Tutorial guiado: configuración de noticias para su organización con un sitio de concentrador

Tutorial guiado: configuración de noticias para su organización con un sitio de concentrador

Con SharePoint, puede compartir contenido de noticias en toda la organización de una forma significativa y reconocible. De forma predeterminada, SharePoint noticias se muestra en la página de inicio de SharePoint, en sitios de grupo, sitios de comunicación, sitios de concentradores y en la aplicación móvil según la importancia de las noticias para el usuario. Por ejemplo, si alguien publica una noticia importante en su esfera cerrada de trabajo o se publica en un sitio en el que está activo, se mostrará al usuario.

Las organizaciones tienen muchas opciones sobre el tipo de noticias que se muestra, dónde se muestra, quién tiene la capacidad de crear publicaciones y mucho más.

En este artículo, le mostraremos cómo implementar una estrategia completa para configurar noticias en todos los niveles de su organización.

La estrategia

En este tutorial, hacer más que simplemente configurar los elementos Web de noticias en varios sitios, le mostraremos una estrategia completa que incluye la configuración de un sitio de noticias "oficial" para noticias que se diferencian visualmente como noticias de la organización; configuración de categorías para diferentes tipos de noticias; e incluso configurar un proceso de aprobación para las publicaciones de noticias. Mostraremos noticias en un sitio de concentrador de intranet que proviene de un sitio de comunicacionescorporativas, un sitio de comunicación de departamento y un sitio de grupode departamento.

La Página principal del sitio concentrador muestra todas las noticias aprobadas para cualquier sitio asociado con el concentrador. Eso significa que los usuarios verán todas las publicaciones creadas en el sitio de noticias corporativa, todas las publicaciones de noticias creadas en sitios de comunicación departamentales y noticias para solo el sitio de grupo de su departamento.

Ejemplo de noticias en un sitio de concentrador de intranet
  1. Noticias de un sitio de comunicación corporativa oficial que forma parte del sitio concentrador

  2. Noticias de un sitio de comunicación de departamento que forma parte del sitio concentrador

  3. Noticias de un sitio de grupo de departamento que forma parte del sitio concentrador

El contenido se muestra de la siguiente manera en los sitios del Hub:

  • Cada sitio de comunicación por departamentos muestra mensajes de noticias para ese departamento.

  • Cada sitio de grupo de departamentos muestra las publicaciones de noticias creadas en ese sitio de grupo, así como las publicaciones creadas en el sitio de noticias corporativo.

A continuación se explica cómo funciona el flujo de noticias:

  • Todos los empleados tienen permiso para crear noticias en sus sitios de grupo. Los mensajes se pueden etiquetar como "hitos" o simplemente "departamentales".

  • Cada departamento tiene uno o varios empleados que tienen asignada la tarea de crear mensajes de noticias en el sitio de comunicación de su departamento.

  • Todas las noticias creadas en sitios de comunicación departamental pasan por un flujo de aprobación de la página en el que una persona designada del Departamento de comunicaciones corporativas aprueba los mensajes.

  • Las publicaciones oficiales de noticias del Departamento de comunicaciones corporativas se crean en un sitio especial denominado noticias corporativas, que no está asociado al sitio del concentrador. Este sitio se designa como una noticia "oficial".

  • De manera mensual, un boletín que contenga noticias de comunicaciones corporativas se envíe por correo electrónico a todos los empleados.

Estructura del sitio del concentrador

Todos los sitios de equipo y comunicación, excepto el sitio de comunicaciones corporativas, están asociados a un único sitio concentrador.

Cada departamento tiene un sitio de comunicación para compartir información con el resto de la organización y un sitio de grupo para la comunicación interna entre los empleados del Departamento.

Ejemplo de estructura del sitio Hub.

Implementación de la estrategia

En esta sección, encontrarás el proceso de configuración de tu entorno de SharePoint para cumplir con los requisitos de esta estrategia de noticias. Esto implica la configuración del elemento Web noticias y la creación de un proceso de aprobación de páginas en una biblioteca de páginas, la creación de categorías para noticias y la designación de un sitio como "Noticias oficiales".

En este ejemplo, se supone que cada uno de los sitios de comunicación y de grupo ya está asociado a un sitio concentrador (con la excepción de las comunicaciones corporativas) y que ya hay varias novedades en el sitio de comunicaciones corporativas. Si necesita saber cómo configurar estos tipos de sitios, vea configurar su sitio Hub de SharePoint, crear un sitio de comunicación en SharePoint Onliney crear un sitio de grupo en SharePoint.

