitios departamentales. Sin embargo, en muchos casos, los usuarios ya no navegan a la página principal de la intranet. Los usuarios simplemente pueden navegar directo a la página principal del sitio departamental, ya que ese sitio contiene la mayor parte de la información que les parece relevante. En algunos casos, las organizaciones pueden optar por implementar un escenario de "inserción", donde la información oficial se "inserta" en su sitio departamental y se muestra junto con noticias que se crearon solo en su respectivo departamento.

Si su organización usa sitios centrales, puede agregar contenido de noticias en el nivel central. Si su organización ha implementado varios centros, es importante pensar en cómo estos centros influyen en su estrategia general de noticias. Es habitual crear un sitio de departamento interno y externo. El sitio departamental interno suele ser un sitio de grupo de SharePoint conectado a un grupo. Ese sitio solo está destinado a los miembros de ese departamento. Sin embargo, también hay un sitio de comunicación público de SharePoint, que se usa para comunicar información de ese departamento hacia toda la organización.

Con este modelo, todos los usuarios verán todas las publicaciones de noticias creadas en sitios de comunicación departamentales, pero los usuarios solo verán las publicaciones de noticias creadas en los sitios de grupo a los que pertenecen.

También es importante pensar en los otros lugares donde los usuarios pueden consumir contenido de noticias. Los usuarios pueden leer noticias con la aplicación de SharePoint en su dispositivo móvil y en la página de SharePoint en Office 365. Además, el propietario de un sitio puede crear un boletín de noticias recientes, que se puede enviar a los usuarios. También, los usuarios pueden publicar noticias desde un sitio de SharePoint conectado a un grupo en un canal de Microsoft Teams.

¿Quiere más?

Inspírese con más ejemplos en el libro de apariencias de SharePoint.

Consulte otros tutoriales guiados sobre cómo crear sitios para su organización.