Configurar el sitio de comunicaciones de la empresa para noticias "oficiales" de la organización

Configuración del sitio de comunicación empresarial para la organización "oficial" las noticias de las comunicaciones corporativas permiten que las noticias corporativas aparezcan con énfasis para que los usuarios sepan inmediatamente que esta es una noticia oficial de la empresa, como en este ejemplo:

Ejemplo de novedades corporativas en un sitio

Para habilitar esta característica y especificar el sitio para las noticias de la organización, un administrador de SharePoint debe usar los comandos de PowerShell de SharePoint Online:

de Get-SPOOrgNewsSite

Set-SPOOrgNewsSite

Configurar noticias en un sitio de grupo de Departamento

En su sitio de grupo de departamento, agregará el elemento Web noticias a la página tres veces. Cada elemento web mostrará información de varias noticias según el origen de las noticias y las categorías. Para crear las categorías, agregue una columna a la biblioteca de páginas para permitir que los autores etiqueten sus páginas con la categoría adecuada.

Crear columnas para categorías

  1. En el sitio de grupo de su departamento, haga clic en el vínculo páginas de la navegación del sitio para ir a la biblioteca páginas.

  2. Seleccione + Agregar columna o + a la derecha del último nombre de la columna en la parte superior de las páginas.

    Ejemplo de configuración de una columna para las categorías de noticias

  3. En el campo nombre , escriba el nombre tipo de publicación.

  4. En el menú desplegable, Elija elegir como el tipo de columna.

  5. Ofrece dos opciones: "Novedades" y "hito".

  6. Haga clic en Guardar.

    A continuación, agregaremos elementos Web de noticias a la Página principal del sitio de grupo de Departamento para mostrar noticias de los departamentos, noticias de hitos y novedades del sitio web corporativo.

Agregar noticias de Departamento

  1. Agregue una tercera sección derecha a la Página principal.

  2. En la primera columna, agregue el elemento Web noticias y, a continuación, el título "Noticias del Departamento".

  3. Haga clic en editar Botón de edición del elemento web en la barra de herramientas del elemento Web.

  4. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: este sitio

    • Mostrar título y comandos: activado

    • Diseño: artículo principal

    • Filtro: propiedades de página

    • Nombrede la propiedad: tipo de publicación es igual a noticias de Departamento

  5. Haga clic en aplicar para guardar los cambios.

Agregar noticias de hito

  1. En la misma columna, debajo del elemento Web que acaba de agregar, vuelva a agregar el elemento Web noticias y el título "hitos".

  2. Haga clic en editar Botón de edición del elemento web en la barra de herramientas del elemento Web.

  3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: este sitio

    • Mostrar título y comandos: activado

    • Diseño: en paralelo

    • Filtro: propiedades de página

    • Nombrede la propiedad: tipo de publicación es igual a hitos

  4. Haga clic en aplicar para guardar los cambios.

Agregar noticias corporativas

  1. En la segunda columna (derecha), vuelva a agregar el elemento Web noticias y el título "Corporate News".

  2. Haga clic en editar Botón de edición del elemento web en la barra de herramientas del elemento Web.

  3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: elija seleccionar sitiosy, a continuación, seleccione su sitio de noticias corporativo.

    • Mostrar título y comandos: activado

    • Diseño: en paralelo

    • Filtro: propiedades de página

    • Nombrede la propiedad: tipo de publicación es igual a hitos

  4. Haga clic en aplicar para guardar los cambios.

Para probar lo que ha hecho hasta ahora, cree varios mensajes de noticias en el sitio del Departamento. Configure las propiedades de la página en las páginas de historiales para que, en algunos de los tipos de publicación, se establezcan como noticias del Departamento y, en otros, establezca el tipo de entrada en hito. Para obtener información sobre cómo configurar las propiedades de las páginas, consulte ver, editar y agregar detallesde la página.

Este es el aspecto de la Página principal del Departamento después de completarse:

Ejemplo de noticias en un sitio web de Departamento

Configurar el sitio de comunicación de su Departamento

En este ejemplo, las publicaciones de noticias creadas en el sitio de comunicación deben aprobarse. Puede configurar la aprobación de la página con Microsoft Flow. Asigne un nombre al flujo que incluya el nombre del sitio, como "aprobación de la página de recursos humanos" y establezca el aprobador para un empleado del Departamento de comunicaciones corporativas.

Panel de opciones de aprobación de página

A continuación, configure la Página principal del sitio para mostrar noticias de este sitio.

  1. En la Página principal del sitio de comunicación de su departamento, agregue un elemento Web noticias .

  2. Seleccione editar Botón de edición del elemento web en la barra de herramientas del elemento Web.

  3. Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: este sitio

    • Diseño: artículo principal

  4. Cree una publicación de noticias que le gustaría mostrar en la página de inicio. Cuando haya terminado, envíe la página para su aprobación seleccionando enviar para aprobación en la parte superior derecha de la página.

El empleado designado como aprobador al configurar el flujo recibirá un mensaje de correo electrónico que indica que la página está esperando aprobación. Una vez que aprueben la página, aparecerá en el elemento Web noticias del sitio de comunicación de su departamento.

Siga adelante y cree varias publicaciones de noticias en este sitio. Asegúrese de que cada página se envía para su aprobación y, después, aprobada.

En este ejemplo, puede ver el tipo de noticias que se muestran en el sitio de comunicación por departamentos del Departamento de recursos humanos:

Ejemplo de un sitio de comunicación de Departamento

Configurar la Página principal del sitio del concentrador de intranet

  • Agregue una sección de dos columnas a la Página principal del sitio de Hub.

  • En la columna de la izquierda, agregue el elemento Web noticias .

    Seleccione editar Botón de edición del elemento web en la barra de herramientas del elemento Web.

  • Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: elija seleccionar sitiosy, a continuación, elija sitio de comunicaciones corporativo.

    • Diseño: artículo principal

  • En la columna derecha, vuelva a agregar el elemento Web noticias .

  • Establezca las siguientes opciones en el panel de propiedades del elemento Web:

    • Fuente de noticias: todos los sitios del Hub

    • Diseño: Noticias del concentrador

Cuando haya terminado, debe ver solo las publicaciones de noticias de comunicaciones corporativas en el lado izquierdo de la página y las publicaciones de noticias de todos los sitios asociados con el concentrador en el elemento Web a la derecha.

Ejemplo de resumir noticias en un sitio del concentrador

Desarrollar su propia estrategia de noticias

Ahora que ha visto cómo poner una estrategia específica a trabajar, puede pensar en su propia estrategia. Estas son algunas de las preguntas que debe formularse, y su organización, para ayudarle a prepararse:

  • ¿Cómo se comunican actualmente las novedades? ¿Cómo puede usar las mismas personas o procesos que ya tiene en el lugar al utilizar el nuevo enfoque?

  • ¿Qué tipo de contenido de noticias desea compartir?

  • ¿Quién creará contenido?

  • ¿Es necesario aprobar las noticias? Si es así, ¿qué debe ser el proceso de aprobación?

  • ¿Cómo se comunican actualmente las novedades?

Comunicaciones de toda la organización y el Departamento

En muchas organizaciones, ya existe un medio formal de comunicar información a toda la organización de los empleados. Además, en muchos casos, los empleados de un departamento se comunican entre sí de una manera menos formal. Es importante pensar en estos procesos porque, en algunos casos, puede seguir usando las mismas personas o procesos dentro de SharePoint.

Al pensar en la comunicación en toda la organización, pregúntese a sí mismo los siguientes tipos de preguntas:

  • ¿Una persona de su organización puede crear y enviar boletines?

  • ¿Están en el correo electrónico? Si es así, ¿cuál es el proceso actual para permitir que esa persona sepa qué noticias deben incluirse? ¿Con qué frecuencia se envían los boletines?

  • ¿Cuál es el proceso para determinar las novedades que se incluyen y cuáles no? ¿Quién toma esa decisión?

  • ¿Cuál es el proceso para editar el contenido?

  • ¿Cuál es el proceso para decidir qué imágenes se incluyen en las historias?

En el nivel departamental, pregúntese a usted mismo estos tipos de preguntas:

  • ¿Hay alguien cuya responsabilidad de trabajo incluya información de uso compartido con el resto del Departamento?

  • ¿Los empleados comparten información de manera informada con otras herramientas, como el correo electrónico o la mensajería?

  • ¿Qué contenido se comparte?

Tipos de contenido y su relevancia

El siguiente paso para crear su estrategia de noticias es evaluar el tipo de contenido de noticias que la organización genera. Entre los tipos de noticias se pueden incluir:

  • Historias de "Noticias" que notifican a los empleados que su empresa u organización ha recibido una prensa pública, como la aparición en una publicación comercial o en un programa de noticias

  • Anuncios o hitos de la compañía, como lanzar un nuevo producto o iniciar una nueva iniciativa

  • Hitos de empleados, como cuando un empleado se casado, tiene un niño o se retira

  • Información que requiere que los empleados tomen medidas, como suscribirse a las ventajas o asistir al aprendizaje

A medida que considere este contenido, es importante que considere la relevancia y la importancia de varios grupos dentro de su organización. Por ejemplo:

  • Todas las personas de su organización necesitan saber cuándo pueden suscribirse a los beneficios. Esto es importante y relevante para todos.

  • Las personas del Departamento de finanzas necesitan conocer las nuevas leyes relacionadas con sus prácticas de contabilidad. Esto es relevante y importante para ellos. Sin embargo, no es relevante ni importante para ninguna otra persona de la organización.

  • El Departamento de ventas está haciendo un concurso cocina en el salón de descanso el viernes. Esto puede ser relevante para las personas del Departamento de ventas, pero no es tan importante, y nadie más de la organización lo consideraría relevante o importante.

El propósito de pensar en el contenido es tomar nota de qué contenido se debe exponer de una forma más predominante, de una forma secundaria o no en absoluto. La forma de responder esta pregunta puede depender de factores como el tamaño de la empresa. Si es una empresa pequeña, puede decidir que los hitos de los empleados se muestren en toda la empresa, mientras que una empresa más grande puede mostrarlos únicamente a los empleados de un departamento en particular.

¿Quién está haciendo qué?

¿Quién está creando contenido de noticias?

En algunas organizaciones, el contenido de las noticias es creado y administrado por una persona central o un grupo de personas, como el Departamento de comunicaciones de la empresa. Este enfoque centralizado crea un enfoque simple para crear y administrar contenido de noticias, lo que garantiza que solo se publique contenido importante y relevante para los empleados de toda la empresa. Sin embargo, este enfoque reduce la cantidad de contenido de noticias que normalmente se genera porque requiere el tiempo intensivo de una persona o de un grupo de personas. Al abrir el proceso de publicación para otros usuarios de su organización, usted está haciendo que otros usuarios puedan crear contenido de noticias. El contenido de noticias creado por los usuarios en sus propios departamentos será más nuevo y centrado en las actividades de sus departamentos, lo que aumentará la relevancia del contenido.

¿Quién está aprobando el contenido de noticias?

Una vez que permita que otros usuarios creen contenido de noticias, es posible que se cree contenido que no se ajuste a sus criterios de calidad. Que puede incluir contenido con errores ortográficos y gramaticales, que use un idioma inadecuado o que sea simplemente irrelevante. Es posible que decida implementar un proceso de aprobación para asegurarse de que el contenido cumpla los criterios necesarios para la publicación.

¿Cómo consumirán los usuarios las noticias con SharePoint ?

Tradicionalmente, los sitios de intranet se crearon con la hipótesis de que los usuarios podían ir a la página de inicio de la intranet y consumir noticias allí. En este caso, las noticias importantes de la empresa se presentarían en la página de inicio, con un avance de noticias adicional de historias que se agregaron a partir de sitios departamentales. Este es un escenario de "extracción" en el que se muestra el contenido "oficial" (a menudo importante y relevante para todos los empleados) y el contenido agregado se "extrae" de otros sitios departamentales. Sin embargo, en muchos casos los usuarios no se desplazan a la Página principal de la intranet. Los usuarios pueden desplazarse directamente a la Página principal de su sitio departamental, ya que este sitio contiene la mayor parte de la información relevante. En algunos casos, las organizaciones pueden optar por implementar un escenario de "inserción", donde la información oficial se "empuja" a su sitio departamental y se muestra junto con historias de noticias que se crearon solo en su departamento.

Si su organización usa sitios de concentrador, puede agregar contenido de noticias en el nivel de concentrador. Si su organización ha implementado varios concentradores, es importante pensar en cómo se reproducen en la estrategia general de noticias. Es una práctica común crear un sitio de departamento interno y otro externo. El sitio del departamento interno suele ser un sitio de grupo conectado SharePoint. Ese sitio solo está destinado a miembros de ese departamento. Sin embargo, también hay un sitio de comunicación SharePoint pública, que se usa para comunicar información de ese departamento a toda la organización.

Con este modelo, todos los usuarios verán todas las publicaciones de noticias creadas en sitios de comunicación departamental, pero los usuarios solo verán publicaciones de noticias creadas en los sitios de grupo a los que pertenecen.

También es importante pensar en las otras ubicaciones en las que los usuarios pueden tener noticias de consumidor. Los usuarios pueden leer historias de noticias con la aplicación SharePoint en su dispositivo móvil y en la página de SharePoint de Office 365. Además, es posible que el propietario de un sitio cree un boletín de noticias recientes que se pueda enviar a los usuarios o que los usuarios envíen noticias de un sitio de SharePoint conectado por un grupo a un canal de Microsoft Teams.

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